Willkommen zu unserem Leitfaden zur Integration von Raumbuchungen in Ihr Event-Einreichungsformular mit Timely. Die Verwaltung von Veranstaltungseinreichungen Ihrer Community und lokaler Partner war noch nie so einfach. In diesem Tutorial führen wir Sie durch den Prozess der Erstellung und Anpassung eines Event-Einreichungsformulars, das Raumbuchungen enthält und so Ihr Veranstaltungsort- und Event-Management-System noch vielseitiger und ansprechender macht.
1. Vorteile des Hinzufügens von Raumbuchungen zu Veranstaltungseinreichungen
Durch die Integration von Raumbuchungen in Ihr Veranstaltungseinreichungsformular können Sie den Prozess der Annahme von Raumreservierungen für Veranstaltungen verschiedener Organisationen optimieren. Diese Funktion wird Ihnen helfen Erhalten Sie mehr Veranstaltungsanfragen für Ihren Veranstaltungsort und ermöglicht Ihnen:
- Verbessern Sie die Benutzererfahrung: Stellen Sie Community-Mitgliedern und Partnern eine benutzerfreundliche Plattform zur Verfügung, auf der sie bequem Online-Anfragen zur Raumbuchung und -miete einreichen können.
- Anpassbares Aufnahmeformular: Erstellen Sie einen maßgeschneiderten Fragebogen, um spezifische Details zu der Veranstaltung zu sammeln, die Ihr Kunde an Ihrem Veranstaltungsort veranstalten möchte, und stellen Sie so sicher, dass Sie über alle notwendigen Informationen verfügen, um seinen Bedürfnissen effektiv gerecht zu werden.
- Zentralisierte Kommunikation: Optimieren Sie die Kommunikation, indem Sie alle Buchungsanfragen und Anfragen über einen einzigen Kanal laufen lassen. Dies stellt sicher, dass keine Anfragen verpasst werden und ermöglicht eine effiziente Nachverfolgung der Buchungen mit den Kunden.
- Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen: Bleiben Sie informiert, indem Sie sofort benachrichtigt werden, wenn eine Zimmerbuchungsanfrage eingereicht wird. Darüber hinaus können Sie Ihren Einreichern durch automatische Bestätigungs-E-Mails die Gewissheit eines zeitnahen und professionellen Services bieten.
2. Erstellen eines Event-Einreichungsformulars für Raumbuchungen:
Um ein Event-Einreichungsformular für Raumbuchungen zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Einloggen, um Timely Konto.
- Klicken Sie im Hauptmenü links auf Community Events, und wählen Sie Einstellungen .
- Überprüfen Sie dann die Event-Einreichungsformular aktivieren .
3. Einrichtungsoptionen für das Event-Übermittlungsformular
3.1 Neue Einreicher automatisch genehmigen
Wenn Sie diese Option aktivieren, werden alle Einreicher standardmäßig automatisch genehmigt. Dies wird die allgemeine Regel sein, auch wenn Sie zuvor individuelle Genehmigungsregeln eingerichtet hatten.
3.2 Neue Raumbuchungen automatisch genehmigen
Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle von allen Einreichern gesendeten Buchungsanfragen standardmäßig automatisch genehmigt. Wenn Sie diese Option aktiviert haben, werden alle vorherigen Einstellungen zur Genehmigung einzelner Einreicher ignoriert.
3.3 Schaltfläche „Ereignis hinzufügen“ für Ereignisansichten ausblenden
Standardmäßig, wenn Sie die aktivieren Anmeldeformular für Veranstaltungen, der + VERANSTALTUNG HINZUFÜGEN Schaltfläche wird automatisch in der Symbolleiste Ihres Online-Veranstaltungskalenders angezeigt.
Trotzdem können Sie es ausblenden, indem Sie einfach auf das klicken Schaltfläche „Ereignis hinzufügen“ ausblenden Kontrollkästchen auf der Anmeldeformular für Veranstaltungen zu üben.
Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre hinzufügen können + VERANSTALTUNG HINZUFÜGEN Button als CTA an anderer Stelle auf Ihrer Website einfügen. Sie können die Schaltfläche bei Bedarf sogar neu beschriften. Gehen Sie einfach zu Klicken Sie dann auf „Einstellungen“ und dann auf „Code einbetten“. und wählen Sie die Einbettungsoptionen nach Ihren Bedürfnissen aus.
3.4 Externe Tickets aktivieren
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird im Formular ein neues Feld angezeigt, in dem Ihre Event-Einreicher einen externen Link zu der Website hinzufügen können, auf der sie Tickets verkaufen, sowie den Ticketpreis für das Event angeben können.
