TimelyNotre système de point de vente permet aux organisateurs de gérer les inscriptions et la billetterie de leurs événements en présentiel, et d'accepter les paiements en espèces, par chèque et par carte directement depuis leur tableau de bord. Que vous inscriviez des participants à un programme gratuit ou vendiez des billets pour une activité payante sur place, notre système de point de vente vous permet de suivre facilement les participations, de traiter les inscriptions et d'émettre des confirmations. Ce guide vous explique étape par étape comment inscrire des participants et vendre des billets sur place grâce à notre système de point de vente. TimelySystème de point de vente de [Nom de l'entreprise].
1. Avantages de l'utilisation TimelySystème de point de vente pour les inscriptions et la vente de billets en personne
TimelyLe système de point de vente de [Nom de l'entreprise] simplifie l'inscription sur place et la billetterie, permettant à votre équipe de gérer efficacement les paiements tout en offrant une expérience fluide et professionnelle aux participants. Il s'intègre parfaitement à [Nom de l'entreprise]. TimelyOutils d'inscription et de billetterie en ligne de [Nom de l'entreprise]. Principaux avantages :
- Transactions sur site rapides et sans accroc : Traitez les inscriptions et les ventes de billets instantanément, réduisant ainsi les temps d'attente et améliorant le déroulement de l'événement. Accueillez facilement les participants de dernière minute ou sans réservation.
- Accepter plusieurs méthodes de paiement : Utilisez votre Timely Ce compte permet d'encaisser en toute sécurité les paiements en espèces, par chèque et par carte. Pour les transactions par carte, vous pouvez utiliser la saisie manuelle ou les lecteurs Stripe ou Square.
- Impression des billets et des reçus sur place : Générez rapidement des billets imprimés pour l'entrée et remettez aux participants des reçus pour leurs transactions, garantissant ainsi un enregistrement fluide et des enregistrements de paiement clairs.
- Suivi de présence en temps réel : Mettez automatiquement à jour votre liste de participants et vos rapports d'événement à chaque commande sur place.
- Ventes unifiées en ligne et en magasin : Suivez les inscriptions et les revenus issus des transactions en ligne et en personne depuis un tableau de bord unique. Plus besoin de tableurs ni d'outils externes.
- Amélioration de l’efficacité du personnel : Équipez votre équipe d'une interface intuitive qui simplifie les opérations en ligne et sur site.
2. Enregistrer et vendre des billets pour les événements à l'aide du système de point de vente
2.1 Configurer les comptes clients pour permettre les paiements par carte de crédit
Si vous prévoyez d'accepter les paiements par carte de crédit via le terminal de point de vente, vous devez d'abord… configurer votre Débiteurs Compte de paiementCette configuration garantit que toutes les transactions par carte effectuées sur place sont correctement traitées, enregistrées et rapprochées au sein de votre système. Timely système.
Une fois votre compte clients activé, le terminal de point de vente proposera automatiquement la carte de crédit comme option de paiement lors des inscriptions sur place et de la vente de billets.
Si vous n’acceptez pas les paiements par carte de crédit ou si vous avez déjà effectué cette étape, vous pouvez passer à la section 2.2.
2.2 Processus d'inscription en personne et de vente de billets
Pour commencer le traitement des inscriptions sur place et la vente de billets en utilisant TimelyPour utiliser l'outil Point de vente de [Nom de l'entreprise], suivez les étapes ci-dessous.
- Connectez-vous à votre Timely tableau de bord.
- Dans le menu de gauche, allez à Billetterie/RSVP. Ensuite aller à Point de vente.
- Une liste des événements publiés et programmés à une date ultérieure, pour lesquels au moins un créneau de billets est disponible, s'affichera. De plus, les événements déjà terminés resteront accessibles pour la vente de billets et les inscriptions via le terminal de point de vente.
- Ensuite, sélectionnez l'événement pour lequel vous souhaitez traiter les ventes. Le panneau de détails des commandes s'affichera à l'écran.
- Dans le panneau « Détails de la commande », saisissez l’adresse e-mail de l’acheteur. Si le module « Gestion des contacts » est activé dans votre compte, le système identifiera tout contact existant et renseignera automatiquement les informations de l’acheteur. Pour les nouveaux acheteurs de billets, indiquez leur nom et prénom.
Après avoir saisi les informations de l'acheteur, rendez-vous à Détails du billet et sélectionnez le Type de billet et quantité. Pour les événements payants, vous pouvez également saisir tout code promotionnel applicable.
7. Ensuite, saisissez les informations du participant ou copiez les informations de l'acheteur sur les billets s'il s'agit de la même personne.
8. Pour accéder aux programmes gratuits, cliquez sur le Confirmer l'inscription bouton (dans la fenêtre de contrôle qui apparaît maintenant) pour finaliser l'inscription. Pour les activités payantes, cliquez sur le PROCÉDER AU PAIEMENT Cliquez sur le bouton, puis passez à l'étape suivante pour traiter le paiement.
