Tervetuloa tutustumaan oppaaseemme tilavarauksen integroimisesta tapahtuman ilmoittautumislomakkeeseen Timely. Yhteisösi ja paikallisten kumppanien tapahtumalähetysten hallinta ei ole koskaan ollut helpompaa. Tässä opetusohjelmassa opastamme sinut tilanvarauksia sisältävän tapahtuman ilmoittautumislomakkeen luomisen ja mukauttamisen läpi, jolloin tapahtumapaikasta ja tapahtumanhallintajärjestelmästäsi tulee entistä monipuolisempi ja kiinnostavampi.
1. Edut tilavarauksen lisäämisestä tapahtumalähetyksiin
Integroimalla tilavaraukset tapahtuman ilmoittautumislomakkeeseen, voit virtaviivaistaa eri organisaatioiden tapahtumien tilavarausten hyväksymisprosessia. Tämä ominaisuus auttaa sinua saada lisää tapahtumatiedusteluja tapahtumapaikallesi ja voit:
- Paranna käyttökokemusta: Tarjoa yhteisön jäsenille ja kumppaneille käyttäjäystävällinen alusta, jolla he voivat lähettää kätevästi online-tilan varaus- ja vuokrauspyyntöjä.
- Mukautettava vastaanottolomake: Luo mukautettu kyselylomake kerätäksesi tarkkoja tietoja tapahtumasta, jonka asiakkaasi aikoo järjestää tapahtumapaikassasi. Näin varmistat, että sinulla on kaikki tarvittavat tiedot vastataksesi heidän tarpeisiinsa tehokkaasti.
- Keskitetty viestintä: Virtaviivaista viestintää saamalla kaikki varauspyynnöt ja tiedustelut yhden kanavan kautta. Tämä varmistaa, että pyyntöjä ei jää väliin, ja helpottaa tehokasta seurantaa asiakkaiden kanssa heidän varauksissaan.
- Automaattiset muistutukset ja ilmoitukset: Pysy ajan tasalla välittömillä ilmoituksilla aina, kun huonevarauspyyntö lähetetään. Varmista lisäksi lähettäjillesi oikea-aikaisesta ja ammattitaitoisesta palvelusta automaattisten vahvistussähköpostien avulla.
2. Tapahtuman ilmoittautumislomakkeen luominen tilanvarauksia varten:
Voit luoda tapahtuman lähetyslomakkeen tilavarauksille seuraavasti:
- Kirjaudu sisään Timely tili.
- Napsauta vasemmalla olevassa päävalikossa Yhteisötapahtumat, ja valitse Asetukset.
- Tarkista sitten Ota tapahtuman lähetyslomake käyttöön vaihtoehto.
3. Tapahtuman lähetyslomakkeen asetukset
3.1 Hyväksy automaattisesti uudet lähettäjät
Jos valitset tämän vaihtoehdon, kaikki lähettäjät hyväksytään automaattisesti oletuksena. Tämä on yleinen sääntö, vaikka olisit aiemmin määrittänyt yksittäisiä hyväksymissääntöjä.
3.2 Hyväksy automaattisesti uudet tilavaraukset
Kun tämä vaihtoehto on valittuna, kaikki kaikkien lähettäjien lähettämät varauspyynnöt hyväksytään automaattisesti oletusarvoisesti. Jos otit tämän vaihtoehdon käyttöön, aiemmat yksittäisen lähettäjän hyväksymisasetukset jätetään huomioimatta.
3.3 Piilota tapahtumanäkymien lisäyspainike
Oletuksena, kun otat käyttöön Tapahtuman ilmoittautumislomake, The + LISÄÄ TAPAHTUMA -painike näkyy automaattisesti online-tapahtumakalenterisi työkalupalkissa.
Voit kuitenkin piilottaa sen yksinkertaisesti napsauttamalla piilota tapahtuman lisäyspainike -valintaruutu Tapahtuman ilmoittautumislomake asetukset.
Huomaa, että voit lisätä omasi + LISÄÄ TAPAHTUMA -painiketta toimintakehotuksena muualla verkkosivustollasi. Voit jopa nimetä painikkeen uudelleen, jos haluat. Mene vain osoitteeseen Asetukset ja paina sitten Upota koodi ja valitse upotusvaihtoehdot tarpeidesi mukaan.
3.4 Ota käyttöön ulkoiset liput
Jos valitset tämän vaihtoehdon, lomakkeeseen tulee uusi kenttä, jonka avulla tapahtuman lähettäjät voivat lisätä ulkoisen linkin verkkosivustolle, jolla he myyvät lippuja, sekä tapahtumalipun hinnan.
