Con Timely software per la gestione dei locali, puoi raccogliere senza sforzo le richieste di prenotazione di spazi e risorse dalla tua comunità, migliorando i processi interni, risparmiando tempo e costi operativi, massimizzando al contempo l'utilizzo e la redditività degli spazi. In questa guida, ti guideremo attraverso i passaggi che i richiedenti devono seguire per inviarti richieste di prenotazione di spazi e sedi.
1. Ricezione delle richieste di prenotazione di spazi e risorse
Per motivi di sicurezza, gli autori degli eventi devono creare un account con Timely per inviarti richieste di prenotazione di spazi e risorse. Questa procedura di creazione e accesso dell'account non solo protegge i tuoi spazi, risorse, eventi e calendario dagli spammer, ma garantisce anche la sicurezza di Timelycontro potenziali hacker.
I nuovi utenti riceveranno un'e-mail da parte nostra, in cui verrà richiesto loro di verificare il proprio indirizzo e-mail per attivare il proprio account. Se l'utente ha già un account Timely account, possono semplicemente accedere all'applicazione utilizzando le proprie credenziali.
Inoltre, quando un nuovo utente si registra, il nostro sistema invierà automaticamente un'e-mail a tutti gli utenti del sistema con un ruolo di approvazione, informandoli del nuovo utente. Questa e-mail conterrà un link che ti permetterà di approvare o rifiutare il nuovo utente, a meno che tu non abbia scelto di approvare automaticamente tutti gli utenti. Per istruzioni dettagliate, consulta il post su "Come approvare e gestire i richiedenti della prenotazione di spazi. "
2. Invio di richieste di prenotazione di spazi e risorse tramite il modulo di invio dell'evento
2.1 Visualizzazione pubblica dello spazio Login
Quando i visitatori accedono alla tua pagina web dedicata per le prenotazioni di spazi alimentate da Timely, vedranno tutti gli spazi disponibili visualizzati in una galleria o in una vista programmata. Nella galleria, ogni spazio è accompagnato da un'immagine, insieme al relativo prezzo, se addebitato per evento o per intervallo di tempo, se applicabile.
Dopo aver utilizzato i filtri per selezionare lo spazio desiderato, gli utenti possono scoprire di più su ogni spazio prenotabile cliccando sull'immagine corrispondente. Lì potranno vedere l'indirizzo, la descrizione e qualsiasi altra informazione aggiunta ai dettagli dello spazio.
Se l' Mostra la programmazione degli spazi nei dettagli dello spazio la funzione è abilitata su Luoghi > Impostazioni, i richiedenti vedranno la disponibilità degli spazi visualizzata sullo schermo. Da lì, potranno selezionare la data e l'ora della prenotazione per confermare la disponibilità dello spazio.
- Per scegliere un quando, possono usare le frecce nella parte superiore dello schermo.
- Per scegliere un tempo, possono semplicemente trascinare e rilasciare il mouse sulla fascia oraria desiderata.
Quindi, devono solo premere il Prenota pulsante di nuovo.
Per prenotare uno spazio, i richiedenti devono prima cliccare su Accedi pulsante. Apparirà quindi una finestra pop-up che chiederà loro di accedere con le proprie credenziali o di creare un nuovo account.
2.2 Modulo di richiesta di prenotazione di spazi e risorse
Dopo aver effettuato l'accesso, il modulo di iscrizione all'evento apparirà sullo schermo. I partecipanti potranno quindi inserire le informazioni sull'evento che intendono organizzare nello spazio designato e rispondere al questionario di ammissione personalizzato. Se sono richiesti acconti per la prenotazione o pagamenti online per il noleggio, i partecipanti vedranno anche un'opzione di pagamento in fondo al modulo.
Consiglio: Utilizza il modulo Risorse per offrire attrezzature e servizi insieme alle prenotazioni dei tuoi spazi. Questo garantisce che tutti i materiali necessari siano inclusi nelle prenotazioni dell'evento e crea ulteriori opportunità di guadagno. Scopri come creare risorse per eventi per la prenotazione degli spazi.
