Med Timely programvare for lokale administrasjon, kan du enkelt samle inn forespørsler om booking av lokaler og ressurser fra lokalsamfunnet ditt, forbedre interne prosesser, spare tid og driftskostnader, samtidig som du maksimerer arealutnyttelsen og lønnsomheten. I denne veiledningen vil vi veilede deg gjennom trinnene innsendere må følge for å sende inn forespørsler om booking av lokaler og lokaler til deg.
1. Motta forespørsler om booking av plass og ressurser
Av sikkerhetshensyn må innsendere av arrangementer opprette en konto hos Timely for å sende inn forespørsler om booking av lokaler og ressurser til deg. Denne prosessen for opprettelse av konto og pålogging beskytter ikke bare lokalene, ressursene, arrangementene og kalenderen din mot spammere, men sikrer også sikkerheten til Timelysin programvare mot potensielle hackere.
Nye innsendere vil motta en e-post fra oss der de blir bedt om å bekrefte e-postadressen sin for å aktivere kontoen sin. Hvis innsenderen allerede har en Timely kontoen, kan de ganske enkelt logge på applikasjonen med påloggingsinformasjonen sin.
Dessuten, når en ny innsender registrerer seg, vil systemet vårt automatisk sende en e-post til alle systembrukerne dine med en godkjenningsrolle, og informere dem om den nye innsenderen. Denne e-posten vil inneholde en lenke som lar deg godkjenne eller avvise den nye innsenderen, med mindre du har valgt å godkjenne alle innsendere automatisk. For detaljerte instruksjoner, se innlegget på «Hvordan godkjenne og administrere forespørsler om plassbestilling».
2. Sende inn forespørsler om plass- og ressursreservasjon via arrangementsskjemaet
2.1 Space Public View Login
Når besøkende går inn på din dedikerte nettside for plassbestillinger drevet av Timely, vil de se alle tilgjengelige plasser vist enten i et galleri eller en timeplanvisning. I gallerivisningen er hvert plass ledsaget av et bilde, sammen med prisen – om det belastes per arrangement eller per tidsintervall, hvis aktuelt.
Etter å ha brukt filtrene til å velge ønsket sted, kan innsendere finne ut mer om hvert reserverbare sted ved å klikke på det respektive bildet av stedet. Der vil de kunne se stedets adresse, beskrivelse og all annen informasjon du har lagt til i stedsdetaljene.
Dersom Vis plassplanen i plassdetaljene funksjonen er aktivert på Steder > Innstillinger, vil innsendere se plassplanen vist på skjermen. Derfra kan de velge dato og klokkeslett for bestillingen for å bekrefte plassens tilgjengelighet.
- Å velge a data, kan de bruke pilene øverst på skjermen.
- Å velge a tid, kan de ganske enkelt dra og slippe musen over ønsket tidsluke.
Så trenger de bare å trykke på Book knappen igjen.
For å bestille en plass må forespørrere først klikke på Logg inn -knappen. Deretter vises et popup-vindu som ber dem om enten å logge på med påloggingsinformasjonen sin eller opprette en ny konto.
2.2 Innsendingsskjema for forespørsler om plass- og ressursreservasjon
Etter at du har logget deg på, vil skjemaet for innsending av arrangementet vises på skjermen. Innsenderne vil da kunne legge til informasjon om arrangementet de har tenkt å holde på det angitte stedet og svare på det tilpassede spørreskjemaet. Hvis du trenger depositum for bestilling eller online betaling for utleie, vil innsendere også se en utsjekkingsboks nederst på skjemaet.
TIPSBruk ressursmodulen til å tilby utstyr og tjenester i tillegg til lokalebestillingene dine. Dette sikrer at alt nødvendig materiale er inkludert i arrangementsreservasjonene og skaper ytterligere inntektsmuligheter. Lær hvordan du oppretter arrangementsressurser for plassreservasjoner.
