Con Timely, puoi facilmente impostare la registrazione della fascia oraria / RSVP per i tuoi eventi gratuiti. Se stai organizzando un evento gratuito che richiede la registrazione della fascia oraria, puoi utilizzare l'impostazione "Registrazione fascia oraria / RSVP" per la pagina dell'evento. Questa funzione è particolarmente utile se il tuo evento si svolge in fasce orarie specifiche e ha una disponibilità limitata e i partecipanti devono preregistrarsi per partecipare all'evento. Scopri tutti i passaggi di seguito.
1. Registrazione fascia oraria / Impostazioni di base RSVP
Raccogliere pre-registrazioni e RSVP per il tuo evento gratuito con fasce orarie è molto semplice con Timely. Se non hai questa funzione nel tuo piano, CONTATTACI per aggiornare il tuo account.
Dopo aver effettuato l'accesso al tuo account, vai al Eventi menù. Puoi creare un nuovo evento o selezionare l'evento a cui vuoi aggiungere la funzione di pre-registrazione con fasce orarie.
Crea il tuo tipo RSVP
Per prima cosa, vai al Costo e biglietti sezione del tuo evento, dove trovi tutte le opzioni RSVP e di biglietteria. Quindi, seleziona Registrazione fascia oraria / RSVP nel menu a discesa, appena sotto "Eventi gratuiti“. Apparirà un pannello. È possibile fare clic su più pulsante per aggiungere il tuo primo blocco di biglietti.
Dai un nome al tuo blocco biglietti e aggiungi una breve descrizione per far sapere al tuo pubblico di cosa si tratta. Tieni presente che queste informazioni saranno visibili al tuo pubblico nella pagina dell'evento.
Ad esempio, se disponi di uno studio di yoga e offri lezioni di yoga gratuite ai nuovi studenti in date e orari specifici, puoi impostare le lezioni gratuite come fasce orarie nel programma delle lezioni.
Aggiungi informazioni aggiuntive
Puoi aggiungere ulteriori informazioni a ciascuno dei tuoi blocchi di biglietti. Tieni presente che queste informazioni non saranno visibili al tuo pubblico nella pagina dell'evento. Tuttavia, verrà visualizzato nelle e-mail di conferma automatiche e nel biglietto PDF che ricevono dopo essersi registrati al tuo evento. Per ulteriori informazioni, controllare come aggiungere ulteriori informazioni a ticket, RSVP, e-mail e modelli PDF.
Se stai ospitando un servizio gratuito virtuale o ibrido evento, è possibile aggiungere un collegamento alla riunione online come informazione aggiuntiva. Di conseguenza, il collegamento verrà visualizzato nelle e-mail di conferma e nei biglietti PDF. Se vuoi saperne di più, leggi come aggiungere un collegamento a una riunione online ai biglietti e alle e-mail.
Crea le tue fasce orarie
Aggiungi tutte le fasce orarie di cui hai bisogno. Nel colpo di esempio, ci sono slot per una classe tra le 7:9 e le XNUMX:XNUMX. Se vuoi creare più slot, fai clic su + Aggiungi fessura pulsante.
Limita la disponibilità dei biglietti
Durante la gestione del tuo evento, non vuoi che sia sovraffollato o stressante per i tuoi partecipanti. Ecco perché dovresti sempre impostare il numero massimo di biglietti disponibili per il tuo evento. Questo ti aiuta a controllare la sede ideale e la quantità di servizi che vuoi offrire nel tuo evento.
Se imposti un numero di biglietti, il nostro sistema si aggiorna automaticamente ogni volta che viene prenotata una fascia oraria fino a quando la rispettiva fascia oraria o l'evento "esaurito". Non preoccuparti, puoi cambiare il numero di biglietti disponibili in qualsiasi momento modificando il tuo evento, nel Costi e biglietti sezione. Tuttavia, se controlli il file Illimitato box, i tuoi biglietti continueranno a essere venduti a tempo indeterminato.
Dal nostro sistema di registrazione degli eventi aggiorna ogni volta che viene prenotata una fascia oraria, impedisce anche alle persone di prenotare la stessa fascia oraria. Pertanto, non devi preoccuparti di situazioni impreviste nei tuoi eventi come overbooking o doppia prenotazione.
Alla cassa, i tuoi iscritti potranno vedere quanti posti sono ancora disponibili. Questo numero si aggiorna automaticamente man mano che i posti vengono prenotati.
Numero limite di biglietti per registrazione
Durante l'impostazione delle tue fasce orarie e il numero di biglietti disponibili per ogni fascia oraria, puoi anche impostare il numero massimo di posti che una persona può prenotare con una singola registrazione.
Tieni presente che, per impostazione predefinita, Timely software RSVP per eventi limita il numero di biglietti per registrazione a dieci (10) biglietti. Per modificare questa impostazione è sufficiente digitare il numero corretto nell'apposita casella.
Creazione di una lista d'attesa per il tuo evento
Se prevedi una forte domanda per il tuo evento e hai una disponibilità di biglietti limitata, una lista d'attesa può essere una caratteristica preziosa da avere. Una lista d'attesa consente ai partecipanti interessati di iscriversi per un posto una volta che i biglietti sono esauriti e ti aiuta a gestire in modo efficiente potenziali cancellazioni dell'ultimo minuto o mancate presentazioni.
Per impostare una lista d'attesa per il tuo evento, segui la nostra guida dettagliata Come creare una lista d'attesa per il tuo evento. Questo post ti guiderà attraverso il processo di configurazione delle impostazioni della lista d'attesa e la sua perfetta integrazione nel processo di registrazione dell'evento.
