Bienvenue dans notre guide sur l'intégration des réservations d'espace dans votre formulaire de soumission d'événement avec Timely. Gérer les soumissions d'événements de votre communauté et de vos partenaires locaux n'a jamais été aussi simple. Dans ce didacticiel, nous vous guiderons à travers le processus de création et de personnalisation d'un formulaire de soumission d'événement incluant les réservations d'espace, rendant votre système de gestion de lieux et d'événements encore plus polyvalent et attrayant.
1. Avantages de l'ajout de la réservation d'espace aux soumissions d'événements
En intégrant les réservations d'espaces dans votre formulaire de soumission d'événements, vous pouvez rationaliser le processus d'acceptation des réservations de salles pour les événements de diverses organisations. Cette fonctionnalité vous aidera obtenez plus de demandes d'événements pour votre lieu et vous permet de :
- Améliorez l'expérience utilisateur : Fournir une plate-forme conviviale permettant aux membres de la communauté et aux partenaires de soumettre facilement des demandes de réservation et de location d'espaces en ligne.
- Formulaire d'admission personnalisable : Créez un questionnaire personnalisé pour recueillir des détails spécifiques sur l'événement que votre client envisage d'organiser dans votre salle, en vous assurant que vous disposez de toutes les informations nécessaires pour répondre efficacement à ses besoins.
- Communication centralisée : Rationalisez la communication en faisant passer toutes les demandes de réservation et les demandes de renseignements via un canal unique. Cela garantit qu’aucune demande n’est manquée et facilite un suivi efficace auprès des clients concernant leurs réservations.
- Rappels et notifications automatisés : Restez informé grâce à des notifications instantanées dès qu'une demande de réservation de salle est soumise. De plus, offrez à vos soumissionnaires l'assurance d'un service rapide et professionnel grâce à des e-mails de confirmation automatisés.
2. Création d'un formulaire de soumission d'événement pour les réservations d'espace :
Pour créer un formulaire de soumission d'événement pour les réservations d'espace, suivez ces étapes :
- Connectez-vous à votre Timely Compte.
- Dans le menu principal de gauche, cliquez sur Événements communautaires, et sélectionnez Paramètres.
- Ensuite, vérifiez le Activer le formulaire de soumission d'événements option.
3. Options de configuration du formulaire de soumission d'événement
3.1 Approuver automatiquement les nouveaux soumissionnaires
Si vous cochez cette option, tous les soumissionnaires seront automatiquement approuvés par défaut. Ce sera la règle générale, même si vous aviez précédemment défini des règles d'approbation individuelles.
3.2 Approuver automatiquement les nouvelles réservations d'espace
Lorsque cette option est cochée, toutes les demandes de réservation envoyées par tous les soumissionnaires seront automatiquement approuvées par défaut. Si vous avez activé cette option, tout paramètre d'approbation précédent de l'émetteur individuel sera ignoré.
3.3 Masquer le bouton d'ajout d'événement pour les vues d'événements
Par défaut, lorsque vous activez le Formulaire de soumission d'événement, + AJOUTER UN ÉVÉNEMENT s'affiche automatiquement sur la barre d'outils de votre calendrier d'événements en ligne.
Néanmoins, vous pouvez le masquer en cliquant simplement sur le masquer le bouton d'ajout d'événement case à cocher sur Formulaire de soumission d'événement paramètres.
Veuillez noter que vous pouvez ajouter votre + AJOUTER UN ÉVÉNEMENT bouton comme CTA ailleurs sur votre site Web. Vous pouvez même réétiqueter le bouton, si vous le souhaitez. Allez simplement à Paramètres puis appuyez sur Embed Code et sélectionnez les options d'intégration en fonction de vos besoins.
3.4 Activer les tickets externes
Si vous cochez cette option, un nouveau champ apparaîtra sur le formulaire permettant à vos auteurs d'événements d'ajouter un lien externe vers le site Web sur lequel ils vendent des billets, ainsi que le prix du billet de l'événement.
Lorsque l'événement est publié, le lien apparaîtra sur le CTA "Ticket" sur la publication de l'événement respectif sur votre calendrier public.
3.5 Image sélectionnée requise
Ce paramètre vous permet de définir l'image sélectionnée comme élément obligatoire sur votre formulaire de soumission. En d'autres termes, si cette option est activée, vos auteurs d'événements ne pourront pas soumettre d'événements à moins qu'ils ne téléchargent une image pour leur événement.
Cela est particulièrement pertinent pour les propriétaires de calendriers d'événements qui font attention à l'apparence de leur calendrier aux yeux de leur public et qui souhaitent s'assurer que toutes les publications d'événements comportent une image en vedette. De plus, cette fonctionnalité peut gagner du temps et améliorer la productivité en obligeant les soumissionnaires d'événements à effectuer cette étape du processus de création d'événement.
3.6 espaces
Utilisez l'option Paramètres sous-menu du menu Événements communautaires pour activer les formulaires de soumission d'événements et configurer vos options préférées. Dans la section « Espaces », vous pouvez affiner les paramètres de réservation d'espace :
- Masquer le bouton d'ajout d'événement pour les vues d'espace : Par défaut, lorsque vous activez le Formulaire de réservation d'espace, + Ajouter un événement Le bouton s'affiche automatiquement dans la barre d'outils de vos vues spatiales. Néanmoins, vous pouvez le masquer en cliquant simplement sur l'icône masquer le bouton d'ajout d'événement pour les vues d'espace case à cocher sur Formulaire de soumission d'événement paramètres.
- Activez la réservation d'espace dans le formulaire de soumission d'événement : Activez cette option pour permettre aux soumissionnaires de réserver des espaces.
