et Timely logiciel de gestion de site, vous pouvez facilement recueillir les demandes de réservation d'espaces et de ressources de votre communauté, améliorant ainsi vos processus internes, gagnant du temps et réduisant vos coûts opérationnels, tout en optimisant l'utilisation de vos espaces et votre rentabilité. Ce guide vous explique les étapes à suivre pour vous soumettre vos demandes de réservation de lieux et d'espaces.
1. Réception des demandes de réservation d'espace et de ressources
Pour des raisons de sécurité, les auteurs d'événements doivent créer un compte avec Timely afin de vous soumettre des demandes de réservation d'espaces et de ressources. Ce processus de création de compte et de connexion protège non seulement vos espaces, ressources, événements et calendrier des spammeurs, mais assure également la sécurité de TimelyLe logiciel de contre les pirates potentiels.
Les nouveaux participants recevront un courriel de notre part leur demandant de vérifier leur adresse courriel afin d'activer leur compte. Si l'utilisateur possède déjà un compte, Timely compte, ils peuvent simplement se connecter à l'application en utilisant leurs identifiants.
De plus, lorsqu'un nouveau soumissionnaire s'inscrit, notre système envoie automatiquement un e-mail à tous les utilisateurs de votre système disposant d'un rôle d'approbation pour les informer de sa présence. Cet e-mail contient un lien vous permettant d'approuver ou de rejeter le nouveau soumissionnaire, sauf si vous avez choisi d'approuver automatiquement tous les soumissionnaires. Pour des instructions détaillées, veuillez consulter l'article « Comment approuver et gérer les demandeurs de réservation d'espace. »
2. Soumission des demandes de réservation d'espace et de ressources via le formulaire de soumission d'événement
2.1 Vue publique de l'espace Login
Lorsque les visiteurs accèdent à votre page Web dédiée aux réservations d'espaces alimentées par TimelyIls verront tous les espaces disponibles affichés dans une galerie ou un planning. Dans la galerie, chaque espace est accompagné d'une image et de son prix, facturé à l'événement ou à la plage horaire, le cas échéant.
Après avoir sélectionné l'espace souhaité à l'aide des filtres, les participants peuvent en savoir plus sur chaque espace réservable en cliquant sur l'image correspondante. Ils pourront alors consulter l'adresse, la description et toute autre information ajoutée à l'espace.
Si la Afficher le planning des espaces dans les détails de l'espace la fonctionnalité est activée sur Lieux > ParamètresLes participants verront le planning des places affiché à l'écran. Ils pourront ensuite sélectionner la date et l'heure de leur réservation pour confirmer la disponibilité de l'espace.
- Pour choisir un données, ils peuvent utiliser les flèches en haut de l'écran.
- Pour choisir un Paisible, ils peuvent simplement glisser et déposer leur souris sur le créneau horaire souhaité.
Ensuite, il leur suffit d'appuyer sur le bouton Réserver Bouton à nouveau.
Pour réserver un espace, les demandeurs doivent d'abord cliquer sur le S'identifier bouton. Une fenêtre contextuelle apparaîtra alors, les invitant à se connecter avec leurs identifiants ou à créer un nouveau compte.
2.2 Formulaire de soumission des demandes de réservation d'espace et de ressources
Une fois connecté, le formulaire de soumission d'événement s'affichera à l'écran. Les participants pourront alors ajouter les informations relatives à l'événement qu'ils souhaitent organiser dans l'espace prévu et répondre à votre questionnaire d'inscription personnalisé. Si vous exigez des acomptes pour la réservation ou des paiements en ligne pour les locations, une option de paiement s'affichera également en bas du formulaire.
ASTUCEUtilisez le module Ressources pour proposer du matériel et des services en complément de vos réservations d'espace. Cela garantit que tout le matériel nécessaire est inclus dans les réservations d'événements et crée des opportunités de revenus supplémentaires. Apprenez à créer des ressources événementielles pour les réservations d'espace.
