Inom platshantering är korrekt data och rapportering avgörande för att optimera utrymmesanvändningen, förstå bokningstrender och fatta välgrundade beslut. Med Timelys programvara, kan användare generera och exportera PDF-rapporter för utrymmen. Den här funktionen erbjuder flexibilitet i rapportering, inklusive avancerade filter och anpassningsbara innehållsalternativ för att hjälpa dig fokusera på den mest relevanta informationen. I det här inlägget guidar vi dig genom processen att skapa och exportera anpassade rapporter för utrymmen och förklara hur dessa rapporter kan stödja effektiv platshantering.
1. Fördelar med att exportera PDF-rapporter för Spaces
Detaljerade rapporter för platsutrymmen erbjuder många fördelar, särskilt för platschefer som vill effektivisera verksamheten och maximera utrymmesanvändningen:
- Förbättrat utrymmesutnyttjande: Att analysera användningsmönster hjälper chefer att förstå efterfrågan och optimera schemaläggning för varje platsutrymme.
- Informerat beslutsfattande: Tillgång till korrekt data om bokningar, krav och evenemangstyper stödjer bättre beslutsfattande för framtida planering.
- Förbättrad kundkommunikation: Med en anpassad PDF-rapport kan du presentera en tydlig, professionell översikt över utrymmesanvändning för kunder eller intressenter.
2. Vad är PDF-rapportering för Spaces?
PDF-exportfunktionen för utrymmen låter dig generera rapporter som är specifikt anpassade till platsdata. Du kan inkludera detaljerade insikter om varje utrymme, använda filter för att fokusera på specifika tidsramar eller utrymmestyper och formatera rapporter för en professionell, lättläst presentation.
3. Hur man exporterar en PDF-rapport för Spaces i Timely
Med Timely, är det enkelt att exportera anpassade PDF-rapporter för spaces. Följ dessa steg för att komma åt rapportalternativen, tillämpa filter och exportera rapporten.
- Logga in på din Timely instrumentbräda.
- Gå till i menyn till vänster Rapport.
- Välja Händelser under rapportalternativen. Detta öppnar en vy över alla utrymmen som är tillgängliga för rapportering.
3.1 Ställ in grundläggande filter:
- I Händelser fliken, ser du alternativ att filtrera rapporten efter Startdatumintervall. Använd datumväljaren för att välja tidsram för händelserna du vill inkludera i din rapport.
- Välja Space Status (t.ex. Alla, Publicerade, Utkast) för att filtrera efter utrymmets aktuella publiceringsstatus.
- uppsättning Händelsestatus (t.ex. Alla, Publicerade, Utkast, Väntande, Avvisade, Papperskorgen) för att endast inkludera händelser som matchar denna specifika status.
- Välja Händelsens synlighet (t.ex. Alla, Offentliga, Privata) för att filtrera händelser baserat på vem som kan se dem. Välj till exempel offentliga för evenemang som är synliga för alla eller Privat för evenemang med begränsad åtkomst.
3.2 Använd avancerade filter:
- Klicka på Avancerade filter för att få tillgång till mer specifika kriterier för att anpassa din rapport.
- Använd filter som:
- Mötesplats: Välj specifika platser för att fokusera din rapport på särskilda utrymmen inom varje plats.
- Utrymmen: Välj enskilda utrymmen som du vill inkludera.
- Kategorier: Filtrera efter händelsekategorier, som workshops, möten eller konferenser.
- Arrangörer: Begränsa rapporten till evenemang som hanteras av specifika arrangörer.
- Tags: Lägg till taggar för att inkludera specifika händelsetyper eller teman.
- publik: Filtrera efter målgrupp, så att du kan fokusera på utrymmen som vänder sig till särskilda grupper.
3.3 Anpassa rapportinnehåll:
- Enligt Anpassa rapportinnehåll, välj de specifika datafält som du vill ska visas i PDF-rapporten. Alternativen inkluderar:
- Anpassade fält: Visa eventuella ytterligare anpassade fält som du har ställt in i din Timely konto.
- Kategorier: Inkludera händelsekategorier för bättre sammanhang.
- Tags: Lägg till taggar för mer detaljerad kategorisering.
- Arrangörer: Visa namnen på arrangörer som är kopplade till varje evenemang eller utrymme.
- Anpassade filter: Använd eventuella anpassade filter som du har skapat för mer skräddarsydda rapporter.
När du har använt alla önskade filter och valt innehållsfälten klickar du på Exportera knappen längst ned på skärmen för att generera din PDF. Granska PDF-rapporten för att säkerställa att alla valda data ingår. Om den är klar laddar du ned rapporten till din enhet.
Denna enkla process gör det enkelt att producera och dela omfattande rapporter om lokaler, vilket hjälper dig att hålla dig organiserad och informerad om utrymmesanvändning. För fler verktyg, utforska Timelyär full platshanteringslösning. Timelys PDF-rapporteringsfunktion för utrymmen hjälper platschefer att effektivt spåra, analysera och presentera utrymmesanvändningsdata. Prova det idag för att ta din platshantering till nästa nivå.
Behöver du ytterligare hjälp?
För ytterligare vägledning och support, besök vår Hjälpcenter. Dessutom, om du har några frågor eller behöver hjälp, tveka inte att kontakta vårt kundframgångsteam genom att öppna en supportbiljett från din Timely kontots instrumentpanel.
Dessutom, om du behöver ytterligare hjälp med att implementera och använda Timely platsledningssystem, vi hjälper gärna till. Utforska alla professionella tjänster vi erbjuder, och gärna kontakta oss i dag!