Effectively managing booking requests is essential to keeping your spaces and resources organized and running efficiently. With Timely의 직관적 장소 관리 시스템, you can easily set up an integrated submission form to collect booking requests from your community. From there, you can review each submission directly from your Timely dashboard — accepting, rejecting, or editing requests as needed. In this guide, we’ll walk you through the step-by-step process of managing space and resource booking submissions within your Timely 계정입니다.
1. Viewing Space and Resource Booking Requests
Every time a submitter requests to book one of your spaces, with or without booking resources, you will receive an automated email notification. The purpose of this notification is to inform you about the new submission, and prompts you to take action.
To see all your booking requests, first you need to log in 귀하의에 Timely 계정. There you have two options to view your booking requests:
1.1 커뮤니티 이벤트 메뉴
메뉴로 이동 커뮤니티 이벤트, 선택 제출된 이벤트 from the submenu. There, you will see a list of all event submissions received, regardless of their status.
To view more details, click the downwards arrow beneath the event information. This will reveal additional fields, such as the requested venue, space and resources.
1.2 이벤트 메뉴
또는 이벤트 메뉴, 제출 하위 메뉴를 사용하면 보류 중인 제출물만 볼 수 있으며 이벤트 형식으로 표시됩니다. 여기에서 라이브 보기 또는 목록 보기 중에서 선택할 수 있습니다.
To access further details about the booking, select the event. This will display additional information, including the chosen venue, space, and any associated resources.
2. Managing Space and Resource Booking Requests:
To efficiently manage booking requests within Timely, 승인하거나 초안으로 수락하거나 수정하거나 거부해야 합니다.
2.1 요청을 있는 그대로 수락:
As previously mentioned, to approve a request as-is, you can do that either through the 커뮤니티 이벤트 > 제출된 이벤트 메뉴 또는 이벤트 > 제출됨 메뉴를 선택합니다.
원하는 메뉴로 이동하여 제출된 이벤트를 찾은 다음 '수락"버튼을 누릅니다.
이 작업을 수행하면 예약이 확인되고 공간 일정에 추가됩니다. 또한 해당 이벤트를 통합 이벤트 캘린더에 게시합니다.
2.2 요청을 초안으로 수락
If there’s still some information missing, or you want to review the submission further before accepting it, use the “초안으로 수락" 옵션. 요청을 초안으로 수락할 수 있습니다. 커뮤니티 이벤트 > 제출된 이벤트 메뉴와 이벤트 > 제출됨 메뉴를 선택합니다.
그러나 귀하가 이벤트 제출을 수락하는 경우 이벤트 > 제출됨 메뉴에서 제출된 이벤트를 클릭한 다음 "초안으로 수락" 버튼을 클릭해야 합니다. 이벤트 수정 안내
이렇게 하면 요청이 제출된 이벤트 탭에서 초안 이벤트 탭으로 이동하여 세부정보를 마무리하는 데 더 많은 시간을 확보할 수 있습니다.
2.3 편집 요청
Sometimes, you might need to make modifications to a booking request before approval. Please note that you can only do that using the 이벤트 > 제출됨 메뉴. 그만큼 커뮤니티 이벤트 > 제출된 이벤트 메뉴에서는 요청을 편집할 수 없습니다.
동안 이벤트 > 제출됨 메뉴에서 선택한 이벤트 제출을 클릭합니다. 이벤트 미리보기와 이벤트 수정 섹션이 화면에 열립니다. 원하는 경우 축소/확장 버튼을 사용하여 미리보기를 숨기고 작업 가능 영역을 확장할 수 있습니다.
그러면 필요에 따라 제출 세부정보를 변경할 수 있습니다. 예를 들어 이벤트 제목, 날짜, 시간, 장소, 공간, 설명, 필터 등을 업데이트할 수 있습니다. 변경 사항에 만족하면 '를 클릭하세요.수락“. 예약이 귀하의 공간 일정에 추가되고 해당 이벤트는 귀하가 편집한 내용과 함께 이벤트 달력에 게시됩니다.
If you offer bookable resources and need to make changes to a booking, simply open the 자료 section to adjust quantities, swap items, or remove a resource entirely.
제출이 승인된 후 변경하려면 다음으로 이동하세요. 이벤트 > 게시됨 메뉴. 그런 다음 원하는 이벤트를 찾아 위의 지침에 따라 이벤트를 편집하세요. 클릭하는 것을 잊지 마세요 게시이다. 변경 사항을 저장합니다.
