Timelys kassasystem låter arrangörer hantera evenemangsregistreringar och biljettförsäljning på plats och acceptera kontant-, check- och kortbetalningar direkt från sin instrumentpanel. Oavsett om du registrerar deltagare för ett gratisprogram eller säljer biljetter till en betald aktivitet vid dörren, erbjuder vårt kassasystem ett enkelt sätt att spåra deltagande, behandla registreringar och utfärda bekräftelser. I den här guiden förklarar vi steg för steg hur du registrerar och säljer biljetter på plats med hjälp av Timelys försäljningssystem.
1. Fördelar med att använda Timelys kassasystem för personlig registrering och biljettförsäljning
Timelys kassasystem effektiviserar registrerings- och biljettprocessen på plats, vilket gör att ditt team kan hantera betalningar effektivt samtidigt som det ger en smidig och professionell deltagarupplevelse. Det integreras sömlöst med Timelys online-registrerings- och biljetthanteringsverktyg. Viktiga fördelar inkluderar:
- Snabba, smidiga transaktioner på plats: Behandla registreringar och biljettförsäljning direkt, vilket minskar väntetider och förbättrar evenemangsflödet. Tillgodoser enkelt sista minuten-deltagare eller deltagare som bokas på plats.
- Acceptera flera betalningsmetoder: Använd din Timely konto för att säkert samla in kontanter, checkar och kortbetalningar på plats. För korttransaktioner, använd antingen manuella inmatningar eller Stripe- eller Square-läsare.
- Skriv ut biljetter och kvitton på plats: Generera snabbt utskrivna biljetter för entré vid dörren och ge deltagarna kvitton på sina transaktioner, vilket säkerställer en smidig incheckning och tydliga betalningsregister.
- Närvaroövervakning i realtid: Uppdatera automatiskt din deltagarlista och evenemangsrapporter med varje beställning på plats.
- Enad online- och försäljning på plats: Spåra registreringar och intäkter från både online- och personliga transaktioner i en enda instrumentpanel. Inget behov av kalkylblad eller externa verktyg.
- Förbättrad personaleffektivitet: Utrusta ditt team med ett intuitivt gränssnitt som förenklar både online- och lokalverksamheten.
2. Registrera och sälj biljetter till evenemang med hjälp av kassasystemet
2.1 Konfigurera kundreskontra för att aktivera kreditkortsbetalningar
Om du planerar att acceptera kreditkortsbetalningar via kassan måste du först konfigurera din kundreskontra betalningskontoDenna konfiguration säkerställer att alla korttransaktioner på plats behandlas, registreras och avstäms korrekt inom din Timely systemet.
När ditt kundreskontrakonto är aktivt kommer kassan automatiskt att erbjuda kreditkort som betalningsalternativ vid registreringar och biljettförsäljning på plats.
Om du inte accepterar kreditkortsbetalningar eller redan har slutfört det här steget kan du gå vidare till avsnitt 2.2.
2.2 Bearbeta personlig registrering och biljettförsäljning
För att börja behandla registreringar och biljettförsäljning på plats med hjälp av Timelys försäljningsställe, följ stegen nedan.
- Logga in på din Timely instrumentbräda.
- I menyn till vänster, gå till Biljettförsäljning/OSA. Gå sedan till Försäljningsställe.
- En lista över publicerade evenemang som är schemalagda för ett framtida datum med minst ett aktivt biljettblock kommer att visas. Dessutom kommer evenemang som redan har avslutats också att vara tillgängliga för behandling av biljettförsäljning och registreringar via kassan.
- Välj sedan den händelse som du vill behandla försäljning för. Panelen med orderinformation visas på skärmen.
- I panelen Orderinformation anger du köparens e-postadress. Om du har aktiverat modulen Kontakthantering i ditt konto identifierar systemet alla befintliga kontakter och fyller i köparens information automatiskt. För nya biljettköpare anger du deras för- och efternamn.
Efter att du har angett köparens information, gå till Biljettinformation och välj biljetttyp och kvantitet. För betalda evenemang kan du också skriva in valfri kampanjkod.
7. Ange sedan deltagaruppgifterna eller kopiera köparens information till biljetterna om det är samma person.
8. För gratisprogram, klicka på Bekräfta registrering Knappen för att slutföra registreringen. För betalda aktiviteter, klicka på Gå till kassan knappen och fortsätt till nästa steg för att behandla betalningen.
2.3 Behandla betalningar på plats (Endast betalda evenemang)
För betalda evenemang, Timelys kassasystem erbjuder en effektiv utcheckningsupplevelse som gör det möjligt för ditt team att snabbt och korrekt samla in betalningar. Det stöder flera betalningsmetoder, vilket ger er flexibiliteten att tillgodose olika deltagarpreferenser och behov på plats. Följ stegen nedan för att behandla betalningar på plats med Timely:
- Ange köparens faktureringsadress, inklusive postnummer.
