Inden for event management kan det at have adgang til detaljerede og tilpasselige rapporter i høj grad forbedre begivenhedsplanlægning, eksekvering og evaluering. Timely software giver eventarrangører mulighed for at eksportere skræddersyede rapporter for events, komplet med avancerede filtre og tilpasning af indhold.
Dette indlæg vil guide dig gennem processen med at oprette eventrapporter og fremhæve fordelene ved at bruge disse dokumenter til at forbedre din eventstyring.
1. Fordele ved at oprette og eksportere rapporter for begivenheder
Tilpassede begivenhedsrapporter hjælper arrangører med at få værdifuld indsigt og understøtter datadrevet beslutningstagning:
- Konsekvent og præcis rapportering: Generer standardiserede rapporter på tværs af afdelinger eller kalendere, hvilket sikrer datakonsistens og reducerer manuel sporing.
- Forbedret planlægning og tidsstyring: Identificer spidsbelastningsperioder, sæsonbestemte tendenser og huller i planlægningen for at planlægge fremtidige begivenheder mere effektivt.
- Støtte til rapportering af interessenter og ledelse: Del nemt klare, strukturerede og brandede rapporter med ledelse, sponsorer eller partnere for at demonstrere effekt og resultater.
- Dataeksport til ekstern analyse: Eksporter hændelsesrapporter som CSV-filer til brug i BI-værktøjer, regneark eller andre platforme til dybere analyse.
- Informeret strategisk beslutningstagning: Brug pålidelige hændelsesdata til at guide programudvikling, ressourceallokering og langsigtede eventstrategier.
2. Hvad er Timely Rapporteringsfunktion til begivenheder?
Timely Rapportfunktionen til begivenheder giver dig mulighed for at generere og eksportere rapporter, der er skræddersyet specifikt til hændelsesdataDu kan inkludere detaljerede indsigter for hver begivenhed, anvende filtre til at fokusere på specifikke tidsrammer, kategorier eller arrangører og eksportere rapporter i flere formater for at få en professionel og letlæselig præsentation.
Disse rapporter kan deles med interne teams, marketinginteressenter eller ledelsen for at understøtte planlægning, performanceanalyse og gennemsigtighed. De er især nyttige for organisationer, der administrerer store mængder af events, såsom uddannelsesinstitutioner, offentlige organisationer, kulturelle steder og destinationsmarketingorganisationer.
3. Sådan opretter du en rapport for begivenheder med Timely
Timely giver eventarrangører mulighed for at generere omfattende rapporter for events med tilpassede filtre og datafelter. Følg disse trin for at få adgang til, filtrere og eksportere eventrapporter. Før du begynder, skal du sørge for, at dine events har de korrekte filtre (f.eks. tags, arrangører, kategorier) tilføjet, da disse felter påvirker, hvad du kan filtrere og rapportere om.
- Log ind på din Timely instrumentbræt.
- Gå til i venstre menu Rapporter.
- Vælg Events for at åbne dashboardet for hændelsesrapportering.
3.1 Brug grundlæggende filtre til at opbygge din rapport:
Start med at anvende de grundlæggende filtre for at definere hvilke begivenheder er inkluderet i din rapport. Disse filtre hjælper dig med at indsnævre resultaterne, fokusere på de mest relevante data og generere præcise og meningsfulde indsigter.
- Startdatointerval: Brug datovælgeren til at vælge den tidsperiode, du vil analysere, f.eks. en bestemt måned, et kvartal eller et brugerdefineret interval.
- Begivenhedsstatus: Vælg hvilke begivenheder der skal inkluderes baseret på deres aktuelle status. Tilgængelige muligheder inkluderer Alle, Udgivet, Kladde, Afventer, Afvistog Trash.
- Begivenhedssynlighed: Styr hvilke hændelser der vises i rapporten baseret på deres adgangsniveau. Vælg offentlige at inkludere begivenheder, der er synlige for alle målgrupper, eller Privat til interne eller begrænsede arrangementer.
Hvis du vælger ikke at anvende avancerede filtre, skal du klikke på Søg for at køre rapporten. Systemet returnerer resultater baseret på dine valgte kriterier. Ellers kan du fortsætte med at læse dette indlæg for at lære mere om avancerede filtre til rapportering.
3.2 Anvend avancerede filtre:
Klik på Avancerede filtre for at få adgang til mere detaljerede muligheder for at tilpasse din rapport.
Brug disse filtre til at forfine dine resultater:
- VenueVælg et eller flere steder for at fokusere din rapport på specifikke steder.
- KategorierFiltrer begivenheder efter kategorier, f.eks. workshops, møder eller konferencer.
- Arrangører: Indsnævre rapporten til begivenheder, der administreres af specifikke arrangører.
- TagsTilføj tags for at inkludere begivenheder baseret på typer, temaer eller formater.
Alle brugerdefinerede hændelsesfiltre, du opretter på din konto, er også tilgængelige til rapportering. Brug disse avancerede filtre til at forfine resultater, analysere målrettede hændelsesdata og generere mere præcise og meningsfulde indsigter.
Når du har anvendt dine avancerede filtre, skal du klikke på Søg for at generere rapporten og hente de matchende data. Systemet viser resultater baseret på de kriterier, du har valgt.
