Med Timely spillestedsstyringssoftware, kan du nemt indsamle forespørgsler om booking af lokaler og ressourcer fra dit lokalsamfund, forbedre interne processer, spare tid og driftsomkostninger, samtidig med at du maksimerer din pladsudnyttelse og rentabilitet. I denne guide gennemgår vi de trin, som indsendere skal følge for at indsende anmodninger om booking af lokaler og lokaler til dig.
1. Modtagelse af anmodninger om booking af plads og ressourcer
Af sikkerhedsmæssige årsager skal afsendere af begivenheder oprette en konto hos Timely for at kunne indsende anmodninger om booking af lokaler og ressourcer til dig. Denne kontooprettelses- og loginproces beskytter ikke kun dine lokaler, ressourcer, begivenheder og kalender mod spammere, men sikrer også sikkerheden for Timely's software mod potentielle hackere.
Nye indsendere vil modtage en e-mail fra os, hvor de bliver bedt om at bekræfte deres e-mailadresse for at aktivere deres konto. Hvis indsenderen allerede har en Timely konto, kan de blot logge ind på applikationen med deres loginoplysninger.
Derudover, når en ny indsender tilmelder sig, sender vores system automatisk en e-mail til alle dine systembrugere med en godkendelsesrolle og informerer dem om den nye indsender. Denne e-mail indeholder et link, der giver dig mulighed for at godkende eller afvise den nye indsender, medmindre du har valgt at godkende alle indsendere automatisk. For detaljerede instruktioner, se venligst opslaget på "Sådan godkendes og administreres pladsreservationsanmodere".
2. Indsendelse af anmodninger om booking af lokaler og ressourcer via formularen til indsendelse af arrangementer
2.1 Rum offentlig visning Login
Når besøgende tilgår din dedikerede webside for booking af pladser, leveret af Timely, vil de se alle tilgængelige pladser vist enten i et galleri eller en tidsplanvisning. I gallerivisningen er hver plads ledsaget af et billede sammen med dens pris - om den opkræves pr. begivenhed eller pr. tidsinterval, hvis det er relevant.
Efter at have brugt filtrene til at vælge det ønskede rum, kan indsendere få mere at vide om hvert enkelt reserverbart rum ved at klikke på det respektive rumbillede. Der vil de kunne se rummets adresse, beskrivelse og alle andre oplysninger, du har tilføjet til rumdetaljerne.
Hvis Vis pladsplan i pladsdetaljerne funktionen er aktiveret på Spillesteder > Indstillinger, vil indsendere se pladsplanen vist på skærmen. Derfra kan de vælge dato og tidspunkt for deres booking for at bekræfte pladsens tilgængelighed.
- At vælge en dato, kan de bruge pilene øverst på skærmen.
- At vælge en tid, kan de blot trække og slippe musen hen over det ønskede tidsrum.
Så skal de bare trykke på Book knappen igen.
For at booke en plads skal ansøgere først klikke på Log på knappen. Derefter vises et pop op-vindue, der beder dem om enten at logge ind med deres loginoplysninger eller oprette en ny konto.
2.2 Indsendelsesformular til anmodninger om booking af lokaler og ressourcer
Efter login vises formularen til eventindsendelse på skærmen. Indsenderne vil derefter kunne tilføje oplysninger om det arrangement, de har til hensigt at afholde på det angivne område, og besvare dit brugerdefinerede spørgeskema. Hvis du har brug for depositum eller online betaling for lejemål, vil indsenderne også se en kasse nederst på formularen.
TIPBrug ressourcemodulet til at tilbyde udstyr og tjenester sammen med dine lokalebookinger. Dette sikrer, at alle nødvendige materialer er inkluderet i eventreservationer og skaber yderligere indtægtsmuligheder. Lær, hvordan du opretter eventressourcer til pladsreservationer.
