met Timely, kunt u eenvoudig tijdslotregistratie / RSVP instellen voor uw gratis evenementen. Als je een gratis evenement organiseert waarvoor tijdslotregistratie vereist is, kun je de instelling "Tijdslotregistratie / RSVP" gebruiken voor je evenementlijst. Deze functie is met name handig als uw evenement op specifieke tijdstippen plaatsvindt en beperkte beschikbaarheid heeft, en deelnemers zich vooraf moeten registreren om het evenement bij te wonen. Leer alle onderstaande stappen.
1. Tijdvakregistratie / RSVP basisinstellingen
Pre-registraties en RSVP's verzamelen voor je gratis evenement met tijdslots is heel eenvoudig met Timely. Als je deze functie niet in je abonnement hebt, contact met ons op. om uw account te upgraden.
Nadat u bent ingelogd op uw account, gaat u naar de Evenementen menu. U kunt een nieuw evenement maken of het evenement selecteren waaraan u de pre-registratie met tijdsloten wilt toevoegen.
Maak uw RSVP-type aan
Ga eerst naar de Kosten en kaartjes gedeelte van je evenement, waar je alle RSVP- en ticketopties vindt. Selecteer vervolgens Tijdslot Registratie / RSVP in het vervolgkeuzemenu, net onder "Gratis evenementen“. Er verschijnt een paneel. U kunt op de klikken plus knop om uw eerste ticketblok toe te voegen.
Geef een naam aan je ticketblok en voeg een korte beschrijving toe om je publiek te laten weten waar het over gaat. Houd er rekening mee dat deze informatie zichtbaar zal zijn voor uw publiek op de evenementpagina.
Als je bijvoorbeeld een yogastudio hebt en op specifieke data en tijden gratis yogalessen aanbiedt aan nieuwe studenten, kun je de gratis lessen als tijdvakken in je lesrooster zetten.
Aanvullende informatie toevoegen
U kunt aanvullende informatie toevoegen aan elk van uw ticketblokken. Houd er rekening mee dat deze informatie niet zichtbaar is voor je publiek op de evenementpagina. Het zal echter verschijnen op de geautomatiseerde bevestigingsmails en het pdf-ticket dat ze ontvangen na registratie voor je evenement. Kijk voor meer informatie hoe u aanvullende informatie toevoegt aan tickets, RSVP's, e-mails en pdf-sjablonen.
Als u een gratis host virtueel of hybride evenement, kunt u een link naar een online vergadering toevoegen als aanvullende informatie. Als gevolg hiervan verschijnt de link in uw bevestigingsmails en pdf-tickets. Als je meer wilt weten, lees dan hoe u een link naar een online vergadering toevoegt aan tickets en e-mails.
Maak je tijdslots
Voeg zoveel tijdslots toe als je nodig hebt. In het voorbeeld blow zijn er slots voor één les tussen 7 en 9 uur. Als u meer slots wilt maken, klikt u gewoon op de + Slot toevoegen knop.
Beperk de beschikbaarheid van tickets
Tijdens het managen van je evenement wil je niet dat het overvol of stressvol wordt voor je bezoekers. Stel daarom altijd het maximale aantal beschikbare tickets voor je evenement in. Dit helpt u bij het bepalen van de ideale locatie en het aantal services dat u tijdens uw evenement wilt aanbieden.
Als u een aantal tickets instelt, wordt ons systeem automatisch bijgewerkt telkens wanneer een tijdslot is gereserveerd totdat het betreffende tijdslot of evenement "uitverkocht" is. Maak je geen zorgen, je kunt het aantal beschikbare tickets op elk moment wijzigen door je evenement te bewerken in de Kosten en toegangskaarten sectie. Als u echter de Ongelimiteerde box, blijven je tickets voor onbepaalde tijd te koop.
Sinds onze registratiesysteem voor evenementen updates elke keer dat er een tijdslot is gereserveerd, het voorkomt ook dat mensen hetzelfde tijdslot boeken. U hoeft zich dus geen zorgen te maken over onverwachte situaties in uw evenementen zoals overboeking of dubbele boeking.
Bij het afrekenen kunnen uw inschrijvers zien hoeveel plaatsen er nog beschikbaar zijn. Dit nummer wordt automatisch bijgewerkt als er plaatsen worden gereserveerd.
Beperk het aantal tickets per registratie
Bij het instellen van je tijdslots en het aantal beschikbare tickets per tijdslot, kun je ook het maximale aantal plekken instellen dat een persoon kan reserveren met een enkele registratie.
Houd er rekening mee dat standaard Timely evenement RSVP-software beperkt het aantal tickets per registratie tot tien (10) tickets. Om deze instelling te wijzigen, typt u gewoon het juiste nummer in het daarvoor bestemde vak.
Een wachtlijst maken voor uw evenement
Als je een grote vraag naar je evenement verwacht en beperkte beschikbaarheid van tickets hebt, kan een wachtlijst een waardevolle functie zijn. Met een wachtlijst kunnen geïnteresseerde bezoekers zich aanmelden voor een plek zodra de tickets uitverkocht zijn, en het helpt je om mogelijke last-minute annuleringen of no-shows efficiënt te beheren.
Volg onze stapsgewijze handleiding om een wachtlijst voor uw evenement op te zetten Hoe u een wachtlijst maakt voor uw evenement. Dit bericht leidt je door het proces van het configureren van de wachtlijstinstellingen en het naadloos integreren ervan in je evenementregistratieproces.
