Med Timely programvara för platshantering, kan du enkelt samla in förfrågningar om lokal- och resursbokning från ditt samhälle, vilket förbättrar interna processer, sparar tid och driftskostnader, samtidigt som du maximerar din lokalutnyttjandegrad och lönsamhet. I den här guiden guidar vi dig genom stegen som inskickare måste följa för att skicka in förfrågningar om lokal- och lokalbokning till dig.
1. Ta emot förfrågningar om bokning av utrymmen och resurser
Av säkerhetsskäl måste evenemangsinlämnare skapa ett konto hos Timely för att skicka in bokningsförfrågningar om utrymmen och resurser till dig. Den här processen för att skapa ett konto och logga in skyddar inte bara dina utrymmen, resurser, evenemang och kalender från spammare utan säkerställer också säkerheten för Timelys programvara mot potentiella hackare.
Nya inskickare kommer att få ett e-postmeddelande från oss där de ombeds verifiera sin e-postadress för att aktivera sitt konto. Om inskickaren redan har ett Timely kontot kan de helt enkelt logga in på applikationen med sina inloggningsuppgifter.
Dessutom, när en ny inskickare registrerar sig, skickar vårt system automatiskt ett e-postmeddelande till alla dina systemanvändare med en godkännanderoll och informerar dem om den nya inskickaren. Detta e-postmeddelande kommer att innehålla en länk som låter dig godkänna eller avvisa den nya inskickaren, såvida du inte har valt att automatiskt godkänna alla inskickare. För detaljerade instruktioner, se inlägget på "Hur man godkänner och hanterar förfrågan om platsbokning. "
2. Skicka in förfrågningar om bokning av lokaler och resurser via evenemangsformuläret
2.1 Space Public View Login
När du besöker din dedikerade webbsida för bokning av utrymmen och resurser där Timely är installerat, kommer insändare att se alla dina tillgängliga utrymmen antingen som ett galleri eller en schemavy.
Efter att ha använt filtren för att välja önskat utrymme kan inskickare läsa mer om varje bokningsbart utrymme genom att klicka på respektive utrymmesbild. Där kan de se utrymmets adress, beskrivning och all annan information som du har lagt till i utrymmesdetaljerna.
För att boka en plats behöver de bara trycka på Bok knappen. Popup-fönstret för inloggning öppnas på skärmen och ber dem att logga in med sina inloggningsuppgifter eller skapa ett nytt konto.
2.2 Blankett för bokning av lokaler och resurser
Efter att du har loggat in kommer ditt evenemangsformulär att visas på skärmen. De som skickar in evenemanget kan sedan lägga till information om det evenemang de avser att hålla i den angivna lokalen och svara på ditt anpassade ansökningsformulär. Om du behöver bokningsdepositioner eller onlinebetalningar för uthyrning kommer de som skickar in också att se en utcheckningsruta längst ner i formuläret.
Dessutom, om din Timely prenumerationen inkluderar Resursmodulen, kommer formuläret att visa en Resurser avsnitt där inskickare kan välja tillgängliga möbler, utrustning eller tjänster. Betalda varor kommer att visa sina priser, medan gratis varor inte gör det. Timely kontrollerar automatiskt tillgängligheten för varje vald resurs innan begäran tillåts skickas.
TIPSAnvänd modulen Resurser för att erbjuda utrustning och tjänster utöver dina lokalbokningar. Detta säkerställer att allt nödvändigt material ingår i evenemangsbokningar och skapar ytterligare intäktsmöjligheter. Lär dig hur du skapar evenemangsresurser för platsreservationer.
När avsändaren har slutfört platsbokningsinformationen kan de trycka på Submit Händelse knapp.
2.3 Automatiska e-postmeddelanden för bokningsförfrågningar om utrymme och resurser
Om all nödvändig information tillhandahålls, Timely Systemet kommer att ta emot inlämningen och visa ett tackmeddelande på skärmen. Samtidigt kommer systemet att skicka ett e-postmeddelande till inskickaren och bekräfta att deras bokningsförfrågan har skickats in.
Dessutom kommer plattformen att skicka ett automatiskt e-postmeddelande till alla kontosystem användare med en godkännanderolloch meddelar dem om den nya bokningsförfrågan. I e-postmeddelandet hittar du en länk för att antingen godkänna eller avvisa den nya bokningsförfrågan, såvida du inte har valt automatiskt godkännande av alla inskickade bokningsförfrågningar. För detaljerade instruktioner, se inlägget på “Hur man accepterar, avvisar eller redigerar förfrågningar om platsbokning. "
Det har aldrig varit enklare att ta emot platsbokningar från ditt samhälle Timely!
Behöver du ytterligare hjälp?
För ytterligare vägledning och support, besök vår Hjälpcenter. Om du har några frågor eller behöver hjälp, tveka inte att kontakta vårt kundteam genom att öppna en supportbiljett från din Timely kontots instrumentpanel.
Dessutom, om du behöver ytterligare hjälp med att implementera och använda Timely platsledningssystem, vi hjälper gärna till. Utforska alla professionella tjänster vi kan erbjuda dig, och kontakta oss i dag!