Rapporten maken en exporteren voor evenementen

Bij evenementenbeheer kan toegang tot gedetailleerde en aanpasbare rapporten de planning, uitvoering en evaluatie van evenementen aanzienlijk verbeteren. Timely software Hiermee kunnen evenementorganisatoren op maat gemaakte rapporten voor evenementen exporteren, compleet met geavanceerde filters en mogelijkheden voor het aanpassen van de inhoud.

In dit artikel leggen we uit hoe je evenementverslagen maakt en belichten we de voordelen van het gebruik van deze documenten voor een beter evenementmanagement.

1. Voordelen van het maken en exporteren van rapporten voor evenementen

Met op maat gemaakte evenementenrapporten krijgen organisatoren waardevolle inzichten en worden ze ondersteund bij het nemen van beslissingen op basis van data:

• Consistente en accurate rapportage: Genereer gestandaardiseerde rapporten voor verschillende afdelingen of kalenders, waardoor de consistentie van gegevens wordt gewaarborgd en handmatige registratie wordt verminderd.
• Verbeterde planning en scheduling: Identificeer piekperioden, seizoensgebonden trends en hiaten in de planning om toekomstige evenementen effectiever te plannen.
• Ondersteuning voor rapportage aan belanghebbenden en leidinggevenden: Deel eenvoudig duidelijke, gestructureerde en in uw huisstijl opgestelde rapporten met leidinggevenden, sponsors of partners om de impact en resultaten aan te tonen.
• Gegevens exporteren voor externe analyse: Exporteer gebeurtenisrapporten als CSV-bestanden voor gebruik in BI-tools, spreadsheets of andere platforms voor diepgaandere analyses.
• Geïnformeerde strategische besluitvorming: Gebruik betrouwbare evenementgegevens om de programmaontwikkeling, de toewijzing van middelen en de langetermijnstrategieën voor evenementen te sturen.

2. Wat is het Timely Rapportagefunctie voor evenementen?

De Timely Met de rapportagefunctie voor evenementen kunt u rapporten genereren en exporteren die specifiek zijn afgestemd op uw behoeften. gebeurtenisgegevensJe kunt gedetailleerde inzichten voor elk evenement toevoegen, filters toepassen om je te concentreren op specifieke tijdsperioden, categorieën of organisatoren, en rapporten in verschillende formaten exporteren voor een professionele, gemakkelijk leesbare presentatie.

Deze rapporten kunnen worden gedeeld met interne teams, marketingstakeholders of het management ter ondersteuning van planning, prestatieanalyse en transparantie. Ze zijn met name nuttig voor organisaties die veel evenementen organiseren, zoals onderwijsinstellingen, overheidsorganisaties, culturele instellingen en organisaties voor bestemmingsmarketing.

3. Hoe maak je een rapport voor gebeurtenissen met Timely

Timely Hiermee kunnen evenementorganisatoren uitgebreide rapporten genereren voor evenementen met aangepaste filters en gegevensvelden. Volg deze stappen om evenementrapporten te openen, te filteren en te exporteren. Controleer voordat u begint of de juiste filters (bijv. tags, organisatoren, categorieën) aan uw evenementen zijn toegevoegd, aangezien deze velden van invloed zijn op wat u kunt filteren en rapporteren.

1. Meld u aan bij uw Timely dashboards.
2. Ga in het linkermenu naar Rapporten.
3. Kies Evenementen om het dashboard voor gebeurtenisrapportage te openen.

3.1 Gebruik basisfilters om uw rapport samen te stellen:

Begin met het toepassen van de basisfilters om te bepalen welke events Deze filters zijn opgenomen in uw rapport. Ze helpen u de resultaten te verfijnen, u te concentreren op de meest relevante gegevens en nauwkeurige, zinvolle inzichten te genereren.

