Avec son Timely compte, vous pouvez configurer un formulaire de soumission d'événement à afficher dans le front-end de l'interface publique de votre calendrier d'événements. Avec un formulaire de soumission d'événements intégré, vous pouvez accepter et gérer les soumissions d'événements de votre communauté et de vos partenaires locaux. De plus, avec cette fonctionnalité, vous pouvez remplir le calendrier de votre site Web avec des événements hébergés par d'autres organisations sans effort. Découvrez toutes les étapes dans cet article.
1. Création d'un formulaire de soumission d'événement
Une fois connecté à votre Timely compte, suivez les étapes ci-dessous pour créer un formulaire de soumission frontal :
- Dans le menu principal de gauche, cliquez sur Événements communautaires, puis sur Paramètres.
- Vérifiez la Activer le formulaire de soumission d'événements pour activer la fonctionnalité.
2. Options de configuration du formulaire de soumission d'événement
2.1. Approuver automatiquement les nouveaux soumissionnaires
Si vous cochez cette option, tous les soumissionnaires seront automatiquement approuvés par défaut. Ce sera la règle générale, même si vous aviez précédemment défini des règles d'approbation individuelles.
2.2. Approuver automatiquement les nouveaux événements soumis
Lorsque cette option est cochée, tous les événements envoyés par tous les émetteurs seront automatiquement approuvés par défaut. Si vous avez activé cette option, tout paramètre d'approbation de soumissionnaire individuel précédent sera ignoré.
2.3. Masquer le bouton d'ajout d'événement
Par défaut, lorsque vous activez le Formulaire de soumission d'événement, + AJOUTER UN ÉVÉNEMENT s'affiche automatiquement sur la barre d'outils de votre calendrier d'événements en ligne.
Néanmoins, vous pouvez le masquer en cliquant simplement sur le masquer le bouton d'ajout d'événement case à cocher sur Formulaire de soumission d'événement paramètres.
Veuillez noter que vous pouvez ajouter votre + AJOUTER UN ÉVÉNEMENT bouton comme CTA ailleurs sur votre site Web. Vous pouvez même réétiqueter le bouton, si vous le souhaitez. Allez simplement à Paramètres puis appuyez sur Embed Code et sélectionnez les options d'intégration en fonction de vos besoins.
2.4. Activer les tickets externes
Si vous cochez cette option, un nouveau champ apparaîtra sur le formulaire permettant à vos auteurs d'événements d'ajouter un lien externe vers le site Web sur lequel ils vendent des billets, ainsi que le prix du billet de l'événement.
Lorsque l'événement est publié, le lien apparaîtra sur le CTA "Ticket" sur la publication de l'événement respectif sur votre calendrier public.
2.5. Image vedette requise
Ce paramètre vous permet de définir l'image sélectionnée comme élément obligatoire sur votre formulaire de soumission. En d'autres termes, si cette option est activée, vos auteurs d'événements ne pourront pas soumettre d'événements à moins qu'ils ne téléchargent une image pour leur événement.
Cela est particulièrement pertinent pour les propriétaires de calendriers d'événements qui font attention à l'apparence de leur calendrier aux yeux de leur public et qui souhaitent s'assurer que toutes les publications d'événements comportent une image en vedette. De plus, cette fonctionnalité peut gagner du temps et améliorer la productivité en obligeant les soumissionnaires d'événements à effectuer cette étape du processus de création d'événement.
3. Options de filtre d'événements
3.1. Filtres standards
Si vous le souhaitez, vous pouvez demander à vos auteurs d'événements d'ajouter des filtres à leurs événements afin que votre calendrier soit toujours organisé comme vous le souhaitez. Vous pouvez leur permettre de rechercher les filtres disponibles ou d'en ajouter de nouveaux, si cela vous convient.
Votre Filtre(s) listera tous les filtres par défaut, tels que Catégories, Tags, Lieux et Organisateurs.
