Gestire efficacemente le richieste di prenotazione è essenziale per mantenere i tuoi spazi e le tue risorse organizzati e funzionanti in modo efficiente. Con Timelyè intuitivo sistema di gestione del locale, puoi facilmente impostare un modulo di invio integrato per raccogliere le richieste di prenotazione dalla tua comunità. Da lì, puoi rivedere ogni invio direttamente dal tuo Timely dashboard: accetta, rifiuta o modifica le richieste in base alle tue esigenze. In questa guida, ti guideremo passo passo attraverso la gestione delle richieste di prenotazione di spazi e risorse all'interno del tuo Timely conto.
1. Visualizzazione delle richieste di prenotazione di spazi e risorse
Ogni volta che un utente richiede di prenotare uno dei tuoi spazi, con o senza risorse di prenotazione, riceverai una notifica automatica via email. Lo scopo di questa notifica è informarti della nuova richiesta e invitarti a intraprendere un'azione.
Per vedere tutte le tue richieste di prenotazione, devi prima effettuare il login nella vostra Timely accountQui hai due opzioni per visualizzare le tue richieste di prenotazione:
1.1 Menu Eventi della comunità
Vai al menu Comunità Eventie selezionare Eventi inviati dal sottomenu. Lì vedrai un elenco di tutte le richieste di eventi ricevute, indipendentemente dal loro stato.
Per maggiori dettagli, clicca sulla freccia rivolta verso il basso sotto le informazioni dell'evento. Verranno visualizzati campi aggiuntivi, come la sede richiesta, lo spazio e le risorse.
1.2 Menù Eventi
In alternativa, puoi usare il Eventi Menu, Inserito sottomenu, per vedere solo gli invii in sospeso e come formato evento. Qui puoi scegliere tra la visualizzazione live o la visualizzazione elenco.
Per accedere a ulteriori dettagli sulla prenotazione, seleziona l'evento. Verranno visualizzate informazioni aggiuntive, tra cui la sede scelta, lo spazio e le risorse associate.
2. Gestione delle richieste di prenotazione di spazi e risorse:
Per gestire in modo efficiente le richieste di prenotazione all'interno Timely, dovrai approvarli, accettarli come bozza, modificarli o rifiutarli.
2.1 Accettare le richieste così come sono:
Come accennato in precedenza, per approvare una richiesta così com'è, è possibile farlo tramite Eventi della community > Eventi inviati menu o il Eventi > Inseriti menu.
Basta andare al menu preferito, trovare l'evento inviato e quindi fare clic su "Accetta"Pulsante.
Questa azione confermerà la prenotazione e la aggiungerà alla pianificazione degli spazi. Pubblicherà inoltre l'evento corrispondente nel calendario degli eventi integrato.
2.2 Accettare le richieste come bozze
Se mancano ancora delle informazioni o se desideri rivedere ulteriormente l'invio prima di accettarlo, usa il pulsante "Accetta come bozza" opzione. Puoi accettare richieste come bozze da entrambi i Eventi della community > Eventi inviati menu e il Eventi > Inseriti menu.
Tuttavia, se accetti l'invio di eventi da parte di Eventi > Inseriti menu, dovrai fare clic sull'evento inviato e quindi fare clic sul pulsante "Accetta come bozza" nel menu Modifica evento .
Ciò sposta la richiesta dalla scheda Eventi inviati alla scheda Bozze eventi, dandoti più tempo per finalizzare i dettagli.
2.3 Modifica richieste
A volte, potrebbe essere necessario apportare modifiche a una richiesta di prenotazione prima dell'approvazione. Tieni presente che puoi farlo solo utilizzando Eventi > Inseriti menù. Il Eventi della community > Eventi inviati il menu non consente di modificare le richieste.
Mentre sul Eventi > Inseriti menu, fare clic sull'invio dell'evento selezionato. L'anteprima dell'evento e il Modifica evento si aprirà la sezione sullo schermo. Se lo desideri puoi utilizzare il pulsante Comprimi/Espandi per nascondere l'anteprima ed espandere l'area lavorabile.
Sarai quindi in grado di modificare i dettagli di invio secondo necessità. Ad esempio, puoi aggiornare il titolo dell'evento, la data, l'ora, il luogo, lo spazio, la descrizione, i filtri, ecc. Una volta che sei soddisfatto delle modifiche, fai clic su "Accetta“. La prenotazione verrà aggiunta alla pianificazione dello spazio e l'evento verrà pubblicato sul calendario degli eventi, con le tue modifiche.
