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So erstellen und exportieren Sie Berichte für Bereiche

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Im Veranstaltungsmanagement sind genaue Daten und Berichte unerlässlich, um die Raumnutzung zu optimieren, Buchungstrends zu verstehen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Mit Timely's SoftwareBenutzer können Berichte für Bereiche generieren und exportieren.

Diese Funktion bietet flexible Berichtsfunktionen, darunter erweiterte Filter und anpassbare Inhaltsoptionen, mit denen Sie sich auf die relevantesten Daten konzentrieren können. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie benutzerdefinierte Berichte für Räumlichkeiten erstellen und exportieren und wie diese Berichte ein effektives Veranstaltungsmanagement unterstützen.

1. Vorteile des Erstellens und Exportierens von Berichten für Bereiche

Detaillierte Berichte zu Veranstaltungsorten bieten zahlreiche Vorteile, insbesondere für Veranstaltungsortmanager, die den Betrieb rationalisieren und die Raumnutzung maximieren möchten:

  • Schnellere, genauere Berichterstattung: Greifen Sie ohne manuelle Nachverfolgung auf konsistente und aktuelle Daten zu, wodurch Fehler reduziert und Verwaltungszeit gespart wird.
  • Verbesserte Raumnutzung: Durch die Analyse von Nutzungsmustern können Manager die Nachfrage verstehen und die Planung für jeden Veranstaltungsort optimieren.
  • Informierte Entscheidungsfindung: Der Zugriff auf genaue Daten zu Buchungen, Anforderungen und Veranstaltungstypen unterstützt eine bessere Entscheidungsfindung für zukünftige Planungen.
  • Verbesserte KundenkommunikationMit einem individuell angepassten Bericht können Sie Kunden oder Stakeholdern einen klaren und professionellen Überblick über die Raumnutzung präsentieren.
  • Einblick ins Facility Management: Raumspezifische Daten helfen Ihnen, Ressourcen auf Basis von Nutzungstrends zuzuweisen, Ausfallzeiten zu reduzieren und die Raumauslastung zu verbessern.
  • Nahtloser Datenaustausch zwischen Systemen: Berichte herunterladen von Timely und lassen sich problemlos in Finanz-, Analyse- oder Berichtstools importieren, die in Ihrem gesamten Unternehmen eingesetzt werden.

Indem Veranstaltungsortdaten in umsetzbare Erkenntnisse umgewandelt werden, helfen detaillierte Raumberichte Organisationen dabei, effizienter zu arbeiten und den größtmöglichen Nutzen aus jedem Raum zu ziehen.

2. Was ist das? Timely Meldefunktion für Spaces?

Der Timely Die Exportfunktion für Räumlichkeiten ermöglicht die Erstellung von Berichten, die speziell auf die Daten des jeweiligen Veranstaltungsortes zugeschnitten sind. Sie können detaillierte Einblicke in jeden Raum einbeziehen, Filter anwenden, um sich auf bestimmte Zeiträume oder Raumtypen zu konzentrieren, und Berichte in verschiedenen Formaten exportieren – für eine professionelle und übersichtliche Präsentation.

Diese Berichte können mit internen Teams, Gebäudemanagern oder Mietern geteilt werden, um die Ressourcenplanung und Transparenz zu unterstützen. Sie sind besonders nützlich für Bildungseinrichtungen, Regierungsgebäude und Coworking-Spaces.

3. So erstellen Sie Berichte für Bereiche in Timely

Mit TimelyDas Erstellen benutzerdefinierter Berichte für Bereiche ist ganz einfach. Befolgen Sie diese Schritte, um auf die Berichtsoptionen zuzugreifen, Filter anzuwenden und Ihren Bericht zu exportieren.

  1. Einloggen, um Timely Dashboard.
  2. Gehen Sie im linken Menü zu Reports.
  3. Auswählen Veranstaltungen unter den Berichtsoptionen. Dadurch wird eine Ansicht aller für die Berichterstattung verfügbaren Bereiche geöffnet.
Timely VMS-Berichte für den Bereich „Räume“ im Dashboard.

3.1 Verwenden Sie grundlegende Filter, um Ihren Bericht zu erstellen

Beginnen Sie damit, die grundlegenden Filter anzuwenden, um festzulegen, welche Ereignisse in Ihrem Bericht angezeigt werden.

  • Startdatumsbereich: Verwenden Sie die Datumsauswahl, um den gewünschten Zeitraum auszuwählen.
  • Beitragsstatus: Zu den verfügbaren Optionen gehören: Alle, Veröffentlicht, Entwurf, Ausstehend, Abgelehnt mit einem Müll.
  • Sichtbarkeit des Ereignisses: Auswählen Öffentliche für Ereignisse, die für alle sichtbar sind, oder Privat für beschränkte oder interne Veranstaltungen.

Mithilfe dieser Filter können Sie die Ergebnisse eingrenzen, sich auf die richtigen Daten konzentrieren und genauere, aussagekräftigere Berichte erstellen.

Timely VMS-Softwareoptionen zum Filtern von PDF-Berichten für Spaces.