• Startdatumperiode: Gebruik de datumkiezer om de gewenste periode te selecteren voor analyse, zoals een specifieke maand, kwartaal of aangepast tijdsbereik.
• Status van het evenement: Kies welke evenementen u wilt opnemen op basis van hun huidige status. Beschikbare opties zijn: Alles, Gepubliceerd, Concept, In behandeling, Afgewezenen uitschot.
• Zichtbaarheid van het evenement: Bepaal welke gebeurtenissen in het rapport worden weergegeven op basis van hun toegangsniveau. Selecteer Publieke om evenementen op te nemen die voor alle doelgroepen zichtbaar zijn, of Privé voor interne of besloten evenementen.

Als u ervoor kiest geen geavanceerde filters toe te passen, klik dan hier. Zoeken Om het rapport uit te voeren, geeft het systeem resultaten weer op basis van de door u geselecteerde criteria. Lees anders verder in dit artikel voor meer informatie over geavanceerde filters voor rapportage.

3.2 Geavanceerde filters toepassen:

Klik op Geavanceerde filters om toegang te krijgen tot meer gedetailleerde opties voor het aanpassen van uw rapport.

Gebruik deze filters om uw resultaten te verfijnen:

• VenueSelecteer een of meer locaties om uw rapport op specifieke plekken te richten.
• Categorieën : Filter evenementen op categorieën, zoals workshops, vergaderingen of conferenties.
• OrganisatorenBeperk het rapport tot evenementen die door specifieke organisatoren worden georganiseerd.
• TagsVoeg tags toe om evenementen te selecteren op basis van type, thema of formaat.

Alle aangepaste gebeurtenisfilters die u in uw account aanmaakt, zijn ook beschikbaar voor rapportage. Gebruik deze geavanceerde filters om resultaten te verfijnen, gerichte gebeurtenisgegevens te analyseren en nauwkeurigere en betekenisvollere inzichten te genereren.

Nadat je de geavanceerde filters hebt toegepast, klik je op Zoeken Om het rapport te genereren en de overeenkomende gegevens op te halen. Het systeem toont de resultaten op basis van de door u geselecteerde criteria.

3.3. Rapportinhoud aanpassen:

Onder Rapportinhoud aanpassenU kunt precies selecteren welke velden in uw geëxporteerde rapport moeten worden opgenomen. Elk selectievakje komt overeen met een gegevenspunt dat relevant kan zijn voor uw organisatie of belanghebbenden. Hieronder leggen we uit wat elk item betekent:

• De hele dagGeeft aan of het evenement de hele dag duurt, zonder specifieke begin- en eindtijden.
• Gemaakt bij: Toont het tijdstempel waarop de gebeurtenis of ruimte-record in het systeem is aangemaakt.
• EndsGeeft de eindtijd van het evenement of de boeking weer.
• ToegangsprijsGeeft aan of er entreegeld wordt gevraagd voor het evenement en wat dat bedrag is.
• EvenementstatusGeeft de huidige status van het evenement weer (bijv. Concept, Gepubliceerd, In behandeling).
• Facebook / LinkedInGeeft aan of het evenement is gedeeld op sociale media.
• UitgelichtGeeft aan of het evenement of de ruimte is gemarkeerd als 'uitgelicht' in uw overzicht. Timely kalender.
• PoststatusGeeft de status van het bericht in je WordPress-systeem (of een vergelijkbaar CMS) weer, zoals 'Gepubliceerd' of 'In behandeling'.
• Herhaalt zich bij: Toont informatie over terugkerende evenementen of boekingen.
• BegintGeeft de starttijd van het evenement of de boeking weer.
• TickettypeGeeft aan welk type ticket bij het evenement hoort (bijv. algemene toegang, VIP).
• Tijdzone: Geeft de tijdzone-instelling voor het evenement of de boeking weer.
• Onderwerp: De titel van het evenement of de reservering, zoals weergegeven op de kalender.
• Bijgewerkt op: Geeft het meest recente update-tijdstempel van het record aan.
• GebruikerToont de gebruiker die de vermelding heeft aangemaakt of beheert.
• gebruiker E-mail: Toont het e-mailadres van de gebruiker die het record beheert.
• GebruikersrolDit weerspiegelt de rol van de gebruiker binnen uw organisatie (bijv. beheerder, redacteur).
• Venue: Geeft de naam van de locatie weer die bij de ruimte of het evenement hoort.