Une fois que le soumissionnaire a rempli tous les détails de réservation d'espace requis, il peut cliquer sur le Soumettre l'événement bouton. Si toutes les informations nécessaires ont été fournies et que tout paiement applicable a été effectué, le Timely Le système traitera la demande et affichera un message de remerciement à l'écran. Simultanément, le système enverra un courriel à l'expéditeur confirmant que sa demande de réservation d'espace a bien été soumise.
Pour des instructions détaillées sur la façon de gérer les demandes de réservation, veuillez vous référer à la publication sur Comment accepter, rejeter ou modifier les demandes de réservation d’espace.
2.3 Notifications automatiques par e-mail pour les demandes de réservation d'espace et de ressources
Si toutes les informations nécessaires sont fournies, le Timely Le système recevra la demande et affichera un message de remerciement à l'écran. Simultanément, le système enverra un e-mail à l'expéditeur confirmant que sa demande de réservation d'espace a bien été soumise.
De plus, la plateforme enverra un e-mail automatisé à tous les systèmes de compte utilisateurs avec un rôle d'approbation, les informant de la nouvelle demande de réservation d'espace. Dans l'e-mail de notification, vous trouverez un lien pour approuver ou rejeter la nouvelle demande, sauf si vous avez opté pour l'approbation automatique de toutes les demandes soumises. Pour des instructions détaillées, veuillez consulter l'article « Comment accepter, rejeter ou modifier les demandes de réservation d'espace. »
Recevoir des réservations d'espace de votre communauté n'a jamais été aussi simple avec Timely!
3. Utiliser le public Mes événements Région
Si la Le module Contacts est activé pour Timely compte, les demandeurs verront le Mes événements dans l'en-tête de la vue publique lorsqu'ils sont connectés. La section « Mes événements » leur permet de consulter leurs demandes de réservation à tout moment. Si les administrateurs activent des autorisations spécifiques, les demandeurs pourront également modifier ou demander des modifications à leurs réservations, et/ou les annuler.
Comment aller là:
- Connectez-vous à la vue Espace public à l'aide de vos informations d'identification, puis cliquez sur Mes événements dans l'en-tête.
Ce que les demandeurs peuvent faire dans la zone Mes événements :
- Consultez un aperçu de leurs demandes de réservation d'espace : consultez chaque demande avec son statut actuel (par exemple, en attente, approuvée/publiée, rejetée, annulée) ainsi que la date/l'heure, le lieu, l'espace et les ressources.
- Modifier ou demander des modifications à des réservations existantes (si autorisé) : ouvrez une réservation, cliquez sur « Modifier l'événement », mettez à jour les détails (par exemple, l'heure, les notes, l'espace et/ou les ressources sélectionnés), puis cliquez sur « Soumettre ». Les modifications peuvent nécessiter l'approbation de l'organisateur.
- Annuler les réservations (si autorisé) — ouvrez chaque réservation et cliquez sur Annuler l'événement pour retirer leur demande.
Remarque: Les actions disponibles dans Mes événements dépendent des autorisations de l'organisateur définies par les administrateurs système, et le module Contacts doit être activé pour le calendrier.
Pour plus de détails sur l'activation des autorisations du demandeur dans Mes événements, voir Comment configurer les réservations d'espace dans le formulaire de soumission d'événement pour les paramètres universels, ou Comment approuver et gérer les demandeurs de réservation d'espace pour des réglages individuels.
Besoin d'aide supplémentaire ?
Pour plus de conseils et d'assistance, veuillez visiter notre Help Center. Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide, n'hésitez pas à contacter notre équipe de réussite client en ouvrant un ticket d'assistance depuis votre Timely tableau de bord du compte.
De plus, si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire pour la mise en œuvre et l’utilisation Timely système de gestion des sites, nous sommes heureux de vous aider. Découvrez tous les services professionnels nous pouvons vous offrir, et entrer en contact avec nous dès aujourd'hui !