La gestion des demandes de réservation d'espace est essentielle pour que votre planning d'espace reste organisé et efficace. Avec Timelyest intuitif système de gestion des sites, vous pouvez facilement configurer un formulaire de soumission d'événements afin de recevoir les soumissions d'événements de votre communauté, puis accepter, rejeter ou modifier ces demandes. Dans ce guide, nous vous guiderons tout au long du processus de traitement des soumissions de réservation d'espace provenant de votre Timely tableau de bord de compte.
1. Affichage des demandes de réservation de nouveaux espaces
Chaque fois qu'un demandeur demande à réserver l'un de vos espaces, vous recevrez une notification automatique par e-mail. Le but de cette notification est de vous informer de la nouvelle soumission et vous invite à prendre des mesures.
Pour voir toutes vos demandes de réservation d'espace, vous devez d'abord login dans votre Timely Compte. Là, vous avez deux options pour consulter vos demandes de réservation d'espace :
1.1 Menu des événements communautaires
Allez au menu Événements communautaires, et choisissez le sous-menu Événements soumis. Vous y verrez une liste de toutes les soumissions reçues, quel que soit leur statut.
1.2 Menu des événements
Alternativement, vous pouvez utiliser le Événements menu, Soumis sous-menu, pour voir uniquement les soumissions en attente et comme format d'événement. Là, vous pouvez choisir entre la vue en direct ou la vue en liste.
2. Gestion des demandes de réservation d'espace :
Pour gérer efficacement les demandes de réservation d’espace au sein Timely, vous devrez soit les approuver, les accepter comme brouillons, les modifier ou les rejeter.
2.1 Accepter les demandes telles quelles :
Pour approuver une demande telle quelle, vous pouvez le faire via le Événements communautaires > Événements soumis menu ou le Événements > Soumis menu.
Accédez simplement à votre menu préféré, recherchez l'événement soumis, puis cliquez sur le bouton «Accepter"Bouton.
Cette action confirmera la réservation et l'ajoutera à votre planning d'espace. Il publiera également l'événement correspondant dans votre calendrier d'événements intégré.
2.2 Accepter les demandes en tant que brouillon
S'il manque encore des informations ou si vous souhaitez examiner la soumission plus en détail avant de l'accepter, utilisez le bouton «Accepter comme brouillon" option. Vous pouvez accepter les demandes sous forme de brouillons provenant à la fois du Événements communautaires > Événements soumis menu et le Événements > Soumis menu.
Cependant, si vous acceptez les soumissions d'événements du Événements > Soumis menu, vous devrez cliquer sur l'événement soumis puis cliquer sur le bouton « Accepter comme brouillon » sur le Modifier l'événement .
Cela déplace la demande de l'onglet Événements soumis vers l'onglet Événements brouillons, ce qui vous laisse plus de temps pour finaliser les détails.
2.3 Modifier les demandes
Parfois, vous devrez peut-être apporter des modifications à une demande de réservation d'espace avant son approbation. Veuillez noter que vous ne pouvez le faire qu'en utilisant le Événements > Soumis menu. La Événements communautaires > Événements soumis Le menu ne vous permet pas de modifier les demandes.
Alors que Événements > Soumis menu, cliquez sur la soumission d'événement sélectionnée. L'aperçu de l'événement et le Modifier l'événement La section s’ouvrira à l’écran. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser le bouton Réduire/Agrandir pour masquer l'aperçu et agrandir votre zone de travail.
Vous pourrez alors modifier les détails de la soumission selon vos besoins. Par exemple, vous pouvez mettre à jour le titre de l'événement, la date, l'heure, le lieu, l'espace, la description, les filtres, etc. Une fois que vous êtes satisfait des modifications, cliquez sur «Accepter« . La réservation sera ajoutée à votre planning d'espace et l'événement sera publié sur votre calendrier d'événements, avec vos modifications.
Pour apporter des modifications une fois la soumission approuvée, rendez-vous simplement sur Événements > Publié menu. Ensuite, recherchez l'événement souhaité et suivez les instructions ci-dessus pour modifier l'événement. N'oubliez pas de cliquer sur Publier enregistrer vos modifications
2.4 Rejeter les demandes :
Si une demande de réservation d'espace ne répond pas à vos critères, vous pouvez facilement la refuser. Vous pouvez le faire soit via le Événements communautaires > Événements soumis menu ou le Événements > Soumis menu.
Cliquez sur le lien "Rejeter» bouton à côté de la soumission. Le statut de l'événement passera à Rejeté, et la soumission sera supprimée de la liste des demandes en attente.
3. Examen des réponses à votre questionnaire d'admission personnalisé
Si vous avez créé un questionnaire d'admission personnalisé pour les demandes de réservation d'espace, les demandeurs devront fournir des informations spécifiques au cours du processus de soumission. Dans cette situation, vous souhaiterez probablement examiner les réponses avant d’approuver vos demandes de réservation d’espace. Vous pouvez le faire soit via le Événements communautaires > Événements soumis menu ou le Événements > Soumis menu.
Si vous examinez les réponses des champs personnalisés du Événements communautaires > Événements soumis menu, accédez à la soumission souhaitée, puis cliquez sur la flèche vers le bas au milieu de l'écran.
Une nouvelle section s'ouvrira en dessous répertoriant toutes vos questions personnalisées et les réponses fournies par l'auteur de la soumission. Vous pouvez ensuite consulter les réponses avant d'approuver ou de rejeter la demande.
Une autre option consiste à examiner les réponses des champs personnalisés du Événements > Soumis menu. Cliquez simplement sur l'événement souhaité. Puis, dans le Modifier l'événement section, trouvez la Les champs personnalisés option. Toutes les données collectées grâce au questionnaire y seront également accessibles.
4. Automatisation des approbations de réservation d'espace
Au lieu de gérer chaque soumission individuellement, une option consisterait à automatiser le processus d'approbation des demandes d'espace pour tous les soumissionnaires. Cela signifie que toutes les demandes du public seront automatiquement approuvées si l'espace demandé est disponible.
Alternativement, pour une gestion plus rationalisée, vous pouvez automatiser le processus d'approbation des demandes de réservation d'espace provenant de soumissionnaires spécifiques uniquement. Cela signifie que les demandes provenant de sources fiables peuvent être automatiquement approuvées à condition que l'espace demandé soit disponible.
Pour mettre en place ces automatismes, référez-vous à nos guides sur «Comment configurer les réservations d'espace dans le formulaire de soumission d'événement" et "Comment approuver et gérer les demandeurs de réservation d'espace", respectivement. En suivant ces étapes, vous pouvez gérer efficacement les demandes de réservation d'espace, garantissant que votre planning d'espace reste bien organisé et accessible à votre communauté. TimelyL'interface conviviale de rend l'ensemble du processus transparent et simple.
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