Med en Timely konto og brugen af RSVP booking anmodning funktion, kan du have total kontrol over dine begivenheders bookinger. Det betyder, at du kan gennemgå hver enkelt registrant og manuelt acceptere eller afvise dem, som det passer dig. Aktivering af reservationsanmodningsfunktion for dit arrangement hjælper dig ikke kun med at styre begivenhedens deltagere bedre, men også med at overskue dit arrangement korrekt fra start til slut. I dette indlæg lærer du, hvordan du accepterer eller afviser anmodninger om RSVP & Time Slot Booking.
1. Hvorfor skal du bruge reservationsanmodningsfunktionen til at godkende eller afvise svar?
Timely Booking anmodning funktion blev designet til at give begivenhedsarrangører information om, hvem der ønsker at deltage i deres begivenheder, og magten til at bestemme, hvem der vil deltage. Denne funktionalitet er især nyttig til begivenheder for et bestemt publikum eller med en prioriteret registreringsrækkefølge. Det gælder også, hvis du har en intern proces, der skal følges, før du bekræfter tilmelding til et arrangement. Ved manuelt at godkende eller afvise hver anmodning om deltagelse i begivenheder, har du kontrol over alle dine begivenhedsbookinger.
2. Hvordan vil du vide, når nogen anmoder om at deltage i dit arrangement?
Timely er her for at hjælpe dig med at generere leads til dine arrangementer. Derfor er det vigtigt, at du ikke går glip af nogen bookinganmodning fra dit publikum. Af denne grund automatiserer vi bookinganmodningsprocessen for at holde dig og dit team på løkken. Hver gang nogen anmoder om at deltage i dit arrangement, vil dine autoriserede brugere modtage en automatisk e-mail, der informerer om anmodningen.
Find det automatiske e-mail-besked eksempel på billedet nedenfor:
Du kan se, hvilke brugere der har tilladelse til at modtage e-mailmeddelelser på Indstillinger > Brugere. For detaljerede instruktioner om, hvordan man administrerer brugertilladelser, se venligst indlægget Sådan tilføjer du brugere til din Timely konto.
3. Hvordan kan du acceptere eller afvise RSVP reservationsanmodninger?
Efter at have modtaget reservationsanmodningen kan du så beslutte, om den tilmeldte kan deltage i dit arrangement eller ej. Der er to måder at administrere dine reservationsanmodninger på. Du kan acceptere eller afvise individuelle reservationer eller flere reservationer samtidigt. Se nedenfor for mere information.
3.1 Administrer individuelle reservationsanmodninger (RSVP-fanen)
Hvis du ønsker at gennemgå hver enkelt modtaget RSVP eller time slot booking anmodning, før du accepterer eller afviser dem, skal du blot følge nedenstående trin:
- Log ind på din Timely konto.
- I hovedmenuen til venstre skal du gå til Billetsalg/svar menu.
- Klik derefter på RSVP undermenu.
- Der vil du se alle dine nye reservationsanmodninger. Hvis du ikke kan se dem, kan du bruge filtrene øverst på siden. Du kan f.eks. bruge Filtrer efter RSVP-status Og vælg Verserende for at se de anmodninger, der skal godkendes eller afvises.
- Gå listen igennem, og vælg den reservationsanmodning, du vil administrere. Når du holder musen over anmodningen, vil du se mulighederne for at acceptere eller afvise RSVP eller tidsslot-reservationer. Udfør den ønskede handling ved at klikke på den relevante knap.
- Når du har accepteret eller afvist en reservationsanmodning, ændres RSVP-statussen tilsvarende. Ordrestatussen for godkendt RSVP og bookinganmodninger om tidsrum vises som købt, og for afvist vises som Afvist.
Vigtig: Når du administrerer reservationsanmodninger ved hjælp af RSVP-fanen, godkender eller afviser du RSVP- eller tidsvindueanmodninger individuelt. Som følge heraf modtager gæster én automatisk e-mail for hver reservationsgodkendelse eller afvisning. Dette gælder, selvom de har anmodet om flere bookinger på samme kassetransaktion. Hvis du foretrækker, at din gæst kun modtager én automatisk e-mail i forhold til alle de reservationer, der anmodes om på samme ordre, anbefaler vi at bruge processen, der er forklaret i afsnit 3.2 nedenfor.