2.4 요청 거부:
공간 예약 요청이 귀하의 기준을 충족하지 않는 경우 쉽게 거부할 수 있습니다. 다음 중 하나를 통해 그렇게 할 수 있습니다. 커뮤니티 이벤트 > 제출된 이벤트 메뉴 또는 이벤트 > 제출됨 메뉴를 선택합니다.
"거절제출물 옆에 있는 '버튼을 클릭하세요. 이벤트 상태가 다음으로 변경됩니다. 거부됨, 제출물은 보류 중인 요청 목록에서 제거됩니다.
2.5 거부된 이벤트 복구
실수로 이벤트를 거부한 경우 다음 단계에 따라 쉽게 복구할 수 있습니다.
- 귀하의 계정에 로그인하십시오. Timely 계정.
- 커뮤니티 이벤트 메뉴로 이동합니다.
- 제출된 이벤트 하위 메뉴를 선택하세요.
- 제출된 이벤트 하위 메뉴에서 이벤트 상태 필터를 사용하세요.
- 드롭다운 메뉴에서 거부됨을 선택합니다.
- 복구하려는 이벤트를 찾으세요.
- 이벤트 위에 마우스를 올려놓고 수락을 클릭하면 즉시 게시되고, 임시로 수락을 클릭하면 임시 목록으로 이동하여 추가로 편집할 수 있습니다.
이를 통해 행사장 관리자는 실수로 거부된 이벤트를 효율적으로 복구하여 일정이 중단되는 것을 방지할 수 있습니다.
3. 맞춤형 섭취 설문지에 대한 답변 검토
공간 예약 요청을 위한 맞춤형 접수 설문지를 생성한 경우 제출자는 제출 프로세스 중에 특정 정보를 제공해야 합니다. 이러한 상황에서는 공간 예약 요청을 승인하기 전에 응답을 검토하는 것이 좋습니다. 다음 중 하나를 통해 그렇게 할 수 있습니다. 커뮤니티 이벤트 > 제출된 이벤트 메뉴 또는 이벤트 > 제출됨 메뉴를 선택합니다.
사용자 정의 필드 답변을 검토하는 경우 커뮤니티 이벤트 > 제출된 이벤트 메뉴에서 원하는 제출 항목으로 이동한 다음 화면 중앙에 있는 아래쪽 화살표를 클릭하세요.
모든 맞춤 질문과 제출자가 제공한 답변이 나열된 새 섹션이 아래에 열립니다. 그런 다음 요청을 승인하거나 거부하기 전에 답변을 검토할 수 있습니다.
또 다른 옵션은 다음에서 사용자 정의 필드 답변을 검토하는 것입니다. 이벤트 > 제출됨 메뉴. 원하는 이벤트를 클릭하기만 하면 됩니다. 그런 다음 이벤트 수정 섹션에서 사용자 정의 필드 옵션. 설문지를 통해 수집된 모든 데이터에도 접근할 수 있습니다.
4. 공간 예약 승인 자동화
모든 제출물을 개별적으로 관리하는 대신 모든 제출자에 대한 공간 요청 승인 프로세스를 자동화하는 옵션이 있습니다. 이는 요청한 공간이 사용 가능한 경우 대중의 모든 요청이 자동으로 승인된다는 것을 의미합니다.
또는 보다 효율적인 관리를 위해 특정 제출자의 공간 예약 요청에 대해서만 승인 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 이는 요청한 공간이 사용 가능한 경우 신뢰할 수 있는 소스의 요청이 자동으로 승인될 수 있음을 의미합니다.
이러한 자동화를 설정하려면 '에 대한 가이드를 참조하세요.이벤트 제출 양식에서 공간 예약을 설정하는 방법" 그리고 "공간 예약 요청자를 승인하고 관리하는 방법"입니다. 이러한 단계를 따르면 공간 예약 요청을 효율적으로 처리하여 공간 일정을 잘 정리하고 커뮤니티에서 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다. Timely의 사용자 친화적인 인터페이스는 전체 프로세스를 원활하고 간단하게 만듭니다.
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또한, 구현 및 사용에 추가 지원이 필요한 경우 Timely 장소 관리 시스템, 기꺼이 도와드리겠습니다. 모든 것을 탐색하세요 전문적인 서비스 우리는 당신에게 제안할 수 있습니다. 우리와 연락 .