met Timely software voor locatiebeheerU kunt moeiteloos aanvragen voor ruimte- en resourceboekingen van uw community verzamelen, waardoor interne processen worden verbeterd, tijd en operationele kosten worden bespaard en uw ruimtegebruik en winstgevendheid worden gemaximaliseerd. In deze handleiding leiden we u door de stappen die indieners moeten volgen om aanvragen voor locatie- en ruimteboekingen bij u in te dienen.
1. Het ontvangen van ruimte- en resourceboekingsaanvragen
Uit veiligheidsoverwegingen moeten indieners van evenementen een account aanmaken Timely om reserveringsaanvragen voor ruimtes en bronnen bij u in te dienen. Dit proces voor het aanmaken van een account en het aanmelden beschermt niet alleen uw ruimtes, bronnen, evenementen en agenda tegen spammers, maar zorgt ook voor de veiligheid van Timely's software tegen potentiële hackers.
Nieuwe indieners ontvangen van ons een e-mail met het verzoek hun e-mailadres te verifiëren om hun account te activeren. Als de indiener al een Timely Als ze een account hebben, kunnen ze zich eenvoudig met hun inloggegevens aanmelden bij de applicatie.
Wanneer een nieuwe indiener zich aanmeldt, stuurt ons systeem automatisch een e-mail naar al uw systeemgebruikers met een goedkeuringsrol om hen te informeren over de nieuwe indiener. Deze e-mail bevat een link waarmee u de nieuwe indiener kunt goedkeuren of afwijzen, tenzij u ervoor hebt gekozen om alle indieners automatisch goed te keuren. Raadpleeg het bericht op "Hoe u ruimteboekingsaanvragers kunt goedkeuren en beheren. '
2. Het indienen van verzoeken voor ruimte- en resourceboekingen via het evenementinzendingsformulier
2.1 Ruimte publieke weergave Login
Wanneer u uw speciale webpagina voor ruimte- en resourceboekingen bezoekt waar Timely is geïnstalleerd, zien indieners al uw beschikbare ruimtes als galerij of als planningsweergave.
Nadat ze de filters hebben gebruikt om hun gewenste ruimte te selecteren, kunnen aanvragers meer te weten komen over elke reserveerbare ruimte door op de betreffende afbeelding te klikken. Daar kunnen ze het adres, de beschrijving en alle andere informatie die u aan de ruimtedetails hebt toegevoegd, bekijken.
Om een plaats te reserveren, hoeven ze alleen maar op de knop te drukken Boek knop. De pop-up voor aanmelden wordt geopend op het scherm, met de vraag om in te loggen met hun inloggegevens of een nieuw account aan te maken.
2.2 Formulier voor het indienen van verzoeken om ruimte- en bronboekingen
Nadat u succesvol bent ingelogd, verschijnt het formulier voor het indienen van uw evenement op het scherm. De indieners kunnen vervolgens informatie invoeren over het evenement dat ze op de aangewezen locatie willen organiseren en uw persoonlijke intakevragenlijst beantwoorden. Als u een aanbetaling of online betaling voor huur nodig hebt, zien de indieners ook een betaalmogelijkheid onderaan het formulier.
Bovendien, als uw Timely abonnement omvat de Bronnenmodule, het formulier zal een Informatiebronnen Sectie waar inzenders beschikbare meubels, apparatuur of diensten kunnen selecteren. Betaalde artikelen worden met hun prijs weergegeven, gratis artikelen niet. Timely controleert automatisch de beschikbaarheid van elke geselecteerde resource voordat de aanvraag mag worden ingediend.
TIP: Gebruik de Resources-module om apparatuur en diensten aan te bieden naast uw ruimtereserveringen. Zo bent u ervan verzekerd dat alle benodigde materialen bij de evenementreserveringen zijn inbegrepen en creëert u extra omzetmogelijkheden. Leer hoe u evenementbronnen voor ruimtereserveringen kunt maken.
Zodra de indiener de ruimteboekingsgegevens heeft ingevuld, kan hij op de knop drukken Evenement aanmelden knop.
2.3 Geautomatiseerde e-mailmeldingen voor ruimte- en resourceboekingsaanvragen
Als alle benodigde informatie is verstrekt, Timely Het systeem ontvangt de inzending en toont een bedankbericht op het scherm. Tegelijkertijd stuurt het systeem de inzender een e-mail met de bevestiging dat zijn of haar reserveringsaanvraag succesvol is ingediend.
Bovendien stuurt het platform een geautomatiseerde e-mail naar alle accountsystemen gebruikers met een goedkeuringsrol, waarmee u hen op de hoogte stelt van de nieuwe reserveringsaanvraag. In de e-mail met de melding vindt u een link waarmee u de nieuwe reserveringsaanvraag kunt goedkeuren of afwijzen, tenzij u hebt gekozen voor automatische goedkeuring van alle ingediende reserveringsaanvragen. Raadpleeg het bericht op "Hoe u ruimteboekingsaanvragen accepteert, afwijst of bewerkt. '
Het ontvangen van ruimteboekingen van uw community is nog nooit zo eenvoudig geweest Timely!
Extra hulp nodig?
Voor verdere begeleiding en ondersteuning kunt u terecht op onze Klantenservice. Als u vragen heeft of hulp nodig heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons klantensuccesteam door een ondersteuningsticket te openen vanuit uw Timely dashboard van de account.
Bovendien, mocht u aanvullende hulp nodig hebben bij de implementatie en het gebruik van Timely locatiebeheersysteem, wij helpen u graag verder. Ontdek alle professional services, wij u kunnen bieden, en Neem contact met ons op bereiken van jouw doelen