Una volta che il richiedente ha compilato tutti i dettagli richiesti per la prenotazione dello spazio, può fare clic su Invia evento pulsante. Se sono state fornite tutte le informazioni necessarie e qualsiasi pagamento applicabile è stato completato, il Timely Il sistema elaborerà la richiesta e visualizzerà un messaggio di ringraziamento sullo schermo. Contemporaneamente, il sistema invierà un'e-mail al richiedente, confermando che la richiesta di prenotazione dello spazio è stata inviata correttamente.
Per istruzioni dettagliate su come gestire le richieste di prenotazione, fare riferimento al post su Come accettare, rifiutare o modificare le richieste di prenotazione degli spazi.
2.3 Notifiche e-mail automatiche per richieste di prenotazione di spazi e risorse
Se vengono fornite tutte le informazioni necessarie, Timely Il sistema riceverà la richiesta e visualizzerà un messaggio di ringraziamento sullo schermo. Contemporaneamente, il sistema invierà un'e-mail al richiedente, confermando che la sua richiesta di prenotazione dello spazio è stata inviata correttamente.
Inoltre, la piattaforma invierà un'e-mail automatizzata a tutto il sistema di account utenti con un ruolo di approvazione, informandoli della nuova richiesta di prenotazione dello spazio. Nell'email di notifica, troverai un link per approvare o rifiutare la nuova richiesta di prenotazione dello spazio, a meno che tu non abbia optato per l'approvazione automatica di tutte le richieste di prenotazione dello spazio inviate. Per istruzioni dettagliate, consulta il post su "Come accettare, rifiutare o modificare le richieste di prenotazione di spazi. "
Ricevere prenotazioni di spazi dalla tua comunità non è mai stato così facile Timely!
3. Utilizzo del pubblico I miei eventi Zona
Se l' Il modulo Contatti è abilitato per l' Timely account, i richiedenti vedranno il I miei eventi nell'intestazione della vista pubblica quando hanno effettuato l'accesso. La sezione "I miei eventi" consente loro di rivedere le loro richieste di prenotazione in qualsiasi momento. Se gli amministratori abilitano autorizzazioni specifiche, i richiedenti potranno anche modificare o richiedere modifiche alle loro prenotazioni e/o annullarle.
Come arrivare là:
- Accedi alla Visualizzazione dello spazio pubblico utilizzando le tue credenziali, quindi fai clic su I miei eventi nell'intestazione.
Cosa possono fare i richiedenti nell'area I miei eventi:
- Visualizza una panoramica delle richieste di prenotazione degli spazi: visualizza ogni richiesta con il suo stato attuale (ad esempio, In sospeso, Approvato/Pubblicato, Rifiutato, Annullato) più data/ora, sede, spazio e risorse.
- Modifica o richiedi modifiche alle prenotazioni esistenti (se consentito): apri una prenotazione, clicca su "Modifica evento", aggiorna i dettagli (ad esempio, orario, note, spazio selezionato e/o risorse), quindi clicca su "Invia". Le modifiche potrebbero richiedere l'approvazione dell'organizzatore.
- Annullare le prenotazioni (se consentito): aprire ogni prenotazione e fare clic su Annulla evento per ritirare la richiesta.
Nota: Le azioni disponibili in I miei eventi dipendono dalle autorizzazioni dell'organizzatore definite dagli amministratori di sistema e il modulo Contatti deve essere abilitato per il calendario.
Per i dettagli sull'abilitazione delle autorizzazioni del richiedente in I miei eventi, vedere Come impostare le prenotazioni degli spazi nel modulo di invio dell'evento per impostazioni universali, o Come approvare e gestire i richiedenti della prenotazione di spazi per impostazioni individuali.
Hai bisogno di ulteriore aiuto?
Per ulteriori indicazioni e supporto, visitare il nostro Centro Assistenza. Se hai domande o hai bisogno di assistenza, non esitare a contattare il nostro team per il successo dei clienti aprendo un ticket di supporto dal tuo Timely dashboard dell'account.
Inoltre, nel caso in cui si necessiti di ulteriore assistenza nell'implementazione e nell'utilizzo Timely sistema di gestione del locale, siamo lieti di assistervi. Esplora tutto il servizi professionali possiamo offrirti, e contattaci oggi!