Slik oppretter og eksporterer du rapporter for rom

I administrasjon av lokalene er nøyaktige data og rapportering avgjørende for å optimalisere plassbruken, forstå bestillingstrender og ta informerte beslutninger. Med Timelysin programvare, kan brukere generere og eksportere rapporter for områder.

Denne funksjonen gir fleksibilitet i rapporteringen, inkludert avanserte filtre og tilpassbare innholdsalternativer som hjelper deg med å fokusere på de mest relevante dataene. I dette innlegget veileder vi deg gjennom prosessen med å opprette og eksportere tilpassede rapporter for lokaler og forklarer hvordan disse rapportene kan støtte effektiv lokaleadministrasjon.

1. Fordeler med å opprette og eksportere rapporter for rom

Detaljerte rapporter for arenaer gir en rekke fordeler, spesielt for arenaledere som ønsker å effektivisere driften og maksimere plassbruken:

• Raskere og mer nøyaktig rapportering: Få tilgang til konsistente, oppdaterte data uten manuell sporing, noe som reduserer feil og sparer administrativ tid.
• Forbedret plassutnyttelse: Å analysere bruksmønstre hjelper ledere med å forstå etterspørselen og optimalisere planleggingen for hvert sted.
• Informert beslutningstaking: Tilgang til nøyaktige data om bestillinger, krav og arrangementstyper støtter bedre beslutningstaking for fremtidig planlegging.
• Forbedret kundekommunikasjonMed en tilpasset rapport kan du presentere en tydelig og profesjonell oversikt over arealbruken til kunder eller interessenter.
• Innsikt i anleggsforvaltning: Plassspesifikke data hjelper deg med å allokere ressurser basert på brukstrender, redusere nedetid og forbedre plassomsetningen.
• Sømløs datadeling på tvers av systemer: Last ned rapporter fra Timely og importer dem enkelt til økonomi-, analyse- eller rapporteringsverktøy som brukes i hele organisasjonen.

Ved å gjøre lokaledata om til handlingsrettet innsikt, hjelper detaljerte lokalerapporter organisasjoner med å operere mer effektivt samtidig som de får mest mulig ut av hvert lokale.

2. Hva er Timely Rapporteringsfunksjon for Spaces?

Ocuco Timely Eksportfunksjonen for lokaler lar deg generere rapporter som er spesielt skreddersydd for lokaledata. Du kan inkludere detaljert innsikt om hvert lokale, bruke filtre for å fokusere på bestemte tidsrammer eller lokaletyper, og eksportere rapporter i flere formater for en profesjonell og lettlest presentasjon.

Disse rapportene kan deles med interne team, bygningsforvaltere eller leietakere for å støtte ressursplanlegging og åpenhet. De er spesielt nyttige for utdanningsinstitusjoner, offentlige anlegg og felles arbeidsområder.

3. Slik oppretter du rapporter for rom i Timely

Med TimelyDet er enkelt å lage tilpassede rapporter for rom. Følg disse trinnene for å få tilgang til rapportalternativene, bruke filtre og eksportere rapporten.

1. Logg inn på din Timely dashbord.
2. Gå til menyen til venstre Rapporter.
3. Velg Aktiviteter under rapportalternativene. Dette vil åpne en visning av alle tilgjengelige plasser for rapportering.

3.1 Bruk grunnleggende filtre for å bygge rapporten din

Start med å bruke de grunnleggende filtrene for å definere hvilke hendelser som vises i rapporten din.

• Startdatointervall: Bruk datovelgeren til å velge tidsperioden du vil inkludere.
• Innleggsstatus: Tilgjengelige alternativer inkluderer Alle, Publisert, Utkast, Venter, Avvist, og Trash.
• Synlighet for hendelse: Velg offentlig for hendelser som er synlige for alle, eller Privat for begrensede eller interne arrangementer.

Disse filtrene hjelper deg med å begrense resultatene, fokusere på de riktige dataene og generere mer nøyaktige og meningsfulle rapporter.

Hvis du velger å ikke bruke avanserte filtre, klikker du Søk for å kjøre rapporten. Systemet vil returnere resultater basert på de valgte kriteriene. Ellers kan du fortsette å lese dette innlegget for å lære mer om avanserte filtre for rapportering.

3.2 Bruk avanserte filtre:

Klikk på Avanserte filtre for å få tilgang til mer detaljerte alternativer for å tilpasse rapporten din.

Bruk disse filtrene for å avgrense resultatene dine:

• VenueVelg ett eller flere steder for å fokusere rapporten din på bestemte steder.
• MellomromVelg individuelle rom eller områder som skal inkluderes i rapporten.
• Ressurser: Velg spesifikke ressurser for å generere en liste over hendelser som bruker disse elementene.
• KategorierFiltrer arrangementer etter kategorier, for eksempel workshops, møter eller konferanser.
• Arrangører: Begrens rapporten til hendelser administrert av bestemte arrangører.
• TagsLegg til tagger for å inkludere hendelser basert på typer, temaer eller formater.

Alle tilpassede hendelsesfiltre du oppretter i kontoen din er også tilgjengelige for rapportering. Bruk disse avanserte filtrene til å avgrense resultater, analysere målrettede hendelsesdata og generere mer nøyaktige og meningsfulle innsikter.hts.

Når du har brukt de avanserte filtrene, klikker du på Søk for å generere rapporten og hente samsvarende data. Systemet vil vise resultater basert på kriteriene du valgte.