Wenn die Veranstaltung veröffentlicht wird, erscheint der Link auf dem „Ticket“-CTA im jeweiligen Veranstaltungsbeitrag in Ihrem öffentlichen Kalender.
3.5 Ausgewähltes Bild erforderlich
Mit dieser Einstellung können Sie das vorgestellte Bild als erforderliches Element in Ihrem Einreichungsformular festlegen. Mit anderen Worten, wenn diese Option aktiviert ist, können Ihre Ereigniseinreicher keine Ereignisse einreichen, es sei denn, sie laden ein Bild für ihr Ereignis hoch.
Dies ist besonders relevant für Eigentümer von Veranstaltungskalendern, die darauf achten, wie ihr Kalender in den Augen ihres Publikums aussieht, und sicherstellen möchten, dass alle Veranstaltungsbeiträge ein hervorgehobenes Bild haben. Darüber hinaus kann diese Funktion Zeit sparen und die Produktivität steigern, indem sie es den Einreichern von Ereignissen ermöglicht, diesen Schritt im Prozess der Ereigniserstellung abzuschließen.
3.6 Plätze
Verwenden Sie das Einstellungen Untermenü im Community-Events-Menü, um Event-Einreichungsformulare zu aktivieren und Ihre bevorzugten Optionen einzurichten. Im Abschnitt „Räume“ können Sie die Einstellungen für die Raumbuchung verfeinern:
- Schaltfläche „Ereignis hinzufügen“ für Raumansichten ausblenden: Standardmäßig, wenn Sie die aktivieren Platzbuchungsformular, der + Ereignis hinzufügen Die Schaltfläche wird automatisch in der Symbolleiste Ihrer Space Views angezeigt. Sie können es jedoch ausblenden, indem Sie einfach auf klicken Schaltfläche „Ereignis hinzufügen“ für Raumansichten ausblenden Kontrollkästchen auf der Anmeldeformular für Veranstaltungen zu üben.
- Aktivieren Sie die Raumbuchung im Event-Einreichungsformular: Aktivieren Sie diese Option, um Einsendern die Buchung von Plätzen zu ermöglichen.
- Erforderliche Leerzeichen für die Einreichung von Ereignissen festlegen: Durch die Aktivierung dieses Filters wird der Veranstaltungsortfilter obligatorisch, wodurch sichergestellt wird, dass Einreicher einen Raum für ihre Veranstaltungen angeben, um den Veranstaltungseinreichungsprozess abzuschließen.
Indem Sie Raumbuchungen in Ihr Event-Einreichungsformular integrieren Timely, können Sie den Buchungs- und Vermietungsprozess für Veranstaltungsorte optimieren, ein besseres Benutzererlebnis bieten und die Besucher auf Ihrer Website binden. Jetzt sind Sie bereit, Ihrer Community und Ihren Partnern die Möglichkeit zu geben, nahtlos Raumbuchungen und -mieten anzufordern.
4. Filteroptionen
4.1 Standardfilter
Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Ereigniseinreicher auffordern, Filter zu ihren Ereignissen hinzuzufügen, damit Ihr Kalender immer so organisiert ist, wie Sie es möchten. Sie können ihnen erlauben, nach verfügbaren Filtern zu suchen oder bei Bedarf neue hinzuzufügen.
Die Filter Option listet alle Standardfilter auf, wie z Kategorien, Schlüsselwörter, Veranstaltungsorte und Veranstalter.
Die Standardfilter haben zwei Optionen:
- Erforderlich: wenn „Erforderlich“ angekreuzt ist, muss der Einreicher eine Option auswählen; Und
- Neue Schaltfläche anzeigen: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird neben dem Dropdown-Menü eine Schaltfläche angezeigt, mit der der Einreicher dem Filter ein neues Element hinzufügen kann.
4.2 Benutzerdefinierte Filter
Wenn Sie Benutzerdefinierte Filter In Ihrem Plan können Sie sie zu Ihrem Event-Einreichungsformular hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise zuvor einen benutzerdefinierten Filter erstellt haben Publikum or Abteilung, Sie können sie zum Einreichungsformular für die Veranstaltung hinzufügen. Sie können dann bestimmen, ob sie erforderlich oder optional sind, und den Einreichern ermöglichen, neue Elemente für die Filter zu erstellen.
4.3 Beispiel für die Verwendung von Filtern
Bitte sehen Sie das folgende Beispiel:
Für dieses Formular das Feld Kategorie wurde als Pflichtfeld eingerichtet (als Pflichtfeld markiert). In diesem Fall hat der Einreicher keine Option aus dem Dropdown-Menü ausgewählt, daher ist das Feld rot markiert.
