Mit Timely Veranstaltungsort-Management-SoftwareMit können Sie mühelos Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen Ihrer Community sammeln. So verbessern Sie interne Prozesse, sparen Zeit und Betriebskosten und maximieren gleichzeitig Ihre Raumauslastung und Rentabilität. In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die Schritte, die Sie befolgen müssen, um Buchungsanfragen für Veranstaltungsorte und Räume an Sie zu senden.
1. Empfangen von Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen
Aus Sicherheitsgründen müssen Event-Einreicher ein Konto bei erstellen Timely um Ihnen Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen zu übermitteln. Dieser Kontoerstellungs- und Anmeldeprozess schützt nicht nur Ihre Räume, Ressourcen, Veranstaltungen und Ihren Kalender vor Spammern, sondern gewährleistet auch die Sicherheit von Timely's Software gegen potenzielle Hacker.
Neue Einreicher erhalten von uns eine E-Mail mit der Aufforderung, ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen, um ihr Konto zu aktivieren. Wenn der Einreicher bereits über ein Timely Konto können sie sich einfach mit ihren Anmeldeinformationen bei der Anwendung anmelden.
Sobald sich ein neuer Einreicher anmeldet, benachrichtigt unser System automatisch alle Systembenutzer mit Genehmigungsfunktion per E-Mail über den neuen Einreicher. Diese E-Mail enthält einen Link, über den Sie den neuen Einreicher genehmigen oder ablehnen können, sofern Sie nicht die automatische Genehmigung aller Einreicher gewählt haben. Detaillierte Anweisungen finden Sie im Beitrag „So genehmigen und verwalten Sie Raumbuchungsanfrager"
2. Einreichen von Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen über das Veranstaltungseinreichungsformular
2.1 Öffentliche Sicht auf den Weltraum Login
Wenn Sie Ihre spezielle Webseite für Raum- und Ressourcenbuchungen besuchen, wo Timely installiert ist, sehen Einsender alle Ihre verfügbaren Plätze entweder als Galerie oder als Zeitplanansicht.
Nachdem Sie mithilfe der Filter den gewünschten Raum ausgewählt haben, können Sie durch Klicken auf das jeweilige Raumbild mehr über jeden buchbaren Raum erfahren. Dort sehen Sie die Adresse, die Beschreibung und alle weiteren Informationen, die Sie den Raumdetails hinzugefügt haben.
Um einen Platz zu buchen, müssen sie nur auf drücken Buchen Schaltfläche. Das Anmelde-Popup wird auf dem Bildschirm geöffnet und fordert Sie auf, sich mit Ihren Anmeldeinformationen anzumelden oder ein neues Konto zu erstellen.
2.2 Formular zur Übermittlung von Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen
Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint Ihr Veranstaltungsformular auf dem Bildschirm. Die Einreicher können dann im dafür vorgesehenen Feld Informationen zu ihrer geplanten Veranstaltung eingeben und Ihren individuellen Fragebogen beantworten. Falls Sie Buchungskautionen oder Online-Zahlungen für Mieten benötigen, wird unten im Formular auch eine Checkout-Funktion angezeigt.
Darüber hinaus, wenn Ihr Timely Das Abonnement beinhaltet die Modul „Ressourcen“, wird im Formular ein Resourcen Hier können Einreicher verfügbare Möbel, Geräte oder Dienstleistungen auswählen. Bei kostenpflichtigen Artikeln wird der Preis angezeigt, bei kostenlosen Artikeln nicht. Timely prüft automatisch die Verfügbarkeit jeder ausgewählten Ressource, bevor die Anfrage übermittelt werden kann.
TIPPNutzen Sie das Modul „Ressourcen“, um neben Ihren Raumbuchungen auch Ausrüstung und Dienstleistungen anzubieten. So stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Materialien in den Veranstaltungsreservierungen enthalten sind, und schaffen zusätzliche Umsatzmöglichkeiten. Erfahren Sie, wie Sie Event-Ressourcen für Raumreservierungen erstellen.
Sobald der Einreicher die Details zur Raumbuchung vervollständigt hat, kann er auf klicken Event erstellen .
2.3 Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen für Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen
Wenn alle erforderlichen Informationen bereitgestellt werden, Timely Das System empfängt die Einsendung und zeigt eine Dankesnachricht auf dem Bildschirm an. Gleichzeitig sendet das System dem Einsender eine E-Mail mit der Bestätigung, dass seine Raumbuchungsanfrage erfolgreich übermittelt wurde.
Darüber hinaus sendet die Plattform eine automatisierte E-Mail an alle Kontosysteme Benutzer mit einer Genehmigungsrolle, um sie über die neue Raumbuchungsanfrage zu informieren. In der Benachrichtigungs-E-Mail finden Sie einen Link, über den Sie die neue Raumbuchungsanfrage entweder genehmigen oder ablehnen können, es sei denn, Sie haben die automatische Genehmigung aller eingereichten Raumbuchungsanfragen aktiviert. Detaillierte Anweisungen finden Sie im Beitrag „So nehmen Sie Raumbuchungsanfragen an, lehnen sie ab oder bearbeiten sie"
Es war noch nie so einfach, Raumbuchungen von Ihrer Community zu erhalten Timely!
Benötigen Sie zusätzliche Hilfe?
Für weitere Anleitung und Unterstützung besuchen Sie bitte unsere Helpcenter. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, zögern Sie nicht, unser Kundenerfolgsteam zu kontaktieren, indem Sie ein Support-Ticket bei Ihnen eröffnen Timely Konto-Dashboard.
Falls Sie zusätzliche Unterstützung bei der Implementierung und Nutzung benötigen, Timely Veranstaltungsort-Management-System, wir helfen Ihnen gerne weiter. Entdecken Sie alles professionelle Dienstleistungen Wir können Ihnen anbieten, und Sie bitte Kontakt mit uns auf