Grâce à Timely, vous pouvez facilement configurer l'enregistrement des créneaux horaires / RSVP pour vos événements gratuits. Si vous organisez un événement gratuit qui nécessite l'enregistrement d'un créneau horaire, vous pouvez utiliser le paramètre "Enregistrement du créneau horaire / RSVP" pour votre liste d'événements. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si votre événement se déroule sur des créneaux horaires spécifiques et a une disponibilité limitée, et les participants doivent se préinscrire pour assister à l'événement. Apprenez toutes les étapes ci-dessous.
1. Enregistrement du créneau horaire / Paramètres de base RSVP
La collecte des préinscriptions et des RSVP pour votre événement gratuit avec des créneaux horaires est très facile avec Timely. Si vous n'avez pas cette fonctionnalité dans votre plan, Nous contacter pour mettre à niveau votre compte.
Après vous être connecté à votre compte, rendez-vous sur Événements menu. Vous pouvez créer un nouvel événement ou sélectionner l'événement auquel vous souhaitez ajouter la fonction de préinscription avec plages horaires.
Créez votre type de RSVP
D'abord, allez au Coût et billets section de votre événement, où vous trouverez toutes les options de RSVP et de billetterie. Ensuite, sélectionnez Inscription au créneau horaire / RSVP dans le menu déroulant, juste en dessous de "Événements gratuits“. Un panneau s'affichera. Vous pouvez cliquer sur le plus bouton pour ajouter votre premier bloc de tickets.
Donnez un nom à votre bloc de tickets et ajoutez une courte description pour que votre public sache de quoi il s'agit. Veuillez noter que ces informations seront visibles par votre public sur la page de l'événement.
Par exemple, si vous avez un studio de yoga et que vous proposez des cours de yoga gratuits aux nouveaux étudiants à des dates et heures précises, vous pouvez définir les cours gratuits comme plages horaires dans votre horaire de cours.
Ajouter des informations supplémentaires
Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires à chacun de vos blocs de tickets. Notez que ces informations ne seront pas visibles par votre public sur la page de l'événement. Cependant, il apparaîtra sur les e-mails de confirmation automatisés et le ticket PDF qu'ils recevront après leur inscription à votre événement. Pour plus d'informations, consultez comment ajouter des informations supplémentaires aux tickets, RSVP, e-mails et modèles PDF.
Si vous hébergez un virtuel ou hybride événement, vous pouvez ajouter un lien de réunion en ligne comme information supplémentaire. En conséquence, le lien apparaîtra dans vos e-mails de confirmation et vos tickets PDF. Si vous voulez en savoir plus, lisez comment ajouter un lien de réunion en ligne aux tickets et aux e-mails.
Créez vos créneaux horaires
Ajoutez autant de créneaux horaires que nécessaire. Dans l'exemple ci-dessous, il y a des créneaux pour un cours entre 7h et 9h. Si vous souhaitez créer plus d'emplacements, cliquez simplement sur le + Ajouter un emplacement .
Limiter la disponibilité des billets
Lors de la gestion de votre événement, vous ne voulez pas qu'il soit surpeuplé ou stressant pour vos participants. C'est pourquoi vous devez toujours définir le nombre maximum de billets disponibles pour votre événement. Cela vous aide à contrôler le lieu idéal et la quantité de services que vous souhaitez offrir lors de votre événement.
Si vous définissez un nombre de billets, notre système se met à jour automatiquement chaque fois qu'un créneau horaire est réservé jusqu'à ce que le créneau horaire ou l'événement respectif soit « complet ». Ne vous inquiétez pas, vous pouvez modifier le nombre de billets disponibles à tout moment en modifiant votre événement, dans le Coûts et billets section. Cependant, si vous cochez la case Illimité box, vos billets continueront à se vendre indéfiniment.
Étant donné que système d'inscription aux événements met à jour chaque fois qu'un créneau horaire est réservé, il empêche également les gens de réserver le même créneau horaire. Par conséquent, vous n'avez pas à vous soucier des situations inattendues lors de vos événements, telles que la surréservation ou la double réservation.
Lors du paiement, vos inscrits pourront voir combien de places sont encore disponibles. Ce numéro est automatiquement mis à jour au fur et à mesure que des places sont réservées.
Limiter le nombre de billets par inscription
Lors de la configuration de vos créneaux horaires et du nombre de billets disponibles pour chaque créneau horaire, vous pouvez également définir le nombre maximum de places qu'une personne peut réserver avec une seule inscription.
Veuillez noter que, par défaut, Timely logiciel RSVP d'événement limite le nombre de billets par inscription à dix (10) billets. Pour modifier ce paramètre, tapez simplement le nombre correct dans la case appropriée.
Créer une liste d'attente pour votre événement
Si vous prévoyez une forte demande pour votre événement et que la disponibilité des billets est limitée, une liste d'attente peut être une fonctionnalité précieuse. Une liste d'attente permet aux participants intéressés de s'inscrire pour une place une fois les billets vendus, et elle vous aide à gérer efficacement les annulations potentielles de dernière minute ou les non-présentations.
Pour créer une liste d'attente pour votre événement, suivez notre guide étape par étape Comment créer une liste d'attente pour votre événement. Cet article vous guidera tout au long du processus de configuration des paramètres de la liste d'attente et de son intégration transparente dans votre processus d'inscription à un événement.