Kun tapahtuma julkaistaan, linkki ilmestyy julkisen kalenterisi tapahtumajulkaisun "Lippu" -toimintakehotuksiin.
3.5 Suositeltu kuva vaaditaan
Tämän asetuksen avulla voit asettaa esitellyn kuvan pakolliseksi kohteeksi lähetyslomakkeessasi. Toisin sanoen, jos tämä vaihtoehto on käytössä, tapahtuman lähettäjät eivät voi lähettää tapahtumia, elleivät he lataa tapahtumaansa kuvaa.
Se on erityisen tärkeä tapahtumakalenterin omistajille, jotka ovat huolellisia siitä, miltä heidän kalenterinsa näyttää yleisönsä silmissä, ja haluavat varmistaa, että kaikissa tapahtumapostauksissa on esittelykuva. Lisäksi tämä ominaisuus voi säästää aikaa ja parantaa tuottavuutta pakottamalla tapahtuman lähettäjät suorittamaan tämän vaiheen tapahtuman luontiprosessissa.
3.6 Välilyöntejä
Käytä Asetukset Yhteisötapahtumat-valikon alivalikosta ottaaksesi käyttöön tapahtumien lähetyslomakkeet ja määrittääksesi haluamasi asetukset. "Spaces"-osiossa voit hienosäätää tilanvarausasetuksia:
- Piilota tapahtuman lisäyspainike avaruusnäkymiä varten: Oletuksena, kun otat käyttöön Tilavarauslomake, The + Lisää tapahtuma -painike näkyy automaattisesti Space Views -työkalurivillä. Voit kuitenkin piilottaa sen yksinkertaisesti napsauttamalla piilota tapahtuman lisäyspainike avaruusnäkymiä varten -valintaruutu Tapahtuman ilmoittautumislomake asetukset.
- Ota tilanvaraus käyttöön tapahtuman lähetyslomakkeessa: Aktivoi tämä vaihtoehto, jotta lähettäjät voivat varata tiloja.
- Tee tilaisuuksista vaadittavat tilat: Tämän suodattimen käyttöönotto tekee paikkasuodattimesta pakollisen, mikä varmistaa, että lähettäjät määrittävät tapahtumilleen tilan tapahtuman lähetysprosessin loppuunsaattamiseksi.
Sisällyttämällä tilavaraukset tapahtuman ilmoittautumislomakkeellesi Timely, voit virtaviivaistaa paikan varaus- ja vuokrausprosessia, tarjota paremman käyttökokemuksen ja pitää vierailijat sitoutuneina verkkosivustoosi. Nyt olet valmis valtuuttamaan yhteisösi ja kumppanisi pyytämään tilanvarauksia ja vuokrauksia saumattomasti.
4. Suodatinvalinnat
4.1 Vakiosuodattimet
Halutessasi voit vaatia tapahtuman lähettäjiä lisäämään tapahtumiinsa suodattimia, jotta kalenterisi on aina järjestetty haluamallasi tavalla. Voit antaa heidän etsiä käytettävissä olevia suodattimia tai lisätä uusia, jos se on mahdollista.
- Suodattimet vaihtoehto listaa kaikki oletussuodattimet, kuten Kategoriat, Tunnisteet, tapahtumapaikat ja Järjestäjät.
Oletussuodattimilla on kaksi vaihtoehtoa:
- Edellytetään: jos vaadittu on valittuna, lähettäjän on valittava yksi vaihtoehto; ja
- Näytä uusi painike: Jos tämä vaihtoehto on valittuna, avattavan valikon viereen ilmestyy painike, jonka avulla lähettäjä voi lisätä uuden kohteen suodattimeen.
4.2 Mukautetut suodattimet
Jos olet Muokatut suodattimet suunnitelmassasi, voit lisätä ne tapahtuman ilmoittautumislomakkeellesi. Esimerkiksi jos olet aiemmin luonut mukautetun suodattimen yleisö or osasto, voit lisätä ne tapahtuman ilmoittautumislomakkeeseen. Tämän jälkeen voit määrittää, ovatko ne pakollisia vai valinnaisia, sekä antaa lähettäjien luoda uusia kohteita suodattimiin.