- Välj sedan ett av de tillgängliga betalningsalternativen:
- Kreditkort (manuell inmatning) – Ange kreditkortsuppgifterna manuellt.
- Betalningsterminal - Använda en ansluten läsare för en kontaktlös betalning, tryck, svep eller sätt i.
- Kontanter – Registrera en kontantbetalning som mottagits personligen. Lägg till anteckningar om så önskas.
- Kolla upp – Registrera en checkbetalning som mottagits personligen. Lägg till anteckningar om så önskas.
- Klicka sedan på Slutför Inköp knapp.
2.4 Vad man ska göra om en betalning eller registrering inte är slutförd
Om ett betalningsförsök misslyckas eller förblir ofullständigt, Timelys kassasystem guidar dig tydligt genom de tillgängliga alternativen så att du kan hantera beställningen och hålla biljettillgängligheten korrekt.
När du skapar en beställning och börjar betala markerar systemet tillfälligt beställningen som ReserveradSystemet sparar denna reservation i 40 minuter, eller tills du slutför eller avbryter betalningen.
Om ett betalningsförsök misslyckas visar systemet två åtgärdsknappar:
- Ändra betalningsuppgifter: Återgår till föregående steg så att du kan uppdatera betalningsuppgifterna, välja en annan betalningsmetod eller byta till en annan ansluten betalningsterminal (Stripe eller Square). Beställningen finns kvar. Reserverad status medan du gör dessa ändringar.
- Avboka bokning: Avbryter försäljningen och återgår till skärmen för val av evenemang. När beställningen har avbrutits markeras den som Ofullständig och kan inte återanvändas.
Viktiga anteckningar:
- Om betalningen genomförs inom 40-minutersfönstret ändras orderstatusen till Köpt, och biljetten utfärdas.
- Om betalningen är inte klar inom 40 minuter, orderns status ändras automatiskt till Passerat och kan inte återställas. En ny order måste skapas för att slutföra försäljningen.
- Ofullständiga beställningar (från avbrutna betalningar eller avbrutna OSA) är inte giltiga för nytt betalningsförsök. Om deltagaren vill köpa en biljett igen eller slutföra en OSA, en ny POS-transaktion måste påbörjas.
Denna process säkerställer korrekt biljettillgänglighet, förhindrar att stoppade bokningar blockerar försäljning och håller dina transaktioner på plats organiserade och tillförlitliga.
2.5 Evenemangsbiljetter och kvitton
När kunden slutför registreringen på plats och slutför betalningen genererar systemet automatiskt evenemangsbiljetten och betalningskvittot och skickar dem omedelbart via e-post för enkel åtkomst och arkivering.
Kunder kan välja att skriva ut sina biljetter för entré vid dörren eller helt enkelt visa QR-koden på sin mobila enhet. QR-koden kan skannas med hjälp av TimelyÄr incheckningsverktyg, vilket säkerställer en snabb, smidig och säker incheckningsupplevelse – precis som alla andra evenemang på plats.
3. Spåra försäljning på plats och hantera beställningar
Efter att ha slutfört registreringar eller biljettförsäljning på plats är det viktigt att övervaka transaktioner och spåra intäkter i realtid. Timelys kassasystem registrerar automatiskt varje försäljning inom ditt Timely instrumentpanelen, så att du enkelt kan granska beställningar, verifiera betalningsstatus och upprätthålla korrekta ekonomiska register. Hantera dina beställningar på plats genom att följa dessa steg:
- Logga in på din Timely instrumentbräda.
- I menyn till vänster, gå till Biljettförsäljning/OSA.
- Navigera till Beställningar för att se hela köp per beställning eller Biljetter för att se köpta enkelbiljetter.
- Använd Avancerade filter för att identifiera försäljningar som gjorts via kassasystemet. Beställningar som betalats med kontanter eller check visas bredvid kreditkortstransaktioner. Använd de tillgängliga filtren för att rapportera efter betalningsmetod eller teammedlem.
- POS-transaktioner kommer att märkas "Säljs av [Användarnamn]", vilket gör det enklare att filtrera efter teammedlem.
- Om det behövs, exportera OSA- eller biljettförsäljningsdata som en CSV-fil för rapportering och deltagarhantering.
Genom att utnyttja dessa inbyggda verktyg för försäljningsspårning kan evenemangsarrangörer upprätthålla korrekta ekonomiska register, övervaka närvaro och justera biljettstrategier efter behov.
Behöver du ytterligare hjälp?
För ytterligare vägledning och support, besök vår Hjälpcenter. Dessutom, om du har några frågor eller behöver hjälp, tveka inte att kontakta vårt kundframgångsteam genom att öppna en supportbiljett från din Timely kontots instrumentpanel.
Dessutom, om du behöver ytterligare hjälp med att implementera och använda Timely händelsehanteringssystem, vi hjälper gärna till. Utforska alla professionella tjänster vi erbjuder, och gärna kontakta oss i dag!