2.3 Traitement des paiements sur place (Événements payants uniquement)
Pour les événements payants, TimelyLe système de point de vente de [Nom de l'entreprise] offre une expérience d'encaissement simplifiée qui permet à votre équipe de collecter les paiements rapidement et avec précision. Il prend en charge plusieurs modes de paiement, vous offrant ainsi la flexibilité nécessaire pour répondre aux préférences des participants et aux besoins sur place. Suivez les étapes ci-dessous pour traiter les paiements sur place avec [Nom de l'entreprise]. Timely:
- Saisissez l'adresse de facturation de l'acheteur, y compris son code postal.
- Ensuite, sélectionnez l'une des options de paiement disponibles :
- Carte de crédit (saisie manuelle) – Saisir manuellement les informations de la carte de crédit.
- Terminal de paiement - Utiliser un lecteur connecté pour un paiement sans contact, par effleurement, glissement ou insertion.
- Argent liquide – Enregistrez un paiement en espèces reçu en personne. Ajoutez des notes, si désiré.
- Vérifiez – Enregistrez un paiement par chèque reçu en personne. Ajoutez des notes, si vous le souhaitez.
- Cliquez ensuite sur Terminer Achat .
2.4 Que faire si un paiement ou une inscription n'est pas terminé(e)
Si une tentative de paiement échoue ou reste incomplète, TimelyLe système de point de vente de [Nom de l'entreprise] vous guide clairement à travers les options disponibles afin que vous puissiez gérer la commande et maintenir l'exactitude de la disponibilité des billets.
Lorsque vous créez une commande et commencez le paiement, le système marque temporairement la commande comme ReservéLe système maintient cette réservation pendant 40 minutes, ou jusqu'à ce que vous effectuiez ou annuliez le paiement.
En cas d'échec d'une tentative de paiement, le système affichera deux boutons d'action :
- Modifier les données de paiement : Vous revenez à l'étape précédente afin de pouvoir modifier les informations de paiement, sélectionner un autre mode de paiement ou utiliser un autre terminal de paiement connecté (Stripe ou Square). La commande reste en attente. Reservé statut pendant que vous effectuez ces modifications.
- Annuler la réservation : Annule la vente et vous ramène à l'écran de sélection de l'événement. Une fois annulée, la commande est marquée comme Couverture et ne peut être réutilisé.
Notes importantes:
- Si le paiement est effectué avec succès dans le délai de 40 minutes, le statut de la commande passe à Achetéet le billet est délivré.
- Si le paiement est non terminé dans les 40 minutes, le statut de la commande passe automatiquement à Expiré et ne peut être récupérée. Une nouvelle commande doit être passée pour finaliser la vente.
- Commandes incomplètes Les paiements annulés ou les confirmations de présence abandonnées ne sont pas valides pour une nouvelle tentative de paiement. Si le participant souhaite racheter un billet ou confirmer sa présence, un nouvelle transaction au point de vente doit être démarré.
Ce processus garantit la disponibilité précise des billets, empêche les réservations bloquées de bloquer les ventes et assure l'organisation et la fiabilité de vos transactions sur place.
2.5 Billets et reçus d'événements
Une fois que le client a finalisé son inscription sur place et effectué le paiement, le système génère automatiquement le billet d'événement et le reçu de paiement et les envoie immédiatement par e-mail pour un accès et un archivage faciles.
Les clients peuvent choisir d'imprimer leurs billets pour entrer à l'entrée ou simplement présenter le code QR sur leur appareil mobile. Le code QR peut être scanné à l'aide de Timely's outils d'enregistrement, garantissant ainsi une expérience d'enregistrement rapide, fluide et sécurisée, comme pour tout autre événement en présentiel.
3. Suivre les ventes sur site et gérer les commandes
Une fois les inscriptions ou les ventes de billets effectuées sur place, il est important de surveiller les transactions et de suivre les revenus en temps réel. TimelyLe système de point de vente de votre entreprise enregistre automatiquement chaque vente effectuée dans votre magasin. Timely Tableau de bord vous permettant de consulter facilement les commandes, de vérifier les statuts de paiement et de tenir des registres financiers précis. Gérez vos commandes sur site en suivant ces étapes :
- Connectez-vous à votre Timely tableau de bord.
- Dans le menu de gauche, allez à Billetterie/RSVP.
- Accédez à Commandes pour consulter l'ensemble des achats par commande ou Billets pour consulter les billets individuels achetés.
- Utilisez le bouton Filtres avancés Pour identifier les ventes effectuées via le système de point de vente, les commandes réglées en espèces ou par chèque apparaissent au même titre que les transactions par carte bancaire. Utilisez les filtres disponibles pour générer des rapports par mode de paiement ou par membre de l'équipe.
- Les transactions par point de vente seront étiquetées « Vendu par [Nom d'utilisateur] », ce qui facilite le filtrage par membre d'équipe.
- Si nécessaire, exportez les données de confirmation de présence ou de vente de billets sous forme de fichier CSV pour la création de rapports et la gestion des participants.
En tirant parti de ces outils intégrés de suivi des ventes, les organisateurs d'événements peuvent tenir des registres financiers précis, contrôler la fréquentation et ajuster leurs stratégies de billetterie en fonction des besoins.
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