Mit Timely Veranstaltungsort-Management-SoftwareMit können Sie mühelos Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen Ihrer Community sammeln. So verbessern Sie interne Prozesse, sparen Zeit und Betriebskosten und maximieren gleichzeitig Ihre Raumauslastung und Rentabilität. In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die Schritte, die Sie befolgen müssen, um Buchungsanfragen für Veranstaltungsorte und Räume an Sie zu senden.
1. Empfangen von Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen
Aus Sicherheitsgründen müssen Event-Einreicher ein Konto bei erstellen Timely um Ihnen Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen zu übermitteln. Dieser Kontoerstellungs- und Anmeldeprozess schützt nicht nur Ihre Räume, Ressourcen, Veranstaltungen und Ihren Kalender vor Spammern, sondern gewährleistet auch die Sicherheit von Timely's Software gegen potenzielle Hacker.
Neue Einreicher erhalten von uns eine E-Mail mit der Aufforderung, ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen, um ihr Konto zu aktivieren. Wenn der Einreicher bereits über ein Timely Konto können sie sich einfach mit ihren Anmeldeinformationen bei der Anwendung anmelden.
Sobald sich ein neuer Einreicher anmeldet, benachrichtigt unser System automatisch alle Systembenutzer mit Genehmigungsfunktion per E-Mail über den neuen Einreicher. Diese E-Mail enthält einen Link, über den Sie den neuen Einreicher genehmigen oder ablehnen können, sofern Sie nicht die automatische Genehmigung aller Einreicher gewählt haben. Detaillierte Anweisungen finden Sie im Beitrag „So genehmigen und verwalten Sie Raumbuchungsanfrager"
2. Einreichen von Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen über das Veranstaltungseinreichungsformular
2.1 Öffentliche Sicht auf den Weltraum Login
When visitors access your dedicated web page for space bookings powered by Timely, they will see all available spaces displayed either in a gallery or schedule view. In the gallery view, each space is accompanied by an image, along with its price — whether charged per event or per time interval, if applicable.
After using the filters to select their desired space, submitters can learn more about each bookable space by clicking on the respective space image. There, they will be able to see the space’s address, description, and any other information you’ve added to the space details.
Besitzt das Show space schedule in the Space Detail feature is enabled on Venues > Settings, submitters will see the space schedule displayed on the screen. From there, they can select the date and time of their booking to confirm the space’s availability.
- Um a zu wählen Datum, they can use the arrows at the top of the screen.
- Um a zu wählen Zeit, they can simply drag and drop their mouse over the desired time slot.
Then, they just need to press the Buchen Taste erneut drücken.
To book a space, requesters must first click the Login button. A pop-up window will then appear, prompting them to either sign in with their credentials or create a new account.
2.2 Formular zur Übermittlung von Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen
After successfully sign-in, the event submission form will appear on the screen. The submitters will then be able to add the information about the event they intend to hold on the designated space and answer your custom in-take questionnaire. If you require booking deposits or online payments for rentals, submitters will also see a checkout at the bottom of the form.
Darüber hinaus, wenn Ihr Timely Das Abonnement beinhaltet die Modul „Ressourcen“, wird im Formular ein Resourcen Hier können Einreicher verfügbare Möbel, Geräte oder Dienstleistungen auswählen. Bei kostenpflichtigen Artikeln wird der Preis angezeigt, bei kostenlosen Artikeln nicht. Timely prüft automatisch die Verfügbarkeit jeder ausgewählten Ressource, bevor die Anfrage übermittelt werden kann.
TIPPNutzen Sie das Modul „Ressourcen“, um neben Ihren Raumbuchungen auch Ausrüstung und Dienstleistungen anzubieten. So stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Materialien in den Veranstaltungsreservierungen enthalten sind, und schaffen zusätzliche Umsatzmöglichkeiten. Erfahren Sie, wie Sie Event-Ressourcen für Raumreservierungen erstellen.
