met Timely software voor locatiebeheerU kunt moeiteloos aanvragen voor ruimte- en resourceboekingen van uw community verzamelen, waardoor interne processen worden verbeterd, tijd en operationele kosten worden bespaard en uw ruimtegebruik en winstgevendheid worden gemaximaliseerd. In deze handleiding leiden we u door de stappen die indieners moeten volgen om aanvragen voor locatie- en ruimteboekingen bij u in te dienen.
1. Het ontvangen van ruimte- en resourceboekingsaanvragen
Uit veiligheidsoverwegingen moeten indieners van evenementen een account aanmaken Timely om reserveringsaanvragen voor ruimtes en bronnen bij u in te dienen. Dit proces voor het aanmaken van een account en het aanmelden beschermt niet alleen uw ruimtes, bronnen, evenementen en agenda tegen spammers, maar zorgt ook voor de veiligheid van Timely's software tegen potentiële hackers.
Nieuwe indieners ontvangen van ons een e-mail met het verzoek hun e-mailadres te verifiëren om hun account te activeren. Als de indiener al een Timely Als ze een account hebben, kunnen ze zich eenvoudig met hun inloggegevens aanmelden bij de applicatie.
Wanneer een nieuwe indiener zich aanmeldt, stuurt ons systeem automatisch een e-mail naar al uw systeemgebruikers met een goedkeuringsrol om hen te informeren over de nieuwe indiener. Deze e-mail bevat een link waarmee u de nieuwe indiener kunt goedkeuren of afwijzen, tenzij u ervoor hebt gekozen om alle indieners automatisch goed te keuren. Raadpleeg het bericht op "Hoe u ruimteboekingsaanvragers kunt goedkeuren en beheren. '
2. Het indienen van verzoeken voor ruimte- en resourceboekingen via het evenementinzendingsformulier
2.1 Ruimte publieke weergave Login
Wanneer bezoekers uw speciale webpagina voor ruimteboekingen bezoeken, aangestuurd door Timely, zien ze alle beschikbare plaatsen weergegeven in een galerij- of planningsweergave. In de galerijweergave wordt elke plaats vergezeld door een afbeelding en de bijbehorende prijs – of deze nu per evenement of per tijdsinterval wordt berekend, indien van toepassing.
Nadat ze de filters hebben gebruikt om hun gewenste ruimte te selecteren, kunnen aanvragers meer te weten komen over elke reserveerbare ruimte door op de betreffende afbeelding te klikken. Daar kunnen ze het adres, de beschrijving en alle andere informatie die u aan de ruimtedetails hebt toegevoegd, bekijken.
Indien de Ruimteplanning weergeven in de ruimtedetails functie is ingeschakeld op Locaties > InstellingenIndieners zien het ruimteschema op het scherm. Daar kunnen ze de datum en tijd van hun boeking selecteren om de beschikbaarheid van de ruimte te bevestigen.
- Om een te kiezen gegevens, kunnen ze de pijlen bovenaan het scherm gebruiken.
- Om een te kiezen Time to, kunnen ze eenvoudig hun muis over het gewenste tijdslot slepen en neerzetten.
Dan hoeven ze alleen nog maar op de knop te drukken Boek knop nogmaals.
Om een ruimte te reserveren, moeten aanvragers eerst op de knop klikken Inloggen knop. Er verschijnt dan een pop-upvenster waarin ze zich kunnen aanmelden met hun inloggegevens of een nieuw account kunnen aanmaken.
2.2 Formulier voor het indienen van verzoeken om ruimte- en bronboekingen
Na succesvolle aanmelding verschijnt het formulier voor het indienen van evenementen op het scherm. De indieners kunnen vervolgens informatie invoeren over het evenement dat ze op de aangewezen locatie willen organiseren en uw persoonlijke intakevragenlijst invullen. Als u een aanbetaling of online betaling voor huur nodig hebt, zien de indieners ook een betaalmogelijkheid onderaan het formulier.
TIP: Gebruik de Resources-module om apparatuur en diensten aan te bieden naast uw ruimtereserveringen. Zo bent u ervan verzekerd dat alle benodigde materialen bij de evenementreserveringen zijn inbegrepen en creëert u extra omzetmogelijkheden. Leer hoe u evenementbronnen voor ruimtereserveringen kunt maken.