- Créez des espaces requis pour la soumission d'événements : L'activation de ce filtre rend le filtre de lieu obligatoire, garantissant que les soumissionnaires spécifient un espace pour leurs événements afin de terminer le processus de soumission d'événement.
En intégrant les réservations d'espace dans votre formulaire de soumission d'événement avec Timely, vous pouvez rationaliser le processus de réservation et de location de salles, offrir une meilleure expérience utilisateur et fidéliser les visiteurs sur votre site Web. Vous êtes désormais prêt à donner à votre communauté et à vos partenaires les moyens de demander des réservations et des locations d'espaces en toute transparence.
4. Options de filtrage
4.1 Filtres standards
Si vous le souhaitez, vous pouvez demander à vos auteurs d'événements d'ajouter des filtres à leurs événements afin que votre calendrier soit toujours organisé comme vous le souhaitez. Vous pouvez leur permettre de rechercher les filtres disponibles ou d'en ajouter de nouveaux, si cela vous convient.
Votre Filtre(s) listera tous les filtres par défaut, tels que Catégories, Tags, Lieux et Organisateurs.
Les filtres par défaut ont deux options :
- Obligatoire: si requis est coché, l'émetteur doit choisir une option ; et
- Afficher le nouveau bouton : si cette option est sélectionnée, un bouton apparaîtra à côté de la liste déroulante et permettra au demandeur d'ajouter un nouvel élément au filtre.
4.2 Filtres personnalisés
Si vous n'avez pas encore suivi Filtres personnalisés dans votre plan, vous pourrez les ajouter à votre formulaire de soumission d'événement. Par exemple, si vous avez déjà créé un filtre personnalisé Audience or Département, vous pouvez les ajouter au formulaire de soumission d'événement. Vous pouvez ensuite déterminer s'ils seront obligatoires ou facultatifs, ainsi qu'autoriser les soumissionnaires à créer de nouveaux éléments pour les filtres.
4.3 Exemple d'utilisation des filtres
Veuillez consulter l'exemple ci-dessous:
Pour ce formulaire, le champ Catégories a été mis en place comme champ obligatoire (coché si nécessaire). Dans ce cas, l'auteur n'a pas sélectionné d'option dans le menu déroulant, le champ est donc marqué en rouge.
Le Catégories et Jour ne pas avoir le NOUVEAU afin que les auteurs de la soumission ne puissent pas ajouter leurs propres catégories et balises à leur soumission d'événement. Il en va de même pour Audience et Département filtres personnalisés. En revanche, Lieu et Organisateur avoir la NOUVEAU bouton, afin que les soumissionnaires puissent ajouter leurs propres lieux et organisateurs.
5. Options de champ
5.1 Champs standards
Lorsque vous activez la soumission d'événements pour vos demandes de réservation d'espace, notre système génère pour vous un formulaire standard de soumission d'événement.
Le formulaire standard contient tous les champs pertinents pour qu'un événement soit créé dans notre logiciel. Par exemple, le titre de l'événement, la date et l'heure, y compris la récurrence et le fuseau horaire, la description de l'événement et l'image en vedette.
Le formulaire avec les champs standard ressemblera exactement à l'image ci-dessous :
5.2 Champs personnalisés
Timely La fonctionnalité Champs personnalisés permet aux utilisateurs d'ajouter des champs supplémentaires à leur formulaire de soumission d'événement. Ces champs peuvent être personnalisés sous forme de champs de texte, de réponses oui ou non, de cases à cocher ou de réponses déroulantes. Cela offre une flexibilité dans la collecte d’informations spécifiques auprès des demandeurs de réservation d’espace. Les utilisateurs peuvent déterminer si chaque champ est obligatoire ou facultatif et choisir de les afficher ou de les masquer dans la publication de l'événement dans leur calendrier d'événements.
Votre Timely Help Center article Comment créer un questionnaire personnalisé pour les réservations d'espace explique cette fonctionnalité en détail. Les champs personnalisés permettent aux gestionnaires de sites et d'installations de recueillir des informations personnalisées auprès des demandeurs de réservation d'espace, améliorant ainsi la compréhension des événements qui seront organisés dans leurs espaces et publiés dans leurs calendriers d'événements.
5.3 Exemple de champs personnalisés
Dans l'exemple suivant, nous avons créé un champ de texte et un champ de case à cocher.
Le champ de texte demande le nombre estimé de participants et c'est un élément obligatoire sur le formulaire. Le champ de la case à cocher demande la confirmation que l'auteur de la demande a lu et accepte une politique spécifique, et il s'agit également d'un élément obligatoire sur le formulaire. De plus, aucun des champs ne doit apparaître sur la page de l'événement lors de sa publication.
Les champs créés apparaîtront dans une section spéciale du formulaire de soumission d'événement en ligne, comme suit :
6. Option de non-responsabilité
Votre Avertissement : L'option, si elle est activée, vous permet d'ajouter une clause de non-responsabilité personnalisée pour votre formulaire de soumission d'événement. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité de plusieurs façons. Par exemple, vous pouvez vous référer à vos conditions générales, à votre politique de confidentialité ou aux précautions et protocoles de sécurité actuels pour les événements.
De plus, vous pouvez en faire un élément obligatoire sur votre formulaire. Dans ce cas, le soumissionnaire devra accepter la clause de non-responsabilité avant de soumettre l'événement. Sinon, le système n'acceptera pas la soumission de l'événement.
Lorsqu'elle est activée, la clause de non-responsabilité s'affichera vers la fin du formulaire de soumission d'événement, comme indiqué sur l'image ci-dessous :
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