Med en Timely konto, kan du sette opp et innsendingsskjema for arrangementer integrert med din online arrangementskalender, motta arrangementer fra fellesskapet ditt, og enkelt administrere og automatisere godkjenninger. I dette innlegget lærer du alle trinnene for å godkjenne og administrere hendelsesinnsendere.
1. Godkjenne nye hendelsesinnsendere
Når en ny bruker registrerer seg på arrangementskalenderen din som en hendelsesinnsender, vil du motta et varsel på e-post.
Du kan deretter login inn i din Timely konto og godkjenne eller avvise den nye hendelsesinnsenderen. Du kan også velge å automatisk godkjenne alle hendelser som sendes inn av den aktuelle hendelsesinnsenderen.
2. Administrere hendelsesinnsendere
For å administrere hendelsesinnsendere, gå til din Timely konto, klikk på Fellesskapshendelser menyen, og deretter på Innsendere fanen. Der finner du informasjon om alle dine innsendere og kan endre egenskaper for hver av dem, individuelt.
2.1. Oppføring av innsendere av hendelser
Du kan liste inn senderne dine etter navn, e-postadresse eller status. Statusalternativene er:
- Akseptert;
- Avventer; eller
- Avvist.
Bare klikk på ønsket alternativ, og listen vil bli filtrert deretter.
2.2. Redigering av informasjon om hendelsesinnsendere
Hvis du ønsker å oppdatere informasjon om en hendelsesinnsender, plasser markøren over den valgte avsenderen, og klikk deretter på Rediger alternativet.
Et panel åpnes på høyre side av skjermen. Du vil kunne se innsenderens fornavn, etternavn og e-post, men kan ikke endre denne informasjonen. Bare innsenderen av arrangementet kan endre disse feltene.
Feltene du vil kunne endre er følgende:
a) Role:
- Forfatter;
- Redaktør;
- Administrator;
- Innsender; eller
- Leder.
* Vær forsiktig når du endrer tillatelser fordi du kan gjøre en innsender til en administrator av kalenderen din, med fulle tillatelser.
b) Status
- Godkjent; eller
- Avvist.
* The pending status is only available when the submitter creates an account using the Public Calendar, and you need to decide whether you will approve or reject this submitter.
c) Automatically Approve All Events from this Submitter
You can choose to automatically approve space booking requests submitted by trusted users. To enable this setting, simply check the appropriate box in the submitter’s profile and click ‘Save’.
Please note that this option is only available to you if the “Automatically approve new events submitted” box in the Community Events Settings is unchecked.
d) Automatically Approve Event Edits from this Submitters
This feature is only available if the Contacts Management module is enabled. When this option is checked, any future edits submitted by this individual—to events they originally submitted—will be automatically approved and published without requiring manual moderation.
e) Allow this Submitters to Cancel Events
This feature is only available if the Contacts Management module is enabled. When this option is enabled, the selected submitter will be able to cancel their own events directly, when they are logged to their “My Events” area of the public calendar interface.
To enable any of these options, simply check the corresponding box in the submitter’s settings and click Save.
f) Additional Information
This section requires the Contacts Management module to be enabled and the creation of custom fields for submitters. These custom fields are managed in the Contacts menu settings. You can learn more about setting them up in the Contacts module guide.
Once configured, the Additional Information area allows you to collect and store more context about the submitter, beyond the standard name and email address included in a submitter account. For example, you may wish to request:
- Telefon – Add the requester’s contact phone number.
- Faculty/Student/Member Status – Indicate whether the requester is affiliated with your organization (e.g., as a faculty member or student) by selecting Yes or No.
These fields are fully customizable, so you can tailor the information collected to suit your organization’s needs.
2.3. Deleting Event Submitters
For å slette en spesifikk hendelsessender, plasser markøren over den valgte avsenderen, og klikk deretter på Delete option (trash can icon).
En popup åpnes for å bekrefte avgjørelsen. Klikk på Delete for å bekrefte, eller Kansellere for å gå tilbake til listen over hendelsesinnsendere.
2.4. Rejecting Event Submitters
If you do not wish to allow a submitter to submit events, you can change their status to Avvist. This will prevent them from submitting or editing any events in the system.To do this, go to the Innsendere tab, hover on the submitter’s name, and click on reject (X icon). Rejected submitters will remain in your list for reference, but will no longer have access to submit or manage events.
By following these steps, you can successfully manage event submitters and maintain quality and consistency in your event listings.
Trenger du ekstra hjelp?
For ytterligere veiledning og støtte, vennligst besøk vår Hjelpesenter. I tillegg, hvis du har spørsmål eller trenger hjelp, ikke nøl med å kontakte vårt kundesuksessteam ved å åpne en støttebillett fra din Timely kontoens dashbord.
Dessuten, i tilfelle du trenger ytterligere hjelp til implementering og bruk Timely hendelsesstyringssystem, vi bistår gjerne. Utforsk alle profesjonelle tjenester vi tilbyr, og gjerne Ta kontakt med oss i dag!