Once the submitter has filled in all the required space booking details, they can click the Event erstellen button. If all necessary information has been provided and any applicable payment has been completed, the Timely system will process the submission and display a confirmation thank-you message on the screen. Simultaneously, the system will send an email to the submitter, confirming that their space booking request has been successfully submitted.
Darüber hinaus sendet die Plattform eine automatisierte E-Mail an alle Kontosysteme Benutzer mit einer Genehmigungsrolle, um sie über die neue Raumbuchungsanfrage zu informieren. In der Benachrichtigungs-E-Mail finden Sie einen Link zum Genehmigen oder Ablehnen der neuen Raumbuchungsanfrage, es sei denn, Sie haben sich für die automatische Genehmigung aller eingereichten Raumbuchungsanfragen entschieden. Ausführliche Anweisungen finden Sie im Beitrag „Annehmen, Ablehnen oder Bearbeiten von Raumbuchungsanfragen“.
Es war noch nie so einfach, Raumbuchungen von Ihrer Community zu erhalten Timely!
2.3 Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen für Raum- und Ressourcenbuchungsanfragen
Wenn alle erforderlichen Informationen bereitgestellt werden, Timely Das System empfängt die Einsendung und zeigt eine Dankesnachricht auf dem Bildschirm an. Gleichzeitig sendet das System dem Einsender eine E-Mail mit der Bestätigung, dass seine Raumbuchungsanfrage erfolgreich übermittelt wurde.
Darüber hinaus sendet die Plattform eine automatisierte E-Mail an alle Kontosysteme Benutzer mit einer Genehmigungsrolle, um sie über die neue Raumbuchungsanfrage zu informieren. In der Benachrichtigungs-E-Mail finden Sie einen Link, über den Sie die neue Raumbuchungsanfrage entweder genehmigen oder ablehnen können, es sei denn, Sie haben die automatische Genehmigung aller eingereichten Raumbuchungsanfragen aktiviert. Detaillierte Anweisungen finden Sie im Beitrag „So nehmen Sie Raumbuchungsanfragen an, lehnen sie ab oder bearbeiten sie"
Es war noch nie so einfach, Raumbuchungen von Ihrer Community zu erhalten Timely!
3. Using the Public Meine Veranstaltungen Gebiet
Besitzt das Contacts module is enabled für die Timely account, requesters will see the Meine Veranstaltungen area in the public view header when they are logged in. The My Events section lets them review their booking requests at any time. If administrators enable specific permissions, requesters will also be able to edit or request edits to their bookings, and/or cancel them.
Wie man dorthin kommt:
- Sign in on the Public Space View using your credentials, then click My Events in the header.
What requesters can do in the My Events area:
- View an overview of their space booking requests — see each request with its current status (e.g., Pending, Approved/Published, Rejected, Canceled) plus date/time, Venue, Space and Resource(s).
- Edit or request edits to existing bookings (if allowed) — open a booking, click Edit Event, update details (e.g., time, notes, selected Space and/or Resources), then click Submit. Changes may require organizer approval.
- Cancel bookings (if allowed) — open each booking and click Cancel Event to withdraw their request.
Note: Available actions in My Events depend on organizer permissions defined by system administrators., and the Contacts module must be enabled for the calendar.
For details on enabling requester permissions in My Events, see How to Set Up Space Bookings in the Event Submission Form for universal settings, or How to Approve and Manage Space Booking Requesters for individual settings.
Benötigen Sie zusätzliche Hilfe?
Für weitere Anleitung und Unterstützung besuchen Sie bitte unsere Helpcenter. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, zögern Sie nicht, unser Kundenerfolgsteam zu kontaktieren, indem Sie ein Support-Ticket bei Ihnen eröffnen Timely Konto-Dashboard.
Falls Sie zusätzliche Unterstützung bei der Implementierung und Nutzung benötigen, Timely Veranstaltungsort-Management-System, wir helfen Ihnen gerne weiter. Entdecken Sie alles professionelle Dienstleistungen Wir können Ihnen anbieten, und Sie bitte Kontakt mit uns auf