4.3 Suodattimien käyttöesimerkki
Katso alla oleva esimerkki:
Tässä lomakkeessa kenttä Luokka määritettiin pakolliseksi kentällä (tarkistettu tarpeen mukaan). Tässä tapauksessa lähettäjä ei valinnut vaihtoehtoa pudotusvalikosta, joten kenttä on merkitty punaisella.
molemmat Luokka ja tag ei ole UUSI -painiketta, joten lähettäjät eivät voi lisätä omia luokkiaan ja tunnisteitaan tapahtumalähetykseensä. Sama pätee yleisö ja osasto mukautettuja suodattimia. Sitä vastoin tapahtumapaikka ja Järjestäjä on UUSI -painiketta, joten lähettäjät voivat lisätä omia paikkoja ja järjestäjiä.
5. Kentän asetukset
5.1 Vakiokentät
Kun otat käyttöön tilavarauspyyntöjesi tapahtumien lähettämisen, järjestelmämme luo sinulle vakiomuotoisen tapahtuman lähetyslomakkeen.
Vakiolomake sisältää kaikki tarvittavat kentät ohjelmistossamme luotavaa tapahtumaa varten. Esimerkiksi tapahtuman otsikko, päivämäärä ja aika, mukaan lukien toistuvuus ja aikavyöhyke, tapahtuman kuvaus ja esitelty kuva.
Lomake vakiokenttineen näyttää täsmälleen samalta kuin alla oleva kuva:
5.2 mukautettua kenttää
Timely Mukautetut kentät -ominaisuuden avulla käyttäjät voivat lisätä kenttiä tapahtuman lähetyslomakkeeseen. Nämä kentät voidaan muokata tekstikentiksi, kyllä- tai ei-vastauksiksi, valintaruuduiksi tai pudotusvalikon vastauksiksi. Tämä tarjoaa joustavuutta tiettyjen tietojen keräämiseen tilanvarauspyynnön esittäjiltä. Käyttäjät voivat määrittää, onko jokainen kenttä pakollinen vai valinnainen, ja valita, näytetäänkö tai piilotetaanko ne tapahtumakalenterissaan tapahtumaviestissä.
- Timely Help Center artikkeli Kuinka luoda mukautettu kyselylomake tilavarauksia varten selittää tämän ominaisuuden yksityiskohtaisesti. Räätälöidyt kentät antavat paikan- ja toimitilapäälliköille mahdollisuuden kerätä räätälöityjä tietoja tilanvaraajilta, mikä parantaa ymmärrystä tapahtumista, joita järjestetään heidän tiloissaan ja julkaistaan heidän tapahtumakalentereissaan.
5.3 Mukautetut kentät Esimerkki
Seuraavassa esimerkissä loimme yhden tekstikentän ja yhden valintaruutukentän.
Tekstikentässä kysytään arvioitu osallistujamäärä ja se on pakollinen tieto lomakkeessa. Valintaruutu pyytää vahvistusta siitä, että lähettäjä on lukenut ja hyväksyy tietyn käytännön, ja se on myös pakollinen kohta lomakkeessa. Mikään kentistä ei myöskään saa näkyä tapahtumasivulla, kun se julkaistaan.
Luodut kentät näkyvät verkkotapahtuman lähetyslomakkeen erityisosiossa seuraavasti:
6. Vastuuvapauslauseke
- Vastuun kieltäminen Jos vaihtoehto on käytössä, voit lisätä mukautetun vastuuvapauslausekkeen tapahtuman lähetyslomakkeeseen. Voit käyttää tätä ominaisuutta monin tavoin. Voit esimerkiksi viitata käyttöehtoihisi, tietosuojakäytäntöösi tai tapahtumien nykyisiin turvatoimiin ja protokolliin.
Lisäksi voit tehdä tämän pakollisen kohdan lomakkeessasi. Tässä tapauksessa lähettäjän on hyväksyttävä vastuuvapauslauseke ennen tapahtuman lähettämistä. Muuten järjestelmä ei hyväksy tapahtumalähetystä.
Kun tämä on käytössä, vastuuvapauslauseke tulee näkyviin tapahtuman lähetyslomakkeen lopussa alla olevan kuvan mukaisesti:
Tarvitsetko lisäapua?
Saat lisäohjeita ja tukea vierailemalla osoitteessa Ohjekeskus. Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset apua, älä epäröi ottaa yhteyttä asiakasmenestystiimiimme avaamalla tukilipun Timely tilin kojelautaan.
Jos tarvitset lisäapua toteutuksessa ja käytössä Timely paikanhallintajärjestelmä, autamme mielellämme. Tutustu kaikkiin ammatilliset palvelut voimme tarjota sinulle ja Ota yhteyttä meihin tänään!