Nella gestione degli eventi, avere accesso a report dettagliati e personalizzabili può migliorare notevolmente la pianificazione, l'esecuzione e la valutazione dell'evento. Timely Software consente agli organizzatori di eventi di esportare report personalizzati per gli eventi, completi di filtri avanzati e personalizzazione dei contenuti.
Questo articolo ti guiderà attraverso il processo di creazione di report sugli eventi e metterà in evidenza i vantaggi derivanti dall'utilizzo di questi documenti per migliorare la gestione dei tuoi eventi.
1. Vantaggi della creazione e dell'esportazione di report per eventi
I report personalizzati sugli eventi aiutano gli organizzatori a ottenere informazioni preziose e a supportare il processo decisionale basato sui dati:
- Reporting coerente e accurato: Genera report standardizzati tra reparti o calendari, garantendo la coerenza dei dati e riducendo il monitoraggio manuale.
- Pianificazione e programmazione migliorate: Identifica i periodi di punta, le tendenze stagionali e le lacune nella programmazione per pianificare gli eventi futuri in modo più efficace.
- Supporto per la rendicontazione degli stakeholder e della leadership: Condividi facilmente report chiari, strutturati e personalizzati con dirigenti, sponsor o partner per dimostrare impatto e risultati.
- Esportazione dei dati per analisi esterne: Esporta i report degli eventi come file CSV per utilizzarli in strumenti di BI, fogli di calcolo o altre piattaforme per analisi più approfondite.
- Decisioni strategiche informate: Utilizzare dati affidabili sugli eventi per orientare lo sviluppo del programma, l'allocazione delle risorse e le strategie degli eventi a lungo termine.
2. Qual è il Timely Funzionalità di segnalazione per gli eventi?
Migliori Timely La funzionalità di report per gli eventi consente di generare ed esportare report personalizzati specificamente per dati dell'eventoÈ possibile includere informazioni dettagliate per ciascun evento, applicare filtri per concentrarsi su intervalli di tempo, categorie o organizzatori specifici ed esportare report in più formati per una presentazione professionale e di facile lettura.
Questi report possono essere condivisi con team interni, stakeholder del marketing o dirigenti a supporto della pianificazione, dell'analisi delle performance e della trasparenza. Sono particolarmente utili per le organizzazioni che gestiscono grandi volumi di eventi, come istituti scolastici, enti governativi, luoghi culturali e organizzazioni di marketing turistico.
3. Come creare un report per gli eventi con Timely
Timely consente agli organizzatori di eventi di generare report completi per gli eventi con filtri e campi dati personalizzati. Segui questi passaggi per accedere, filtrare ed esportare i report degli eventi. Prima di iniziare, assicurati che i tuoi eventi abbiano i filtri corretti (ad esempio, tag, organizzatori, categorie), poiché questi campi influiscono sugli elementi che puoi filtrare e sui report.
- Accedi al tuo Timely cruscotto.
- Nel menu a sinistra, vai a Report.
- Scegli Eventi per aprire la dashboard dei report degli eventi.
3.1 Utilizzare filtri di base per creare il report:
Inizia applicando i filtri di base per definire quali eventi sono inclusi nel tuo report. Questi filtri ti aiutano a restringere i risultati, a concentrarti sui dati più rilevanti e a generare informazioni accurate e significative.
- Intervallo di date di inizio: Utilizzare il selettore data per selezionare il periodo di tempo che si desidera analizzare, ad esempio un mese specifico, un trimestre o un intervallo personalizzato.
- Stato dell'evento: Scegli quali eventi includere in base al loro stato attuale. Le opzioni disponibili includono Tutti, Pubblicati, Bozza, In attesa, Rifiutatie Cestino.
- Visibilità dell'evento: Controlla quali eventi vengono visualizzati nel report in base al loro livello di accesso. Seleziona Pubblico per includere eventi visibili a tutti i pubblici, oppure Privata per eventi interni o riservati.
Se si sceglie di non applicare filtri avanzati, fare clic su Cerca per eseguire il report. Il sistema restituirà risultati in base ai criteri selezionati. In caso contrario, continua a leggere questo post per saperne di più sui filtri avanzati per i report.
3.2 Applica filtri avanzati:
Fare clic su Filtri avanzati per accedere a opzioni più dettagliate per personalizzare il tuo report.
Utilizza questi filtri per perfezionare i risultati:
- LOCATION: Seleziona una o più sedi per concentrare il tuo report su luoghi specifici.
- Categorie: Filtra gli eventi per categorie, come workshop, riunioni o conferenze.
- PARTNERS: Restringi il report agli eventi gestiti da organizzatori specifici.
- Tags: Aggiungi tag per includere eventi in base a tipi, temi o formati.
Qualsiasi filtro evento personalizzato creato nel tuo account è disponibile anche per la reportistica. Utilizza questi filtri avanzati per perfezionare i risultati, analizzare dati di eventi mirati e generare informazioni più accurate e significative.
Dopo aver applicato i filtri avanzati, fai clic su Cerca per generare il report e recuperare i dati corrispondenti. Il sistema visualizzerà i risultati in base ai criteri selezionati.
