Die Verwaltung von Raumbuchungsanfragen ist wichtig, um Ihren Raumplan organisiert und effizient zu halten. Mit Timelyist intuitiv Veranstaltungsort-Management-Systemkönnen Sie ganz einfach ein Event-Einreichungsformular einrichten, um Event-Einreichungen von Ihrer Community zu erhalten, und diese Anfragen dann annehmen, ablehnen oder bearbeiten. In diesem Leitfaden führen wir Sie durch den Prozess der Bearbeitung von Raumbuchungseinsendungen von Ihrem Timely Benutzerkonto Übersicht.
1. Anzeigen neuer Raumbuchungsanfragen
Jedes Mal, wenn ein Einreicher eine Buchungsanfrage für einen Ihrer Plätze stellt, erhalten Sie eine automatische E-Mail-Benachrichtigung. Der Zweck dieser Benachrichtigung besteht darin, Sie über die neue Einreichung zu informieren und Sie zum Handeln aufzufordern.
Um alle Ihre Platzbuchungsanfragen zu sehen, müssen Sie zunächst Folgendes tun login für Ihre Timely Konto. Dort haben Sie zwei Möglichkeiten, Ihre Platzbuchungsanfragen einzusehen:
1.1 Community-Events-Menü
Gehen Sie zum Menü Community Events, und wählen Sie das Untermenü Eingereichte Ereignisse. Dort sehen Sie eine Liste aller eingegangenen Einreichungen, unabhängig von deren Status.
1.2 Ereignismenü
Alternativ können Sie die Events Menü Eingereicht Untermenü, um nur die ausstehenden Einreichungen anzuzeigen, und als Ereignisformat. Dort können Sie zwischen der Live-Ansicht oder der Listenansicht wählen.
2. Raumbuchungsanfragen verwalten:
Um Raumbuchungsanfragen effizient zu verwalten Timelymüssen Sie sie entweder genehmigen, als Entwurf akzeptieren, bearbeiten oder ablehnen.
2.1 Anfragen unverändert akzeptieren:
Um eine Anfrage unverändert zu genehmigen, können Sie dies entweder über tun Community-Events > Eingereichte Events Menü oder die Ereignisse > Eingereicht Menü.
Gehen Sie einfach zu Ihrem bevorzugten Menü, suchen Sie die eingereichte Veranstaltung und klicken Sie dann auf „Akzeptieren".
Durch diese Aktion wird die Buchung bestätigt und zu Ihrem Raumplan hinzugefügt. Außerdem wird die entsprechende Veranstaltung in Ihrem integrierten Veranstaltungskalender veröffentlicht.
2.2 Anfragen als Entwurf akzeptieren
Wenn noch einige Informationen fehlen oder Sie die Einreichung noch einmal prüfen möchten, bevor Sie sie annehmen, verwenden Sie die Schaltfläche „Als Entwurf akzeptieren" Möglichkeit. Sie können Anfragen von beiden Seiten als Entwürfe annehmen Community-Events > Eingereichte Events Menü und die Ereignisse > Eingereicht Menü.
Wenn Sie jedoch Veranstaltungsbeiträge von der akzeptieren Ereignisse > Eingereicht Im Menü müssen Sie auf die eingereichte Veranstaltung klicken und dann auf die Schaltfläche „Als Entwurf akzeptieren“ klicken Ereignis bearbeiten .
Dadurch wird die Anfrage von der Registerkarte „Gesendete Ereignisse“ auf die Registerkarte „Entwürfe für Ereignisse“ verschoben, sodass Sie mehr Zeit haben, die Details fertigzustellen.
2.3 Anfragen bearbeiten
Manchmal müssen Sie vor der Genehmigung möglicherweise Änderungen an einer Raumbuchungsanfrage vornehmen. Bitte beachten Sie, dass Sie dies nur mit dem tun können Ereignisse > Eingereicht Menü. Die Community-Events > Eingereichte Events Im Menü können Sie Anfragen nicht bearbeiten.
Während auf der Ereignisse > Eingereicht Klicken Sie im Menü auf die ausgewählte Veranstaltungseinreichung. Die Veranstaltungsvorschau und die Ereignis bearbeiten Der Abschnitt wird auf dem Bildschirm geöffnet. Wenn Sie möchten, können Sie mit der Schaltfläche „Einklappen/Erweitern“ die Vorschau ausblenden und Ihren bearbeitbaren Bereich erweitern.