Når innsenderen har fylt ut alle nødvendige opplysninger om plassbestilling, kan de klikke på Send inn event knappen. Hvis all nødvendig informasjon er oppgitt og eventuell betaling er fullført, vil Timely Systemet vil behandle innsendingen og vise en takkemelding på skjermen. Samtidig vil systemet sende en e-post til innsenderen som bekrefter at forespørselen om plassreservasjon er sendt inn.
For detaljerte instruksjoner om hvordan du administrerer bestillingsforespørsler, se innlegget på Slik godtar, avviser eller redigerer du forespørsler om plassbestilling.
2.3 Automatiske e-postvarsler for forespørsler om plass- og ressursreservasjon
Hvis all nødvendig informasjon er oppgitt, Timely Systemet vil motta innsendingen og vise en takkmelding på skjermen. Samtidig vil systemet sende en e-post til innsenderen som bekrefter at forespørselen om plassreservasjon er sendt inn.
I tillegg vil plattformen sende en automatisk e-post til alle kontosystemer brukere med en godkjenningsrolle, og varsle dem om den nye forespørselen om plassreservasjon. I e-postvarslingen finner du en lenke for å enten godkjenne eller avvise den nye forespørselen om plassreservasjon, med mindre du har valgt automatisk godkjenning av alle innsendte forespørsler om plassreservasjon. For detaljerte instruksjoner, se innlegget på «Hvordan godta, avvise eller redigere plassbestillingsforespørsler».
Det har aldri vært enklere å motta plassbestillinger fra fellesskapet ditt Timely!
3. Bruk av offentligheten Mine arrangementer Område
Dersom Kontaktmodulen er aktivert for Timely kontoen, vil forespørrere se Mine arrangementer område i overskriften for offentlig visning når de er logget inn. I delen Mine arrangementer kan de se gjennom bestillingsforespørslene sine når som helst. Hvis administratorer aktiverer spesifikke tillatelser, vil forespørrere også kunne redigere eller be om endringer i bestillingene sine, og/eller kansellere dem.
Hvordan komme seg dit:
- Logg på visningen av det offentlige rom med påloggingsinformasjonen din, og klikk deretter på Mine arrangementer i overskriften.
Hva forespørrere kan gjøre i Mine arrangementer-området:
- Se en oversikt over forespørslene deres om plassbestilling – se hver forespørsel med gjeldende status (f.eks. Venter, Godkjent/Publisert, Avvist, Kansellert) pluss dato/klokkeslett, sted, plass og ressurs(er).
- Rediger eller be om endringer i eksisterende bestillinger (hvis tillatt) – åpne en bestilling, klikk på Rediger arrangement, oppdater detaljer (f.eks. tidspunkt, notater, valgt sted og/eller ressurser), og klikk deretter på Send. Endringer kan kreve godkjenning fra arrangøren.
- Avbryt bestillinger (hvis tillatt) – åpne hver bestilling og klikk på Avbryt arrangement for å trekke tilbake forespørselen.
OBS: Tilgjengelige handlinger i Mine arrangementer avhenger av arrangørtillatelser definert av systemadministratorer, og Kontakter-modulen må være aktivert for kalenderen.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du aktiverer tillatelser fra forespørrere i Mine arrangementer, kan du se Slik setter du opp plassbestillinger i innsendingsskjemaet for arrangementer for universelle innstillinger, eller Hvordan godkjenne og administrere forespørsler om plassbestilling for individuelle innstillinger.
Trenger du ekstra hjelp?
For ytterligere veiledning og støtte, vennligst besøk vår Hjelpesenter. Hvis du har spørsmål eller trenger hjelp, ikke nøl med å kontakte vårt kundesuksessteam ved å åpne en støttebillett fra din Timely kontoens dashbord.
Dessuten, i tilfelle du trenger ytterligere hjelp til implementering og bruk Timely spillestedsstyringssystem, vi bistår gjerne. Utforsk alle profesjonelle tjenester vi kan tilby deg, og Ta kontakt med oss i dag!