3.3. Personalizza il contenuto del report:
Sotto Personalizza il contenuto del report, puoi selezionare esattamente quali campi includere nel report esportato. Ogni casella di controllo corrisponde a un punto dati che potrebbe essere rilevante per la tua organizzazione o per i tuoi stakeholder. Ecco il significato di ogni elemento:
- Tutto il giorno: Indica se l'evento si estende per l'intera giornata senza orari di inizio e fine specifici.
- creato il: Mostra la data e l'ora in cui l'evento o il record dello spazio è stato creato nel sistema.
- Ends: Visualizza l'ora di fine dell'evento o della prenotazione.
- Tassa di iscrizione: Indica se l'evento prevede una quota di iscrizione e a quanto ammonta tale quota.
- Stato evento: Riflette lo stato attuale dell'evento (ad esempio, Bozza, Pubblicato, In sospeso).
- Facebook / LinkedIn: Indica se l'evento è stato condiviso sulle piattaforme dei social media.
- In Evidenza: Indica se l'evento o lo spazio è contrassegnato come "in evidenza" nel tuo Timely calendario.
- Post Status: Riflette lo stato del post nel tuo sistema WordPress (o CMS simile), ad esempio Pubblicato o In sospeso.
- Si ripete a: Visualizza informazioni su eventi ricorrenti o prenotazioni.
- Avvia: Mostra l'ora di inizio dell'evento o della prenotazione.
- Tipo di biglietto: Mostra il tipo di biglietto associato all'evento (ad esempio, ingresso generale, VIP).
- Fuso orario: Visualizza l'impostazione del fuso orario per l'evento o la prenotazione.
- Titolo: Il titolo dell'evento o della prenotazione dello spazio, come visualizzato sul calendario.
- Aggiornato alle: Indica il timestamp di aggiornamento più recente del record.
- Utente: Mostra l'utente che ha creato o gestisce la voce.
- utente E-mail: Visualizza l'indirizzo email dell'utente che gestisce il record.
- Ruolo dell'utente: Riflette il ruolo dell'utente nella tua organizzazione (ad esempio, amministratore, editor).
- LOCATION: Elenca il nome del luogo associato allo spazio o all'evento.
Suggerimento: È possibile selezionare più elementi a seconda del livello di dettaglio desiderato. Questa funzionalità è particolarmente utile se si desidera analizzare modelli come gli orari di prenotazione, la popolarità degli spazi o l'attività degli utenti.
4. Come esportare il report personalizzato
Dopo aver applicato tutti i filtri desiderati e selezionato i campi di contenuto, puoi esportare il tuo report personalizzato. Per prima cosa, clicca su Esportare pulsante accanto al Personalizza il contenuto del report pulsante.
- Quindi, seleziona il preferito Formato file di esportazioneLe opzioni disponibili sono CSV, PDF e ICS.
Per ogni formato di file, il sistema visualizza opzioni aggiuntive, spiegate in dettaglio di seguito.
4.1 Opzioni di esportazione CSV
Dopo aver selezionato CSV come formato di file di esportazione, puoi scegliere di esportare tutte le colonne degli eventi o solo l'elenco corrente.
4.1.1 Esporta tutte le colonne degli eventi
Se si seleziona Esporta tutte le colonne degli eventi, tutti i dati e le colonne dell'evento verranno esportati.
4.1.2 Esporta elenco corrente
Se si seleziona Esporta elenco corrente, appariranno impostazioni aggiuntive:
- Note interne: Seleziona questa casella per includere le note interne aggiunte dagli utenti della dashboard.
- Filtri predefiniti: Seleziona i filtri preferiti come Categorie, tag, e PARTNERS.
- Campi personalizzati: Seleziona i campi personalizzati dal menu a discesa.
- Filtri personalizzati: Seleziona i filtri personalizzati dal menu a discesa.
4.2 Opzioni di esportazione PDF
Dopo aver selezionato PDF come formato di file di esportazione, puoi personalizzare ulteriormente il report utilizzando:
- Filtri predefiniti: Seleziona i filtri preferiti come Categorie, Tagse PARTNERS.
- Campi personalizzati: Seleziona i campi personalizzati dal menu a discesa.
- Filtri personalizzati: Seleziona i filtri personalizzati dal menu a discesa.
4.3 Opzioni di esportazione ICS
Dopo aver selezionato ICS come formato di file di esportazione, è possibile abilitare le seguenti opzioni:
- Includi HTML: includere l'HTML per la descrizione dell'evento.
- Includi immagine: includi l'immagine di copertina dell'evento.
4.4 Finalizzazione dell'esportazione
Dopo aver selezionato il formato e le opzioni del file, scegli una delle seguenti opzioni:
- Esporta file: Genera immediatamente l'esportazione.
- Salva e pianifica: Salva le impostazioni di esportazione e consente di pianificare il report.
Questa funzionalità fornisce ai gestori di eventi i dati del calendario per perfezionare la pianificazione e il coordinamento degli eventi, assicurando che ogni evento raggiunga il suo pieno potenziale. Esplora altri modi per migliorare la gestione dei tuoi eventi con Timelyle soluzioni di. Con TimelyGrazie alle capacità di reporting di, gli organizzatori di eventi possono facilmente monitorare e presentare i dati cruciali dell'evento, semplificando l'analisi e supportando una pianificazione di successo dell'evento.
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