Slik sender du tilpassede e-poster manuelt til romforespørsler

Å administrere kommunikasjon med folk som ber om å bestille plassene dine er avgjørende for å gi en jevn og profesjonell service. Med Timely'S programvare for lokale administrasjon, kan du manuelt sende tilpassede e-postvarsler til personer som sender inn bestillingsforespørsler. Dette sikrer at de holdes informert om bestillingsstatus, oppdateringer eller andre detaljer, og hjelper deg med å levere en utmerket kundeopplevelse gjennom hele bestillingsprosessen.

I denne veiledningen vil vi lede deg gjennom hvordan du setter opp egendefinerte e-postmaler og manuelt sender varsler – enten individuelt eller i bulk – for å forbedre kommunikasjonen med innsendere av plassbestilling.

1. Fordeler med tilpassede varsler

Å sende tilpassede varsler til plassanmodere gir flere viktige fordeler:

• Personlig kommunikasjon: Skreddersy meldingene dine til spesifikke detaljer knyttet til plassbestillingen, noe som gjør kommunikasjonen mer relevant og engasjerende. Denne personlige berøringen hjelper innsendere til å føle seg verdsatt og informert.
• Sanntidsoppdateringer: Enten du informerer innsendere om endringer eller deler ytterligere instruksjoner, sørger tilpassede e-poster for at innsendere får rettidig og nøyaktig informasjon om bestillingsforespørslene sine.
• Driftsfleksibilitet: Manuell sending av varsler lar deg tilpasse meldingene dine etter behov, basert på spesifikke forespørsler eller endringer, og tilbyr en mer responsiv og personlig tjeneste.

Ved å benytte Timelysitt tilpassede varslingssystem kan du forbedre kommunikasjonen, forbedre brukeropplevelsen og strømlinjeforme rombestillingsprosessen.

2. Hva er tilpassede manuelle varsler?

Tilpassede manuelle varsler er personlig tilpassede e-poster som du sender manuelt til innsendere av rombestilling. I motsetning til automatiserte e-poster, som utløses av spesifikke systemhendelser, gir disse varslene fleksibilitet i timing og innhold, slik at du kan kommunisere skreddersydde meldinger som er spesifikke for hver rombestilling.

3. Opprette egendefinerte e-postmaler for innsendere av rombestilling

Før du sender tilpassede varsler, anbefales det å sette opp e-postmaler. Disse malene vil spare tid og bidra til å opprettholde konsistent, profesjonell kommunikasjon. Slik lager du en egendefinert e-postmal i Timely:

1. Logg inn på din Timely Dashbord.
2. Fra hovedmenyen, velg Fellesskapshendelser, klikk deretter på maler fanen.

3. Rull ned til Egendefinerte varslingsmaler delen, hvor du kan se de tilgjengelige malene.

4. Klikk på +Legg til element for å lage en ny mal. Dette åpner maleditoren, hvor du kan tilpasse følgende:
   • Malnavn: Velg et gjenkjennelig navn for å enkelt identifisere malen senere.
   • E-post Emne: Skriv en emnelinje som gjenspeiler formålet med meldingen.
   • Header: Tilpass hilsenen for å gjøre den relevant og innbydende.
   • Body: Skriv hovedmeldingen ved å inkludere dynamiske felt for å tilpasse detaljer som bestillingsdato eller rominformasjon.
   • Bunntekst: Ta med avsluttende informasjon, for eksempel signatur, logo eller kontaktinformasjon.
5. Forhåndsvis meldingen ved å sende en test-e-post til deg selv for å sikre at den er nøyaktig og tydelig.
6. Når du er fornøyd, klikker du Spar.

Dine egendefinerte e-postmaler vil nå være tilgjengelige når du manuelt sender varsler til rombestillingsinnsendere.

4. Hvordan sende tilpassede varsler manuelt

Når malene dine er konfigurert, kan du begynne å sende personlige varsler. Nedenfor er en trinn-for-trinn-veiledning for hvordan du manuelt sender varsler til individuelle eller flere innsendere.

4.1 Sende tilpassede varsler til individuelle innsendere

1. Logg inn på din Timely dashbord: Timely Dashbord.
2. Fra hovedmenyen klikker du på Fellesskapshendelser.
3. Gå til Innsendte hendelser for å se alle innsendte rombestillingsforespørsler eller bestillinger for plassreservasjon.

4. Bruk filtre for å begrense resultatene etter innsendingsdato, sted, plass eller arrangør, om nødvendig.

5. Etter å ha valgt en avsender, hold musepekeren over bestillingens navn og klikk på Varsle innsender.

6. I popup-vinduet velger du en tilpasset varslingsmal fra rullegardinmenyen. Klikk Send varsel. Systemet vil automatisk sende den personlige e-posten til innsenderen.

4.2 Sende massevarsler til flere innsendere

Følg disse trinnene for å varsle flere innsendere samtidig:

1. Logg inn på din Timely konto 
2. Fra hovedmenyen, gå til Fellesskapshendelser, klikk deretter på Mine ordre fanen. 
3. Bruk filtrene øverst på skjermen for å finne spesifikke bestillinger du ønsker å varsle.

4. Merk av i avmerkingsboksene ved siden av bestillingsforespørslene du vil inkludere, som aktiverer funksjonen for massehandling.

5. I handlingsrullegardinmenyen velger du Varsle innsendere.

6. Et popup-vindu vises – velg din egendefinerte e-postmal. Klikk Send varsel. Du vil motta bekreftelse når varslene er sendt.

5. Unngå dupliserte varsler

TimelySystemet inkluderer en varslingsfunksjon for å forhindre at dupliserte varsler sendes til de samme mottakerne. Hvis du prøver å sende et varsel på nytt til en avsender som allerede har mottatt en, vil en pop-up dukke opp som viser datoen og klokkeslettet det siste varselet ble sendt. Du kan deretter velge å enten fortsette med sendingen eller avbryte handlingen for å unngå duplisering.

Ved hjelp av TimelyDen manuelle varslingsfunksjonen lar deg opprettholde tydelig, personlig kommunikasjon med innsendere av rombestilling. Enten du bekrefter en bestilling, gir instruksjoner eller sender oppdateringer, sikrer tilpassede e-poster at meldingene dine er profesjonelle, tidsriktige og relevante for brukernes behov. Dette bidrar til å forbedre den generelle tilfredsheten og forbedrer tjenestekvaliteten.

Trenger du ekstra hjelp?

For ytterligere veiledning og støtte, vennligst besøk vår Hjelpesenter. I tillegg, hvis du har spørsmål eller trenger hjelp, ikke nøl med å kontakte vårt kundesuksessteam ved å åpne en støttebillett fra din Timely kontoens dashbord.

Dessuten, i tilfelle du trenger ytterligere hjelp til implementering og bruk Timely spillestedsstyringssystem, vi bistår gjerne. Utforsk alle profesjonelle tjenester vi tilbyr, og gjerne Ta kontakt med oss i dag!