Wenn Sie keine erweiterten Filter anwenden möchten, klicken Sie hier. Suche Um den Bericht auszuführen, erhalten Sie Ergebnisse basierend auf Ihren ausgewählten Kriterien. Alternativ können Sie diesen Beitrag weiterlesen, um mehr über erweiterte Filter für die Berichterstellung zu erfahren.

3.2 Erweiterte Filter anwenden:

Klicken Sie auf Erweiterte Filter Um auf detailliertere Optionen zur Anpassung Ihres Berichts zuzugreifen.

Verwenden Sie diese Filter, um Ihre Ergebnisse zu verfeinern:

  • Veranstaltungsort : Wählen Sie einen oder mehrere Veranstaltungsorte aus, um den Fokus Ihres Berichts auf bestimmte Orte zu legen.
  • Spaces: Wählen Sie einzelne Räume oder Bereiche aus, die in den Bericht aufgenommen werden sollen.
  • Ressourcen: Wählen Sie bestimmte Ressourcen aus, um eine Liste von Ereignissen zu generieren, die diese Elemente verwenden.
  • Kategorien: Filtern Sie Veranstaltungen nach Kategorien, wie z. B. Workshops, Meetings oder Konferenzen.
  • Veranstalter: Schränken Sie den Bericht auf Veranstaltungen ein, die von bestimmten Organisatoren verwaltet werden.
  • Schlüsselwörter: Fügen Sie Tags hinzu, um Ereignisse basierend auf Typen, Themen oder Formaten einzuschließen.

Alle benutzerdefinierten Ereignisfilter, die Sie in Ihrem Konto erstellen, stehen auch für die Berichterstellung zur Verfügung. Nutzen Sie diese erweiterten Filter, um die Ergebnisse zu verfeinern, gezielte Ereignisdaten zu analysieren und präzisere, aussagekräftigere Erkenntnisse zu gewinnen.

Timely VMS-Softwareoptionen mit erweiterten Filtern für Berichte.

Nachdem Sie Ihre erweiterten Filter angewendet haben, klicken Sie Suche Um den Bericht zu erstellen und die passenden Daten abzurufen, zeigt das System die Ergebnisse anhand der von Ihnen ausgewählten Kriterien an.

3.3 Berichtsinhalt anpassen:

Der Berichtsinhalt anpassenSie können genau auswählen, welche Felder in Ihren exportierten Bericht aufgenommen werden sollen. Jedes Kontrollkästchen entspricht einem Datenpunkt, der für Ihre Organisation oder Ihre Stakeholder relevant sein kann. Hier die Bedeutung der einzelnen Elemente:

  • Den ganzen Tag: Gibt an, ob sich die Veranstaltung über den gesamten Tag erstreckt, ohne dass spezifische Start- und Endzeiten angegeben werden.
  • Hergestellt inZeigt den Zeitstempel an, zu dem der Ereignis- oder Speicherplatzdatensatz im System erstellt wurde.
  • EndenZeigt die Endzeit der Veranstaltung oder Buchung an.
  • Eintrittspreis: Gibt an, ob für die Veranstaltung eine Teilnahmegebühr erhoben wird und wie hoch diese ist.
  • Ereignisstatus: Spiegelt den aktuellen Status des Ereignisses wider (z. B. Entwurf, Veröffentlicht, Ausstehend).
  • Facebook / LinkedInZeigt an, ob das Ereignis auf Social-Media-Plattformen geteilt wurde.
  • FeaturedZeigt an, ob die Veranstaltung oder der Raum in Ihrer Liste als „hervorgehoben“ markiert ist. Timely Kalender.
  • Beitragsstatus: Spiegelt den Status des Beitrags in Ihrem WordPress-System (oder einem ähnlichen CMS) wider, z. B. Veröffentlicht oder Ausstehend.
  • Wiederholt sich beiZeigt Informationen über wiederkehrende Ereignisse oder Buchungen an.
  • Ressourcen: Enthält Informationen über die für jede Veranstaltung benötigten Ressourcen. 
  • Spaces: Listet den Raum oder das Zimmer auf, das mit der Buchung verbunden ist.
  • BeginntZeigt die Startzeit der Veranstaltung oder Buchung an.
  • Art des TicketsZeigt an, welche Art von Ticket für die Veranstaltung gilt (z. B. regulärer Eintritt, VIP).
  • ZeitzoneZeigt die Zeitzoneneinstellung für die Veranstaltung oder Buchung an.
  • TitelDer Titel der Veranstaltung oder der Raumbuchung, wie er im Kalender angezeigt wird.
  • Aktualisiert am: Zeigt den aktuellsten Aktualisierungszeitpunkt des Datensatzes an.
  • MitgliedZeigt den Benutzer an, der den Eintrag erstellt oder verwaltet.
  • Benutzer E-MailZeigt die E-Mail-Adresse des Benutzers an, der den Datensatz verwaltet.
  • Benutzer-Rolle: Spiegelt die Rolle des Benutzers in Ihrer Organisation wider (z. B. Administrator, Redakteur).
  • Veranstaltungsort : Listet den Namen des Veranstaltungsortes auf, der mit dem Raum oder der Veranstaltung verbunden ist.