Tip: U kunt meerdere items selecteren, afhankelijk van het gewenste detailniveau. Dit is vooral handig als u patronen wilt analyseren, zoals boekingstijden, populariteit van ruimtes of gebruikersactiviteit.

4. Hoe exporteer je je aangepaste rapport?

Nadat u alle gewenste filters hebt toegepast en de inhoudsvelden hebt geselecteerd, kunt u uw aangepaste rapport exporteren. Klik eerst op de Exporteren knop naast de Rapportinhoud aanpassen knop.

4. Selecteer vervolgens de voorkeur ExportbestandsformaatDe beschikbare opties zijn CSV, PDF en ICS.

Voor elk bestandsformaat toont het systeem extra opties, die hieronder in detail worden uitgelegd.

4.1 Opties voor CSV-export

Nadat u CSV als exportbestandsindeling hebt geselecteerd, kunt u ervoor kiezen om alle gebeurteniskolommen of alleen de huidige lijst te exporteren.

4.1.1 Alle gebeurteniskolommen exporteren

Als u selecteert Exporteer alle gebeurteniskolommenAlle evenementgegevens en kolommen worden geëxporteerd.

4.1.2 Huidige lijst exporteren

Als u selecteert Huidige lijst exporterenEr verschijnen dan extra instellingen:

• Interne notities: Vink dit vakje aan om interne notities van dashboardgebruikers mee te nemen.
• Standaardfilters: Selecteer de gewenste filters, zoals Categorieën , markeringen, maximaliseren en Organisatoren.
• Aangepaste velden: Selecteer aangepaste velden in het keuzemenu.
• Aangepaste filters: Selecteer aangepaste filters in het下拉菜单.

4.2 PDF-exportopties

Nadat u PDF als exportbestandsindeling hebt geselecteerd, kunt u het rapport verder aanpassen met:

• Standaardfilters: Selecteer de gewenste filters, zoals Categorieën , Tagsen Organisatoren.
• Aangepaste velden: Selecteer aangepaste velden in het keuzemenu.
• Aangepaste filters: Selecteer aangepaste filters in het下拉菜单.

4.3 ICS-exportopties

Nadat u ICS als exportbestandsindeling hebt geselecteerd, kunt u de volgende opties inschakelen:

• HTML toevoegen: Voeg de HTML-code voor de evenementbeschrijving toe.
• Afbeelding toevoegen: voeg een omslagafbeelding van het evenement toe.

4.4 Uw export afronden

Nadat u uw bestandsindeling en opties hebt geselecteerd, kiest u een van de volgende mogelijkheden:

• Exportbestand: De export wordt direct gegenereerd.
• Opslaan en inplannen: Slaat de exportinstellingen op en stelt u in staat het rapport in te plannen.

Deze functie geeft eventmanagers de mogelijkheid om kalendergegevens te gebruiken om hun eventplanning en -coördinatie te verfijnen, zodat elk event zijn volledige potentieel bereikt. Ontdek meer manieren om uw eventmanagement te verbeteren met Timely's oplossingen. Met TimelyDankzij de rapportagemogelijkheden van het platform kunnen evenementorganisatoren eenvoudig cruciale evenementgegevens bijhouden en presenteren, waardoor analyses worden vereenvoudigd en een succesvolle evenementplanning wordt ondersteund.

Extra hulp nodig?

Voor verdere begeleiding en ondersteuning kunt u terecht op onze Klantenservice. Als u daarnaast vragen hebt of hulp nodig hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons klantensuccesteam door een supportticket te openen via uw Timely dashboard van de account.

Bovendien, mocht u aanvullende hulp nodig hebben bij de implementatie en het gebruik van Timely evenementenbeheersysteem, wij helpen u graag verder. Ontdek alle professional services, wij bieden, en voel je vrij om Neem contact met ons op bereiken van jouw doelen