Het beheren van ruimteboekingsaanvragen is essentieel om uw ruimteschema georganiseerd en efficiënt te houden. Met Timelyis intuïtief locatiebeheersysteem, kunt u eenvoudig een formulier voor het indienen van evenementen instellen om inzendingen voor evenementen van uw community te ontvangen, en deze verzoeken vervolgens accepteren, afwijzen of bewerken. In deze handleiding leiden we u door het proces voor het afhandelen van ruimteboekingsinzendingen van uw Timely account Dashboard.
1. Nieuwe ruimteboekingsaanvragen bekijken
Elke keer dat een indiener vraagt om een van uw ruimtes te reserveren, ontvangt u een automatische e-mailmelding. Het doel van deze melding is om u te informeren over de nieuwe indiening en u aan te sporen actie te ondernemen.
Om al uw ruimteboekingsaanvragen te zien, moet u eerst login in uw Timely account. Daar heeft u twee opties om uw ruimteboekingsaanvragen te bekijken:
1.1 Menu Community-evenementen
Ga naar het menu Community-evenementenen kies het submenu Ingezonden evenementen. Daar ziet u een lijst met alle ontvangen inzendingen, ongeacht hun status.
1.2 Evenementenmenu
Als alternatief kunt u de Evenementen menu, Ingezonden submenu, om alleen de inzendingen te zien die in behandeling zijn, en als evenementformaat. Daar kunt u kiezen tussen de liveweergave of de lijstweergave.
2. Ruimteboekingsaanvragen beheren:
Om ruimteboekingsaanvragen binnen de ruimte efficiënt te beheren Timely, moet u ze goedkeuren, accepteren als concept, bewerken of afwijzen.
2.1 Accepteer verzoeken zoals ze zijn:
Als u een verzoek wilt goedkeuren zoals het is, kunt u dat doen via de Community-evenementen > Ingezonden evenementen menu of de Gebeurtenissen > Ingediend menu.
Ga eenvoudigweg naar het menu van uw voorkeur, zoek het ingediende evenement en klik vervolgens op de knop 'Accepteren"Knop.
Deze actie bevestigt de boeking en voegt deze toe aan uw ruimteschema. Het publiceert ook het bijbehorende evenement in uw geïntegreerde evenementenkalender.
2.2 Accepteer verzoeken als concept
Als er nog steeds informatie ontbreekt of als u de inzending verder wilt beoordelen voordat u deze accepteert, gebruikt u de knop 'Accepteer als concept" keuze. U kunt verzoeken als concept accepteren van zowel de Community-evenementen > Ingezonden evenementen menu en het Gebeurtenissen > Ingediend menu.
Als u echter inzendingen voor evenementen accepteert van de Gebeurtenissen > Ingediend menu, moet u op het ingediende evenement klikken en vervolgens op de knop 'Accepteren als concept' op het scherm klikken Gebeurtenis bewerken pagina.
Hierdoor wordt het verzoek verplaatst van het tabblad Ingediende gebeurtenissen naar het tabblad Conceptgebeurtenissen, waardoor u meer tijd heeft om de details af te ronden.
2.3 Aanvragen bewerken
Soms moet u mogelijk wijzigingen aanbrengen in een ruimteboekingsaanvraag voordat deze wordt goedgekeurd. Houd er rekening mee dat u dit alleen kunt doen met behulp van de Gebeurtenissen > Ingediend menu. De Community-evenementen > Ingezonden evenementen In het menu kunt u geen verzoeken bewerken.
terwijl op de Gebeurtenissen > Ingediend menu, klik op de geselecteerde evenementinzending. Het evenementvoorbeeld en de Gebeurtenis bewerken sectie wordt op het scherm geopend. Als u wilt, kunt u de knop Samenvouwen/Uitvouwen gebruiken om het voorbeeld te verbergen en uw werkbare gebied uit te breiden.
Vervolgens kunt u de indieningsgegevens indien nodig wijzigen. U kunt bijvoorbeeld de titel, datum, tijd, locatie, ruimte, beschrijving, filters, enz. van het evenement bijwerken. Als u tevreden bent met de wijzigingen, klikt u op 'Accepteren“. De boeking wordt toegevoegd aan uw ruimteschema en het evenement wordt, met uw bewerkingen, gepubliceerd in uw evenementenkalender.