TIPP: Sie können je nach gewünschtem Detaillierungsgrad mehrere Elemente auswählen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Muster wie Buchungszeiten, Raumbeliebtheit oder Nutzeraktivität analysieren möchten.

Timely VMS-Softwareoptionen zur Anpassung von Inhalten für Berichte für Bereiche.

4. So exportieren Sie Ihren benutzerdefinierten Bericht

Nachdem Sie alle gewünschten Filter angewendet und die Inhaltsfelder ausgewählt haben, können Sie Ihren benutzerdefinierten Bericht exportieren. Klicken Sie dazu zunächst auf die Schaltfläche Export Knopf neben dem Berichtsinhalt anpassen .

die Export-Schaltfläche neben der Schaltfläche „Berichtsinhalt anpassen“
  1. Wählen Sie anschließend die bevorzugte Option aus. ExportdateiformatDie verfügbaren Optionen sind CSV, PDF und ICS. 
Exportdateiformat. Verfügbare Optionen sind CSV, PDF und ICS. 

Für jedes Dateiformat bietet das System zusätzliche Optionen an, die im Folgenden detailliert erläutert werden.

4.1 CSV-Exportoptionen

Nach der Auswahl CSV Als Exportdateiformat können Sie auswählen, ob alle Ereignisspalten oder nur die aktuelle Liste exportiert werden sollen.

4.1.1 Alle Ereignisspalten exportieren

Wenn Sie auswählen Alle Ereignisspalten exportierenAlle Ereignisdaten und Spalten werden exportiert.

Wenn Sie „Alle Ereignisspalten exportieren“ auswählen, werden alle Ereignisdaten und -spalten exportiert.

4.1.2 Aktuelle Liste exportieren

Wenn Sie auswählen Aktuelle Liste exportierenEs werden zusätzliche Einstellungen angezeigt:

  • Interne Notizen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um interne Notizen von Dashboard-Benutzern einzubeziehen.
  • Standardfilter: Wählen Sie die gewünschten Filter aus, wie zum Beispiel Kategorien, Schlüsselwörter und Veranstalter.
  • Benutzerdefinierte Felder: Wählen Sie benutzerdefinierte Felder aus dem Dropdown-Menü aus.
  • Benutzerdefinierte Filter: Wählen Sie im Dropdown-Menü benutzerdefinierte Filter aus.
Wenn Sie „Aktuelle Liste exportieren“ auswählen, werden zusätzliche Einstellungen angezeigt.

4.2 PDF-Exportoptionen

Nachdem Sie PDF als Exportdateiformat ausgewählt haben, können Sie den Bericht weiter anpassen:

  • Standardfilter: Wählen Sie die gewünschten Filter aus, wie zum Beispiel Kategorien, Schlüsselwörter und Veranstalter.
  • Benutzerdefinierte Felder: Wählen Sie benutzerdefinierte Felder aus dem Dropdown-Menü aus.
  • Benutzerdefinierte Filter: Wählen Sie im Dropdown-Menü benutzerdefinierte Filter aus.
Nachdem Sie PDF als Exportdateiformat ausgewählt haben, können Sie den Bericht weiter anpassen.

4.3 ICS-Exportoptionen

Nachdem Sie ICS als Exportdateiformat ausgewählt haben, können Sie die folgenden Optionen aktivieren:

  • HTML einbinden: Fügen Sie den HTML-Code für die Ereignisbeschreibung ein.
  • Bild einfügen: Veranstaltungstitelbild hinzufügen.
Nachdem Sie ICS als Exportdateiformat ausgewählt haben, können Sie weitere Optionen aktivieren.

4.4 Abschluss Ihres Exports

Sobald Sie Ihr Dateiformat und Ihre Optionen ausgewählt haben, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:

  • Exportdatei: Erzeugt den Export sofort.
  • Speichern und Planen: Speichert die Exporteinstellungen und ermöglicht die Planung des Berichts.
Speichern und Planen: Speichert die Exporteinstellungen und ermöglicht es Ihnen, den Bericht zu planen.

Dieser unkomplizierte Prozess ermöglicht es, auf einfache Weise umfassende Berichte über die Nutzung von Veranstaltungsräumen zu erstellen und zu teilen, sodass Sie stets organisiert und über die Raumnutzung informiert sind. 

Benötigen Sie zusätzliche Hilfe?

Für weitere Anleitung und Unterstützung besuchen Sie bitte unsere Helpcenter. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie sich jederzeit an unser Kundenerfolgsteam wenden, indem Sie ein Support-Ticket von Ihrem Timely Konto-Dashboard.

Falls Sie zusätzliche Unterstützung bei der Implementierung und Nutzung benötigen, Timely Veranstaltungsort-Management-System, wir helfen Ihnen gerne weiter. Entdecken Sie alles professionelle Dienstleistungen Wir bieten, und fühlen Sie sich frei, Sie bitte Kontakt mit uns auf