Beide Kategorie und Etikett habe das nicht NEUEN! Schaltfläche, sodass Einreicher ihrer Veranstaltungseinreichung keine eigenen Kategorien und Tags hinzufügen können. Das Gleiche gilt für Publikum und Abteilung benutzerdefinierte Filter. Im Gegensatz, Veranstaltungsort und Veranstalter haben die NEUEN! Schaltfläche, damit Einreicher ihre eigenen Veranstaltungsorte und Organisatoren hinzufügen können.
5. Feldoptionen
5.1 Standardfelder
Wenn Sie die Einreichung von Veranstaltungen für Ihre Raumbuchungsanfragen aktivieren, generiert unser System ein Standardformular für die Einreichung von Veranstaltungen für Sie.
Das Standardformular enthält alle relevanten Felder für eine in unserer Software anzulegende Veranstaltung. Zum Beispiel Veranstaltungstitel, Datum und Uhrzeit, einschließlich Wiederholung und Zeitzone, Veranstaltungsbeschreibung und Beitragsbild.
Das Formular mit den Standardfeldern sieht genau so aus wie im Bild unten:
5.2 benutzerdefinierte Felder
Timely Mit der Funktion „Benutzerdefinierte Felder“ können Benutzer ihrem Event-Einreichungsformular zusätzliche Felder hinzufügen. Diese Felder können als Textfelder, Ja- oder Nein-Antworten, Kontrollkästchen oder Dropdown-Antworten angepasst werden. Dies bietet Flexibilität bei der Erfassung spezifischer Informationen von Raumbuchungsanfragern. Benutzer können festlegen, ob jedes Feld obligatorisch oder optional ist, und sie im Veranstaltungsbeitrag in ihrem Veranstaltungskalender anzeigen oder ausblenden.
Die Timely Help Center Artikel So erstellen Sie einen benutzerdefinierten Fragebogen für Raumbuchungen erläutert diese Funktion ausführlich. Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Veranstaltungsort- und Facility-Managern, maßgeschneiderte Informationen von Raumbuchungsanfragen zu sammeln und so das Verständnis für Veranstaltungen zu verbessern, die in ihren Räumen stattfinden und in ihren Veranstaltungskalendern veröffentlicht werden.
5.3 Beispiel für benutzerdefinierte Felder
Im folgenden Beispiel haben wir ein Textfeld und ein Kontrollkästchenfeld erstellt.
Das Textfeld fragt nach der geschätzten Teilnehmerzahl und ist ein Pflichtfeld im Formular. Das Kontrollkästchenfeld fordert die Bestätigung an, dass der Absender eine bestimmte Richtlinie gelesen hat und damit einverstanden ist. Außerdem ist es ein Pflichtelement im Formular. Außerdem sollte bei der Veröffentlichung keines der Felder auf der Veranstaltungsseite erscheinen.
Die erstellten Felder werden wie folgt in einem speziellen Abschnitt des Online-Einreichungsformulars für Veranstaltungen angezeigt:
6. Haftungsausschlussoption
Die Haftungsausschluss Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie einen benutzerdefinierten Haftungsausschluss für Ihr Event-Einreichungsformular hinzufügen. Sie können diese Funktion auf viele Arten verwenden. Sie können beispielsweise auf Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Ihre Datenschutzrichtlinie oder aktuelle Sicherheitsvorkehrungen und Protokolle für Veranstaltungen verweisen.
Darüber hinaus können Sie dies zu einem obligatorischen Element in Ihrem Formular machen. In diesem Fall muss der Einsender dem Haftungsausschluss zustimmen, bevor er das Ereignis einreicht. Andernfalls akzeptiert das System die Ereignisübermittlung nicht.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Haftungsausschluss am Ende des Event-Einreichungsformulars angezeigt, wie im Bild unten gezeigt:
Benötigen Sie zusätzliche Hilfe?
Für weitere Anleitung und Unterstützung besuchen Sie bitte unsere Helpcenter. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, zögern Sie nicht, unser Kundenerfolgsteam zu kontaktieren, indem Sie ein Support-Ticket bei Ihnen eröffnen Timely Konto-Dashboard.
Falls Sie zusätzliche Unterstützung bei der Implementierung und Verwendung benötigen Timely Veranstaltungsort-Management-System, wir helfen Ihnen gerne weiter. Entdecken Sie alles professionelle Dienstleistungen Wir können Ihnen anbieten, und Sie bitte Kontakt mit uns auf