Om wijzigingen aan te brengen nadat de inzending is goedgekeurd, gaat u eenvoudigweg naar de Gebeurtenissen > Gepubliceerd menu. Zoek vervolgens het gewenste evenement en volg de bovenstaande instructies om het evenement te bewerken. Vergeet niet op te klikken Publiceer om uw wijzigingen op te slaan.
2.4 Verzoeken afwijzen:
Als een reserveringsaanvraag voor een ruimte niet aan uw criteria voldoet, kunt u deze eenvoudig afwijzen. Dat kan via de Community-evenementen > Ingezonden evenementen menu of de Gebeurtenissen > Ingediend menu.
Klik op de "Verwerpen' naast de inzending. De gebeurtenisstatus verandert in Verworpenen de inzending wordt verwijderd uit de lijst met openstaande verzoeken.
3. Antwoorden op uw aangepaste intakevragenlijst beoordelen
Als u een aangepaste intakevragenlijst voor ruimteboekingsaanvragen heeft gemaakt, moeten indieners tijdens het indieningsproces specifieke informatie verstrekken. In deze situatie wilt u waarschijnlijk de reacties bekijken voordat u uw ruimteboekingsaanvragen goedkeurt. Dat kun je doen via de Community-evenementen > Ingezonden evenementen menu of de Gebeurtenissen > Ingediend menu.
Als u aangepaste veldantwoorden bekijkt van de Community-evenementen > Ingezonden evenementen menu, ga naar de gewenste inzending en klik vervolgens op de pijl naar beneden in het midden van het scherm.
Er wordt een nieuw gedeelte geopend met daarin al uw aangepaste vragen en de antwoorden van de indiener. Vervolgens kunt u de antwoorden bekijken voordat u het verzoek goedkeurt of afwijst.
Een andere optie is om de aangepaste veldantwoorden van de Gebeurtenissen > Ingediend menu. Klik eenvoudig op het gewenste evenement. Vervolgens, in de Gebeurtenis bewerken sectie, zoek de Aangepaste Velden keuze. Alle gegevens die via de vragenlijst worden verzameld, zijn daar ook toegankelijk.
4. Het automatiseren van goedkeuringen voor ruimteboekingen
In plaats van elke inzending afzonderlijk te beheren, zou het een optie kunnen zijn om het goedkeuringsproces voor ruimteaanvragen voor alle indieners te automatiseren. Dit betekent dat alle aanvragen van het publiek automatisch worden goedgekeurd als de aangevraagde ruimte beschikbaar is.
Als alternatief kunt u, voor een meer gestroomlijnd beheer, het goedkeuringsproces automatiseren voor ruimteboekingsaanvragen van alleen specifieke indieners. Dit betekent dat verzoeken van vertrouwde bronnen automatisch kunnen worden goedgekeurd, op voorwaarde dat de gevraagde ruimte beschikbaar is.
Om deze automatiseringen in te stellen, raadpleegt u onze handleidingen over “Hoe u ruimteboekingen instelt in het evenementinzendingsformulier” en “Hoe u ruimteboekingsaanvragers kunt goedkeuren en beheren“, respectievelijk. Door deze stappen te volgen, kunt u efficiënt ruimteboekingsaanvragen afhandelen, zodat uw ruimteschema goed georganiseerd en toegankelijk blijft voor uw gemeenschap. TimelyDe gebruiksvriendelijke interface maakt het hele proces naadloos en eenvoudig.
Extra hulp nodig?
Voor verdere begeleiding en ondersteuning kunt u terecht op onze Klantenservice. Als u vragen heeft of hulp nodig heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons klantensuccesteam door een ondersteuningsticket te openen vanuit uw Timely dashboard van de account.
Indien u extra hulp nodig heeft bij de implementatie en het gebruik Timely locatiebeheersysteem, we helpen u graag verder. Ontdek alle professional services, wij u kunnen bieden, en Neem contact met ons op vandaag!