Kuinka lähettää manuaalisesti mukautettuja sähköposteja tilan pyytäjille

Viestinnän hallinta tilavarausta pyytävien ihmisten kanssa on välttämätöntä sujuvan ja ammattitaitoisen palvelun takaamiseksi. Kanssa Timely'S paikanhallintaohjelmisto, voit lähettää manuaalisesti mukautettuja sähköposti-ilmoituksia ihmisille, jotka lähettävät varauspyyntöjä. Tämä varmistaa, että he ovat ajan tasalla varauksen tilasta, päivityksistä tai muista tiedoista, mikä auttaa sinua tarjoamaan erinomaisen asiakaskokemuksen koko varausprosessin ajan.

Tässä oppaassa opastamme sinua määrittämään mukautettuja sähköpostimalleja ja lähettämään ilmoituksia manuaalisesti – joko yksittäin tai joukkona – viestinnän parantamiseksi tilavarausten lähettäjien kanssa.

1. Mukautettujen ilmoitusten edut

Mukautettujen ilmoitusten lähettäminen tilan pyytäjille tarjoaa useita keskeisiä etuja:

• Henkilökohtainen viestintä: Räätälöi viestisi tiettyjen tilanvaraukseen liittyvien yksityiskohtien mukaan, mikä tekee viestinnästäsi merkityksellisempää ja kiinnostavampaa. Tämä henkilökohtainen kosketus auttaa lähettäjiä tuntemaan olonsa arvostetuiksi ja tietoisiksi.
• Reaaliaikaiset päivitykset: Olipa kyseessä tiedottamisesta lähettäjille muutoksista tai lisäohjeiden jakamisesta, mukautetut sähköpostit varmistavat, että lähettäjät saavat oikea-aikaisia ​​ja tarkkoja tietoja varauspyyntöistään.
• Toiminnan joustavuus: Lähettämällä ilmoituksia manuaalisesti voit mukauttaa viestejäsi tarpeen mukaan tiettyjen pyyntöjen tai muutosten perusteella, mikä tarjoaa entistä reagoivamman ja yksilöllisemmän palvelun.

Hyödyntämällä Timelyn mukautetun ilmoitusjärjestelmän avulla voit parantaa viestintää, parantaa käyttökokemusta ja virtaviivaistaa huonevarausprosessia.

2. Mitä mukautetut manuaaliset ilmoitukset ovat?

Mukautetut manuaaliset ilmoitukset ovat henkilökohtaisia ​​sähköposteja, jotka lähetät manuaalisesti tilavarausten lähettäjille. Toisin kuin automaattiset sähköpostit, jotka laukaisevat tietyt järjestelmätapahtumat, nämä ilmoitukset tarjoavat joustavuutta ajoituksen ja sisällön suhteen, jolloin voit välittää räätälöityjä viestejä jokaiseen huonevaraukseen.

3. Mukautettujen sähköpostimallien luominen huonevarausten lähettäjille

Ennen mukautettujen ilmoitusten lähettämistä on suositeltavaa määrittää sähköpostimalleja. Nämä mallit säästävät aikaa ja auttavat ylläpitämään johdonmukaista, ammattimaista viestintää. Näin voit luoda mukautetun sähköpostimallin Timely:

1. Kirjaudu sisään Timely koontinäyttöön..
2. Valitse päävalikosta Yhteisötapahtumat, napsauta sitten Mallit Tab.

3. Vieritä alaspäin kohtaan Mukautetut ilmoitusmallit -osio, jossa voit tarkastella käytettävissä olevia malleja.

4. Valitse +Lisää kohde luodaksesi uuden mallin. Tämä avaa mallieditorin, jossa voit mukauttaa seuraavia:
   • Mallin nimi: Valitse tunnistettava nimi, jonka avulla voit tunnistaa mallin helposti myöhemmin.
   • Sähköpostin aihe: Kirjoita aiherivi, joka kuvastaa viestin tarkoitusta.
   • Ylätunniste: Mukauta tervehdys, jotta se on merkityksellinen ja tervetullut.
   • elin: Kirjoita pääviesti sisältäen dynaamisia kenttiä yksityiskohtien, kuten varauspäivän tai huonetietojen, mukauttamiseksi.
   • Alatunniste: Liitä mukaan lopputietosi, kuten allekirjoituksesi, logosi tai yhteystietosi.
5. Esikatsele viestiä lähettämällä itsellesi testisähköposti varmistaaksesi, että se on tarkka ja selkeä.
6. Kun olet tyytyväinen, napsauta Säästä.

