Dans la gestion d’événements, l’accès à des rapports détaillés et personnalisables peut grandement améliorer la planification, l’exécution et l’évaluation des événements. Timely software permet aux organisateurs d'événements d'exporter des rapports personnalisés pour leurs événements, avec des filtres avancés et une personnalisation du contenu.
Cet article vous guidera à travers le processus de création de rapports d'événements et soulignera les avantages de l'utilisation de ces documents pour améliorer votre gestion d'événements.
1. Avantages de la création et de l'exportation de rapports pour les événements
Les rapports d'événements personnalisés aident les organisateurs à obtenir des informations précieuses et à soutenir la prise de décision basée sur les données :
- Des reportages cohérents et précis : Générez des rapports standardisés pour tous les services ou calendriers, garantissant ainsi la cohérence des données et réduisant le suivi manuel.
- Amélioration de la planification et de l'ordonnancement : Identifiez les périodes de pointe, les tendances saisonnières et les créneaux horaires disponibles afin de planifier plus efficacement les événements futurs.
- Soutien à la production de rapports à destination des parties prenantes et des dirigeants : Partagez facilement des rapports clairs, structurés et personnalisés avec la direction, les sponsors ou les partenaires pour démontrer l'impact et les résultats.
- Exportation des données pour analyse externe : Exportez les rapports d'événements au format CSV pour les utiliser dans des outils de BI, des tableurs ou d'autres plateformes afin de réaliser une analyse plus approfondie.
- Prise de décision stratégique éclairée : Utilisez des données événementielles fiables pour orienter le développement des programmes, l'allocation des ressources et les stratégies événementielles à long terme.
2. Quel est le Timely Fonctionnalité de signalement des événements ?
L'espace Timely La fonctionnalité de création de rapports pour les événements vous permet de générer et d'exporter des rapports adaptés spécifiquement à données d'événementVous pouvez inclure des informations détaillées pour chaque événement, appliquer des filtres pour vous concentrer sur des périodes, des catégories ou des organisateurs spécifiques, et exporter des rapports dans plusieurs formats pour une présentation professionnelle et facile à lire.
Ces rapports peuvent être partagés avec les équipes internes, les partenaires marketing ou la direction afin de faciliter la planification, l'analyse des performances et la transparence. Ils sont particulièrement utiles pour les organisations gérant un grand nombre d'événements, telles que les établissements d'enseignement, les organismes gouvernementaux, les lieux culturels et les offices de tourisme.
3. Comment créer un rapport d'événements avec Timely
Timely Permet aux organisateurs d'événements de générer des rapports complets grâce à des filtres et des champs de données personnalisés. Suivez ces étapes pour accéder aux rapports, les filtrer et les exporter. Avant de commencer, assurez-vous que les filtres appropriés (par exemple, étiquettes, organisateurs, catégories) sont ajoutés à vos événements, car ces champs déterminent les données que vous pouvez filtrer et inclure dans vos rapports.
- Connectez-vous à votre Timely tableau de bord.
- Dans le menu de gauche, allez à Rapports.
- Choisissez Événements pour ouvrir le tableau de bord des rapports d'événements.
3.1 Utilisez des filtres de base pour créer votre rapport :
Commencez par appliquer les filtres de base pour définir lesquels l'évènementiel sont inclus dans votre rapport. Ces filtres vous aident à affiner les résultats, à vous concentrer sur les données les plus pertinentes et à générer des informations précises et significatives.
- Plage de dates de début : Utilisez le sélecteur de dates pour choisir la période que vous souhaitez analyser, par exemple un mois, un trimestre ou une plage personnalisée.
- État de l'événement : Choisissez les événements à inclure en fonction de leur statut actuel. Les options disponibles incluent : Tous, Publié, Brouillon, En attente, Rejeté et Corbeille.
- Visibilité de l'événement : Contrôlez les événements qui apparaissent dans le rapport en fonction de leur niveau d'accès. Sélectionnez Public mode inclure des événements visibles par tous les publics, ou Privé mode pour des événements internes ou restreints.
Si vous choisissez de ne pas appliquer de filtres avancés, cliquez Chercher Pour générer le rapport, le système affichera les résultats en fonction des critères sélectionnés. Sinon, poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les filtres avancés utilisés pour la création de rapports.
3.2 Appliquer des filtres avancés :
Cliquez sur Filtres avancés pour accéder à des options plus détaillées de personnalisation de votre rapport.
Utilisez ces filtres pour affiner vos résultats :
- LieuSélectionnez un ou plusieurs lieux sur lesquels axer votre rapport.
- CatégoriesFiltrer les événements par catégories, telles que les ateliers, les réunions ou les conférences.
- Organisateurs:Affinez le rapport aux événements gérés par des organisateurs spécifiques.
- TagsAjoutez des balises pour inclure des événements en fonction de leurs types, thèmes ou formats.
Tout filtre d'événement personnalisé que vous créez dans votre compte est également disponible pour la création de rapports. Utilisez ces filtres avancés pour affiner les résultats, analyser les données d'événements ciblés et générer des informations plus précises et pertinentes.
Une fois vos filtres avancés appliqués, cliquez Chercher Pour générer le rapport et récupérer les données correspondantes, le système affichera les résultats en fonction des critères sélectionnés.