Una volta che hai una lista d'attesa, è fondamentale sapere come gestirla in modo efficace. La nostra guida Come gestire le liste di attesa e gli abbonati fornisce preziose informazioni e strategie per la gestione degli iscritti alla lista d'attesa. Dall'assegnazione delle priorità alle registrazioni alla conferma manuale della partecipazione, questa guida offre suggerimenti pratici per garantire una gestione agevole ed efficiente della lista d'attesa.
Implementando una lista d'attesa per il tuo evento e padroneggiandone la gestione, puoi migliorare la soddisfazione dei partecipanti, ottimizzare la capacità dell'evento e creare un'esperienza senza soluzione di continuità sia per gli organizzatori che per i partecipanti.
Data di inizio e di fine della registrazione della fascia oraria
Per impostazione predefinita, una volta pubblicato un evento, la registrazione online sarà automaticamente aperta. Tuttavia, hai la possibilità di modificare le date e gli orari di inizio e fine della registrazione.
Utilizzando i menu a discesa, puoi impostare una data di inizio personalizzata, incluse settimane, giorni, ore e persino minuti prima dell'evento. Inoltre, puoi personalizzare la data e l'ora di fine, consentendo la chiusura della registrazione all'inizio dell'evento, alla fine dell'evento o ad un orario specifico da te scelto.
Con questa funzione, hai un maggiore controllo sugli RSVP nella fascia oraria e sulla loro disponibilità al pubblico.
Blocca disponibilità
Le cose non sempre vanno come previsto. Per facilitare gli aggiustamenti dell'ultimo minuto agli eventi della fascia oraria, i pianificatori possono fare affidamento su Timely Software. Consente loro di apportare modifiche alla disponibilità delle fasce orarie, anche dopo che i biglietti sono già stati messi a disposizione del pubblico.
Per ulteriori informazioni, consultare la nostra guida per l'utente Come bloccare gli RSVP e la disponibilità dei biglietti per i tuoi eventi.
Stato registrazione fasce orarie
Inoltre, puoi impostare lo stato di ciascuno dei tuoi tipi di registrazione della fascia oraria per informare il tuo pubblico. Le opzioni sono:
- Apri
- Annullato
- Conclusa
Eliminazione di blocchi ticket RSVP fascia oraria
Puoi utilizzare il pulsante Elimina nella parte inferiore della sezione per rimuovere un blocco di biglietti specifico. Questo passaggio deve essere eseguito singolarmente per blocco di ticket. In altre parole, devi eliminarli uno per uno.
2. Domande personalizzate per la registrazione della fascia oraria
A volte gli organizzatori di eventi devono porre domande o confermare l'idoneità prima di accettare la registrazione di un partecipante. Ad esempio, se stai raccogliendo RSVP per una conferenza genitori-insegnanti, puoi chiedere ai partecipanti di digitare il nome del loro bambino o il loro voto.
Con Timely, puoi richiedere qualsiasi informazione ai partecipanti al momento dell'iscrizione online alla fascia oraria. Aggiungendo campi personalizzati al tuo biglietto di registrazione/RSVP, puoi creare un questionario personalizzato per la prenotazione dell'evento. È possibile rispondere alle domande con una semplice casella di controllo, risposte Sì/No o un campo di testo. Inoltre, puoi aggiungere collegamenti a qualsiasi campo personalizzato e renderli obbligatori o facoltativi.
Scopri di più come creare un modulo di prenotazione eventi con campi personalizzati e utilizzare questa funzione per le registrazioni delle fasce orarie.
3. Notifiche e-mail di registrazione all'evento
Un ottimo modo per tenere informati i partecipanti sull'evento imminente è aggiungere notifiche al tuo evento. Puoi aggiungere tutte le notifiche che ritieni opportuno. Confermando questa impostazione, il sistema invierà e-mail automatiche ai partecipanti all'evento ricordando loro l'evento.
Se desideri personalizzare le e-mail di notifica, puoi modificare il rispettivo modello. Per ulteriori informazioni, leggi questa utile guida per l'utente: Come personalizzare i modelli di email di risposta agli eventi e dei biglietti.
4. Accetta i Termini e salva le modifiche
Quando hai finito di creare la registrazione / RSVP per il tuo evento, assicurati di controllare il file Accetto tutti i Terminis casella di controllo per procedere.
Il passaggio finale è scorrere la pagina verso il basso e premere il Pubblica pulsante. Puoi anche fare clic sul pulsante Salva come bozza nel caso in cui desideri rivedere il tuo evento e pubblicarlo in un secondo momento.
5. Verifica della registrazione della fascia oraria nella pagina dell'evento
Quando hai finito di impostare la registrazione della fascia oraria / RSVP per il tuo evento gratuito, puoi controllare come appare nel tuo calendario pubblico. La casella di registrazione / checkout RSVP con i tuoi tipi di biglietto verrà visualizzata esattamente come li hai configurati.
Con Timely, puoi non solo raccogliere registrazioni basate su fasce orarie per eventi gratuiti, ma anche iscrizioni online a singolo evento per eventi gratuiti, e vendi biglietti per eventi e biglietti a fascia oraria per eventi a pagamento
Per ulteriori indicazioni per l'utente, visitare il nostro Centro Assistenza. Se hai domande o hai bisogno di ulteriore assistenza, non esitare a farlo CONTATTACI. In alternativa, puoi aprire un ticket di supporto dal tuo Timely dashboard dell'account.