3.3. Tilpas rapportindhold:
Under Tilpas rapportindhold, kan du vælge præcis hvilke felter, der skal inkluderes i din eksporterede rapport. Hvert afkrydsningsfelt svarer til et datapunkt, der kan være relevant for din organisation eller interessenter. Her er, hvad hvert element betyder:
- Hele dagenAngiver, om begivenheden strækker sig over hele dagen uden specifikke start- og sluttidspunkter.
- Oprettet klViser tidsstemplet for, hvornår begivenheds- eller rumposten blev oprettet i systemet.
- EnderViser sluttidspunktet for begivenheden eller bookingen.
- Adgangs gebyrAngiver, om arrangementet har et entrégebyr, og hvad dette gebyr er.
- Begivenhedsstatus: Viser begivenhedens aktuelle status (f.eks. Kladde, Udgivet, Afventer).
- Facebook / LinkedInViser, om begivenheden er blevet delt på sociale medieplatforme.
- FremhævetAngiver, om begivenheden eller stedet er markeret som "fremhævet" i din Timely kalender.
- Poststatus: Afspejler status for opslaget i dit WordPress-system (eller lignende CMS), f.eks. Udgivet eller Afventer.
- Gentages kl.Viser oplysninger om tilbagevendende begivenheder eller bookinger.
- StarterViser starttidspunktet for begivenheden eller bookingen.
- BilletypeViser, hvilken type billetsalg der er knyttet til begivenheden (f.eks. almindelig adgang, VIP).
- TidszoneViser tidszoneindstillingen for begivenheden eller bookingen.
- EmneTitlen på begivenheden eller pladsbookingen, som vist i kalenderen.
- Opdateret kl.: Angiver det seneste opdateringstidsstempel for posten.
- BrugerViser den bruger, der oprettede eller administrerer posten.
- bruger E-mailViser e-mailadressen på den bruger, der administrerer posten.
- BrugerrolleAfspejler brugerens rolle i din organisation (f.eks. administrator, redaktør).
- VenueViser navnet på stedet, der er knyttet til rummet eller begivenheden.
Tip: Du kan vælge flere elementer afhængigt af det nødvendige detaljeringsniveau. Dette er især nyttigt, hvis du har brug for at analysere mønstre som bookingtider, pladsens popularitet eller brugeraktivitet.
4. Sådan eksporterer du din tilpassede rapport
Når du har anvendt alle ønskede filtre og valgt indholdsfelterne, kan du eksportere din brugerdefinerede rapport. Klik først på eksport knappen ved siden af Tilpas rapportindhold .
- Vælg derefter den foretrukne EksportfilformatDe tilgængelige muligheder er CSV, PDF og ICS.
For hvert filformat viser systemet yderligere muligheder, som forklares detaljeret nedenfor.
4.1 CSV-eksportmuligheder
Når du har valgt CSV som dit eksportfilformat, kan du vælge at eksportere alle begivenhedskolonner eller kun den aktuelle liste.
4.1.1 Eksporter alle hændelseskolonner
Hvis du vælger Eksporter alle begivenhedskolonner, alle hændelsesdata og kolonner vil blive eksporteret.
4.1.2 Eksporter aktuel liste
Hvis du vælger Eksporter aktuel liste, yderligere indstillinger vises:
- Interne bemærkninger: Markér dette felt for at inkludere interne noter tilføjet af dashboardbrugere.
- Standardfiltre: Vælg foretrukne filtre, f.eks. Kategorier, tags, og Arrangører.
- Brugerdefinerede felter: Vælg brugerdefinerede felter i rullemenuen.
- Tilpassede filtre: Vælg brugerdefinerede filtre fra rullemenuen.
4.2 PDF-eksportindstillinger
Når du har valgt PDF som dit eksportfilformat, kan du yderligere tilpasse rapporten ved hjælp af:
- Standardfiltre: Vælg foretrukne filtre, f.eks. Kategorier, Tagsog Arrangører.
- Brugerdefinerede felter: Vælg brugerdefinerede felter i rullemenuen.
- Tilpassede filtre: Vælg brugerdefinerede filtre fra rullemenuen.
4.3 ICS-eksportmuligheder
Når du har valgt ICS som dit eksportfilformat, kan du aktivere følgende muligheder:
- Inkluder HTML: Inkluder HTML-koden til begivenhedsbeskrivelsen.
- Inkluder billede: inkluder billede af begivenhedens forside.
4.4 Færdiggørelse af din eksport
Når du har valgt dit filformat og dine indstillinger, skal du vælge en af følgende:
- Eksportér fil: Genererer eksporten med det samme.
- Gem og planlæg: Gemmer eksportindstillingerne og giver dig mulighed for at planlægge rapporten.
Denne funktion giver begivenhedsadministratorer kalenderdata til at forfine deres begivenhedsplanlægning og koordinering, hvilket sikrer, at hver begivenhed opnår sit fulde potentiale. Udforsk flere måder at forbedre din begivenhedsstyring med Timely's løsninger. Med Timely's rapporteringsfunktioner kan eventarrangører nemt spore og præsentere vigtige eventdata, hvilket forenkler analysen og understøtter vellykket eventplanlægning.
Brug for yderligere hjælp?
For yderligere vejledning og support, besøg venligst vores Help Center. Derudover, hvis du har spørgsmål eller har brug for hjælp, tøv ikke med at kontakte vores kundesuccesteam ved at åbne en supportbillet fra din Timely kontos dashboard.
Desuden, hvis du har brug for yderligere hjælp til implementering og brug Timely event management system, vi hjælper gerne. Udforsk alle professionelle tjenester vi tilbyder, og gerne kom i kontakt med os dag!