Grâce à Timely logiciel de gestion de site, vous pouvez facilement collecter les demandes de réservation de salles de votre communauté, améliorant ainsi les processus internes, économisant du temps et des ressources, tout en maximisant l'utilisation et la rentabilité de votre espace. Dans ce guide, nous vous expliquerons les étapes à suivre pour vous soumettre des demandes de réservation de salle.
1. Réception des demandes de réservation d'espace
Pour des raisons de sécurité, les auteurs d'événements doivent créer un compte avec Timely afin de vous soumettre des demandes de réservation d'espace. Ce processus de création de compte et de connexion protège non seulement vos espaces, événements et calendrier des spammeurs, mais garantit également la sécurité de TimelyLe logiciel de contre les pirates potentiels.
Les nouveaux auteurs de réservation d'espace recevront un e-mail de notre part, leur demandant de vérifier leur adresse e-mail afin d'activer leur compte. Si le demandeur possède déjà un Timely compte, ils peuvent simplement se connecter à l’application.
Lorsqu'un nouveau demandeur s'inscrit, notre système envoie automatiquement un e-mail à tous les utilisateurs de votre système ayant un rôle d'approbation, les informant du nouveau demandeur. Cet e-mail contiendra un lien qui vous permettra d'approuver ou de rejeter le nouveau demandeur, sauf si vous avez choisi d'approuver automatiquement tous les demandeurs. Pour des instructions détaillées, veuillez vous référer à l'article « Comment approuver et gérer les demandeurs de réservation d'espace ».
2. Soumission des demandes de réservation d'espace via le formulaire de soumission d'événement
2.1 Vue publique de l'espace Login
Lorsque vous visitez votre page Web dédiée aux réservations d'espaces où Timely est installé, les soumissionnaires verront tous vos espaces disponibles sous forme de galerie ou de vue planifiée.
Après avoir utilisé les filtres pour sélectionner l'espace souhaité, les soumissionnaires peuvent en savoir plus sur chaque espace en cliquant sur l'image de l'espace correspondant. Là, ils pourront voir l'adresse, la description et toute autre information que vous avez ajoutée aux détails de l'espace.
Pour réserver une place, il leur suffit d'appuyer sur le bouton Réserver bouton. La fenêtre contextuelle de connexion s'ouvrira sur l'écran leur demandant de se connecter avec leurs informations d'identification ou de créer un nouveau compte.
2.2 Formulaire de soumission des demandes de réservation d'espace
Une fois connecté avec succès, votre formulaire de soumission d'événement apparaîtra à l'écran. Les demandeurs pourront ensuite ajouter les informations sur l'événement qu'ils ont l'intention de conserver dans l'espace désigné et répondre à votre questionnaire d'admission personnalisé. Si vous avez besoin d'acomptes de réservation ou de paiements en ligne pour les locations, les auteurs verront également un formulaire de paiement au bas du formulaire.
Une fois que le demandeur a complété les détails de la réservation d'espace, il peut appuyer sur le bouton Soumettre l'événement bouton. Si toutes les informations nécessaires sont fournies, le Timely Le système recevra la soumission et affichera un message de remerciement à l’écran. Simultanément, le système enverra un e-mail au demandeur, confirmant que sa demande de réservation d'espace a été soumise avec succès.
De plus, la plateforme enverra un e-mail automatisé à tous les systèmes de compte utilisateurs avec un rôle d'approbation, les informant de la nouvelle demande de réservation d'espace. Dans l'e-mail de notification, vous trouverez un lien pour approuver ou rejeter la nouvelle demande de réservation d'espace, sauf si vous avez opté pour l'approbation automatique de toutes les demandes de réservation d'espace soumises. Pour des instructions détaillées, veuillez vous référer à l'article « Comment accepter, rejeter ou modifier les demandes de réservation d'espace ».
Recevoir des réservations d'espace de votre communauté n'a jamais été aussi simple avec Timely!
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