Con Timely software per la gestione dei locali, puoi impostare facilmente un modulo di invio della richiesta di prenotazione di spazi integrato con il tuo catalogo o programma di spazi online. Ciò ti consente di ricevere richieste di prenotazione di spazi dalla tua comunità e di gestire e automatizzare in modo efficiente il processo di approvazione. In questo post scoprirai il processo passo dopo passo per l'approvazione e la gestione dei richiedenti della prenotazione di spazi.
1. Approvazione di nuovi richiedenti di spazio
Quando un nuovo utente mittente si iscrive per richiedere la prenotazione di uno spazio, riceverai una notifica email automatizzata.
È quindi possibile log in alla tua Timely account e decidere se approvare o rifiutare la nuova prenotazione di spazio richiedente. Inoltre, hai la possibilità di approvare automaticamente tutte le richieste di prenotazione di spazi da un particolare utente.
2. Gestione dei richiedenti della prenotazione dello spazio
Per gestire gli autori degli invii, vai al tuo Timely account, Fare clic sul Comunità Eventi menu, quindi sul Presentatori scheda. Lì troverai informazioni su tutti i tuoi mittenti e potrai modificare i dettagli per ciascuno di essi, individualmente.
2.1. Elenco dei partecipanti alla prenotazione dello spazio
Puoi organizzare l'elenco dei richiedenti di prenotazione di spazi in base al nome, all'indirizzo email o allo stato. Gli stati disponibili includono:
- Accettato
- Attesa Pagamento
- Rifiutato
Basta fare clic sullo stato desiderato e l'elenco verrà filtrato di conseguenza.
2.2. Modifica delle informazioni dei richiedenti spazio
Se devi aggiornare le informazioni su un mittente, posiziona il cursore sul suo nome, quindi fai clic su Modifica opzione.
Apparirà un pannello sul lato destro dello schermo. Potrai visualizzare il Nome, il Cognome e l'E-mail del richiedente, ma non potrai modificare queste informazioni; solo il richiedente può apportare queste modifiche.
Puoi comunque modificare i seguenti campi:
a) Ruolo / Autorizzazioni:
- Autore
- editore
- Amministratore
- Amministratore dello spazio
- Inviato
- guardiano
Fai attenzione quando modifichi le autorizzazioni, poiché hai il potere di aggiornare un mittente a un tuo amministratore Timely account con autorizzazioni complete.
b) Stato
- Approvato
- Rifiutato
Lo stato "In sospeso" è applicabile solo quando il richiedente crea un account e devi decidere se approvare o rifiutare questo richiedente.
c) Approva automaticamente tutte le prenotazioni di spazio da questo mittente
Per abilitare questa opzione, seleziona l'impostazione "Approva automaticamente tutti gli eventi da".
Tieni presente che questa opzione è disponibile solo se la casella "Approva automaticamente i nuovi eventi inviati" nelle Impostazioni eventi della community è deselezionata.
2.3 Eliminazione dei richiedenti spazio
Per eliminare un richiedente di prenotazione di spazio specifico, posiziona il cursore sul nome del richiedente, quindi fai clic su Elimina opzione.
Apparirà un pop-up per confermare la tua decisione. Clicca il Elimina pulsante per confermare, o il Annulla pulsante per tornare all'elenco dei richiedenti la prenotazione dello spazio.
Seguendo questi passaggi, puoi gestire in modo efficiente gli autori delle prenotazioni di spazi, garantendo un processo fluido e organizzato per ricevere ed elaborare le richieste di prenotazione di spazi dalla tua comunità. Timely rende questo processo senza problemi, consentendoti di mantenere una visualizzazione degli spazi e un calendario degli eventi ben strutturati.
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