Med Timely programvara för platshantering, kan du enkelt samla in förfrågningar om platsbokning från ditt samhälle, förbättra interna processer, spara tid och resurser, samtidigt som du maximerar ditt utrymmesutnyttjande och lönsamhet. I den här guiden går vi igenom stegen som insändare måste följa för att skicka in bokningsförfrågningar till dig.
1. Ta emot förfrågningar om platsbokning
Av säkerhetsskäl måste evenemangsinlämnare skapa ett konto hos Timely för att skicka in förfrågningar om platsbokning till dig. Denna process för att skapa och logga in skyddar inte bara dina utrymmen, händelser och kalender från spammare utan säkerställer också säkerheten för Timelys programvara mot potentiella hackare.
Nya insändare för utrymmesbokning kommer att få ett e-postmeddelande från oss där de uppmanas att verifiera sin e-postadress för att aktivera sitt konto. Om insändaren redan har en Timely konto kan de helt enkelt logga in på applikationen.
När en ny insändare registrerar sig kommer vårt system automatiskt att skicka ett e-postmeddelande till alla dina systemanvändare med en godkännanderoll och informera dem om den nya insändaren. Detta e-postmeddelande kommer att innehålla en länk som låter dig godkänna eller avvisa den nya insändaren, såvida du inte har valt att automatiskt godkänna alla insändare. För detaljerade instruktioner, se inlägget om "Hur man godkänner och hanterar platsbokningsbegäranden."
2. Skicka in förfrågningar om platsbokning via formuläret för inlämning av evenemang
2.1 Space Public View Login
När du besöker din dedikerade webbsida för platsbokningar var Timely är installerat, kommer insändare att se alla dina tillgängliga utrymmen antingen som ett galleri eller en schemavy.
Efter att ha använt filtren för att välja önskat utrymme kan insändare lära sig mer om varje utrymme genom att klicka på respektive utrymmesbild. Där kommer de att kunna se utrymmets adress, beskrivning och all annan information som du har lagt till i utrymmesdetaljerna.
För att boka en plats behöver de bara trycka på Bok knapp. Inloggningspopupen öppnas på skärmen och ber dem att logga in med sina uppgifter eller skapa ett nytt konto.
2.2 Inlämningsformulär för platsbokning
När du har loggat in kommer ditt anmälningsformulär för evenemang att visas på skärmen. De som skickar in kommer sedan att kunna lägga till händelseinformationen de tänker hålla på det angivna utrymmet och svara på ditt anpassade intagningsformulär. Om du behöver boka insättningar eller onlinebetalningar för uthyrning, kommer insändare också att se en kassa längst ner i formuläret
När avsändaren har slutfört platsbokningsinformationen kan de trycka på Submit Händelse knapp. Om all nödvändig information tillhandahålls, Timely systemet tar emot inlämningen och visar ett tackmeddelande på skärmen. Samtidigt kommer systemet att skicka ett e-postmeddelande till insändaren som bekräftar att deras begäran om platsbokning har skickats.
Dessutom kommer plattformen att skicka ett automatiskt e-postmeddelande till alla kontosystem användare med en godkännanderoll, meddelar dem om den nya begäran om platsbokning. I e-postmeddelandet hittar du en länk för att antingen godkänna eller avvisa den nya begäran om platsbokning, såvida du inte har valt att automatiskt godkänna alla inskickade förfrågningar om platsbokning. För detaljerade instruktioner, se inlägget om "Hur man accepterar, avvisar eller redigerar förfrågningar om platsbokning."
Det har aldrig varit enklare att ta emot platsbokningar från ditt samhälle Timely!
Behöver du ytterligare hjälp?
För ytterligare vägledning och support, besök vår Hjälpcenter. Om du har några frågor eller behöver hjälp, tveka inte att kontakta vårt kundteam genom att öppna en supportbiljett från din Timely kontots instrumentpanel.
Om du behöver ytterligare hjälp med att implementera och använda Timely platsledningssystem, vi hjälper gärna till. Utforska alla professionella tjänster vi kan erbjuda dig, och kontakta oss i dag!