Mit Timely Veranstaltungsort-Management-SoftwareMit können Sie mühelos Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen Ihrer Community sammeln. So verbessern Sie interne Prozesse, sparen Zeit und Betriebskosten und maximieren gleichzeitig Ihre Raumauslastung und Rentabilität. In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die Schritte, die Sie befolgen müssen, um Buchungsanfragen für Veranstaltungsorte und Räume an Sie zu senden.
1. Empfangen von Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen
Aus Sicherheitsgründen müssen Event-Einreicher ein Konto bei erstellen Timely um Ihnen Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen zu übermitteln. Dieser Kontoerstellungs- und Anmeldeprozess schützt nicht nur Ihre Räume, Ressourcen, Veranstaltungen und Ihren Kalender vor Spammern, sondern gewährleistet auch die Sicherheit von Timely's Software gegen potenzielle Hacker.
Neue Einreicher erhalten von uns eine E-Mail mit der Aufforderung, ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen, um ihr Konto zu aktivieren. Wenn der Einreicher bereits über ein Timely Konto können sie sich einfach mit ihren Anmeldeinformationen bei der Anwendung anmelden.
Sobald sich ein neuer Einreicher anmeldet, benachrichtigt unser System automatisch alle Systembenutzer mit Genehmigungsfunktion per E-Mail über den neuen Einreicher. Diese E-Mail enthält einen Link, über den Sie den neuen Einreicher genehmigen oder ablehnen können, sofern Sie nicht die automatische Genehmigung aller Einreicher gewählt haben. Detaillierte Anweisungen finden Sie im Beitrag „So genehmigen und verwalten Sie Raumbuchungsanfrager"
2. Einreichen von Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen über das Veranstaltungseinreichungsformular
2.1 Öffentliche Sicht auf den Weltraum Login
Wenn Besucher auf Ihre spezielle Webseite für Raumbuchungen zugreifen, unterstützt von Timely, werden ihnen alle verfügbaren Plätze entweder in einer Galerie- oder Zeitplanansicht angezeigt. In der Galerieansicht wird jeder Platz von einem Bild und dem Preis begleitet – je nachdem, ob er pro Veranstaltung oder pro Zeitintervall berechnet wird.
Nachdem Sie mithilfe der Filter den gewünschten Raum ausgewählt haben, können Sie durch Klicken auf das jeweilige Raumbild mehr über jeden buchbaren Raum erfahren. Dort können Sie die Adresse, Beschreibung und alle weiteren Informationen sehen, die Sie den Raumdetails hinzugefügt haben.
Besitzt das Raumplan im Raumdetail anzeigen Funktion ist aktiviert auf Veranstaltungsorte > Einstellungenwird den Einreichern der Raumplan auf dem Bildschirm angezeigt. Dort können sie Datum und Uhrzeit ihrer Buchung auswählen, um die Verfügbarkeit des Raums zu bestätigen.
- Um a zu wählen Datum, können sie die Pfeile oben auf dem Bildschirm verwenden.
- Um a zu wählen Zeit, können sie einfach per Drag & Drop mit der Maus über den gewünschten Zeitschlitz ziehen.
Dann müssen sie nur noch die Buchen Taste erneut drücken.
Um einen Platz zu buchen, müssen die Antragsteller zunächst auf das Login Klicken Sie auf die Schaltfläche. Anschließend wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, sich entweder mit Ihren Anmeldeinformationen anzumelden oder ein neues Konto zu erstellen.
2.2 Formular zur Übermittlung von Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen
Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint das Anmeldeformular auf dem Bildschirm. Die Teilnehmer können dann die Informationen zu ihrer geplanten Veranstaltung im dafür vorgesehenen Feld eingeben und Ihren individuellen Fragebogen beantworten. Falls Sie Buchungskautionen oder Online-Zahlungen für Mieten benötigen, wird den Teilnehmern am Ende des Formulars auch eine Checkout-Funktion angezeigt.
TIPPNutzen Sie das Modul „Ressourcen“, um neben Ihren Raumbuchungen auch Ausrüstung und Dienstleistungen anzubieten. So stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Materialien in den Veranstaltungsreservierungen enthalten sind, und schaffen zusätzliche Umsatzmöglichkeiten. Erfahren Sie, wie Sie Event-Ressourcen für Raumreservierungen erstellen.
