Kanssa Timely paikanhallintaohjelmistovoit vaivattomasti kerätä tila- ja resurssivarauskyselyitä yhteisöltäsi, mikä parantaa sisäisiä prosesseja, säästää aikaa ja toimintakustannuksia ja maksimoi samalla tilankäytön ja kannattavuuden. Tässä oppaassa käymme läpi vaiheet, joita lähettäjien on noudatettava lähettääkseen sinulle paikka- ja tilavarauspyyntöjä.
1. Tila- ja resurssivarauspyyntöjen vastaanottaminen
Turvallisuussyistä tapahtuman lähettäjien on luotava tili Timely voidakseen lähettää sinulle tila- ja resurssivarauspyyntöjä. Tämä tilin luomis- ja kirjautumisprosessi ei ainoastaan suojaa tilojasi, resurssejasi, tapahtumiasi ja kalenteriasi roskapostittajilta, vaan varmistaa myös seuraavien henkilöiden turvallisuuden: Timelyohjelmiston mahdollisia hakkereita vastaan.
Uudet lähettäjät saavat meiltä sähköpostin, jossa heitä pyydetään vahvistamaan sähköpostiosoitteensa tilinsä aktivoimiseksi. Jos lähettäjällä on jo Timely tili, he voivat yksinkertaisesti kirjautua sovellukseen tunnuksillaan.
Lisäksi, kun uusi lähettäjä rekisteröityy, järjestelmämme lähettää automaattisesti sähköpostia kaikille järjestelmäsi käyttäjille, joilla on hyväksymisrooli, ja ilmoittaa heille uudesta lähettäjästä. Tämä sähköposti sisältää linkin, jonka avulla voit hyväksyä tai hylätä uuden lähettäjän, ellet ole valinnut kaikkien lähettäjien automaattista hyväksymistä. Katso tarkemmat ohjeet julkaisusta "Tilavarauspyyntöjen hyväksyminen ja hallinta"
2. Tila- ja resurssivarauspyyntöjen lähettäminen tapahtuman lähetyslomakkeen kautta
2.1 Space Public View Login
Kun vierailet tila- ja resurssivarauksia varten tarkoitetulla verkkosivullasi, jossa Timely on asennettu, lähettäjät näkevät kaikki käytettävissä olevat tilasi joko galleriana tai aikataulunäkymänä.
Kun lähettäjät ovat valinneet haluamansa tilan suodattimien avulla, he voivat lukea lisää kustakin varattavasta tilasta napsauttamalla kyseisen tilan kuvaa. Siellä he näkevät tilan osoitteen, kuvauksen ja muut tiedot, jotka olet lisännyt tilan tietoihin.
Varatakseen paikan heidän tarvitsee vain painaa kirja -painiketta. Kirjautumisikkuna avautuu näytölle ja pyytää heitä kirjautumaan sisään tunnuksillaan tai luomaan uuden tilin.
2.2 Tila- ja resurssivarauspyyntöjen lähetyslomake
Kirjautumisen jälkeen tapahtuman lähetyslomake ilmestyy näytölle. Lähettäjät voivat sitten lisätä tiedot tapahtumasta, jonka he aikovat järjestää kyseisessä tilassa, ja vastata mukautettuun kyselylomakkeeseesi. Jos tarvitset varausmaksun tai vuokrauksen verkkomaksun, lähettäjät näkevät myös kassapainikkeen lomakkeen alareunassa.
Lisäksi, jos sinun Timely tilaus sisältää mm. Resurssimoduulilomakkeella näkyy Esittelymateriaalit osio, jossa lähettäjät voivat valita saatavilla olevia huonekaluja, laitteita tai palveluita. Maksullisten tuotteiden hinnat näkyvät, kun taas ilmaisten tuotteiden hinnat eivät. Timely tarkistaa automaattisesti kunkin valitun resurssin saatavuuden ennen pyynnön lähettämistä.
TIPResurssit-moduulin avulla voit tarjota laitteita ja palveluita tilavaraustesi ohella. Tämä varmistaa, että kaikki tarvittavat materiaalit sisältyvät tapahtumavarauksiin ja luo lisätulomahdollisuuksia. Opi luomaan tapahtumaresursseja tilavarauksia varten.
Kun lähettäjä on täyttänyt tilanvaraustiedot, hän voi painaa Lähetä tapahtuma painiketta.
2.3 Automaattiset sähköposti-ilmoitukset tila- ja resurssivarauspyynnöistä
Jos kaikki tarvittavat tiedot on annettu, Timely Järjestelmä vastaanottaa lähetyksen ja näyttää kiitosviestin näytöllä. Samanaikaisesti järjestelmä lähettää lähettäjälle sähköpostia, jossa vahvistetaan, että hänen tilavarauspyyntönsä on lähetetty onnistuneesti.
Lisäksi alusta lähettää automaattisen sähköpostin kaikkiin tilijärjestelmiin käyttäjät, joilla on hyväksyntärooli, ilmoittaen heille uudesta tilavarauspyynnöstä. Ilmoitussähköpostissa on linkki, jolla voit joko hyväksyä tai hylätä uuden tilavarauspyynnön, ellet ole valinnut kaikkien lähetettyjen tilavarauspyyntöjen automaattista hyväksymistä. Katso tarkemmat ohjeet julkaisusta "Tilavarauspyyntöjen hyväksyminen, hylkääminen tai muokkaaminen"
Tilavarausten vastaanottaminen yhteisöltäsi ei ole koskaan ollut näin helppoa Timely!
Tarvitsetko lisäapua?
Saat lisäohjeita ja tukea vierailemalla osoitteessa Ohjekeskus. Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset apua, älä epäröi ottaa yhteyttä asiakasmenestystiimiimme avaamalla tukilipun Timely tilin kojelautaan.
Lisäksi, jos tarvitset lisäapua toteutuksessa ja käytössä Timely paikanhallintajärjestelmä, autamme mielellämme. Tutustu kaikkiin ammatilliset palvelut voimme tarjota sinulle ja Ota yhteyttä meihin tänään!