At Timely, ymmärrämme sähköpostiviestinnän mukauttamisen tärkeyden vastaamaan paikanhallintasi erityistarpeita. Siksi tarjoamme joustavuuden ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä paikanvaraussähköpostimalleja, jolloin saat täydellisen hallinnan asiakkaillesi ja henkilökunnallesi lähetettäviin viesteihin. Tässä kattavassa oppaassa opastamme sinut sähköpostimallien käyttöönottoon ja poistamiseen käytöstä Timely Venue Management System -tili korostaen samalla edut ja tarjoamalla selkeät vaiheittaiset ohjeet.
1. Edut paikkavarausmallien käyttöönotosta tai käytöstä poistamisesta
Sähköpostimallien ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä tarjoaa useita tärkeitä etuja:
- Henkilökohtainen viestintä: Räätälöi sähköpostisi vastaamaan brändi-identiteettiäsi ja vastaamaan viestintästrategiaasi.
- Optimoitu työnkulku: Ota käyttöön vain tarvittavat mallit ja varmista, että asiakkaasi saavat vain olennaisimmat tiedot.
- Suurempi hallinta: Säilytä täydellinen hallintasi lähettämiesi sähköpostien suhteen Timely tilin, varmistaen, että jokainen viesti palvelee tiettyä ja tarkoituksenmukaista roolia tapahtumapaikan hallintatoiminnassasi.
2. Paikkavarausten mallien poistaminen käytöstä
Oletusarvoisesti Timely mahdollistaa viestintämallit, jotka varmistavat sujuvan ja tehokkaan vuorovaikutuksen asiakkaidesi ja henkilöstösi kanssa. Voit kuitenkin mukauttaa työnkulkuasi poistamalla käytöstä kaikki mallit, joita et halua lähettää, jolloin saat täyden hallinnan tapahtumapaikkasi toiminnan viestistä.
Seuraa näitä ohjeita poistaaksesi paikanhallinnan sähköpostimallin käytöstä Timely:
- Kirjaudu sisään Timely tili.
- Siirry Yhteisötapahtumat -osio vasemmanpuoleisessa valikossa.
- Klikkaa Mallit alivalikosta päästäksesi käytettävissä olevien sähköpostimallien luetteloon.
- Etsi malli, jonka haluat poistaa käytöstä, ja napsauta "Käytössä"-sarakkeen alla olevaa lippukuvaketta.
- Jos malli on käytössä, järjestelmä pyytää sinua lähettämään viestin: "Haluatko poistaa tämän mallin käytöstä?"
- Napsauta "Kyllä" poistaaksesi mallin käytöstä. Vaihtoehto muuttuu harmaaksi, mikä tarkoittaa, että se on poistettu käytöstä. Jos napsautat Peruuta, muutoksia ei tapahdu ja malli pysyy käytössä.
Huomaa, että "Tilauksen yhteenveto" on PDF-malli, joka lähetetään liitteenä "Lähetysvahvistus" -mallin kanssa, kun tapahtumapaikan varaus sisältää mitä tahansa maksettua tuotetta, kuten palveluita ja maksuja tai varausmaksuja.
Jos "Tilauksen yhteenveto" -malli poistetaan käytöstä: lähettäjä saa "Lähetysvahvistus" -sähköpostin ilman liitteitä, vaikka varaus sisältää maksettuja tuotteita.
Jos "Lähetysvahvistus"-malli poistetaan käytöstä: sähköpostia ei lähetetä ollenkaan, eikä "Tilauksen yhteenveto" PDF-tiedostoa toimiteta, vaikka se olisi käytössä, koska sähköposti, johon se on liitetty, on poistettu käytöstä.
Tilaus ja sen PDF, vaikka niitä ei lähetetä sähköpostitse, pysyvät järjestelmässä ladattavissa.
3. Tilavaraussähköpostimallien ottaminen käyttöön
Jos olet aiemmin poistanut mallin käytöstä ja haluat ottaa sen uudelleen käyttöön, voit tehdä sen vain muutamassa vaiheessa. Mallin uudelleenaktivointi varmistaa, että viestintäsi jatkuu saumattomasti kaikissa tulevissa varauksissa ja paikanhallintatoimissa.
Tilahallinnan sähköpostimallin käyttöönotto:
- Kirjaudu sisään Timely tili.
- Siirry Mallit osan Yhteisötapahtumat.
- Etsi malli, jonka haluat ottaa uudelleen käyttöön, ja napsauta lippukuvaketta Disabled-sarakkeen alla.
Järjestelmä aktivoi mallin uudelleen ja lähettää automaattisesti vastaavan sähköpostin kaikista tulevista toimista.
4. Mallin muutosten seuraaminen
Avoimuuden ja vastuullisuuden vuoksi Timely tarjoaa käyttäjän toimintalokin, joka seuraa sähköpostimalleihin tehtyjä muutoksia. Lisäksi tämän ominaisuuden avulla voit nähdä, mikä tiimin jäsen otti mallin käyttöön tai pois käytöstä, mikä auttaa sinua ylläpitämään organisoitua ja läpinäkyvää työnkulkua.
Tarvitsetko lisäapua?
Saat lisäohjeita ja tukea vierailemalla osoitteessa Ohjekeskus. Lisäksi, jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset apua, älä epäröi ottaa yhteyttä asiakasmenestystiimiimme avaamalla tukilipun Timely tilin kojelautaan.
Lisäksi, jos tarvitset lisäapua toteutuksessa ja käytössä Timely paikanhallintajärjestelmä, autamme mielellämme. Tutustu kaikkiin ammatilliset palvelut tarjoamme ja voit vapaasti Ota yhteyttä meihin tänään!