Når indsenderen har udfyldt alle nødvendige oplysninger om pladsbooking, kan de klikke på Send begivenhed knappen. Hvis alle nødvendige oplysninger er angivet, og enhver relevant betaling er gennemført, vil Timely Systemet vil behandle indsendelsen og vise en bekræftelsestakbesked på skærmen. Samtidig sender systemet en e-mail til indsenderen, der bekræfter, at deres anmodning om pladsreservation er blevet indsendt.
For detaljerede instruktioner om, hvordan du administrerer bookinganmodninger, henvises til opslaget på Sådan accepterer, afviser eller redigerer du anmodninger om pladsreservation.
2.3 Automatiske e-mailnotifikationer for anmodninger om booking af plads og ressourcer
Hvis alle nødvendige oplysninger er angivet, Timely Systemet vil modtage indsendelsen og vise en takkebesked på skærmen. Samtidig vil systemet sende en e-mail til indsenderen, der bekræfter, at deres anmodning om pladsreservation er blevet indsendt.
Derudover vil platformen sende en automatisk e-mail til alle kontosystemer brugere med en godkendelsesrolleog underretter dem om den nye anmodning om pladsbooking. I notifikationsmailen finder du et link til enten at godkende eller afvise den nye anmodning om pladsbooking, medmindre du har valgt automatisk godkendelse af alle indsendte anmodninger om pladsbooking. For detaljerede instruktioner, se venligst opslaget på “Sådan accepterer, afviser eller redigerer du pladsreservationsanmodninger".
Det har aldrig været nemmere at modtage pladsreservationer fra dit fællesskab Timely!
3. Brug af offentligheden Mine begivenheder Miljø
Hvis Kontaktmodulet er aktiveret for Timely kontoen, vil anmodere se Mine begivenheder område i den offentlige visningsheader, når de er logget ind. I afsnittet Mine begivenheder kan de til enhver tid gennemgå deres bookinganmodninger. Hvis administratorer aktiverer specifikke tilladelser, vil anmodere også kunne redigere eller anmode om ændringer i deres bookinger og/eller annullere dem.
Hvordan man kommer dertil:
- Log ind på visningen af det offentlige rum med dine loginoplysninger, og klik derefter på Mine begivenheder i overskriften.
Hvad anmodere kan gøre i området Mine begivenheder:
- Se en oversigt over deres anmodninger om pladsbooking — se hver anmodning med dens aktuelle status (f.eks. Afventer, Godkendt/Offentliggjort, Afvist, Annulleret) plus dato/tidspunkt, sted, plads og ressource(r).
- Rediger eller anmod om ændringer af eksisterende bookinger (hvis tilladt) – åbn en booking, klik på Rediger begivenhed, opdater detaljer (f.eks. tidspunkt, noter, valgt sted og/eller ressourcer), og klik derefter på Send. Ændringer kan kræve arrangørens godkendelse.
- Annuller bookinger (hvis tilladt) – åbn hver booking, og klik på Annuller begivenhed for at trække anmodningen tilbage.
Bemærk: Tilgængelige handlinger i Mine begivenheder afhænger af arrangørtilladelser defineret af systemadministratorer, og modulet Kontakter skal være aktiveret for kalenderen.
For detaljer om aktivering af anmodertilladelser i Mine begivenheder, se Sådan opretter du pladsreservationer i begivenhedsindsendelsesformularen for universelle indstillinger, eller Sådan godkendes og administreres pladsreservationsanmodere til individuelle indstillinger.
Brug for yderligere hjælp?
For yderligere vejledning og support, besøg venligst vores Help Center. Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp, tøv ikke med at kontakte vores kundesuccesteam ved at åbne en supportbillet fra din Timely kontos dashboard.
Desuden, hvis du har brug for yderligere hjælp til implementering og brug Timely mødestedsstyringssystem, vi hjælper gerne. Udforsk alle professionelle tjenester vi kan tilbyde dig, og kom i kontakt med os dag!