Se offri risorse prenotabili e devi apportare modifiche a una prenotazione, apri semplicemente il Risorse sezione per modificare le quantità, scambiare articoli o rimuovere completamente una risorsa.
Per apportare modifiche dopo che l'invio è stato approvato, è sufficiente accedere al Eventi > Pubblicato menù. Quindi, trova l'evento desiderato e segui le istruzioni sopra per modificare l'evento. Non dimenticare di fare clic su Pubblica per salvare le modifiche.
2.4 Rifiutare le richieste:
Se una richiesta di prenotazione di uno spazio non soddisfa i tuoi criteri, puoi facilmente rifiutarla. Puoi farlo tramite il file Eventi della community > Eventi inviati menu o il Eventi > Inseriti menu.
Fai clic sul pulsante "Rifiuto" accanto all'invio. Lo stato dell'evento cambierà in Rifiutatoe l'invio verrà rimosso dall'elenco delle richieste in sospeso.
2.5 Recupero degli eventi rifiutati
Se rifiuti accidentalmente un evento, puoi recuperarlo facilmente seguendo questi passaggi:
- Accedi al tuo Timely account.
- Vai al menu Eventi della comunità.
- Selezionare il sottomenu Eventi inviati.
- Utilizzare il filtro Stato evento nel sottomenu Eventi inviati.
- Selezionare Rifiutato dal menu a discesa.
- Individua l'evento che desideri ripristinare.
- Passa il mouse sull'evento e fai clic su Accetta per pubblicarlo immediatamente o su Accetta come bozza per spostarlo nell'elenco Bozze per ulteriori modifiche.
In questo modo i responsabili delle sedi possono ripristinare in modo efficiente gli eventi rifiutati per errore, evitando interruzioni nella programmazione.
3. Revisione delle risposte al questionario di assunzione personalizzato
Se hai creato un questionario di assunzione personalizzato per le richieste di prenotazione di spazi, i presentatori dovranno fornire informazioni specifiche durante il processo di invio. In questa situazione, probabilmente, vorrai rivedere le risposte prima di approvare le tue richieste di prenotazione di spazi. Puoi farlo tramite il file Eventi della community > Eventi inviati menu o il Eventi > Inseriti menu.
Se stai esaminando le risposte dei campi personalizzati da Eventi della community > Eventi inviati menu, vai all'invio desiderato, quindi fai clic sulla freccia verso il basso al centro dello schermo.
Sotto si aprirà una nuova sezione che elenca tutte le tue domande personalizzate e le risposte fornite dal mittente. È quindi possibile rivedere le risposte prima di approvare o rifiutare la richiesta.
Un'altra opzione è rivedere le risposte dei campi personalizzati dal file Eventi > Inseriti menù. Basta fare clic sull'evento desiderato. Poi, nel Modifica evento sezione, trova il file Campi personalizzati opzione. Anche lì saranno accessibili tutti i dati raccolti attraverso il questionario.
4. Automatizzazione delle approvazioni della prenotazione degli spazi
Invece di gestire ogni invio individualmente, un'opzione potrebbe essere quella di automatizzare il processo di approvazione delle richieste di spazio per tutti gli inviatori. Ciò significa che tutte le richieste del pubblico verranno automaticamente approvate se lo spazio richiesto sarà disponibile.
In alternativa, per una gestione più snella, puoi automatizzare il processo di approvazione per le richieste di prenotazione di spazi solo da parte di soggetti specifici. Ciò significa che le richieste provenienti da fonti attendibili possono essere approvate automaticamente a condizione che lo spazio richiesto sia disponibile.
Per impostare queste automazioni fate riferimento alle nostre guide su “Come impostare le prenotazioni degli spazi nel modulo di invio dell'evento" e "Come approvare e gestire i richiedenti della prenotazione di spazi", rispettivamente. Seguendo questi passaggi, puoi gestire in modo efficiente le richieste di prenotazione di spazi, assicurando che la pianificazione degli spazi rimanga ben organizzata e accessibile alla tua comunità. TimelyL'interfaccia intuitiva di rende l'intero processo semplice e senza intoppi.
Hai bisogno di ulteriore aiuto?
Per ulteriori indicazioni e supporto, visitare il nostro Centro Assistenza. Se hai domande o hai bisogno di assistenza, non esitare a contattare il nostro team per il successo dei clienti aprendo un ticket di supporto dal tuo Timely dashboard dell'account.
Inoltre, nel caso in cui si necessiti di ulteriore assistenza nell'implementazione e nell'utilizzo Timely sistema di gestione del locale, siamo lieti di assistervi. Esplora tutto il servizi professionali possiamo offrirti, e contattaci oggi!