Med Timely programvare for lokale administrasjon, kan du enkelt samle inn forespørsler om booking av lokaler og ressurser fra lokalsamfunnet ditt, forbedre interne prosesser, spare tid og driftskostnader, samtidig som du maksimerer arealutnyttelsen og lønnsomheten. I denne veiledningen vil vi veilede deg gjennom trinnene innsendere må følge for å sende inn forespørsler om booking av lokaler og lokaler til deg.
1. Motta forespørsler om booking av plass og ressurser
Av sikkerhetshensyn må innsendere av arrangementer opprette en konto hos Timely for å sende inn forespørsler om booking av lokaler og ressurser til deg. Denne prosessen for opprettelse av konto og pålogging beskytter ikke bare lokalene, ressursene, arrangementene og kalenderen din mot spammere, men sikrer også sikkerheten til Timelysin programvare mot potensielle hackere.
Nye innsendere vil motta en e-post fra oss der de blir bedt om å bekrefte e-postadressen sin for å aktivere kontoen sin. Hvis innsenderen allerede har en Timely kontoen, kan de ganske enkelt logge på applikasjonen med påloggingsinformasjonen sin.
Dessuten, når en ny innsender registrerer seg, vil systemet vårt automatisk sende en e-post til alle systembrukerne dine med en godkjenningsrolle, og informere dem om den nye innsenderen. Denne e-posten vil inneholde en lenke som lar deg godkjenne eller avvise den nye innsenderen, med mindre du har valgt å godkjenne alle innsendere automatisk. For detaljerte instruksjoner, se innlegget på «Hvordan godkjenne og administrere forespørsler om plassbestilling».
2. Sende inn forespørsler om plass- og ressursreservasjon via arrangementsskjemaet
2.1 Space Public View Login
Når du besøker din dedikerte nettside for bestilling av plass og ressurser der Timely er installert, vil innsendere se alle de tilgjengelige plassene dine enten som et galleri eller en tidsplanvisning.
Etter å ha brukt filtrene til å velge ønsket sted, kan innsendere finne ut mer om hvert reserverbare sted ved å klikke på det respektive bildet av stedet. Der vil de kunne se stedets adresse, beskrivelse og all annen informasjon du har lagt til i stedsdetaljene.
For å bestille plass trenger de bare å trykke på Book knappen. Popup-vinduet for pålogging åpnes på skjermen, og ber dem om å logge på med påloggingsinformasjonen sin eller opprette en ny konto.
2.2 Innsendingsskjema for forespørsler om plass- og ressursreservasjon
Etter at du har logget deg på, vil skjemaet for arrangementet ditt vises på skjermen. Innsenderne vil da kunne legge til informasjon om arrangementet de har tenkt å holde på det angitte stedet og svare på det tilpassede spørreskjemaet. Hvis du trenger depositum for bestilling eller online betaling for utleie, vil innsendere også se en utsjekkingsboks nederst på skjemaet.
I tillegg, hvis din Timely abonnementet inkluderer Ressursmodul, vil skjemaet vise en Ressurser seksjon der innsendere kan velge tilgjengelige møbler, utstyr eller tjenester. Prisene på betalte varer vises, mens gratis varer ikke gjør det. Timely sjekker automatisk tilgjengeligheten til hver valgte ressurs før forespørselen kan sendes inn.
TIPSBruk ressursmodulen til å tilby utstyr og tjenester i tillegg til lokalebestillingene dine. Dette sikrer at alt nødvendig materiale er inkludert i arrangementsreservasjonene og skaper ytterligere inntektsmuligheter. Lær hvordan du oppretter arrangementsressurser for plassreservasjoner.
Når avsenderen har fullført plassbestillingsdetaljene, kan de trykke på Send inn event knapp.
2.3 Automatiske e-postvarsler for forespørsler om plass- og ressursreservasjon
Hvis all nødvendig informasjon er oppgitt, Timely Systemet vil motta innsendingen og vise en takkmelding på skjermen. Samtidig vil systemet sende en e-post til innsenderen som bekrefter at forespørselen om plassreservasjon er sendt inn.
I tillegg vil plattformen sende en automatisk e-post til alle kontosystemer brukere med en godkjenningsrolle, og varsle dem om den nye forespørselen om plassreservasjon. I e-postvarslingen finner du en lenke for å enten godkjenne eller avvise den nye forespørselen om plassreservasjon, med mindre du har valgt automatisk godkjenning av alle innsendte forespørsler om plassreservasjon. For detaljerte instruksjoner, se innlegget på «Hvordan godta, avvise eller redigere plassbestillingsforespørsler».
Det har aldri vært enklere å motta plassbestillinger fra fellesskapet ditt Timely!
Trenger du ekstra hjelp?
For ytterligere veiledning og støtte, vennligst besøk vår Hjelpesenter. Hvis du har spørsmål eller trenger hjelp, ikke nøl med å kontakte vårt kundesuksessteam ved å åpne en støttebillett fra din Timely kontoens dashbord.
Dessuten, i tilfelle du trenger ytterligere hjelp til implementering og bruk Timely spillestedsstyringssystem, vi bistår gjerne. Utforsk alle profesjonelle tjenester vi kan tilby deg, og Ta kontakt med oss i dag!