Hur man skapar och exporterar rapporter för händelser

Inom evenemangshantering kan tillgång till detaljerade och anpassningsbara rapporter förbättra evenemangsplaneringen, genomförandet och utvärderingen avsevärt. Timely programvara låter evenemangsarrangörer exportera skräddarsydda rapporter för evenemang, komplett med avancerade filter och anpassning av innehåll.

Det här inlägget guidar dig genom processen att skapa händelserapporter och belyser fördelarna med att använda dessa dokument för att förbättra din händelsehantering.

1. Fördelar med att skapa och exportera rapporter för händelser

Anpassade händelserapporter hjälper arrangörer att få värdefulla insikter och stödjer datadrivet beslutsfattande:

• Konsekvent och korrekt rapportering: Generera standardiserade rapporter över avdelningar eller kalendrar, vilket säkerställer datakonsekvens och minskar manuell spårning.
• Förbättrad planering och schemaläggning: Identifiera perioder med högtrafik, säsongstrender och schemaläggningsluckor för att planera framtida evenemang mer effektivt.
• Stöd för rapportering av intressenter och ledning: Dela enkelt tydliga, strukturerade och varumärkesanpassade rapporter med ledning, sponsorer eller partners för att visa effekt och resultat.
• Dataexport för extern analys: Exportera händelserapporter som CSV-filer för användning i BI-verktyg, kalkylblad eller andra plattformar för djupare analys.
• Välgrundat strategiskt beslutsfattande: Använd tillförlitlig händelsedata för att vägleda programutveckling, resursallokering och långsiktiga evenemangsstrategier.

2. Vad är Timely Rapporteringsfunktion för händelser?

Ocuco-landskapet Timely Rapportfunktionen för händelser låter dig generera och exportera rapporter som är skräddarsydda specifikt för händelsedataDu kan inkludera detaljerade insikter för varje evenemang, använda filter för att fokusera på specifika tidsramar, kategorier eller arrangörer och exportera rapporter i flera format för en professionell och lättläst presentation.

Dessa rapporter kan delas med interna team, marknadsföringsintressenter eller ledningen för att stödja planering, prestationsanalys och transparens. De är särskilt användbara för organisationer som hanterar stora volymer evenemang, såsom utbildningsinstitutioner, myndigheter, kulturella mötesplatser och destinationsmarknadsföringsorganisationer.

3. Hur man skapar en rapport för händelser med Timely

Timely låter evenemangsarrangörer generera omfattande rapporter för evenemang med anpassade filter och datafält. Följ dessa steg för att komma åt, filtrera och exportera evenemangsrapporter. Innan du börjar, se till att dina evenemang har rätt filter (t.ex. taggar, arrangörer, kategorier) tillagda, eftersom dessa fält påverkar vad du kan filtrera och rapportera om.

1. Logga in på din Timely instrumentbräda.
2. Gå till i menyn till vänster Rapport.
3. Välja evenemang för att öppna instrumentpanelen för händelserapportering.

3.1 Använd grundläggande filter för att bygga din rapport:

Börja med att använda de grundläggande filtren för att definiera vilka händelser ingår i din rapport. Dessa filter hjälper dig att begränsa resultaten, fokusera på de mest relevanta uppgifterna och generera korrekta och meningsfulla insikter.

• Startdatumintervall: Använd datumväljaren för att välja den tidsperiod du vill analysera, till exempel en specifik månad, ett specifikt kvartal eller ett anpassat intervall.
• Händelsestatus: Välj vilka händelser som ska inkluderas baserat på deras aktuella status. Tillgängliga alternativ inkluderar Alla, Publicerade, Utkast, Väntar, Avvisadeoch trash.
• Händelsesynlighet: Kontrollera vilka händelser som visas i rapporten baserat på deras åtkomstnivå. Välj offentliga att inkludera händelser som är synliga för alla målgrupper, eller Privat för interna eller begränsade evenemang.

Om du väljer att inte använda avancerade filter klickar du på Sök för att köra rapporten. Systemet kommer att returnera resultat baserat på dina valda kriterier. Annars kan du fortsätta läsa det här inlägget för att lära dig mer om avancerade filter för rapportering.

3.2 Använd avancerade filter:

Klicka på Avancerade filter för att få åtkomst till mer detaljerade alternativ för att anpassa din rapport.

Använd dessa filter för att förfina dina resultat:

• MötesplatsVälj en eller flera platser för att fokusera din rapport på specifika platser.
• KategorierFiltrera evenemang efter kategorier, till exempel workshops, möten eller konferenser.
• Arrangörer: Begränsa rapporten till evenemang som hanteras av specifika arrangörer.
• TaggarLägg till taggar för att inkludera händelser baserat på typer, teman eller format.

Alla anpassade händelsefilter som du skapar i ditt konto är också tillgängliga för rapportering. Använd dessa avancerade filter för att förfina resultat, analysera riktade händelsedata och generera mer exakta och meningsfulla insikter.

När du har tillämpat dina avancerade filter klickar du på Sök för att generera rapporten och hämta matchande data. Systemet visar resultat baserat på de kriterier du valt.