Une fois que vous avez une liste d'attente en place, il est crucial de savoir comment la gérer efficacement. Notre guide Comment gérer les listes d'attente et les abonnés fournit des informations et des stratégies précieuses pour gérer les abonnés à la liste d'attente. De la priorisation des inscriptions à la confirmation manuelle des présences, ce guide propose des conseils pratiques pour assurer une gestion fluide et efficace des listes d'attente.
En mettant en place une liste d'attente pour votre événement et en maîtrisant sa gestion, vous pouvez améliorer la satisfaction des participants, optimiser la capacité de l'événement et créer une expérience transparente pour les organisateurs et les participants.
Date de début et de fin d'enregistrement du créneau horaire
Par défaut, une fois qu'un événement est publié, l'inscription en ligne sera automatiquement ouverte. Vous avez cependant la possibilité d’ajuster les dates et heures de début et de fin d’inscription.
À l'aide des menus déroulants, vous pouvez définir une date de début personnalisée, comprenant des semaines, des jours, des heures et même des minutes avant l'événement. De plus, vous pouvez personnaliser la date et l'heure de fin, permettant ainsi la clôture des inscriptions au début de l'événement, à la fin de l'événement ou à une heure précise que vous avez choisie.
Avec cette fonctionnalité, vous avez plus de contrôle sur vos RSVP de créneaux horaires et leur disponibilité au public.
Disponibilité des blocs
Les choses ne se passent pas toujours comme prévu. Pour faciliter les ajustements de dernière minute aux événements de créneaux horaires, les planificateurs peuvent compter sur Timely logiciel. Il leur permet d'apporter des modifications à la disponibilité des créneaux horaires, même après que les billets ont déjà été mis à la disposition du public.
Pour plus d'informations, consultez notre guide d'utilisation Comment bloquer les RSVP et la disponibilité des billets pour vos événements.
Statut d'enregistrement des créneaux horaires
De plus, vous pouvez définir le statut de chacun de vos types d'enregistrement de créneaux horaires pour informer votre public. Les options sont :
- Ouvert
- Annulé
- Terminée
Suppression des blocs de tickets RSVP de plage horaire
Vous pouvez utiliser le bouton de suppression au bas de la section pour supprimer un bloc de tickets spécifique. Cette étape doit être effectuée individuellement par bloc de tickets. En d'autres termes, vous devez les supprimer un par un.
2. Questions personnalisées d'enregistrement de créneau horaire
Parfois, les organisateurs d'événements doivent poser des questions ou confirmer l'éligibilité avant d'accepter l'inscription d'un participant. Par exemple, si vous collectez des RSVP pour une conférence parents-enseignants, vous pouvez demander aux participants de saisir le nom de leur enfant ou leur note.
Grâce à Timely, vous pouvez demander toute information aux participants au moment de l'inscription en ligne du créneau horaire. En ajoutant des champs personnalisés à votre ticket d'inscription / RSVP, vous pouvez créer un questionnaire de réservation d'événement personnalisé. Les questions peuvent être répondues avec une simple case à cocher, des réponses Oui / Non ou un champ de texte. De plus, vous pouvez ajouter des liens à n'importe quel champ personnalisé et les rendre obligatoires ou facultatifs.
Apprendre encore plus comment créer un formulaire de réservation d'événement avec des champs personnalisés et utilisez cette fonctionnalité pour vos enregistrements de plages horaires.
3. Notifications par e-mail d'inscription aux événements
Un excellent moyen de tenir vos participants informés de l'événement à venir consiste à ajouter des notifications à votre événement. Vous pouvez ajouter autant de notifications que vous le souhaitez. En confirmant ce paramètre, le système enverra des e-mails automatisés aux participants de votre événement pour leur rappeler l'événement.
Si vous souhaitez personnaliser les e-mails de notification, vous pouvez modifier le modèle respectif. Pour plus d'informations, lisez ce guide d'utilisation utile : Comment personnaliser les modèles d'e-mail de RSVP et de ticket d'événement.
4. Acceptez les conditions et enregistrez vos modifications
Lorsque vous avez terminé de créer l'inscription / RSVP pour votre événement, assurez-vous de vérifier le J'accepte tous les Termesla case à cocher pour continuer.
La dernière étape consiste à faire défiler la page et à appuyer sur le Publier bouton. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Enregistrer comme brouillon au cas où vous voudriez revoir votre événement et le publier plus tard.
5. Paiement de l'inscription au créneau horaire dans votre page d'événement
Lorsque vous avez terminé de configurer l'inscription au créneau horaire / RSVP pour votre événement gratuit, vous pouvez vérifier à quoi il ressemble dans votre calendrier public. La case d'inscription / paiement RSVP avec vos types de billets s'affichera exactement comme vous les avez configurés.
Grâce à Timely, vous pouvez non seulement collecter des inscriptions basées sur des créneaux horaires pour des événements gratuits, mais également inscriptions en ligne à des événements uniques pour des événements gratuits, et vendre billets d'événement et billets créneau horaire pour les événements payants.
Pour plus de conseils d'utilisation, veuillez consulter notre Centre d'aide. Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide supplémentaire, n'hésitez pas à Nous contacter. Alternativement, vous pouvez ouvrir un ticket d'assistance à partir de votre Timely tableau de bord du compte.