Mukautetut sähköpostimallisi ovat nyt käytettävissä, kun lähetät manuaalisesti ilmoituksia huonevarausten lähettäjille.

4. Mukautettujen ilmoitusten lähettäminen manuaalisesti

Kun mallisi on määritetty, voit alkaa lähettää henkilökohtaisia ​​ilmoituksia. Alla on vaiheittainen opas ilmoitusten lähettämiseen manuaalisesti yksittäisille tai useille lähettäjille.

4.1 Mukautettujen ilmoitusten lähettäminen yksittäisille lähettäjille

1. Kirjaudu sisään Timely kojelauta: Timely koontinäyttöön..
2. Napsauta päävalikosta Yhteisötapahtumat.
3. Siirry Lähetetyt tapahtumat -välilehti nähdäksesi kaikki lähetetyt huonevarauspyynnöt tai tilavaraukset.

4. Käytä suodattimia rajataksesi tuloksia tarvittaessa lähetyspäivän, tapahtumapaikan, tilan tai järjestäjän mukaan.

5. Kun olet valinnut lähettäjän, vie hiiri varauksen nimen päälle ja napsauta Ilmoita lähettäjälle.

6. Valitse ponnahdusikkunassa avattavasta valikosta mukautettu ilmoitusmalli. Napsauta Lähetä ilmoitus. Järjestelmä lähettää automaattisesti henkilökohtaisen sähköpostin lähettäjälle.

4.2 Joukkoilmoitusten lähettäminen useille lähettäjille

Voit ilmoittaa usealle lähettäjälle kerralla seuraavasti:

1. Kirjaudu sisään Timely tili 
2. Siirry päävalikosta kohtaan Yhteisötapahtumat, napsauta sitten määräys Tab. 
3. Käytä näytön yläreunassa olevia suodattimia löytääksesi tietyt varaukset, joista haluat ilmoittaa.

4. Valitse sisällytettävien varauspyyntöjen vieressä olevat valintaruudut, mikä aktivoi joukkotoimintoominaisuuden.

5. Valitse avattavasta toimintovalikosta Ilmoita lähettäjille.

6. Näyttöön tulee ponnahdusikkuna – valitse mukautettu sähköpostimalli. Napsauta Lähetä ilmoitus. Saat vahvistuksen, kun ilmoitukset on lähetetty onnistuneesti.

5. Päällekkäisten ilmoitusten välttäminen

TimelyJärjestelmä sisältää hälytysominaisuuden, joka estää päällekkäisten ilmoitusten lähettämisen samoille vastaanottajille. Jos yrität lähettää ilmoituksen uudelleen lähettäjälle, joka on jo vastaanottanut ilmoituksen, näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa näkyy päivämäärä ja kellonaika, jolloin viimeinen ilmoitus lähetettiin. Tämän jälkeen voit joko jatkaa lähettämistä tai peruuttaa toiminnon päällekkäisyyksien välttämiseksi.

Käyttäminen TimelyManuaalisen ilmoitustoiminnon avulla voit ylläpitää selkeää, henkilökohtaista viestintää huonevarausten lähettäjien kanssa. Vahvistatpa varausta, annat ohjeita tai lähetät päivityksiä, mukautetut sähköpostit varmistavat, että viestisi ovat ammattimaisia, ajankohtaisia ​​ja käyttäjien tarpeita vastaavia. Tämä parantaa yleistä tyytyväisyyttä ja parantaa palvelun laatua.

Tarvitsetko lisäapua?

Saat lisäohjeita ja tukea vierailemalla osoitteessa Ohjekeskus. Lisäksi, jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset apua, älä epäröi ottaa yhteyttä asiakasmenestystiimiimme avaamalla tukilipun Timely tilin kojelautaan.

Lisäksi, jos tarvitset lisäapua toteutuksessa ja käytössä Timely paikanhallintajärjestelmä, autamme mielellämme. Tutustu kaikkiin ammatilliset palvelut tarjoamme ja voit vapaasti Ota yhteyttä meihin tänään!