3.3. Anpassa rapportinnehåll:

Enligt Anpassa rapportinnehåll, kan du välja exakt vilka fält som ska inkluderas i din exporterade rapport. Varje kryssruta motsvarar en datapunkt som kan vara relevant för din organisation eller dina intressenter. Här är vad varje alternativ betyder:

• Hela dagen: Anger om händelsen sträcker sig över hela dagen utan specifika start- och sluttider.
• Skapad vidVisar tidsstämpeln när händelse- eller rumsposten skapades i systemet.
• EndsVisar sluttiden för evenemanget eller bokningen.
• Entré avgiftAnger om evenemanget har en inträdesavgift och vad den avgiften är.
• HändelsestatusVisar händelsens aktuella status (t.ex. Utkast, Publicerad, Väntar).
• Facebook / LinkedInVisar om händelsen har delats på sociala medieplattformar.
• Utvalda: Anger om evenemanget eller utrymmet är markerat som "utvalt" i din Timely kalender.
• PoststatusÅterspeglar inläggets status i ditt WordPress-system (eller liknande CMS), som Publicerad eller Väntande.
• Upprepas vidVisar information om återkommande händelser eller bokningar.
• StartarVisar starttiden för evenemanget eller bokningen.
• BiljettypVisar vilken typ av biljettförsäljning som är kopplad till evenemanget (t.ex. allmän entré, VIP).
• TidszonVisar tidszoninställningen för evenemanget eller bokningen.
• TitelTiteln på evenemanget eller lokalbokningen, som den visas i kalendern.
• Uppdaterad kl.: Anger den senaste tidsstämpeln för uppdateringen av posten.
• AnvändareVisar användaren som skapade eller hanterar posten.
• användar EmailVisar e-postadressen till användaren som hanterar posten.
• AnvändarrollÅterspeglar användarens roll i din organisation (t.ex. administratör, redaktör).
• MötesplatsListar platsnamnet som är kopplat till utrymmet eller evenemanget.

Dricks: Du kan välja flera objekt beroende på vilken detaljnivå som behövs. Detta är särskilt användbart om du behöver analysera mönster som bokningstider, utrymmets popularitet eller användaraktivitet.

4. Hur du exporterar din anpassade rapport

När du har tillämpat alla önskade filter och valt innehållsfälten kan du exportera din anpassade rapport. Klicka först på Export knappen bredvid Anpassa rapportinnehåll knapp.

4. Välj sedan önskad Exportera filformatDe tillgängliga alternativen är CSV, PDF och ICS.

För varje filformat visar systemet ytterligare alternativ, vilka förklaras i detalj nedan.

4.1 CSV-exportalternativ

När du har valt CSV som exportfilformat kan du välja att exportera alla händelsekolumner eller bara den aktuella listan.

4.1.1 Exportera alla händelsekolumner

Om du väljer Exportera alla händelsekolumner, kommer all händelsedata och kolumner att exporteras.

4.1.2 Exportera aktuell lista

Om du väljer Exportera aktuell lista, ytterligare inställningar kommer att visas:

• Interna anteckningar: Markera den här rutan för att inkludera interna anteckningar som lagts till av instrumentpanelsanvändare.
• Standardfilter: Välj önskade filter som t.ex. Kategorier, taggar, och Arrangörer.
• Anpassade fält: Välj anpassade fält från rullgardinsmenyn.
• Anpassade filter: Välj anpassade filter från rullgardinsmenyn.

4.2 PDF-exportalternativ

När du har valt PDF som exportfilformat kan du ytterligare anpassa rapporten med hjälp av:

• Standardfilter: Välj önskade filter som t.ex. Kategorier, Taggaroch Arrangörer.
• Anpassade fält: Välj anpassade fält från rullgardinsmenyn.
• Anpassade filter: Välj anpassade filter från rullgardinsmenyn.

4.3 ICS-exportalternativ

När du har valt ICS som exportfilformat kan du aktivera följande alternativ:

• Inkludera HTML: inkludera HTML-koden för händelsebeskrivningen.
• Inkludera bild: inkludera omslagsbild för evenemanget.

4.4 Slutföra din export

När du har valt filformat och alternativ väljer du ett av följande:

• Exportera fil: Genererar exporten omedelbart.
• Spara och schemalägg: Sparar exportinställningarna och låter dig schemalägga rapporten.

Den här funktionen ger evenemangshanterare kalenderdata för att förfina sin evenemangsplanering och koordinering, vilket säkerställer att varje evenemang når sin fulla potential. Utforska fler sätt att förbättra din evenemangshantering med Timelys lösningar. Med Timelys rapporteringsfunktioner kan evenemangsarrangörer enkelt spåra och presentera viktig evenemangsdata, vilket förenklar analysen och stödjer framgångsrik evenemangsplanering.

Behöver du ytterligare hjälp?

För ytterligare vägledning och support, besök vår Hjälpcenter. Dessutom, om du har några frågor eller behöver hjälp, tveka inte att kontakta vårt kundframgångsteam genom att öppna en supportbiljett från din Timely kontots instrumentpanel.

Dessutom, om du behöver ytterligare hjälp med att implementera och använda Timely händelsehanteringssystem, vi hjälper gärna till. Utforska alla professionella tjänster vi erbjuder, och gärna kontakta oss i dag!