Kanssa Timely paikanhallintaohjelmistovoit vaivattomasti kerätä tila- ja resurssivarauskyselyitä yhteisöltäsi, mikä parantaa sisäisiä prosesseja, säästää aikaa ja toimintakustannuksia ja maksimoi samalla tilankäytön ja kannattavuuden. Tässä oppaassa käymme läpi vaiheet, joita lähettäjien on noudatettava lähettääkseen sinulle paikka- ja tilavarauspyyntöjä.
1. Tila- ja resurssivarauspyyntöjen vastaanottaminen
Turvallisuussyistä tapahtuman lähettäjien on luotava tili Timely voidakseen lähettää sinulle tila- ja resurssivarauspyyntöjä. Tämä tilin luomis- ja kirjautumisprosessi ei ainoastaan suojaa tilojasi, resurssejasi, tapahtumiasi ja kalenteriasi roskapostittajilta, vaan varmistaa myös seuraavien henkilöiden turvallisuuden: Timelyohjelmiston mahdollisia hakkereita vastaan.
Uudet lähettäjät saavat meiltä sähköpostin, jossa heitä pyydetään vahvistamaan sähköpostiosoitteensa tilinsä aktivoimiseksi. Jos lähettäjällä on jo Timely tili, he voivat yksinkertaisesti kirjautua sovellukseen tunnuksillaan.
Lisäksi, kun uusi lähettäjä rekisteröityy, järjestelmämme lähettää automaattisesti sähköpostia kaikille järjestelmäsi käyttäjille, joilla on hyväksymisrooli, ja ilmoittaa heille uudesta lähettäjästä. Tämä sähköposti sisältää linkin, jonka avulla voit hyväksyä tai hylätä uuden lähettäjän, ellet ole valinnut kaikkien lähettäjien automaattista hyväksymistä. Katso tarkemmat ohjeet julkaisusta "Tilavarauspyyntöjen hyväksyminen ja hallinta"
2. Tila- ja resurssivarauspyyntöjen lähettäminen tapahtuman lähetyslomakkeen kautta
2.1 Space Public View Login
Kun kävijät siirtyvät tilavarauksia varten erilliselle verkkosivullesi, jonka tarjoaa Timely, he näkevät kaikki saatavilla olevat tilat joko galleriassa tai aikataulunäkymässä. Gallerianäkymässä jokaisen tilan yhteydessä on kuva sekä hinta – joko tapahtumakohtaisesti tai aikavälikohtaisesti, jos sellainen on.
Kun lähettäjät ovat valinneet haluamansa tilan suodattimien avulla, he voivat lukea lisää kustakin varattavasta tilasta napsauttamalla kyseisen tilan kuvaa. Siellä he näkevät tilan osoitteen, kuvauksen ja muut tiedot, jotka olet lisännyt tilan tietoihin.
Jos Näytä tilan aikataulu tilan tiedoissa ominaisuus on käytössä Tapahtumapaikat > AsetuksetLähettäjät näkevät tilan aikataulun näytöllä. Sieltä he voivat valita varauksensa päivämäärän ja kellonajan vahvistaakseen tilan saatavuuden.
- Valitse a data, he voivat käyttää näytön yläreunassa olevia nuolia.
- Valitse a aika, he voivat yksinkertaisesti vetää ja pudottaa hiiren halutun aikavälin päälle.
Sitten heidän tarvitsee vain painaa kirja painiketta uudelleen.
Varatakseen paikan pyytäjien on ensin napsautettava Kirjaudu sisään -painiketta. Näyttöön tulee ponnahdusikkuna, jossa sinua pyydetään joko kirjautumaan sisään tunnuksillasi tai luomaan uusi tili.
2.2 Tila- ja resurssivarauspyyntöjen lähetyslomake
Kirjautumisen jälkeen tapahtuman lähetyslomake ilmestyy näytölle. Lähettäjät voivat sitten lisätä tiedot tapahtumasta, jonka he aikovat järjestää kyseisessä tilassa, ja vastata mukautettuun kyselylomakkeeseesi. Jos tarvitset varausmaksun tai vuokrauksen verkkomaksun, lähettäjät näkevät myös kassapainikkeen lomakkeen alareunassa.
TIPResurssit-moduulin avulla voit tarjota laitteita ja palveluita tilavaraustesi ohella. Tämä varmistaa, että kaikki tarvittavat materiaalit sisältyvät tapahtumavarauksiin ja luo lisätulomahdollisuuksia. Opi luomaan tapahtumaresursseja tilavarauksia varten.