Sobald der Einreicher alle erforderlichen Raumbuchungsdetails ausgefüllt hat, kann er auf das Event erstellen Wenn alle erforderlichen Informationen angegeben und die entsprechende Zahlung abgeschlossen wurde, wird die Timely Das System verarbeitet die Übermittlung und zeigt eine Bestätigungsnachricht auf dem Bildschirm an. Gleichzeitig sendet das System dem Einreicher eine E-Mail mit der Bestätigung, dass seine Raumbuchungsanfrage erfolgreich übermittelt wurde.
Ausführliche Anweisungen zum Verwalten von Buchungsanfragen finden Sie im Beitrag auf So akzeptieren, lehnen oder bearbeiten Sie Raumbuchungsanfragen.
2.3 Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen für Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen
Wenn alle erforderlichen Informationen bereitgestellt werden, Timely Das System empfängt die Einsendung und zeigt eine Dankesnachricht auf dem Bildschirm an. Gleichzeitig sendet das System dem Einsender eine E-Mail mit der Bestätigung, dass seine Raumbuchungsanfrage erfolgreich übermittelt wurde.
Darüber hinaus sendet die Plattform eine automatisierte E-Mail an alle Kontosysteme Benutzer mit einer Genehmigungsrolle, um sie über die neue Raumbuchungsanfrage zu informieren. In der Benachrichtigungs-E-Mail finden Sie einen Link, über den Sie die neue Raumbuchungsanfrage entweder genehmigen oder ablehnen können, es sei denn, Sie haben die automatische Genehmigung aller eingereichten Raumbuchungsanfragen aktiviert. Detaillierte Anweisungen finden Sie im Beitrag „So nehmen Sie Raumbuchungsanfragen an, lehnen sie ab oder bearbeiten sie"
Es war noch nie so einfach, Raumbuchungen von Ihrer Community zu erhalten Timely!
3. Nutzung der Öffentlichkeit Meine Veranstaltungen Gebiet
Besitzt das Das Kontaktmodul ist aktiviert für die Timely Konto, Anforderer sehen die Meine Veranstaltungen Im Bereich „Meine Veranstaltungen“ können sie ihre Buchungsanfragen jederzeit einsehen. Wenn Administratoren bestimmte Berechtigungen aktivieren, können Anfragende ihre Buchungen auch bearbeiten, Änderungen anfordern und/oder stornieren.
Wie man dorthin kommt:
- Melden Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen bei der Public Space-Ansicht an und klicken Sie dann in der Kopfzeile auf „Meine Ereignisse“.
Was Antragsteller im Bereich „Meine Veranstaltungen“ tun können:
- Zeigen Sie eine Übersicht ihrer Raumbuchungsanfragen an – sehen Sie jede Anfrage mit ihrem aktuellen Status (z. B. Ausstehend, Genehmigt/Veröffentlicht, Abgelehnt, Storniert) sowie Datum/Uhrzeit, Veranstaltungsort, Raum und Ressource(n).
- Bearbeiten oder fordern Sie Änderungen an bestehenden Buchungen an (sofern zulässig): Öffnen Sie eine Buchung, klicken Sie auf „Ereignis bearbeiten“, aktualisieren Sie Details (z. B. Zeit, Notizen, ausgewählter Raum und/oder Ressourcen) und klicken Sie anschließend auf „Senden“. Änderungen müssen möglicherweise vom Veranstalter genehmigt werden.
- Buchungen stornieren (falls zulässig) – öffnen Sie jede Buchung und klicken Sie auf „Veranstaltung stornieren“, um die Anfrage zurückzuziehen.
Hinweis: Die in „Meine Ereignisse“ verfügbaren Aktionen hängen von den Organisatorberechtigungen ab, die von den Systemadministratoren definiert wurden. Außerdem muss das Modul „Kontakte“ für den Kalender aktiviert sein.
Weitere Informationen zum Aktivieren von Anfragendenberechtigungen in „Meine Ereignisse“ finden Sie unter So richten Sie Raumbuchungen im Event-Einreichungsformular ein für universelle Einstellungen oder So genehmigen und verwalten Sie Raumbuchungsanfrager für individuelle Einstellungen.
Benötigen Sie zusätzliche Hilfe?
Für weitere Anleitung und Unterstützung besuchen Sie bitte unsere Helpcenter. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, zögern Sie nicht, unser Kundenerfolgsteam zu kontaktieren, indem Sie ein Support-Ticket bei Ihnen eröffnen Timely Konto-Dashboard.
Falls Sie zusätzliche Unterstützung bei der Implementierung und Nutzung benötigen, Timely Veranstaltungsort-Management-System, wir helfen Ihnen gerne weiter. Entdecken Sie alles professionelle Dienstleistungen Wir können Ihnen anbieten, und Sie bitte Kontakt mit uns auf