Med Timely programvara för platshantering, kan du enkelt samla in förfrågningar om lokal- och resursbokning från ditt samhälle, vilket förbättrar interna processer, sparar tid och driftskostnader, samtidigt som du maximerar din lokalutnyttjandegrad och lönsamhet. I den här guiden guidar vi dig genom stegen som inskickare måste följa för att skicka in förfrågningar om lokal- och lokalbokning till dig.
1. Ta emot förfrågningar om bokning av utrymmen och resurser
Av säkerhetsskäl måste evenemangsinlämnare skapa ett konto hos Timely för att skicka in bokningsförfrågningar om utrymmen och resurser till dig. Den här processen för att skapa ett konto och logga in skyddar inte bara dina utrymmen, resurser, evenemang och kalender från spammare utan säkerställer också säkerheten för Timelys programvara mot potentiella hackare.
Nya inskickare kommer att få ett e-postmeddelande från oss där de ombeds verifiera sin e-postadress för att aktivera sitt konto. Om inskickaren redan har ett Timely kontot kan de helt enkelt logga in på applikationen med sina inloggningsuppgifter.
Dessutom, när en ny inskickare registrerar sig, skickar vårt system automatiskt ett e-postmeddelande till alla dina systemanvändare med en godkännanderoll och informerar dem om den nya inskickaren. Detta e-postmeddelande kommer att innehålla en länk som låter dig godkänna eller avvisa den nya inskickaren, såvida du inte har valt att automatiskt godkänna alla inskickare. För detaljerade instruktioner, se inlägget på "Hur man godkänner och hanterar förfrågan om platsbokning. "
2. Skicka in förfrågningar om bokning av lokaler och resurser via evenemangsformuläret
2.1 Space Public View Login
När besökare besöker din dedikerade webbsida för bokning av utrymmen, driven av Timelykommer de att se alla tillgängliga platser visas antingen i ett galleri eller en schemavy. I gallerivyn åtföljs varje plats av en bild, tillsammans med dess pris – om det debiteras per händelse eller per tidsintervall, om tillämpligt.
Efter att ha använt filtren för att välja önskat utrymme kan inskickare läsa mer om varje bokningsbart utrymme genom att klicka på respektive utrymmesbild. Där kan de se utrymmets adress, beskrivning och annan information som du har lagt till i utrymmesdetaljerna.
Om Visa utrymmesschema i utrymmesdetaljer funktionen är aktiverad på Platser > Inställningar, kommer inskickarna att se utrymmesschemat visas på skärmen. Därifrån kan de välja datum och tid för sin bokning för att bekräfta utrymmets tillgänglighet.
- Att välja a datum, de kan använda pilarna högst upp på skärmen.
- Att välja a tid, kan de helt enkelt dra och släppa muspekaren över önskad tidslucka.
Sedan behöver de bara trycka på Bok knappen igen.
För att boka en plats måste den som beställer först klicka på Logga in knappen. Ett popup-fönster visas sedan och uppmanar dem att antingen logga in med sina inloggningsuppgifter eller skapa ett nytt konto.
2.2 Blankett för bokning av lokaler och resurser
Efter att du har loggat in visas formuläret för evenemanget på skärmen. De som skickar in bidrag kan sedan lägga till information om evenemanget de avser att hålla i den angivna lokalen och svara på ditt anpassade frågeformulär. Om du behöver bokningsdepositioner eller onlinebetalningar för uthyrning kommer de som skickar in bidrag också att se en utcheckningsruta längst ner i formuläret.
TIPSAnvänd modulen Resurser för att erbjuda utrustning och tjänster utöver dina lokalbokningar. Detta säkerställer att allt nödvändigt material ingår i evenemangsbokningar och skapar ytterligare intäktsmöjligheter. Lär dig hur du skapar evenemangsresurser för platsreservationer.
När inskickaren har fyllt i alla obligatoriska uppgifter för lokalbokning kan de klicka på Submit Händelse knappen. Om all nödvändig information har lämnats och eventuell betalning har slutförts, Timely Systemet kommer att behandla inlämningen och visa ett tackmeddelande på skärmen. Samtidigt skickar systemet ett e-postmeddelande till inskickaren som bekräftar att deras bokningsförfrågan har skickats in.
För detaljerade instruktioner om hur du hanterar bokningsförfrågningar, vänligen se inlägget på Hur man accepterar, avvisar eller redigerar bokningsförfrågningar om utrymme.
2.3 Automatiska e-postmeddelanden för bokningsförfrågningar om utrymme och resurser
Om all nödvändig information tillhandahålls, Timely Systemet kommer att ta emot inlämningen och visa ett tackmeddelande på skärmen. Samtidigt kommer systemet att skicka ett e-postmeddelande till inskickaren och bekräfta att deras bokningsförfrågan har skickats in.
Dessutom kommer plattformen att skicka ett automatiskt e-postmeddelande till alla kontosystem användare med en godkännanderolloch meddelar dem om den nya bokningsförfrågan. I e-postmeddelandet hittar du en länk för att antingen godkänna eller avvisa den nya bokningsförfrågan, såvida du inte har valt automatiskt godkännande av alla inskickade bokningsförfrågningar. För detaljerade instruktioner, se inlägget på “Hur man accepterar, avvisar eller redigerar förfrågningar om platsbokning. "
Det har aldrig varit enklare att ta emot platsbokningar från ditt samhälle Timely!
3. Använda allmänheten Mina händelser Area
Om Kontaktmodulen är aktiverad för Timely kontot, kommer begärande personer att se Mina händelser området i den offentliga vyns rubrik när de är inloggade. I avsnittet Mina evenemang kan de granska sina bokningsförfrågningar när som helst. Om administratörer aktiverar specifika behörigheter kommer begäranden också att kunna redigera eller begära ändringar av sina bokningar och/eller avbryta dem.
Hur man kommer dit:
- Logga in på vyn Public Space med dina inloggningsuppgifter och klicka sedan på Mina händelser i sidhuvudet.
Vad förfrågare kan göra i området Mina händelser:
- Visa en översikt över deras bokningsförfrågningar för lokaler – se varje förfrågan med dess aktuella status (t.ex. Väntar, Godkänd/Publicerad, Avvisad, Avbruten) plus datum/tid, plats, lokal och resurs(er).
- Redigera eller begär ändringar av befintliga bokningar (om det är tillåtet) – öppna en bokning, klicka på Redigera evenemang, uppdatera information (t.ex. tid, anteckningar, valt utrymme och/eller resurser) och klicka sedan på Skicka. Ändringar kan kräva godkännande från arrangören.
- Avbryt bokningar (om det är tillåtet) – öppna varje bokning och klicka på Avbryt evenemang för att återkalla deras begäran.
Obs: Tillgängliga åtgärder i Mina händelser beror på organisatörsbehörigheter som definierats av systemadministratörer, och modulen Kontakter måste vara aktiverad för kalendern.
För mer information om hur du aktiverar begärandebehörigheter i Mina händelser, se Hur man ställer in platsbokningar i formuläret för inlämning av evenemang för universella inställningar, eller Hur man godkänner och hanterar förfrågan om platsbokning för individuella inställningar.
Behöver du ytterligare hjälp?
För ytterligare vägledning och support, besök vår Hjälpcenter. Om du har några frågor eller behöver hjälp, tveka inte att kontakta vårt kundteam genom att öppna en supportbiljett från din Timely kontots instrumentpanel.
Dessutom, om du behöver ytterligare hjälp med att implementera och använda Timely platsledningssystem, vi hjälper gärna till. Utforska alla professionella tjänster vi kan erbjuda dig, och kontakta oss i dag!