Med en Timely konto og bruk av RSVP booking forespørsel funksjon, kan du ha total kontroll over bestillingene til arrangementene dine. Dette betyr at du kan gå gjennom hver enkelt registrant og manuelt godta eller avvise dem slik det passer deg. Aktivering av funksjon for bestillingsforespørsel for arrangementet ditt hjelper deg ikke bare bedre å administrere arrangementsdeltakere, men også ha riktig tilsyn med arrangementet ditt, fra start til slutt. I dette innlegget vil du lære hvordan du godtar eller avviser RSVP- og tidslukebestillingsforespørsler.
1. Hvorfor bør du bruke funksjonen for bestillingsforespørsel for å godkjenne eller avslå svar?
Timely Bestillingsforespørsel funksjonen ble designet for å gi arrangementsarrangører informasjon om hvem som ønsker å bli med på arrangementene deres, og makten til å bestemme hvem som skal delta. Denne funksjonaliteten er spesielt nyttig for arrangementer for et bestemt publikum eller med en prioritert registreringsrekkefølge. Det er også aktuelt hvis du har en intern prosess som må følges før du bekrefter påmelding på et arrangement. Ved å manuelt godkjenne eller avvise hver oppfordring om deltakelse, har du kontroll over alle arrangementsbestillingene dine.
2. Hvordan vil du vite når noen ber om å delta i arrangementet ditt?
Timely er her for å hjelpe deg med å generere potensielle kunder til arrangementene dine. Derfor er det viktig at du ikke går glipp av noen bestillingsforespørsel fra publikum. Av denne grunn automatiserer vi bestillingsforespørselsprosessen for å holde deg og teamet ditt oppdatert. Hver gang noen ber om å delta på arrangementet ditt, vil de autoriserte brukerne dine motta en automatisk e-post med informasjon om forespørselen.
Finn eksempelet på automatisk e-postvarsling i bildet nedenfor:
Du kan se hvilke brukere som har tillatelse til å motta e-postvarsler Innstillinger > Brukere. For detaljerte instruksjoner om hvordan du administrerer brukertillatelser, vennligst sjekk innlegget Hvordan legge til brukere til din Timely konto.
3. Hvordan kan du godta eller avvise RSVP-bestillingsforespørsler?
Etter å ha mottatt bestillingsforespørselen kan du bestemme om den registrerte kan delta på arrangementet ditt eller ikke. Det er to måter å administrere bestillingsforespørslene dine på. Du kan godta eller avvise individuelle bestillinger, eller flere bestillinger samtidig. Se nedenfor for mer informasjon.
3.1 Administrer individuelle bestillingsforespørsler (RSVP-fanen)
Hvis du ønsker å gjennomgå hver enkelt RSVP- eller tidslukebestillingsforespørsel du mottar, før du godtar eller avviser dem, følger du bare trinnene nedenfor:
- Logg inn på din Timely konto.
- På hovedmenyen til venstre går du til Billettsalg/RSVP menyen.
- Deretter klikker du på RSVP undermeny.
- Der vil du se alle dine nye bestillingsforespørsler. Hvis du ikke ser dem, kan du bruke filtrene øverst på siden. Du kan for eksempel bruke Filtrer etter RSVP-status Og velg Venter for å se forespørslene som må godkjennes eller avvises.
- Gå gjennom listen og velg bestillingsforespørselen du vil administrere. Når du holder musepekeren over forespørselen, vil du se alternativene for å godta eller avvise RSVP eller tidslukebestillinger. Utfør ønsket handling ved å klikke på den aktuelle knappen.
- Når du har akseptert eller avvist en bestillingsforespørsel, vil RSVP-statusen endres tilsvarende. Ordrestatusen for Godkjent RSVP og tidslukebestillingsforespørsler vil vises som kjøpt, og for avvist vises som Avvist.
Viktig: Når du administrerer bestillingsforespørsler ved å bruke RSVP-fanen, godkjenner eller avslår du RSVP- eller tidslukeforespørsler individuelt. Følgelig mottar gjestene én automatisk e-post for hver bestillingsgodkjenning eller avvisning. Dette gjelder selv om de har bedt om flere bestillinger på samme betalingstransaksjon. Hvis du foretrekker at gjesten din kun mottar én automatisert e-post i forhold til alle bestillingene som er forespurt i samme bestilling, anbefaler vi å bruke prosessen forklart i avsnitt 3.2 nedenfor.