Les filtres par défaut ont deux options :
- Obligatoire: si requis est coché, l'émetteur doit choisir une option ; et
- Afficher le nouveau bouton : si cette option est sélectionnée, un bouton apparaîtra à côté de la liste déroulante et permettra à l'auteur d'ajouter une nouvelle option au filtre.
3.2 Filtres personnalisés
Si vous n'avez pas encore suivi Filtres personnalisés dans votre plan, tous les filtres que vous avez créés apparaîtront également sur cette liste. Par exemple, vous pouvez ajouter au formulaire de soumission d'événement un Ateliers champ personnalisé que vous avez préalablement créé dans le Filtre(s) menu.
3.3. Exemple d'utilisation de filtres
Veuillez consulter l'exemple ci-dessous:
Pour ce formulaire, le champ Catégories a été mis en place comme champ obligatoire (coché si nécessaire). Dans ce cas, l'auteur n'a pas sélectionné d'option dans le menu déroulant, le champ est donc marqué en rouge.
Le Catégories et Jour ne pas avoir le NOUVEAU bouton, afin que les auteurs ne puissent pas ajouter leurs propres catégories et balises à la publication de l'événement. En revanche, Lieu, Organisateur et Ateliers avoir la NOUVEAU bouton, afin que les soumissionnaires puissent ajouter leurs propres lieux et organisateurs.
4. Options des champs
4.1. Champs standards
Lorsque vous activez les soumissions d'événements pour votre calendrier d'événements, notre système génère une soumission d'événement standard pour vous.
Le formulaire standard contient tous les champs pertinents pour qu'un événement soit créé dans notre logiciel. Par exemple, le titre de l'événement, la date et l'heure, y compris la récurrence et le fuseau horaire, la description de l'événement et l'image en vedette.
Le formulaire avec les champs standard ressemblera exactement à l'image ci-dessous :
4.2. Champs personnalisés
Timely La fonctionnalité Champs personnalisés permet aux utilisateurs d'ajouter des champs supplémentaires à leur formulaire de soumission d'événement. Ces champs peuvent être personnalisés sous forme de champs de texte, de réponses oui ou non ou de cases à cocher, ce qui offre une flexibilité dans la collecte d'informations spécifiques auprès des émetteurs d'événements. Les utilisateurs peuvent déterminer si chaque champ est obligatoire ou facultatif et choisir si les réponses seront affichées ou masquées dans la publication de l'événement.
La fonction est expliquée en détail dans le Timely Help Center article Comment créer un questionnaire d'admission de soumission d'événement personnalisé. En utilisant les champs personnalisés, les organisateurs d'événements peuvent recueillir des informations personnalisées auprès des expéditeurs, améliorant ainsi leur compréhension des événements soumis pour publication dans leurs calendriers.
4.3. Exemple de champs personnalisés
Dans l'exemple suivant, nous avons créé un champ de texte et un champ de case à cocher.
Le champ de texte demande l'occupation du demandeur et ce n'est pas un élément obligatoire sur le formulaire. Le champ Oui/Non demande la confirmation que le demandeur est âgé de 21 ans ou plus, et c'est un élément obligatoire sur le formulaire. De plus, aucun des champs ne doit apparaître sur la page de l'événement lors de sa publication.
Les champs créés apparaîtront dans une section spéciale du formulaire de soumission d'événement en ligne, comme suit :
5. Clause de non-responsabilité relative au formulaire de soumission d'événement
Votre Avertissement : L'option, si elle est activée, vous permet d'ajouter une clause de non-responsabilité personnalisée pour votre formulaire de soumission d'événement. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité de plusieurs façons. Par exemple, vous pouvez vous référer à vos conditions générales, à votre politique de confidentialité ou aux précautions et protocoles de sécurité actuels pour les événements.
De plus, vous pouvez en faire un élément obligatoire sur votre formulaire. Dans ce cas, le soumissionnaire devra accepter la clause de non-responsabilité avant de soumettre l'événement. Sinon, le système n'acceptera pas la soumission de l'événement.
Lorsqu'elle est activée, la clause de non-responsabilité s'affichera vers la fin du formulaire de soumission d'événement, comme indiqué sur l'image ci-dessous :
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