Kun lähettäjä on täyttänyt kaikki vaaditut tilavaraustiedot, hän voi napsauttaa Lähetä tapahtuma -painiketta. Jos kaikki tarvittavat tiedot on annettu ja mahdolliset maksut on suoritettu, Timely Järjestelmä käsittelee lähetyksen ja näyttää näytöllä vahvistus-kiitosviestin. Samanaikaisesti järjestelmä lähettää lähettäjälle sähköpostin, jossa vahvistetaan, että hänen tilavarauspyyntönsä on lähetetty onnistuneesti.
Tarkemmat ohjeet varauspyyntöjen hallintaan löytyvät julkaisusta, joka koskee Tilavarauspyyntöjen hyväksyminen, hylkääminen tai muokkaaminen.
2.3 Automaattiset sähköposti-ilmoitukset tila- ja resurssivarauspyynnöistä
Jos kaikki tarvittavat tiedot on annettu, Timely Järjestelmä vastaanottaa lähetyksen ja näyttää kiitosviestin näytöllä. Samanaikaisesti järjestelmä lähettää lähettäjälle sähköpostia, jossa vahvistetaan, että hänen tilavarauspyyntönsä on lähetetty onnistuneesti.
Lisäksi alusta lähettää automaattisen sähköpostin kaikkiin tilijärjestelmiin käyttäjät, joilla on hyväksyntärooli, ilmoittaen heille uudesta tilavarauspyynnöstä. Ilmoitussähköpostissa on linkki, jolla voit joko hyväksyä tai hylätä uuden tilavarauspyynnön, ellet ole valinnut kaikkien lähetettyjen tilavarauspyyntöjen automaattista hyväksymistä. Katso tarkemmat ohjeet julkaisusta "Tilavarauspyyntöjen hyväksyminen, hylkääminen tai muokkaaminen"
Tilavarausten vastaanottaminen yhteisöltäsi ei ole koskaan ollut näin helppoa Timely!
3. Yleisön käyttö Omat tapahtumat alue
Jos Yhteystiedot-moduuli on käytössä varten Timely tilillä pyynnön esittäjät näkevät Omat tapahtumat julkisen näkymän otsikkoalueella, kun he ovat kirjautuneet sisään. Omat tapahtumat -osiossa he voivat tarkastella varauspyyntöjään milloin tahansa. Jos ylläpitäjät antavat tietyt käyttöoikeudet, pyytäjät voivat myös muokata varauksiaan tai pyytää niiden muokkaamista ja/tai peruuttaa ne.
Miten sinne pääsee:
- Kirjaudu sisään julkisen tilan näkymään tunnuksillasi ja napsauta sitten Omat tapahtumat -kohtaa ylätunnisteessa.
Mitä pyynnön tekijät voivat tehdä Omat tapahtumat -alueella:
- Katso yleiskatsaus heidän tilavarauspyynnöistään – katso jokainen pyyntö ja sen nykyinen tila (esim. Odottaa, Hyväksytty/Julkaistu, Hylätty, Peruutettu) sekä päivämäärä/aika, tapahtumapaikka, tila ja resurssi(t).
- Muokkaa tai pyydä muutoksia olemassa oleviin varauksiin (jos sallittu) — avaa varaus, napsauta Muokkaa tapahtumaa, päivitä tiedot (esim. aika, muistiinpanot, valittu tila ja/tai resurssit) ja napsauta sitten Lähetä. Muutokset saattavat vaatia järjestäjän hyväksynnän.
- Peruuta varauksia (jos sallittu) — avaa jokainen varaus ja napsauta Peruuta tapahtuma peruuttaaksesi pyyntönsä.
Huomautus: Omat tapahtumat -osiossa käytettävissä olevat toiminnot riippuvat järjestelmänvalvojien määrittämistä järjestäjän käyttöoikeuksista, ja Yhteystiedot-moduulin on oltava käytössä kalenterissa.
Lisätietoja pyytäjän oikeuksien käyttöönotosta Omat tapahtumat -osiossa on kohdassa Tilavarausten määrittäminen tapahtuman lähetyslomakkeella yleisiä asetuksia varten tai Tilavarauspyyntöjen hyväksyminen ja hallinta yksittäisiä asetuksia varten.
Tarvitsetko lisäapua?
Saat lisäohjeita ja tukea vierailemalla osoitteessa Ohjekeskus. Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset apua, älä epäröi ottaa yhteyttä asiakasmenestystiimiimme avaamalla tukilipun Timely tilin kojelautaan.
Lisäksi, jos tarvitset lisäapua toteutuksessa ja käytössä Timely paikanhallintajärjestelmä, autamme mielellämme. Tutustu kaikkiin ammatilliset palvelut voimme tarjota sinulle ja Ota yhteyttä meihin tänään!