Gestire la comunicazione con le persone che richiedono di prenotare i tuoi spazi è essenziale per fornire un servizio fluido e professionale. Con Timely'S software per la gestione dei locali, puoi inviare manualmente notifiche e-mail personalizzate alle persone che inviano richieste di prenotazione. Ciò garantisce che siano informati sullo stato della loro prenotazione, sugli aggiornamenti o su qualsiasi dettaglio aggiuntivo, aiutandoti a offrire un'esperienza cliente eccellente durante tutto il processo di prenotazione.
In questa guida ti spiegheremo come impostare modelli di email personalizzati e inviare manualmente notifiche, singolarmente o in blocco, per migliorare la comunicazione con chi invia la prenotazione del tuo spazio.
1. Vantaggi delle notifiche personalizzate
L'invio di notifiche personalizzate ai richiedenti di spazio offre diversi vantaggi chiave:
- Comunicazione personalizzata: Adatta i tuoi messaggi a dettagli specifici relativi alla prenotazione dello spazio, rendendo la tua comunicazione più pertinente e coinvolgente. Questo tocco personalizzato aiuta i mittenti a sentirsi apprezzati e informati.
- Aggiornamenti in tempo reale: Che si tratti di informare i richiedenti delle modifiche o di condividere istruzioni aggiuntive, le e-mail personalizzate garantiscono che i richiedenti ricevano informazioni tempestive e accurate sulle loro richieste di prenotazione.
- Flessibilità operativa: L'invio manuale di notifiche ti consente di adattare i tuoi messaggi in base alle tue esigenze, a richieste o modifiche specifiche, offrendo un servizio più reattivo e personalizzato.
Utilizzando TimelyGrazie al sistema di notifica personalizzato di puoi migliorare la comunicazione, ottimizzare l'esperienza utente e semplificare il processo di prenotazione delle camere.
2. Cosa sono le notifiche manuali personalizzate?
Le notifiche manuali personalizzate sono email personalizzate che invii manualmente ai submitter delle prenotazioni degli spazi. A differenza delle email automatiche, che vengono attivate da eventi di sistema specifici, queste notifiche offrono flessibilità in termini di tempi e contenuti, consentendoti di comunicare messaggi personalizzati specifici per ogni prenotazione di stanza.
3. Creazione di modelli di posta elettronica personalizzati per gli utenti che inviano prenotazioni di camere
Prima di inviare notifiche personalizzate, si consiglia di impostare modelli di posta elettronica. Questi modelli faranno risparmiare tempo e aiuteranno a mantenere una comunicazione coerente e professionale. Ecco come creare un modello di posta elettronica personalizzato in Timely:
- Accedi al tuo Timely Dashboard.
- Dal menu principale, selezionare Comunità Eventi, quindi fare clic su Modelli scheda.
- Scorri verso il basso fino a Modelli di notifica personalizzati sezione, dove puoi visualizzare i modelli disponibili.
- Fare clic su +Aggiungi articolo per creare un nuovo modello. Questo apre l'editor dei modelli, dove puoi personalizzare quanto segue:
- Nome modello: Scegli un nome riconoscibile per identificare facilmente il modello in seguito.
- Oggetto dell'email: Scrivi un oggetto che rifletta lo scopo del messaggio.
- testata: Personalizza il saluto per renderlo pertinente e accogliente.
- Corpo: Componi il messaggio principale, incorporando campi dinamici per personalizzare dettagli come la data della prenotazione o le informazioni sulla camera.
- footer: Includi le informazioni di chiusura, come la tua firma, il tuo logo o i tuoi dati di contatto.
- Visualizza in anteprima il messaggio inviando un'e-mail di prova a te stesso per assicurarti che sia accurato e chiaro.
- Una volta soddisfatto, fai clic su Risparmi.
I tuoi modelli di posta elettronica personalizzati saranno ora disponibili quando invii manualmente notifiche a chi ha inviato la prenotazione della sala.
4. Come inviare manualmente notifiche personalizzate
Una volta impostati i tuoi modelli, puoi iniziare a inviare notifiche personalizzate. Di seguito è riportata una guida passo passo su come inviare manualmente notifiche a singoli o più mittenti.
4.1 Invio di notifiche personalizzate ai singoli mittenti
- Accedi al tuo Timely pannello di controllo: Timely Dashboard.
- Dal menu principale, fare clic su Comunità Eventi.
- Vai Eventi inviati scheda per visualizzare tutte le richieste di prenotazione delle sale inviate o gli ordini per la prenotazione degli spazi.
- Se necessario, utilizza i filtri per restringere i risultati in base alla data di invio, alla sede, allo spazio o all'organizzatore.
- Dopo aver selezionato un mittente, passa il mouse sul nome della prenotazione e clicca su Notifica al mittente.
- Nella finestra pop-up, seleziona un modello di notifica personalizzato dal menu a discesa. Fai clic su Invia notificaIl sistema invierà automaticamente l'e-mail personalizzata al mittente.
4.2 Invio di notifiche in blocco a più mittenti
Per notificare più mittenti contemporaneamente, segui questi passaggi:
- Accedi al tuo Timely account
- Dal menu principale, vai a Comunità Eventi, quindi fare clic su Ordini scheda.
- Utilizza i filtri nella parte superiore dello schermo per individuare le prenotazioni specifiche che desideri notificare.
- Seleziona le caselle di controllo accanto alle richieste di prenotazione che desideri includere, per attivare la funzionalità di azione in blocco.
- Nel menu a discesa delle azioni, seleziona Notificare i mittenti.
- Apparirà una finestra pop-up: seleziona il tuo modello di email personalizzato. Fai clic Invia notificaRiceverai una conferma una volta che le notifiche saranno state inviate correttamente.
5. Evitare notifiche duplicate
TimelyIl sistema di include una funzionalità di avviso per impedire che notifiche duplicate vengano inviate agli stessi destinatari. Se si tenta di inviare nuovamente una notifica a un mittente che ne ha già ricevuta una, verrà visualizzato un pop-up che mostra la data e l'ora dell'ultima notifica inviata. È quindi possibile scegliere di procedere con l'invio o annullare l'azione per evitare duplicazioni.
utilizzando TimelyLa funzione di notifica manuale di ti consente di mantenere una comunicazione chiara e personalizzata con chi invia le prenotazioni delle camere. Sia che tu stia confermando una prenotazione, fornendo istruzioni o inviando aggiornamenti, le email personalizzate assicurano che i tuoi messaggi siano professionali, tempestivi e pertinenti alle esigenze dei tuoi utenti. Ciò aiuta a migliorare la soddisfazione generale e migliora la qualità del tuo servizio.
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