Nella gestione delle sedi, dati e report accurati sono essenziali per ottimizzare l'uso dello spazio, comprendere le tendenze delle prenotazioni e prendere decisioni informate. Con Timelyil software, gli utenti possono generare ed esportare report per gli spazi.
Questa funzionalità offre flessibilità nella reportistica, inclusi filtri avanzati e opzioni di contenuto personalizzabili per aiutarti a concentrarti sui dati più rilevanti. In questo articolo, ti guideremo attraverso il processo di creazione ed esportazione di report personalizzati per gli spazi e ti spiegheremo come questi report possono supportare una gestione efficace delle sedi.
1. Vantaggi della creazione e dell'esportazione di report per gli spazi
I report dettagliati sugli spazi delle sedi offrono numerosi vantaggi, in particolare per i gestori delle sedi che desiderano semplificare le operazioni e massimizzare l'utilizzo degli spazi:
- Reporting più rapidi e accurati: Accedi a dati coerenti e aggiornati senza tracciamento manuale, riducendo gli errori e risparmiando tempo amministrativo.
- Utilizzo dello spazio migliorato: L'analisi dei modelli di utilizzo aiuta i manager a comprendere la domanda e a ottimizzare la programmazione di ogni spazio espositivo.
- Processo decisionale informato: L'accesso a dati precisi su prenotazioni, requisiti e tipologie di eventi supporta un migliore processo decisionale per la pianificazione futura.
- Comunicazione con il cliente migliorata: Con un report personalizzato puoi presentare ai clienti o alle parti interessate una panoramica chiara e professionale dell'utilizzo dello spazio.
- Approfondimenti sulla gestione delle strutture: I dati specifici dello spazio ti aiutano ad allocare le risorse in base alle tendenze di utilizzo, riducendo i tempi di inattività e migliorando il ricambio degli spazi.
- Condivisione dati senza interruzioni tra i sistemi: Scarica i report da Timely e importarli facilmente negli strumenti finanziari, di analisi o di reporting utilizzati nella tua organizzazione.
Trasformando i dati relativi alle sedi in informazioni fruibili, i report dettagliati sugli spazi aiutano le organizzazioni a operare in modo più efficiente, ottenendo il massimo valore da ogni spazio.
2. Qual è il Timely Segnala funzionalità per gli spazi?
Migliori Timely La funzionalità di esportazione per gli spazi consente di generare report personalizzati in base ai dati delle sedi. È possibile includere informazioni dettagliate su ogni spazio, applicare filtri per concentrarsi su specifici intervalli di tempo o tipologie di spazio ed esportare report in diversi formati per una presentazione professionale e di facile lettura.
Questi report possono essere condivisi con team interni, gestori di edifici o inquilini per supportare la pianificazione delle risorse e la trasparenza. Sono particolarmente utili per istituti scolastici, strutture governative e spazi di co-working.
3. Come creare report per gli spazi in Timely
Con TimelyCreare report personalizzati per gli spazi è semplice. Segui questi passaggi per accedere alle opzioni dei report, applicare filtri ed esportare il report.
- Accedi al tuo Timely cruscotto.
- Nel menu a sinistra, vai a Report.
- Seleziona Eventi sotto le opzioni del report. Questo aprirà una vista di tutti gli spazi disponibili per il reporting.
3.1 Utilizzare filtri di base per creare il report
Inizia applicando i filtri di base per definire quali eventi devono essere visualizzati nel tuo report.
- Intervallo di date di inizio: utilizzare il selettore data per selezionare il periodo di tempo che si desidera includere.
- Stato del post: Le opzioni disponibili includono Tutti, Pubblicati, Bozza, In attesa, Rifiutati, e Cestino.
- Visibilità dell'evento: Seleziona Pubblico per eventi visibili a tutti, oppure Privata per eventi riservati o interni.
Questi filtri ti aiutano a restringere i risultati, a concentrarti sui dati giusti e a generare report più accurati e significativi.
Se si sceglie di non applicare filtri avanzati, fare clic su Cerca per eseguire il report. Il sistema restituirà risultati in base ai criteri selezionati. In caso contrario, continua a leggere questo post per saperne di più sui filtri avanzati per i report.
3.2 Applica filtri avanzati:
Fare clic su Filtri avanzati per accedere a opzioni più dettagliate per personalizzare il tuo report.
Utilizza questi filtri per perfezionare i risultati:
- LOCATION: Seleziona una o più sedi per concentrare il tuo report su luoghi specifici.
- Spazi: Seleziona singole stanze o spazi da includere nel report.
- Risorse: Seleziona risorse specifiche per generare un elenco di eventi che utilizzano tali elementi.
- Categorie: Filtra gli eventi per categorie, come workshop, riunioni o conferenze.
- PARTNERS: Restringi il report agli eventi gestiti da organizzatori specifici.
- Tags: Aggiungi tag per includere eventi in base a tipi, temi o formati.
Qualsiasi filtro evento personalizzato creato nel tuo account è disponibile anche per la reportistica. Utilizza questi filtri avanzati per perfezionare i risultati, analizzare i dati degli eventi mirati e generare insights.hts più accurati e significativi.
Dopo aver applicato i filtri avanzati, fai clic su Cerca per generare il report e recuperare i dati corrispondenti. Il sistema visualizzerà i risultati in base ai criteri selezionati.
