Avec Timely logiciel de gestion de site, vous pouvez facilement recueillir les demandes de réservation d'espaces et de ressources de votre communauté, améliorant ainsi vos processus internes, gagnant du temps et réduisant vos coûts opérationnels, tout en optimisant l'utilisation de vos espaces et votre rentabilité. Ce guide vous explique les étapes à suivre pour vous soumettre vos demandes de réservation de lieux et d'espaces.
1. Réception des demandes de réservation d'espace et de ressources
Pour des raisons de sécurité, les auteurs d'événements doivent créer un compte avec Timely afin de vous soumettre des demandes de réservation d'espaces et de ressources. Ce processus de création de compte et de connexion protège non seulement vos espaces, ressources, événements et calendrier des spammeurs, mais assure également la sécurité de TimelyLe logiciel de contre les pirates potentiels.
Les nouveaux participants recevront un courriel de notre part leur demandant de vérifier leur adresse courriel afin d'activer leur compte. Si l'utilisateur possède déjà un compte, Timely compte, ils peuvent simplement se connecter à l'application en utilisant leurs identifiants.
De plus, lorsqu'un nouveau soumissionnaire s'inscrit, notre système envoie automatiquement un e-mail à tous les utilisateurs de votre système disposant d'un rôle d'approbation pour les informer de sa présence. Cet e-mail contient un lien vous permettant d'approuver ou de rejeter le nouveau soumissionnaire, sauf si vous avez choisi d'approuver automatiquement tous les soumissionnaires. Pour des instructions détaillées, veuillez consulter l'article « Comment approuver et gérer les demandeurs de réservation d'espace. »
2. Soumission des demandes de réservation d'espace et de ressources via le formulaire de soumission d'événement
2.1 Vue publique de l'espace Login
Lorsque vous visitez votre page Web dédiée aux réservations d'espaces et de ressources où Timely est installé, les soumissionnaires verront tous vos espaces disponibles sous forme de galerie ou de vue planifiée.
Après avoir sélectionné l'espace souhaité à l'aide des filtres, les participants peuvent en savoir plus sur chaque espace réservable en cliquant sur l'image correspondante. Ils pourront alors consulter l'adresse, la description et toute autre information ajoutée à l'espace.
Pour réserver une place, il leur suffit d'appuyer sur le bouton Réserver bouton. La fenêtre contextuelle de connexion s'ouvrira sur l'écran, leur demandant de se connecter avec leurs informations d'identification ou de créer un nouveau compte.
2.2 Formulaire de soumission des demandes de réservation d'espace et de ressources
Une fois connecté, votre formulaire de soumission d'événement apparaîtra à l'écran. Les participants pourront alors ajouter les informations relatives à l'événement qu'ils souhaitent organiser dans l'espace prévu et répondre à votre questionnaire d'inscription personnalisé. Si vous exigez des acomptes pour la réservation ou des paiements en ligne pour les locations, une option de paiement s'affichera également en bas du formulaire.
De plus, si votre Timely l'abonnement comprend le Module Ressources, le formulaire affichera un Ressources Section où les participants peuvent sélectionner le mobilier, l'équipement ou les services disponibles. Les articles payants afficheront leur prix, contrairement aux articles gratuits. Timely vérifie automatiquement la disponibilité de chaque ressource sélectionnée avant d'autoriser la soumission de la demande.
ASTUCEUtilisez le module Ressources pour proposer du matériel et des services en complément de vos réservations d'espace. Cela garantit que tout le matériel nécessaire est inclus dans les réservations d'événements et crée des opportunités de revenus supplémentaires. Apprenez à créer des ressources événementielles pour les réservations d'espace.
Une fois que le demandeur a complété les détails de la réservation d'espace, il peut appuyer sur le bouton Soumettre l'événement .
2.3 Notifications automatiques par e-mail pour les demandes de réservation d'espace et de ressources
Si toutes les informations nécessaires sont fournies, le Timely Le système recevra la demande et affichera un message de remerciement à l'écran. Simultanément, le système enverra un e-mail à l'expéditeur confirmant que sa demande de réservation d'espace a bien été soumise.
De plus, la plateforme enverra un e-mail automatisé à tous les systèmes de compte utilisateurs avec un rôle d'approbation, les informant de la nouvelle demande de réservation d'espace. Dans l'e-mail de notification, vous trouverez un lien pour approuver ou rejeter la nouvelle demande, sauf si vous avez opté pour l'approbation automatique de toutes les demandes soumises. Pour des instructions détaillées, veuillez consulter l'article « Comment accepter, rejeter ou modifier les demandes de réservation d'espace. »
Recevoir des réservations d'espace de votre communauté n'a jamais été aussi simple avec Timely!
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