3.3 Tilpass rapportinnhold:

Under Tilpass rapportinnhold, kan du velge nøyaktig hvilke felt som skal inkluderes i den eksporterte rapporten. Hver avmerkingsboks tilsvarer et datapunkt som kan være relevant for organisasjonen eller interessentene dine. Her er hva hvert element betyr:

• Hele dagen: Angir om hendelsen strekker seg over hele dagen uten spesifikke start- og sluttidspunkter.
• Opprettet kl.Viser tidsstempelet da hendelses- eller romoppføringen ble opprettet i systemet.
• SlutterViser sluttidspunktet for arrangementet eller bestillingen.
• Inngangspenger: Angir om arrangementet har en inngangsavgift og hva denne avgiften er.
• Hendelsesstatus: Viser gjeldende status for hendelsen (f.eks. Utkast, Publisert, Venter).
• Facebook / LinkedInViser om arrangementet har blitt delt på sosiale medieplattformer.
• Utvalgt: Angir om arrangementet eller stedet er merket som «fremhevet» i din Timely kalender.
• PoststatusReflekterer statusen til innlegget i WordPress-systemet ditt (eller lignende CMS), som Publisert eller Venter.
• Gjentas kl.Viser informasjon om gjentakende arrangementer eller bestillinger.
• Ressurser: Inneholder informasjon om nødvendige ressurser for hvert arrangement. 
• MellomromViser plassen eller rommet som er knyttet til bestillingen.
• Starter: Viser starttidspunktet for arrangementet eller bestillingen.
• BillettypeViser hvilken type billettsystem som er knyttet til arrangementet (f.eks. generell adgang, VIP).
• Time ZoneViser tidssoneinnstillingen for arrangementet eller bestillingen.
• TittelTittelen på arrangementet eller plassbestillingen, slik den vises i kalenderen.
• Oppdatert kl.: Angir tidsstempelet for den siste oppdateringen av posten.
• BrukerViser brukeren som opprettet eller administrerer oppføringen.
• bruker E-postViser e-postadressen til brukeren som administrerer posten.
• BrukerrolleReflekterer brukerens rolle i organisasjonen din (f.eks. administrator, redaktør).
• Venue: Viser navnet på stedet som er knyttet til rommet eller arrangementet.

Tips: Du kan velge flere elementer avhengig av detaljnivået som trengs. Dette er spesielt nyttig hvis du trenger å analysere mønstre som bestillingstider, plasspopularitet eller brukeraktivitet.

4. Slik eksporterer du den tilpassede rapporten din

Når du har brukt alle ønskede filtre og valgt innholdsfeltene, kan du eksportere den tilpassede rapporten din. Klikk først på Eksport knappen ved siden av Tilpass rapportinnhold knapp.

2. Velg deretter den foretrukne Eksporter filformatDe tilgjengelige alternativene er CSV, PDF og ICS. 

For hvert filformat viser systemet flere alternativer, som forklares i detalj nedenfor.

4.1 CSV-eksportalternativer

Etter å ha valgt CSV Som eksportfilformat kan du velge å eksportere alle hendelseskolonner eller eksportere gjeldende liste.

4.1.1 Eksporter alle hendelseskolonner

Hvis du velger Eksporter alle hendelseskolonner, vil alle hendelsesdata og kolonner bli eksportert.

4.1.2 Eksporter gjeldende liste

Hvis du velger Eksporter gjeldende liste, vil ytterligere innstillinger vises:

• Interne merknader: Kryss av i denne boksen for å inkludere interne notater lagt til av dashbordbrukere.
• Standardfiltre: Velg foretrukne filtre som Kategorier, Tagsog Arrangører.
• Egendefinerte felt: Velg egendefinerte felt fra rullegardinmenyen.
• Egendefinerte filtre: Velg egendefinerte filtre fra rullegardinmenyen.

4.2 PDF-eksportalternativer

Etter at du har valgt PDF som eksportfilformat, kan du tilpasse rapporten ytterligere ved å bruke:

• Standardfiltre: Velg foretrukne filtre som Kategorier, Tagsog Arrangører.
• Egendefinerte felt: Velg egendefinerte felt fra rullegardinmenyen.
• Egendefinerte filtre: Velg egendefinerte filtre fra rullegardinmenyen.

4.3 ICS-eksportalternativer

Etter at du har valgt ICS som eksportfilformat, kan du aktivere følgende alternativer:

• Inkluder HTML: inkluder HTML-koden for arrangementsbeskrivelsen.
• Inkluder bilde: inkluder forsidebilde av arrangementet.

4.4 Ferdigstillelse av eksporten

Når du har valgt filformat og alternativer, velger du ett av følgende:

• Eksporter fil: Genererer eksporten umiddelbart.
• Lagre og planlegg: Lagrer eksportinnstillingene og lar deg planlegge rapporten.

Denne enkle prosessen gjør det enkelt å produsere og dele omfattende rapporter om lokaler, slik at du kan holde deg organisert og informert om bruken av lokalene. 

Trenger du ekstra hjelp?

For ytterligere veiledning og støtte, vennligst besøk vår Hjelpesenter. I tillegg, hvis du har spørsmål eller trenger hjelp, ikke nøl med å kontakte vårt kundesuksessteam ved å åpne en støttebillett fra din Timely kontoens dashbord.

Dessuten, i tilfelle du trenger ytterligere hjelp til implementering og bruk Timely spillestedsstyringssystem, vi bistår gjerne. Utforsk alle profesjonelle tjenester vi tilbyr, og gjerne Ta kontakt med oss i dag!