Gestire le richieste di prenotazione degli spazi è essenziale per mantenere la pianificazione degli spazi organizzata ed efficiente. Con Timelyè intuitivo sistema di gestione del locale, puoi facilmente impostare un modulo di invio di eventi per ricevere invii di eventi dalla tua comunità e quindi accettare, rifiutare o modificare queste richieste. In questa guida ti guideremo attraverso il processo di gestione delle prenotazioni di spazio inviate dal tuo Timely cruscotto dell'account.
1. Visualizzazione delle richieste di prenotazione di nuovi spazi
Ogni volta che un richiedente richiede di prenotare uno dei tuoi spazi, riceverai una notifica email automatizzata. Lo scopo di questa notifica è informarti del nuovo invio e chiederti di agire.
Per vedere tutte le tue richieste di prenotazione di spazi, devi prima farlo login nella vostra Timely account. Qui hai due opzioni per visualizzare le tue richieste di prenotazione di spazi:
1.1 Menu Eventi della comunità
Vai al menu Comunità Eventie scegli il sottomenu Eventi inviati. Lì vedrai un elenco di tutti gli invii ricevuti, indipendentemente dal loro stato.
1.2 Menù Eventi
In alternativa, puoi usare il Eventi Menu, Inserito sottomenu, per vedere solo gli invii in sospeso e come formato evento. Qui puoi scegliere tra la visualizzazione live o la visualizzazione elenco.
2. Gestione delle richieste di prenotazione dello spazio:
Per gestire in modo efficiente le richieste di prenotazione di spazi all'interno Timely, dovrai approvarli, accettarli come bozza, modificarli o rifiutarli.
2.1 Accettare le richieste così come sono:
Per approvare una richiesta così com'è, puoi farlo tramite il file Eventi della community > Eventi inviati menu o il Eventi > Inseriti menu.
Basta andare al menu preferito, trovare l'evento inviato e quindi fare clic su "Accetta"Pulsante.
Questa azione confermerà la prenotazione e la aggiungerà alla pianificazione degli spazi. Pubblicherà inoltre l'evento corrispondente nel calendario degli eventi integrato.
2.2 Accettare le richieste come bozze
Se mancano ancora alcune informazioni o desideri rivedere ulteriormente l'invio prima di accettarlo, utilizza il "Accetta come bozza" opzione. Puoi accettare richieste come bozze da entrambi i Eventi della community > Eventi inviati menu e il Eventi > Inseriti menu.
Tuttavia, se accetti l'invio di eventi da parte di Eventi > Inseriti menu, dovrai fare clic sull'evento inviato e quindi fare clic sul pulsante "Accetta come bozza" nel menu Modifica evento .
Ciò sposta la richiesta dalla scheda Eventi inviati alla scheda Bozze eventi, dandoti più tempo per finalizzare i dettagli.
2.3 Modifica richieste
A volte potrebbe essere necessario apportare modifiche a una richiesta di prenotazione di uno spazio prima dell'approvazione. Tieni presente che puoi farlo solo utilizzando il file Eventi > Inseriti menù. Il Eventi della community > Eventi inviati il menu non consente di modificare le richieste.
Mentre sul Eventi > Inseriti menu, fare clic sull'invio dell'evento selezionato. L'anteprima dell'evento e il Modifica evento si aprirà la sezione sullo schermo. Se lo desideri puoi utilizzare il pulsante Comprimi/Espandi per nascondere l'anteprima ed espandere l'area lavorabile.
Sarai quindi in grado di modificare i dettagli di invio secondo necessità. Ad esempio, puoi aggiornare il titolo dell'evento, la data, l'ora, il luogo, lo spazio, la descrizione, i filtri, ecc. Una volta che sei soddisfatto delle modifiche, fai clic su "Accetta“. La prenotazione verrà aggiunta alla pianificazione dello spazio e l'evento verrà pubblicato sul calendario degli eventi, con le tue modifiche.
Per apportare modifiche dopo che l'invio è stato approvato, è sufficiente accedere al Eventi > Pubblicato menù. Quindi, trova l'evento desiderato e segui le istruzioni sopra per modificare l'evento. Non dimenticare di fare clic su Pubblica per salvare le modifiche.
2.4 Rifiutare le richieste:
Se una richiesta di prenotazione di uno spazio non soddisfa i tuoi criteri, puoi facilmente rifiutarla. Puoi farlo tramite il file Eventi della community > Eventi inviati menu o il Eventi > Inseriti menu.
Fai clic sul pulsante "Rifiuto" accanto all'invio. Lo stato dell'evento cambierà in Rifiutatoe l'invio verrà rimosso dall'elenco delle richieste in sospeso.
3. Revisione delle risposte al questionario di assunzione personalizzato
Se hai creato un questionario di assunzione personalizzato per le richieste di prenotazione di spazi, i presentatori dovranno fornire informazioni specifiche durante il processo di invio. In questa situazione, probabilmente, vorrai rivedere le risposte prima di approvare le tue richieste di prenotazione di spazi. Puoi farlo tramite il file Eventi della community > Eventi inviati menu o il Eventi > Inseriti menu.
Se stai esaminando le risposte dei campi personalizzati da Eventi della community > Eventi inviati menu, vai all'invio desiderato, quindi fai clic sulla freccia verso il basso al centro dello schermo.
Sotto si aprirà una nuova sezione che elenca tutte le tue domande personalizzate e le risposte fornite dal mittente. È quindi possibile rivedere le risposte prima di approvare o rifiutare la richiesta.
Un'altra opzione è rivedere le risposte dei campi personalizzati dal file Eventi > Inseriti menù. Basta fare clic sull'evento desiderato. Poi, nel Modifica evento sezione, trova il file Campi personalizzati opzione. Anche lì saranno accessibili tutti i dati raccolti attraverso il questionario.
4. Automatizzazione delle approvazioni della prenotazione degli spazi
Invece di gestire ogni invio individualmente, un'opzione potrebbe essere quella di automatizzare il processo di approvazione delle richieste di spazio per tutti gli inviatori. Ciò significa che tutte le richieste del pubblico verranno automaticamente approvate se lo spazio richiesto sarà disponibile.
In alternativa, per una gestione più snella, puoi automatizzare il processo di approvazione per le richieste di prenotazione di spazi solo da parte di soggetti specifici. Ciò significa che le richieste provenienti da fonti attendibili possono essere approvate automaticamente a condizione che lo spazio richiesto sia disponibile.
Per impostare queste automazioni fate riferimento alle nostre guide su “Come impostare le prenotazioni degli spazi nel modulo di invio dell'evento" e "Come approvare e gestire i richiedenti della prenotazione di spazi", rispettivamente. Seguendo questi passaggi, puoi gestire in modo efficiente le richieste di prenotazione di spazi, assicurando che la pianificazione degli spazi rimanga ben organizzata e accessibile alla tua comunità. TimelyL'interfaccia intuitiva di rende l'intero processo semplice e senza intoppi.
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