Grâce à Timely logiciel de gestion de site, vous pouvez facilement configurer un formulaire de soumission de demande de réservation d'espace intégré à votre catalogue ou planning d'espace en ligne. Cela vous permet de recevoir des demandes de réservation d'espace de votre communauté et de gérer et d'automatiser efficacement le processus d'approbation. Dans cet article, vous découvrirez le processus étape par étape d'approbation et de gestion des demandes de réservation d'espace.
1. Approuver les nouveaux demandeurs d'espace
Lorsqu'un nouvel utilisateur émetteur s'inscrit pour demander une réservation d'espace, vous recevrez une notification automatique par e-mail.
Vous pouvez ensuite vous identifier à ta Timely compte et décider d'approuver ou de rejeter le nouveau demandeur de réservation d'espace. De plus, vous avez la possibilité d'approuver automatiquement toutes les demandes de réservation d'espace d'un utilisateur particulier.
2. Gestion des demandeurs de réservation d'espace
Pour gérer les soumissionnaires, accédez à votre Timely Compte, Cliquez sur le Événements communautaires menu, puis sur le Auteurs languette. Vous y trouverez des informations sur tous vos soumissionnaires et pourrez modifier les détails de chacun d’eux, individuellement.
2.1. Liste des soumissionnaires de réservation d'espace
Vous pouvez organiser votre liste de demandeurs de réservation d'espace par leurs noms, adresses e-mail ou statuts. Les statuts disponibles incluent :
- Acceptée
- En Attente
- Rejeté
Cliquez simplement sur le statut souhaité et la liste sera filtrée en conséquence.
2.2. Modification des informations des demandeurs d'espace
Si vous devez mettre à jour les informations sur un émetteur, placez votre curseur sur son nom, puis cliquez sur le bouton Modifier option.
Un panneau apparaîtra sur le côté droit de l’écran. Vous pourrez afficher le prénom, le nom et l'adresse e-mail du demandeur, mais vous ne pourrez pas modifier ces informations ; seul le demandeur peut effectuer ces ajustements.
Cependant, vous pouvez modifier les champs suivants :
a) Rôle / Autorisations :
- Auteur
- Éditeur
- Administrateur
- Administrateur d'espace
- Envoyeur
- Préposé
Soyez prudent lorsque vous modifiez les autorisations, car vous avez le pouvoir de transformer un émetteur en administrateur de votre Timely compte avec toutes les autorisations.
b) Statut
- A approuvé
- Rejeté
Le statut « En attente » n'est applicable que lorsque le demandeur crée un compte et que vous devez décider d'approuver ou de rejeter ce demandeur.
c) Approuver automatiquement toutes les réservations d'espace de cet émetteur
Pour activer cette option, cochez le paramètre « Approuver automatiquement tous les événements de ».
Veuillez noter que cette option n'est disponible que si la case « Approuver automatiquement les nouveaux événements soumis » dans les paramètres des événements de la communauté n'est pas cochée..
2.3 Suppression de demandeurs d'espace
Pour supprimer un demandeur de réservation d'espace spécifique, passez votre curseur sur le nom du demandeur, puis cliquez sur l'icône Supprimer option.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra pour confirmer votre décision. Clique le Supprimer bouton pour confirmer, ou le Annuler pour revenir à la liste des demandeurs de réservation d'espace.
En suivant ces étapes, vous pouvez gérer efficacement les demandeurs de réservation d'espace, garantissant ainsi un processus fluide et organisé pour la réception et le traitement des demandes de réservation d'espace de votre communauté. Timely rend ce processus sans tracas, vous permettant de maintenir une vue des espaces et un calendrier des événements bien structurés.
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