met Timely software voor locatiebeheer, kunt u eenvoudig een indieningsformulier voor een ruimteboekingsaanvraag instellen, geïntegreerd met uw online ruimtecatalogus of -planning. Hierdoor kunt u ruimteboekingsaanvragen van uw community ontvangen en het goedkeuringsproces efficiënt beheren en automatiseren. In dit bericht ontdekt u het stapsgewijze proces voor het goedkeuren en beheren van ruimteboekingsaanvragers.
1. Nieuwe ruimteaanvragers goedkeuren
Wanneer een nieuwe indiener zich aanmeldt om een ruimteboeking aan te vragen, ontvangt u een automatische e-mailmelding.
U kunt dan Log in aan jouw Timely account en beslis of u de nieuwe aanvrager van een ruimteboeking goedkeurt of afwijst. Bovendien heeft u de mogelijkheid om automatisch alle ruimteboekingsaanvragen van een bepaalde gebruiker goed te keuren.
2. Aanvragers van ruimteboekingen beheren
Om indieners te beheren, gaat u naar uw Timely account, Klik op de Community-evenementen menu en vervolgens op de indieners tabblad. Daar vindt u informatie over al uw indieners en kunt u de details voor elk van hen afzonderlijk bewerken.
2.1. Lijst van ruimteboekingsindieners
U kunt uw lijst met aanvragers van een ruimteboeking ordenen op naam, e-mailadres of status. De beschikbare statussen zijn onder meer:
- Aanvaard
- In behandeling
- Verworpen
Klik eenvoudig op de gewenste status en de lijst wordt dienovereenkomstig gefilterd.
2.2. Gegevens van ruimteaanvragers bewerken
Als u informatie over een indiener wilt bijwerken, beweegt u uw cursor over de naam ervan en klikt u vervolgens op de Edit optie.
Er verschijnt een paneel aan de rechterkant van het scherm. U kunt de voornaam, achternaam en e-mail van de aanvrager bekijken, maar u kunt deze informatie niet wijzigen; alleen de aanvrager kan deze aanpassingen maken.
U kunt echter de volgende velden wijzigen:
a) Rol / Toestemmingen:
- Auteur
- editor
- Beheerder
- Ruimtebeheerder
- indiener
- begeleider
Wees voorzichtig bij het wijzigen van machtigingen, aangezien u de mogelijkheid heeft om een indiener te upgraden naar een beheerder van uw Timely account met volledige rechten.
b) Status
- Goedgekeurd
- Verworpen
De status “In behandeling” is alleen van toepassing wanneer de aanvrager een account aanmaakt en u moet beslissen of u deze aanvrager goedkeurt of afwijst.
c) Keur automatisch alle ruimteboekingen van deze indiener goed
Om deze optie in te schakelen, vinkt u de instelling 'Alle gebeurtenissen automatisch goedkeuren vanaf' aan.
Houd er rekening mee dat deze optie alleen voor u beschikbaar is als het vakje 'Nieuwe ingediende evenementen automatisch goedkeuren' in de instellingen voor community-evenementen is uitgeschakeld.
2.3 Ruimteaanvragers verwijderen
Om een specifieke aanvrager van een ruimteboeking te verwijderen, beweegt u uw cursor over de naam van de aanvrager en klikt u vervolgens op de Verwijder optie.
Er verschijnt een pop-up om uw beslissing te bevestigen. Klik op de Verwijder knop om te bevestigen, of de Annuleer om terug te keren naar de lijst met ruimteboekingsaanvragers.
Door deze stappen te volgen, kunt u de indieners van ruimteboekingen efficiënt beheren, waardoor u verzekerd bent van een soepel en georganiseerd proces voor het ontvangen en verwerken van ruimteboekingsaanvragen van uw community. Timely maakt dit proces probleemloos, waardoor u een goed gestructureerd overzicht van ruimtes en evenementenkalender kunt behouden.
Extra hulp nodig?
Voor verdere begeleiding en ondersteuning kunt u terecht op onze Klantenservice. Als u vragen heeft of hulp nodig heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons klantensuccesteam door een ondersteuningsticket te openen vanuit uw Timely dashboard van de account.
Indien u extra hulp nodig heeft bij de implementatie en het gebruik Timely locatiebeheersysteem, we helpen u graag verder. Ontdek alle professional services, wij u kunnen bieden, en Neem contact met ons op vandaag!