Con Timely software per la gestione dei locali, puoi raccogliere senza sforzo le richieste di prenotazione di spazi e risorse dalla tua comunità, migliorando i processi interni, risparmiando tempo e costi operativi, massimizzando al contempo l'utilizzo e la redditività degli spazi. In questa guida, ti guideremo attraverso i passaggi che i richiedenti devono seguire per inviarti richieste di prenotazione di spazi e sedi.
1. Ricezione delle richieste di prenotazione di spazi e risorse
Per motivi di sicurezza, gli autori degli eventi devono creare un account con Timely per inviarti richieste di prenotazione di spazi e risorse. Questa procedura di creazione e accesso dell'account non solo protegge i tuoi spazi, risorse, eventi e calendario dagli spammer, ma garantisce anche la sicurezza di Timelycontro potenziali hacker.
I nuovi utenti riceveranno un'e-mail da parte nostra, in cui verrà richiesto loro di verificare il proprio indirizzo e-mail per attivare il proprio account. Se l'utente ha già un account Timely account, possono semplicemente accedere all'applicazione utilizzando le proprie credenziali.
Inoltre, quando un nuovo utente si registra, il nostro sistema invierà automaticamente un'e-mail a tutti gli utenti del sistema con un ruolo di approvazione, informandoli del nuovo utente. Questa e-mail conterrà un link che ti permetterà di approvare o rifiutare il nuovo utente, a meno che tu non abbia scelto di approvare automaticamente tutti gli utenti. Per istruzioni dettagliate, consulta il post su "Come approvare e gestire i richiedenti della prenotazione di spazi. "
2. Invio di richieste di prenotazione di spazi e risorse tramite il modulo di invio dell'evento
2.1 Visualizzazione pubblica dello spazio Login
Quando visiti la tua pagina web dedicata alle prenotazioni di spazi e risorse dove Timely è installato, gli autori dei messaggi vedranno tutti gli spazi disponibili come galleria o visualizzazione pianificazione.
Dopo aver utilizzato i filtri per selezionare lo spazio desiderato, gli utenti possono ottenere maggiori informazioni su ogni spazio prenotabile cliccando sull'immagine corrispondente. Lì potranno vedere l'indirizzo, la descrizione e qualsiasi altra informazione aggiunta ai dettagli dello spazio.
Per prenotare un posto basterà premere il tasto Prenota pulsante. Si aprirà sullo schermo il pop-up di accesso, che chiederà loro di accedere con le proprie credenziali o di creare un nuovo account.
2.2 Modulo di richiesta di prenotazione di spazi e risorse
Dopo aver effettuato l'accesso, il modulo di iscrizione all'evento apparirà sullo schermo. I partecipanti potranno quindi inserire le informazioni sull'evento che intendono organizzare nello spazio designato e rispondere al questionario di ammissione personalizzato. Se sono richiesti acconti per la prenotazione o pagamenti online per il noleggio, i partecipanti vedranno anche un'opzione di pagamento in fondo al modulo.
Inoltre, se il tuo Timely l'abbonamento include il Modulo Risorse, il modulo visualizzerà un Risorse Sezione in cui i partecipanti possono selezionare mobili, attrezzature o servizi disponibili. Per gli articoli a pagamento verrà visualizzato il prezzo, mentre per gli articoli gratuiti no. Timely verifica automaticamente la disponibilità di ogni risorsa selezionata prima di consentire l'invio della richiesta.
Consiglio: Utilizza il modulo Risorse per offrire attrezzature e servizi insieme alle prenotazioni dei tuoi spazi. Questo garantisce che tutti i materiali necessari siano inclusi nelle prenotazioni dell'evento e crea ulteriori opportunità di guadagno. Scopri come creare risorse per eventi per la prenotazione degli spazi.
Una volta che il mittente ha completato i dettagli della prenotazione dello spazio, può premere il pulsante Invia evento pulsante.
2.3 Notifiche e-mail automatiche per richieste di prenotazione di spazi e risorse
Se vengono fornite tutte le informazioni necessarie, Timely Il sistema riceverà la richiesta e visualizzerà un messaggio di ringraziamento sullo schermo. Contemporaneamente, il sistema invierà un'e-mail al richiedente, confermando che la sua richiesta di prenotazione dello spazio è stata inviata correttamente.
Inoltre, la piattaforma invierà un'e-mail automatizzata a tutto il sistema di account utenti con un ruolo di approvazione, informandoli della nuova richiesta di prenotazione dello spazio. Nell'email di notifica, troverai un link per approvare o rifiutare la nuova richiesta di prenotazione dello spazio, a meno che tu non abbia optato per l'approvazione automatica di tutte le richieste di prenotazione dello spazio inviate. Per istruzioni dettagliate, consulta il post su "Come accettare, rifiutare o modificare le richieste di prenotazione di spazi. "
Ricevere prenotazioni di spazi dalla tua comunità non è mai stato così facile Timely!
Hai bisogno di ulteriore aiuto?
Per ulteriori indicazioni e supporto, visitare il nostro Centro Assistenza. Se hai domande o hai bisogno di assistenza, non esitare a contattare il nostro team per il successo dei clienti aprendo un ticket di supporto dal tuo Timely dashboard dell'account.
Inoltre, nel caso in cui si necessiti di ulteriore assistenza nell'implementazione e nell'utilizzo Timely sistema di gestione del locale, siamo lieti di assistervi. Esplora tutto il servizi professionali possiamo offrirti, e contattaci oggi!