Det är viktigt att hantera förfrågningar om platsbokning för att hålla ditt utrymmesschema organiserat och effektivt. Med Timelyär intuitivt platsledningssystem, kan du enkelt skapa ett formulär för evenemangsinlämning för att ta emot evenemangsinlämningar från din grupp och sedan acceptera, avvisa eller redigera dessa förfrågningar. I den här guiden går vi igenom processen för att hantera inlämningar av platsbokningar från din Timely kontots instrumentpanel.
1. Visa nya förfrågningar om platsbokning
Varje gång en insändare begär att boka ett av dina utrymmen får du ett automatiskt e-postmeddelande. Syftet med detta meddelande är att informera dig om den nya inlämningen och uppmanar dig att vidta åtgärder.
För att se alla dina önskemål om platsbokning måste du först login i din Timely konto. Där har du två alternativ för att se dina önskemål om platsbokning:
1.1 Gemenskapsevenemangsmeny
Gå till menyn Community-evenemang, och välj undermenyn Inskickade händelser. Där kommer du att se en lista över alla mottagna bidrag, oavsett deras status.
1.2 Händelsemeny
Alternativt kan du använda Händelser meny, Lämnats undermeny, för att bara se de bidrag som väntar, och som ett händelseformat. Där kan du välja mellan livevyn eller listvyn.
2. Hantera förfrågningar om platsbokning:
För att effektivt hantera förfrågningar om platsbokning inom Timely, måste du antingen godkänna, acceptera som utkast, redigera eller avvisa dem.
2.1 Acceptera förfrågningar som de är:
För att godkänna en begäran som den är kan du göra det antingen via Gemenskapsevenemang > Inskickade evenemang menyn eller Händelser > Skickat meny.
Gå helt enkelt till din föredragna meny, hitta det inskickade evenemanget och klicka sedan på "Acceptera"-Knappen.
Denna åtgärd kommer att bekräfta bokningen och lägga till den i ditt rymdschema. Den kommer också att publicera motsvarande händelse i din integrerade evenemangskalender.
2.2 Acceptera förfrågningar som utkast
Om det fortfarande saknas information eller om du vill granska inlämningen ytterligare innan du accepterar den, använd "Godkänn som utkast" alternativet. Du kan acceptera förfrågningar som utkast från båda Gemenskapsevenemang > Inskickade evenemang menyn och Händelser > Skickat meny.
Men om du accepterar evenemangsinlämningar från Händelser > Skickat menyn måste du klicka på det inlämnade evenemanget och sedan klicka på knappen "Acceptera som utkast" på Redigera händelse sektion.
Detta flyttar begäran från fliken Skickade händelser till fliken Utkast till händelser, vilket ger dig mer tid att slutföra detaljerna.
2.3 Redigera förfrågningar
Ibland kan du behöva göra ändringar i en begäran om platsbokning innan godkännande. Observera att du bara kan göra det med hjälp av Händelser > Skickat meny. De Gemenskapsevenemang > Inskickade evenemang menyn tillåter dig inte att redigera förfrågningar.
Medan du är på Händelser > Skickat menyn, klicka på den valda händelseinlämningen. Förhandsvisningen av händelsen och Redigera händelse avsnittet öppnas på skärmen. Om du vill kan du använda komprimera / expandera-knappen för att dölja förhandsgranskningen och utöka ditt arbetsbara område.
Du kommer då att kunna ändra inlämningsuppgifterna efter behov. Du kan till exempel uppdatera evenemangets titel, datum, tid, plats, utrymme, beskrivning, filter etc. När du är nöjd med ändringarna klickar du på "Acceptera". Bokningen läggs till i ditt rymdschema och evenemanget publiceras i din evenemangskalender, med dina ändringar.
För att göra ändringar efter att inlämningen har godkänts, gå helt enkelt till Händelser > Publicerad meny. Hitta sedan önskad händelse och följ instruktionerna ovan för att redigera händelsen. Glöm inte att klicka på Publicera för att spara dina ändringar.
2.4 Avvisa förfrågningar:
Om en platsbokningsförfrågan inte uppfyller dina kriterier kan du enkelt avvisa den. Du kan göra det antingen genom Gemenskapsevenemang > Inskickade evenemang menyn eller Händelser > Skickat meny.
Klicka på "Avvisa”-knappen bredvid inlämningen. Händelsens status kommer att ändras till Förkastas, och inlämningen kommer att tas bort från listan över väntande förfrågningar.
3. Granska svaren på ditt anpassade intagsfrågeformulär
Om du har skapat ett anpassat intagsfrågeformulär för förfrågningar om platsbokning, måste insändare ange specifik information under inlämningsprocessen. I den här situationen kommer du förmodligen att vilja granska svaren innan du godkänner dina förfrågningar om platsbokning. Du kan göra det antingen genom Gemenskapsevenemang > Inskickade evenemang menyn eller Händelser > Skickat meny.
Om du granskar anpassade fältsvar från Gemenskapsevenemang > Inskickade evenemang menyn, gå till önskat bidrag och klicka sedan på nedåtpilen i mitten av skärmen.
En ny sektion öppnas nedan med alla dina anpassade frågor och svaren från insändaren. Du kan sedan granska svaren innan du godkänner eller avvisar begäran.
Ett annat alternativ är att granska de anpassade fältsvaren från Händelser > Skickat meny. Klicka bara på önskat evenemang. Sedan, i Redigera händelse avsnitt, hitta Anpassade fält alternativ. All data som samlas in genom frågeformuläret kommer också att finnas tillgänglig där.
4. Automatisera godkännanden av platsbokning
Istället för att hantera varje inlämning individuellt, skulle ett alternativ vara att automatisera processen för godkännande av utrymmesbegäran för alla insändare. Det innebär att alla förfrågningar från allmänheten automatiskt kommer att godkännas om det efterfrågade utrymmet är ledigt.
Alternativt, för en mer strömlinjeformad hantering, kan du automatisera godkännandeprocessen endast för förfrågningar om platsbokning från specifika insändare. Detta innebär att förfrågningar från betrodda källor automatiskt kan godkännas förutsatt att det begärda utrymmet är tillgängligt.
För att ställa in dessa automatiseringar, se våra guider om "Hur man ställer in platsbokningar i formuläret för inlämning av evenemang”Och”Hur man godkänner och hanterar förfrågan om platsbokning", respektive. Genom att följa dessa steg kan du effektivt hantera förfrågningar om platsbokning och se till att ditt utrymmesschema förblir välorganiserat och tillgängligt för ditt samhälle. Timelys användarvänliga gränssnitt gör hela processen sömlös och okomplicerad.
Behöver du ytterligare hjälp?
För ytterligare vägledning och support, besök vår Hjälpcenter. Om du har några frågor eller behöver hjälp, tveka inte att kontakta vårt kundteam genom att öppna en supportbiljett från din Timely kontots instrumentpanel.
Om du behöver ytterligare hjälp med att implementera och använda Timely platsledningssystem, vi hjälper gärna till. Utforska alla professionella tjänster vi kan erbjuda dig, och kontakta oss i dag!