3.2 Accepter eller afvis flere reservationsanmodninger samtidigt (fanen Ordrer)
I den situation, hvor en gæst reserverer flere billetter eller tidsvinduer på den samme betalingstransaktion, og du vil godkende alle eller afvise alle anmodninger på én gang, kan det være lettere at administrere dine reservationsanmodninger ved at bruge fanen Ordrer. Bare følg nedenstående trin:
- Log ind på din Timely konto.
- I hovedmenuen til venstre skal du gå til Billetsalg/svar menu.
- Klik derefter på Mine Ordrer undermenu.
- Der vil du se alle dine reservationsanmodninger.
- Hvis du ønsker det, kan du bruge filtrene øverst på siden. For eksempel kan du bruge Filtrer efter ordrestatus Og vælg Verserende for kun at se de anmodninger, der kræver en handling fra dig.
- Gå listen igennem og vælg hvilke tilmeldte/købere du vil godkende, og dem du vil nægte adgang til dit arrangement. Da en ordre indeholder alle reservationer, der er anmodet om på samme transaktion, kan du administrere alle anmodninger i bulk med et enkelt klik. Hold musen over den valgte registrant og klik på Acceptere or Afvise.
- Når du har accepteret eller afvist reservationsanmodningerne, ændres ordrestatussen tilsvarende. Ordrestatussen for godkendt RSVP og bookinganmodninger om tidsrum vises som købt, og for afvist vises som Afvist.
Vigtig: Når du administrerer flere reservationsanmodninger ved hjælp af fanen Ordrer, udfører du en massehandling. Det betyder, at du vil godkende alle eller afvise alle anmodninger fra den samme ordre samtidigt. Dine gæster vil derfor kun modtage én godkendelses- eller afvisnings-e-mail vedrørende alle reservationer, der anmodes om på samme transaktion. For at acceptere nogle anmodninger, men afvise andre, skal du administrere reservationer via fanen RSVP, som forklaret i afsnit 3.1 ovenfor.
4. Hvordan kan du huske en ukorrekt RSVP-anmodningsgodkendelse eller afvisning?
Hvis du ved et uheld accepterer en RSVP reservationsanmodning, kan du stadig annullere den. Hold blot musen over reservationsanmodningen og klik på Ophæve knap. Vores booking software vil automatisk annullere den tilsvarende RSVP-billet og faktura. Du behøver således ikke udføre yderligere handlinger.
På den anden side, hvis du afviser en anmodning ved et uheld, vil du ikke være i stand til at fortryde denne handling. Derfor skal registranten indsende en ny reservationsanmodning gennem din begivenhedskalender for at genstarte processen.
5. Hvordan vil begivenhedsregistranter vide om deres RSVP-reservationsanmodningsstatus?
Så snart du accepterer eller afviser RSVP eller time slot bookinger, modtager begivenhedsregistranter en automatisk e-mail, der informerer dem om din beslutning.
Det betyder, at den, du godkender anmodningen, vil modtage skabelonen for accepteret RSVP bookinganmodning. Ligeledes vil den, du afviser anmodningen, modtage skabelonen for afvist RSVP bookinganmodning. For mere information, tjek venligst indlægget Sådan tilpasser du RSVP & Time Slot Booking anmodning e-mail skabeloner.
Brug for yderligere hjælp?
For yderligere vejledning og support, besøg venligst vores Help Center. Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp, tøv ikke med at kontakte vores kundesuccesteam ved at åbne en supportbillet fra din Timely kontos dashboard.
Hvis du har brug for yderligere hjælp til implementering og brug Timely event management system, vi hjælper gerne. Udforsk alle professionel og administreret eventservice vi kan tilbyde dig, og kom i kontakt med os dag!