Als u eenmaal een wachtlijst heeft, is het cruciaal om te weten hoe u deze effectief kunt beheren. Onze gids Wachtlijsten en abonnees beheren biedt waardevolle inzichten en strategieën voor het omgaan met wachtlijstabonnees. Van het prioriteren van inschrijvingen tot het handmatig bevestigen van aanwezigheid, deze gids biedt praktische tips voor een vlot en efficiënt wachtlijstbeheer.
Door een wachtlijst voor uw evenement te implementeren en het beheer ervan onder de knie te krijgen, kunt u de tevredenheid van de deelnemers vergroten, de capaciteit van het evenement optimaliseren en een naadloze ervaring creëren voor zowel organisatoren als deelnemers.
Tijdslot Registratie Begin- en Einddatum
Zodra een evenement is gepubliceerd, wordt de online registratie standaard automatisch geopend. U heeft echter de mogelijkheid om de start- en einddatum en -tijden van de inschrijving aan te passen.
Met behulp van de vervolgkeuzemenu's kunt u een aangepaste startdatum instellen, inclusief weken, dagen, uren en zelfs minuten vóór het evenement. Bovendien kunt u de einddatum en -tijd aanpassen, zodat de registratie sluit aan het begin van het evenement, aan het einde van het evenement of op een specifiek door u gekozen tijdstip.
Met deze functie heeft u meer controle over uw tijdslot-RSVP's en hun beschikbaarheid voor het publiek.
Beschikbaarheid blokkeren
Dingen gaan niet altijd zoals gepland. Planners kunnen erop vertrouwen dat ze last-minute aanpassingen aan tijdslot-evenementen mogelijk maken Timely software. Het stelt hen in staat om wijzigingen aan te brengen in de beschikbaarheid van tijdsloten, ook nadat tickets al voor het publiek beschikbaar zijn gesteld.
Raadpleeg onze gebruikershandleiding voor meer informatie Hoe u RSVP's en beschikbaarheid van tickets voor uw evenementen kunt blokkeren.
Tijdslots Registratiestatus
Bovendien kunt u de status van elk van uw tijdslotregistratietypes instellen om uw publiek te informeren. De opties zijn:
- Openen
- Geannuleerd
- Eindigde
Tijdslot RSVP-ticketblokken verwijderen
U kunt de verwijderknop onderaan de sectie gebruiken om een specifiek ticketblok te verwijderen. Deze stap moet afzonderlijk per ticketblok worden uitgevoerd. Met andere woorden, u moet ze een voor een verwijderen.
2. Tijdvakregistratie Aangepaste vragen
Soms moeten organisatoren van evenementen vragen stellen of bevestigen of ze in aanmerking komen voordat ze de registratie van een deelnemer accepteren. Als u bijvoorbeeld reacties verzamelt voor een ouder-leraarconferentie, kunt u de deelnemers vragen de naam van hun kind of hun klas te typen.
met Timely, kunt u alle informatie van deelnemers opvragen op het moment van de online tijdslotregistratie. Door aangepaste velden toe te voegen aan uw registratie / RSVP-ticket, kunt u een aangepaste vragenlijst voor het boeken van evenementen maken. De vragen kunnen worden beantwoord met een eenvoudig selectievakje, Ja/Nee-antwoorden of een tekstveld. Bovendien kunt u links naar elk aangepast veld toevoegen en deze verplicht of optioneel maken.
Meer informatie hoe u een boekingsformulier voor evenementen maakt met aangepaste velden en gebruik deze functie voor uw tijdslotregistraties.
3. E-mailmeldingen voor evenementregistratie
Een geweldige manier om je bezoekers op de hoogte te houden van het komende evenement, is door meldingen aan je evenement toe te voegen. U kunt zoveel meldingen toevoegen als u wilt. Door deze instelling te bevestigen, stuurt het systeem geautomatiseerde e-mails naar uw evenementdeelnemers om hen aan het evenement te herinneren.
Als u de notificatie-e-mails wilt aanpassen, kunt u de respectieve sjabloon wijzigen. Lees voor meer informatie deze handige gebruikershandleiding: Hoe u evenement-RSVP- en ticket-e-mailsjablonen kunt aanpassen.
4. Ga akkoord met de voorwaarden en sla uw wijzigingen op
Als je klaar bent met het maken van de registratie / RSVP voor je evenement, zorg er dan voor dat je de Ik ga akkoord met alle Terms selectievakje om door te gaan.
De laatste stap is om naar beneden te scrollen op de pagina en op de Publiceer knop. U kunt ook op de knop klikken Opslaan als concept voor het geval je je evenement wilt beoordelen en later wilt publiceren.
5. Tijdvakregistratie Afrekenen op uw evenementpagina
Wanneer je klaar bent met het instellen van de tijdslotregistratie / RSVP voor je gratis evenement, kun je controleren hoe het eruit ziet in je openbare agenda. Het registratie- / RSVP-uitcheckvak met uw tickettypes wordt precies weergegeven zoals u ze hebt geconfigureerd.
met Timely, kun je niet alleen op tijdslot gebaseerde registraties verzamelen voor gratis evenementen, maar ook online registraties voor afzonderlijke evenementen voor gratis evenementenen verkopen kaartjes voor evenementen en tijdslot kaartjes voor betaalde evenementen.
Ga voor meer gebruikersbegeleiding naar onze Klantenservice. Als u vragen heeft of extra hulp nodig heeft, aarzel dan niet om dit te doen contact met ons op.. U kunt ook een supportticket openen vanuit uw Timely dashboard van de account.