3.3. Personnaliser le contenu du rapport :
Sous Personnaliser le contenu du rapportVous pouvez sélectionner précisément les champs à inclure dans votre rapport exporté. Chaque case à cocher correspond à une donnée potentiellement pertinente pour votre organisation ou vos parties prenantes. Voici la signification de chaque élément :
- Toute la journée: Indique si l'événement s'étend sur toute la journée sans heure de début et de fin précises.
- Créé à: Affiche l'horodatage de la création de l'événement ou de l'enregistrement d'espace dans le système.
- Fin: Affiche l'heure de fin de l'événement ou de la réservation.
- Frais d'entrée: Indique si l'événement est payant et quel est le montant de ces frais.
- Statut de l'événement: Indique l'état actuel de l'événement (par exemple, Brouillon, Publié, En attente).
- Facebook / LinkedIn: Indique si l'événement a été partagé sur les réseaux sociaux.
- En vedette: Indique si l'événement ou l'espace est marqué comme « à la une » dans votre Timely calendrier.
- État du message: Indique le statut de l'article dans votre système WordPress (ou système de gestion de contenu similaire), par exemple Publié ou En attente.
- Répétitions àAffiche des informations sur les événements ou réservations récurrents.
- Début: Indique l'heure de début de l'événement ou de la réservation.
- Type de billet: Indique le type de billetterie associé à l'événement (par exemple, entrée générale, VIP).
- Fuseau horaireAffiche le fuseau horaire de l'événement ou de la réservation.
- Objet: Le titre de l'événement ou de la réservation d'espace, tel qu'il apparaît sur le calendrier.
- Mise à jour le: Indique la date et l'heure de la dernière mise à jour de l'enregistrement.
- L'Utilisateur: Indique l'utilisateur qui a créé ou gère l'entrée.
- Utilisateur EmailAffiche l'adresse électronique de l'utilisateur qui gère l'enregistrement.
- Rôle d'utilisateur: Reflète le rôle de l'utilisateur au sein de votre organisation (par exemple, Administrateur, Éditeur).
- Lieu: Indique le nom du lieu associé à l'espace ou à l'événement.
Astuce: Vous pouvez sélectionner plusieurs éléments selon le niveau de détail souhaité. Ceci est particulièrement utile pour analyser des tendances telles que les horaires de réservation, la popularité des espaces ou l'activité des utilisateurs.
4. Comment exporter votre rapport personnalisé
Une fois que vous avez appliqué tous les filtres souhaités et sélectionné les champs de contenu, vous pouvez exporter votre rapport personnalisé. Cliquez d'abord sur Export bouton à côté du Personnaliser le contenu du rapport .
- Ensuite, sélectionnez le mode de paiement préféré. Format de fichier d'exportationLes formats disponibles sont CSV, PDF et ICS.
Pour chaque format de fichier, le système affiche des options supplémentaires, qui sont expliquées en détail ci-dessous.
4.1 Options d'exportation CSV
Après avoir sélectionné CSV comme format de fichier d'exportation, vous pouvez choisir d'exporter toutes les colonnes d'événements ou seulement la liste actuelle.
4.1.1 Exporter toutes les colonnes d'événements
Si vous sélectionnez Exporter toutes les colonnes d'événementsToutes les données et colonnes relatives aux événements seront exportées.
4.1.2 Exporter la liste actuelle
Si vous sélectionnez Liste actuelle d'exportationDes paramètres supplémentaires apparaîtront :
- Notes internes : Cochez cette case pour inclure les notes internes ajoutées par les utilisateurs du tableau de bord.
- Filtres par défaut : Sélectionnez les filtres souhaités, tels que : Catégories, Mots clés, et Organisateurs.
- Les champs personnalisés: Sélectionnez les champs personnalisés dans le menu déroulant.
- Filtres personnalisés : Sélectionnez des filtres personnalisés dans le menu déroulant.
4.2 Options d'exportation PDF
Après avoir sélectionné le format PDF comme format de fichier d'exportation, vous pouvez personnaliser davantage le rapport à l'aide de :
- Filtres par défaut : Sélectionnez les filtres souhaités, tels que : Catégories, Tags et Organisateurs.
- Les champs personnalisés: Sélectionnez les champs personnalisés dans le menu déroulant.
- Filtres personnalisés : Sélectionnez des filtres personnalisés dans le menu déroulant.
4.3 Options d'exportation ICS
Après avoir sélectionné ICS comme format de fichier d'exportation, vous pouvez activer les options suivantes :
- Inclure le code HTML : Inclure le code HTML de la description de l'événement.
- Inclure l'image: inclure l'image de couverture de l'événement.
4.4 Finalisation de votre exportation
Une fois que vous avez sélectionné votre format de fichier et vos options, choisissez l'une des options suivantes :
- Fichier d'exportation : Génère l'exportation immédiatement.
- Enregistrer et programmer : Enregistre les paramètres d'exportation et vous permet de programmer le rapport.
Cette fonctionnalité permet aux gestionnaires d'événements de disposer de données de calendrier pour affiner la planification et la coordination de leurs événements, garantissant ainsi que chaque événement atteigne son plein potentiel. Découvrez d'autres moyens d'améliorer la gestion de vos événements avec Timelyles solutions. Avec TimelyGrâce aux fonctionnalités de reporting de [nom de la société], les organisateurs d'événements peuvent facilement suivre et présenter les données cruciales de l'événement, simplifiant ainsi l'analyse et favorisant une planification réussie.
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