Anschließend können Sie die Übermittlungsdetails nach Bedarf ändern. Sie können beispielsweise den Titel, das Datum, die Uhrzeit, den Veranstaltungsort, den Raum, die Beschreibung, die Filter usw. der Veranstaltung aktualisieren. Wenn Sie mit den Änderungen zufrieden sind, klicken Sie auf „Akzeptieren„. Die Buchung wird Ihrem Raumplan hinzugefügt und die Veranstaltung wird mit Ihren Änderungen in Ihrem Veranstaltungskalender veröffentlicht.
Um Änderungen vorzunehmen, nachdem die Einreichung genehmigt wurde, gehen Sie einfach zu Veranstaltungen > Veröffentlicht Speisekarte. Suchen Sie dann das gewünschte Ereignis und befolgen Sie die obigen Anweisungen, um das Ereignis zu bearbeiten. Vergessen Sie nicht, auf zu klicken Veröffentlichen um Ihre Änderungen zu speichern.
2.4 Ablehnungsanfragen:
Wenn eine Raumbuchungsanfrage nicht Ihren Kriterien entspricht, können Sie sie ganz einfach ablehnen. Sie können dies entweder über die tun Community-Events > Eingereichte Events Menü oder die Ereignisse > Eingereicht Menü.
Klicken Sie auf den Button Ablehnen”-Schaltfläche neben der Einreichung. Der Ereignisstatus ändert sich in Abgelehnt, und die Einreichung wird aus der Liste der ausstehenden Anfragen entfernt.
3. Überprüfen Sie die Antworten auf Ihren individuellen Aufnahmefragebogen
Wenn Sie einen benutzerdefinierten Aufnahmefragebogen für Raumbuchungsanfragen erstellt haben, müssen die Einreicher während des Einreichungsprozesses spezifische Informationen angeben. In dieser Situation möchten Sie wahrscheinlich die Antworten überprüfen, bevor Sie Ihre Raumbuchungsanfragen genehmigen. Sie können dies entweder über die tun Community-Events > Eingereichte Events Menü oder die Ereignisse > Eingereicht Menü.
Wenn Sie benutzerdefinierte Feldantworten aus dem überprüfen Community-Events > Eingereichte Events Gehen Sie im Menü zur gewünschten Einreichung und klicken Sie dann auf den Abwärtspfeil in der Mitte des Bildschirms.
Darunter öffnet sich ein neuer Abschnitt, in dem alle Ihre benutzerdefinierten Fragen und die vom Einsender bereitgestellten Antworten aufgeführt sind. Anschließend können Sie die Antworten überprüfen, bevor Sie die Anfrage genehmigen oder ablehnen.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die benutzerdefinierten Feldantworten aus dem zu überprüfen Ereignisse > Eingereicht Speisekarte. Klicken Sie einfach auf die gewünschte Veranstaltung. Dann, im Ereignis bearbeiten Abschnitt, finden Sie die Benutzerdefinierte Felder Möglichkeit. Dort sind auch alle über den Fragebogen erhobenen Daten zugänglich.
4. Automatisierung von Raumbuchungsgenehmigungen
Anstatt jede Einreichung einzeln zu verwalten, besteht eine Option darin, den Genehmigungsprozess für Flächenanfragen für alle Einreicher zu automatisieren. Dies bedeutet, dass alle Anfragen der Öffentlichkeit automatisch genehmigt werden, sofern der gewünschte Platz verfügbar ist.
Alternativ können Sie für eine effizientere Verwaltung den Genehmigungsprozess für Raumbuchungsanfragen nur von bestimmten Einsendern automatisieren. Dies bedeutet, dass Anfragen von vertrauenswürdigen Quellen automatisch genehmigt werden können, sofern der angeforderte Platz verfügbar ist.
Informationen zum Einrichten dieser Automatisierungen finden Sie in unseren Anleitungen zu „So richten Sie Raumbuchungen im Event-Einreichungsformular ein" und "So genehmigen und verwalten Sie Raumbuchungsanfrager„ bzw. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Raumbuchungsanfragen effizient bearbeiten und sicherstellen, dass Ihr Raumplan gut organisiert und für Ihre Community zugänglich bleibt. TimelyDie benutzerfreundliche Oberfläche von macht den gesamten Prozess nahtlos und unkompliziert.
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