Med Timely programvara för platshantering, kan du enkelt samla in förfrågningar om lokal- och resursbokning från ditt samhälle, vilket förbättrar interna processer, sparar tid och driftskostnader, samtidigt som du maximerar din lokalutnyttjandegrad och lönsamhet. I den här guiden guidar vi dig genom stegen som inskickare måste följa för att skicka in förfrågningar om lokal- och lokalbokning till dig.
1. Ta emot förfrågningar om bokning av utrymmen och resurser
Av säkerhetsskäl måste evenemangsinlämnare skapa ett konto hos Timely för att skicka in bokningsförfrågningar om utrymmen och resurser till dig. Den här processen för att skapa ett konto och logga in skyddar inte bara dina utrymmen, resurser, evenemang och kalender från spammare utan säkerställer också säkerheten för Timelys programvara mot potentiella hackare.
Nya inskickare kommer att få ett e-postmeddelande från oss där de ombeds verifiera sin e-postadress för att aktivera sitt konto. Om inskickaren redan har ett Timely kontot kan de helt enkelt logga in på applikationen med sina inloggningsuppgifter.
Dessutom, när en ny inskickare registrerar sig, skickar vårt system automatiskt ett e-postmeddelande till alla dina systemanvändare med en godkännanderoll och informerar dem om den nya inskickaren. Detta e-postmeddelande kommer att innehålla en länk som låter dig godkänna eller avvisa den nya inskickaren, såvida du inte har valt att automatiskt godkänna alla inskickare. För detaljerade instruktioner, se inlägget på "Hur man godkänner och hanterar förfrågan om platsbokning. "
2. Skicka in förfrågningar om bokning av lokaler och resurser via evenemangsformuläret
2.1 Space Public View Login
When visitors access your dedicated web page for space bookings powered by Timely, they will see all available spaces displayed either in a gallery or schedule view. In the gallery view, each space is accompanied by an image, along with its price — whether charged per event or per time interval, if applicable.
After using the filters to select their desired space, submitters can learn more about each bookable space by clicking on the respective space image. There, they will be able to see the space’s address, description, and any other information you’ve added to the space details.
Om Show space schedule in the Space Detail feature is enabled on Venues > Settings, submitters will see the space schedule displayed on the screen. From there, they can select the date and time of their booking to confirm the space’s availability.
- Att välja a datum, they can use the arrows at the top of the screen.
- Att välja a tid, they can simply drag and drop their mouse over the desired time slot.
Then, they just need to press the Bok knappen igen.
To book a space, requesters must first click the Logga in button. A pop-up window will then appear, prompting them to either sign in with their credentials or create a new account.
2.2 Blankett för bokning av lokaler och resurser
After successfully sign-in, the event submission form will appear on the screen. The submitters will then be able to add the information about the event they intend to hold on the designated space and answer your custom in-take questionnaire. If you require booking deposits or online payments for rentals, submitters will also see a checkout at the bottom of the form.
TIPSAnvänd modulen Resurser för att erbjuda utrustning och tjänster utöver dina lokalbokningar. Detta säkerställer att allt nödvändigt material ingår i evenemangsbokningar och skapar ytterligare intäktsmöjligheter. Lär dig hur du skapar evenemangsresurser för platsreservationer.
Once the submitter has filled in all the required space booking details, they can click the Submit Händelse button. If all necessary information has been provided and any applicable payment has been completed, the Timely system will process the submission and display a confirmation thank-you message on the screen. Simultaneously, the system will send an email to the submitter, confirming that their space booking request has been successfully submitted.
For detailed instructions on how to manage booking requests, please refer to the post on How to Accept, Reject, or Edit Space Booking Requests.
2.3 Automatiska e-postmeddelanden för bokningsförfrågningar om utrymme och resurser
Om all nödvändig information tillhandahålls, Timely Systemet kommer att ta emot inlämningen och visa ett tackmeddelande på skärmen. Samtidigt kommer systemet att skicka ett e-postmeddelande till inskickaren och bekräfta att deras bokningsförfrågan har skickats in.
Dessutom kommer plattformen att skicka ett automatiskt e-postmeddelande till alla kontosystem användare med en godkännanderolloch meddelar dem om den nya bokningsförfrågan. I e-postmeddelandet hittar du en länk för att antingen godkänna eller avvisa den nya bokningsförfrågan, såvida du inte har valt automatiskt godkännande av alla inskickade bokningsförfrågningar. För detaljerade instruktioner, se inlägget på “Hur man accepterar, avvisar eller redigerar förfrågningar om platsbokning. "
Det har aldrig varit enklare att ta emot platsbokningar från ditt samhälle Timely!
3. Using the Public Mina händelser Area
Om Kontaktmodulen är aktiverad för Timely account, requesters will see the Mina händelser area in the public view header when they are logged in. The My Events section lets them review their booking requests at any time. If administrators enable specific permissions, requesters will also be able to edit or request edits to their bookings, and/or cancel them.
Hur man kommer dit:
- Sign in on the Public Space View using your credentials, then click My Events in the header.
What requesters can do in the My Events area:
- View an overview of their space booking requests — see each request with its current status (e.g., Pending, Approved/Published, Rejected, Canceled) plus date/time, Venue, Space and Resource(s).
- Edit or request edits to existing bookings (if allowed) — open a booking, click Edit Event, update details (e.g., time, notes, selected Space and/or Resources), then click Submit. Changes may require organizer approval.
- Cancel bookings (if allowed) — open each booking and click Cancel Event to withdraw their request.
Obs: Available actions in My Events depend on organizer permissions defined by system administrators., and the Contacts module must be enabled for the calendar.
For details on enabling requester permissions in My Events, see Hur man ställer in platsbokningar i formuläret för inlämning av evenemang för universella inställningar, eller Hur man godkänner och hanterar förfrågan om platsbokning för individuella inställningar.
Behöver du ytterligare hjälp?
För ytterligare vägledning och support, besök vår Hjälpcenter. Om du har några frågor eller behöver hjälp, tveka inte att kontakta vårt kundteam genom att öppna en supportbiljett från din Timely kontots instrumentpanel.
Dessutom, om du behöver ytterligare hjälp med att implementera och använda Timely platsledningssystem, vi hjälper gärna till. Utforska alla professionella tjänster vi kan erbjuda dig, och kontakta oss i dag!