Zodra de indiener alle vereiste ruimteboekingsgegevens heeft ingevuld, kan hij op de knop klikken Evenement aanmelden knop. Als alle benodigde informatie is verstrekt en eventuele betalingen zijn voltooid, Timely Het systeem verwerkt de aanvraag en toont een bedankbericht op het scherm. Tegelijkertijd stuurt het systeem een e-mail naar de indiener met de bevestiging dat de reserveringsaanvraag succesvol is ingediend.
Voor gedetailleerde instructies over hoe u boekingsaanvragen kunt beheren, raadpleegt u het bericht op Hoe u ruimteboekingsaanvragen kunt accepteren, afwijzen of bewerken.
2.3 Geautomatiseerde e-mailmeldingen voor ruimte- en resourceboekingsaanvragen
Als alle benodigde informatie is verstrekt, Timely Het systeem ontvangt de inzending en toont een bedankbericht op het scherm. Tegelijkertijd stuurt het systeem de inzender een e-mail met de bevestiging dat zijn of haar reserveringsaanvraag succesvol is ingediend.
Bovendien stuurt het platform een geautomatiseerde e-mail naar alle accountsystemen gebruikers met een goedkeuringsrol, waarmee u hen op de hoogte stelt van de nieuwe reserveringsaanvraag. In de e-mail met de melding vindt u een link waarmee u de nieuwe reserveringsaanvraag kunt goedkeuren of afwijzen, tenzij u hebt gekozen voor automatische goedkeuring van alle ingediende reserveringsaanvragen. Raadpleeg het bericht op "Hoe u ruimteboekingsaanvragen accepteert, afwijst of bewerkt. '
Het ontvangen van ruimteboekingen van uw community is nog nooit zo eenvoudig geweest Timely!
3. Gebruik van het publiek Mijn evenementen De Omgeving
Indien de Contactenmodule is ingeschakeld voor de Timely account, zullen aanvragers de Mijn evenementen in de koptekst van de openbare weergave wanneer ze zijn ingelogd. In het gedeelte 'Mijn evenementen' kunnen ze hun boekingsaanvragen op elk moment bekijken. Als beheerders specifieke rechten inschakelen, kunnen aanvragers ook hun boekingen bewerken, wijzigingen aanvragen en/of annuleren.
Hoe komt u er:
- Meld u aan bij de Openbare Ruimteweergave met uw inloggegevens en klik vervolgens op Mijn evenementen in de koptekst.
Wat aanvragers kunnen doen in het gedeelte Mijn gebeurtenissen:
- Bekijk een overzicht van hun ruimteboekingsaanvragen. Bekijk elke aanvraag met de huidige status (bijv. In behandeling, Goedgekeurd/Gepubliceerd, Afgewezen, Geannuleerd), plus datum/tijd, locatie, ruimte en bron(nen).
- Bewerken of wijzigingen in bestaande boekingen aanvragen (indien toegestaan) — open een boeking, klik op Evenement bewerken, werk de details bij (bijv. tijd, notities, geselecteerde ruimte en/of bronnen) en klik vervolgens op Verzenden. Wijzigingen vereisen mogelijk goedkeuring van de organisator.
- Boekingen annuleren (indien toegestaan) — open elke boeking en klik op Gebeurtenis annuleren om het verzoek in te trekken.
Opmerking: De beschikbare acties in Mijn gebeurtenissen zijn afhankelijk van de machtigingen van de organisator die door de systeembeheerders zijn gedefinieerd. Bovendien moet de module Contacten voor de agenda zijn ingeschakeld.
Voor meer informatie over het inschakelen van aanvragermachtigingen in Mijn gebeurtenissen, zie Hoe u ruimteboekingen instelt in het evenementinzendingsformulier voor universele instellingen, of Hoe u ruimteboekingsaanvragers kunt goedkeuren en beheren voor individuele instellingen.
Extra hulp nodig?
Voor verdere begeleiding en ondersteuning kunt u terecht op onze Klantenservice. Als u vragen heeft of hulp nodig heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons klantensuccesteam door een ondersteuningsticket te openen vanuit uw Timely dashboard van de account.
Bovendien, mocht u aanvullende hulp nodig hebben bij de implementatie en het gebruik van Timely locatiebeheersysteem, wij helpen u graag verder. Ontdek alle professional services, wij u kunnen bieden, en Neem contact met ons op bereiken van jouw doelen