3.3 Personalizza il contenuto del report:
Sotto Personalizza il contenuto del report, puoi selezionare esattamente quali campi includere nel report esportato. Ogni casella di controllo corrisponde a un punto dati che potrebbe essere rilevante per la tua organizzazione o per i tuoi stakeholder. Ecco il significato di ogni elemento:
- Tutto il giorno: Indica se l'evento si estende per l'intera giornata senza orari di inizio e fine specifici.
- creato il: Mostra la data e l'ora in cui l'evento o il record dello spazio è stato creato nel sistema.
- Ends: Visualizza l'ora di fine dell'evento o della prenotazione.
- Tassa di iscrizione: Indica se l'evento prevede una quota di iscrizione e a quanto ammonta tale quota.
- Stato evento: Riflette lo stato attuale dell'evento (ad esempio, Bozza, Pubblicato, In sospeso).
- Facebook / LinkedIn: Indica se l'evento è stato condiviso sulle piattaforme dei social media.
- In Evidenza: Indica se l'evento o lo spazio è contrassegnato come "in evidenza" nel tuo Timely calendario.
- Post Status: Riflette lo stato del post nel tuo sistema WordPress (o CMS simile), ad esempio Pubblicato o In sospeso.
- Si ripete a: Visualizza informazioni su eventi ricorrenti o prenotazioni.
- Risorse: Include informazioni sulle risorse necessarie per ciascun evento.
- Spazi: Elenca lo spazio o la stanza associati alla prenotazione.
- Avvia: Mostra l'ora di inizio dell'evento o della prenotazione.
- Tipo di biglietto: Mostra il tipo di biglietto associato all'evento (ad esempio, ingresso generale, VIP).
- Fuso orario: Visualizza l'impostazione del fuso orario per l'evento o la prenotazione.
- Titolo: Il titolo dell'evento o della prenotazione dello spazio, come visualizzato sul calendario.
- Aggiornato alle: Indica il timestamp di aggiornamento più recente del record.
- Utente: Mostra l'utente che ha creato o gestisce la voce.
- utente E-mail: Visualizza l'indirizzo email dell'utente che gestisce il record.
- Ruolo dell'utente: Riflette il ruolo dell'utente nella tua organizzazione (ad esempio, amministratore, editor).
- LOCATION: Elenca il nome del luogo associato allo spazio o all'evento.
Suggerimento: È possibile selezionare più elementi a seconda del livello di dettaglio desiderato. Questo è particolarmente utile se si desidera analizzare modelli come orari di prenotazione, popolarità degli spazi o attività degli utenti. Questo è particolarmente utile se si desidera analizzare modelli come orari di prenotazione, popolarità degli spazi o attività degli utenti.
4. Come esportare il report personalizzato
Dopo aver applicato tutti i filtri desiderati e selezionato i campi di contenuto, puoi esportare il tuo report personalizzato. Per prima cosa, clicca su Esportare pulsante accanto al Personalizza il contenuto del report pulsante.
- Quindi, seleziona il preferito Formato file di esportazioneLe opzioni disponibili sono CSV, PDF e ICS.
Per ogni formato di file, il sistema visualizza opzioni aggiuntive, spiegate in dettaglio di seguito.
4.1 Opzioni di esportazione CSV
Dopo aver selezionato CSV come formato di file di esportazione, puoi scegliere di esportare tutte le colonne degli eventi o esportare l'elenco corrente.
4.1.1 Esporta tutte le colonne degli eventi
Se si seleziona Esporta tutte le colonne degli eventi, tutti i dati e le colonne dell'evento verranno esportati.
4.1.2 Esporta elenco corrente
Se si seleziona Esporta elenco corrente, appariranno impostazioni aggiuntive:
- Note interne: Seleziona questa casella per includere le note interne aggiunte dagli utenti della dashboard.
- Filtri predefiniti: Seleziona i filtri preferiti come Categorie, Tagse PARTNERS.
- Campi personalizzati: Seleziona i campi personalizzati dal menu a discesa.
- Filtri personalizzati: Seleziona i filtri personalizzati dal menu a discesa.
4.2 Opzioni di esportazione PDF
Dopo aver selezionato PDF come formato di file di esportazione, puoi personalizzare ulteriormente il report utilizzando:
- Filtri predefiniti: Seleziona i filtri preferiti come Categorie, Tagse PARTNERS.
- Campi personalizzati: Seleziona i campi personalizzati dal menu a discesa.
- Filtri personalizzati: Seleziona i filtri personalizzati dal menu a discesa.
4.3 Opzioni di esportazione ICS
Dopo aver selezionato ICS come formato di file di esportazione, è possibile abilitare le seguenti opzioni:
- Includi HTML: includere l'HTML per la descrizione dell'evento.
- Includi immagine: includi l'immagine di copertina dell'evento.
4.4 Finalizzazione dell'esportazione
Dopo aver selezionato il formato e le opzioni del file, scegli una delle seguenti opzioni:
- Esporta file: Genera immediatamente l'esportazione.
- Salva e pianifica: Salva le impostazioni di esportazione e consente di pianificare il report.
Questo semplice processo semplifica la produzione e la condivisione di report completi sugli spazi delle sedi, aiutandoti a rimanere organizzato e informato sull'utilizzo degli spazi.
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