3.2 Godta eller avslå flere bestillingsforespørsler samtidig (kategorien Bestillinger)
I situasjonen der en gjest reserverer flere billetter eller tidsluker på samme betalingstransaksjon, og du ønsker å godkjenne alle eller avslå alle forespørsler samtidig, kan det være enklere å administrere bestillingsforespørslene dine ved å bruke fanen Bestillinger. Bare følg trinnene nedenfor:
- Logg inn på din Timely konto.
- På hovedmenyen til venstre går du til Billettsalg/RSVP menyen.
- Deretter klikker du på Mine ordre undermeny.
- Der vil du se alle bestillingsforespørslene dine.
- Hvis du ønsker det, kan du bruke filtrene øverst på siden. Du kan for eksempel bruke Filtrer etter ordrestatus Og velg Venter for å se bare forespørslene som krever en handling fra deg.
- Gå gjennom listen og velg hvilke påmeldte/kjøpere du vil godkjenne og de du vil nekte adgang til arrangementet ditt. Siden en ordre inneholder alle bestillinger som er forespurt på samme transaksjon, kan du administrere alle forespørsler i bulk med ett enkelt klikk. Hold musen over den valgte registranten og klikk på Aksepterer or Avvis.
- Når du har akseptert eller avvist bestillingsforespørslene, vil ordrestatusen endres tilsvarende. Ordrestatusen for Godkjent RSVP og tidslukebestillingsforespørsler vil vises som kjøpt, og for avvist vises som Avvist.
Viktig: Når du administrerer flere bestillingsforespørsler ved å bruke fanen Bestillinger, utfører du en massehandling. Dette betyr at du vil godkjenne alle eller avslå alle forespørsler fra samme ordre samtidig. Følgelig vil gjestene dine motta kun én godkjennings- eller avvisnings-e-post vedrørende alle bestillinger som er forespurt på samme transaksjon. For å godta noen forespørsler, men avvise andre, må du administrere bestillinger via RSVP-fanen, som forklart i avsnitt 3.1 ovenfor.
4. Hvordan kan du huske en feilaktig RSVP-forespørsel om godkjenning eller avslag?
Hvis du godtar en RSVP-bestillingsforespørsel ved et uhell, kan du fortsatt kansellere den. Bare hold musepekeren over bestillingsforespørselen og klikk på Kansellere knapp. Vår booking programvare vil automatisk kansellere den tilsvarende RSVP-billetten og fakturaen. Dermed trenger du ikke utføre noen ekstra handling.
På den annen side, hvis du avviser en forespørsel ved et uhell, vil du ikke kunne angre denne handlingen. Dermed må registranten sende inn en ny bestillingsforespørsel gjennom arrangementskalender for å starte prosessen på nytt.
5. Hvordan vil hendelsesregistranter vite om statusen for RSVP-bestillingsforespørsel?
Så snart du godtar eller avviser RSVP-bestillinger eller tidslukebestillinger, mottar eventregistranter en automatisk e-post som informerer dem om avgjørelsen din.
Dette betyr at den du godkjenner forespørselen vil motta malen for akseptert RSVP-bestillingsforespørsel. På samme måte vil den du avslår forespørselen motta malen for avvist RSVP-bestillingsforespørsel. For mer informasjon, vennligst sjekk innlegget Slik tilpasser du e-postmaler for RSVP og tidslukebestillingsforespørsel.
Trenger du ekstra hjelp?
For ytterligere veiledning og støtte, vennligst besøk vår Hjelpesenter. Hvis du har spørsmål eller trenger hjelp, ikke nøl med å kontakte vårt kundesuksessteam ved å åpne en støttebillett fra din Timely kontoens dashbord.
I tilfelle du trenger ytterligere hjelp til implementering og bruk Timely hendelsesstyringssystem, vi hjelper deg gjerne. Utforsk alle profesjonelle og administrerte arrangementstjenester vi kan tilby deg, og Ta kontakt med oss i dag!