Med Timely spillestedsstyringssoftware, kan du nemt indsamle forespørgsler om booking af lokaler og ressourcer fra dit lokalsamfund, forbedre interne processer, spare tid og driftsomkostninger, samtidig med at du maksimerer din pladsudnyttelse og rentabilitet. I denne guide gennemgår vi de trin, som indsendere skal følge for at indsende anmodninger om booking af lokaler og lokaler til dig.
1. Modtagelse af anmodninger om booking af plads og ressourcer
Af sikkerhedsmæssige årsager skal afsendere af begivenheder oprette en konto hos Timely for at kunne indsende anmodninger om booking af lokaler og ressourcer til dig. Denne kontooprettelses- og loginproces beskytter ikke kun dine lokaler, ressourcer, begivenheder og kalender mod spammere, men sikrer også sikkerheden for Timely's software mod potentielle hackere.
Nye indsendere vil modtage en e-mail fra os, hvor de bliver bedt om at bekræfte deres e-mailadresse for at aktivere deres konto. Hvis indsenderen allerede har en Timely konto, kan de blot logge ind på applikationen med deres loginoplysninger.
Derudover, når en ny indsender tilmelder sig, sender vores system automatisk en e-mail til alle dine systembrugere med en godkendelsesrolle og informerer dem om den nye indsender. Denne e-mail indeholder et link, der giver dig mulighed for at godkende eller afvise den nye indsender, medmindre du har valgt at godkende alle indsendere automatisk. For detaljerede instruktioner, se venligst opslaget på "Sådan godkendes og administreres pladsreservationsanmodere".
2. Indsendelse af anmodninger om booking af lokaler og ressourcer via formularen til indsendelse af arrangementer
2.1 Rum offentlig visning Login
Når du besøger din dedikerede hjemmeside for booking af plads og ressourcer, hvor Timely er installeret, vil afsendere se alle dine tilgængelige pladser enten som et galleri eller en tidsplanvisning.
Efter at have brugt filtrene til at vælge det ønskede rum, kan indsendere få mere at vide om hvert enkelt reserverbart rum ved at klikke på det respektive rumbillede. Der vil de kunne se rummets adresse, beskrivelse og alle andre oplysninger, du har tilføjet til rumdetaljerne.
For at reservere en plads skal de blot trykke på Book knappen. Pop-up-vinduet til login åbnes på skærmen og beder dem om at logge ind med deres loginoplysninger eller oprette en ny konto.
2.2 Indsendelsesformular til anmodninger om booking af lokaler og ressourcer
Når du er logget ind, vises din formular til tilmelding af arrangementet på skærmen. Indsenderne vil derefter kunne tilføje oplysninger om det arrangement, de har til hensigt at afholde på det angivne område, og besvare dit brugerdefinerede spørgeskema. Hvis du har brug for depositum eller online betaling for lejemål, vil indsenderne også se en kasse nederst på formularen.
Derudover, hvis din Timely abonnementet inkluderer Ressourcemodul, vil formularen vise en Ressourcer sektion hvor indsendere kan vælge tilgængelige møbler, udstyr eller tjenester. Betalte varer vil vise deres priser, mens gratis varer ikke vil. Timely kontrollerer automatisk tilgængeligheden af hver valgt ressource, før anmodningen kan indsendes.
TIPBrug ressourcemodulet til at tilbyde udstyr og tjenester sammen med dine lokalebookinger. Dette sikrer, at alle nødvendige materialer er inkluderet i eventreservationer og skaber yderligere indtægtsmuligheder. Lær, hvordan du opretter eventressourcer til pladsreservationer.
Når afsenderen har udfyldt pladsbestillingsoplysningerne, kan de trykke på Send begivenhed .
2.3 Automatiske e-mailnotifikationer for anmodninger om booking af plads og ressourcer
Hvis alle nødvendige oplysninger er angivet, Timely Systemet vil modtage indsendelsen og vise en takkebesked på skærmen. Samtidig vil systemet sende en e-mail til indsenderen, der bekræfter, at deres anmodning om pladsreservation er blevet indsendt.
Derudover vil platformen sende en automatisk e-mail til alle kontosystemer brugere med en godkendelsesrolleog underretter dem om den nye anmodning om pladsbooking. I notifikationsmailen finder du et link til enten at godkende eller afvise den nye anmodning om pladsbooking, medmindre du har valgt automatisk godkendelse af alle indsendte anmodninger om pladsbooking. For detaljerede instruktioner, se venligst opslaget på “Sådan accepterer, afviser eller redigerer du pladsreservationsanmodninger".
Det har aldrig været nemmere at modtage pladsreservationer fra dit fællesskab Timely!
Brug for yderligere hjælp?
For yderligere vejledning og support, besøg venligst vores Help Center. Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp, tøv ikke med at kontakte vores kundesuccesteam ved at åbne en supportbillet fra din Timely kontos dashboard.
Desuden, hvis du har brug for yderligere hjælp til implementering og brug Timely mødestedsstyringssystem, vi hjælper gerne. Udforsk alle professionelle tjenester vi kan tilbyde dig, og kom i kontakt med os dag!