Mit einem Timely -Konto können Sie ganz einfach eine Veranstaltungsregistrierung / RSVP für Ihre kostenlosen Veranstaltungen einrichten. Wenn Sie eine kostenlose Veranstaltung veranstalten, können Sie die Einstellung „Veranstaltungsregistrierung / RSVP“ für Ihre Veranstaltungsliste verwenden. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Teilnehmer ein Ticket kaufen, aber dennoch im Voraus wissen möchten, wer zu Ihrer Veranstaltung kommt. Erfahren Sie hier alle Schritte.
1. Veranstaltungsregistrierung / RSVP Grundeinstellungen
Im Voraus zu wissen, wer zu Ihrer Veranstaltung kommt, kann bei der Veranstaltungsplanung sehr hilfreich sein. Mit Timely Ereignis-RSVP-Softwarekönnen Sie ganz einfach Voranmeldungen und Zusagen für Ihre Veranstaltungen sammeln. Da das System außerdem nicht zulässt, dass derselbe Platz von mehr als einer Person reserviert wird, wird eine Überbuchung verhindert. Wenn Sie diese Funktion nicht in Ihrem Plan haben, kontaktieren Sie uns um Ihr Konto zu aktualisieren.
Nachdem Sie sich bei Ihrem Konto angemeldet haben, gehen Sie zu Events Menü. Sie können ein neues Ereignis erstellen oder das Ereignis auswählen, dem Sie die Vorregistrierungsfunktion hinzufügen möchten.
1.1 Erstellen Sie Ihren RSVP-Typ
Gehen Sie zuerst zum Kosten und Tickets Abschnitt Ihrer Veranstaltung, wo Sie alle RSVP- und Ticketing-Optionen finden. Wählen Sie dann aus Eventregistrierung / RSVP im Dropdown-Menü direkt unter „Kostenlose Events“. Ein Panel wird angezeigt. Sie können auf die klicken erfahren Schaltfläche, um Ihren ersten Ticketblock hinzuzufügen.
Geben Sie Ihrem Ticketblock einen Namen und fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu. Bitte beachten Sie, dass diese Informationen für Ihr Publikum auf der Veranstaltungsseite sichtbar sind.
Sie können beliebig viele Ticketblöcke hinzufügen. Sie können beispielsweise ein Erwachsenenticket, ein Kinderticket und ein Seniorenticket hinzufügen. Sie können auch ein VIP-Ticket mit begrenzter Verfügbarkeit und reguläre Tickets mit mehr verfügbaren Plätzen hinzufügen.
1.2 Zusätzliche Informationen hinzufügen
Sie können jedem Ihrer Ticketblöcke zusätzliche Informationen hinzufügen. Diese Informationen sind für Ihr Publikum auf der Veranstaltungsseite nicht sichtbar. Sie werden jedoch in den automatischen Bestätigungs-E-Mails und auf dem PDF-Ticket angezeigt, das sie nach der Registrierung für Ihre Veranstaltung erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter wie man zusätzliche Informationen zu Tickets, RSVPs, E-Mails und PDF-Vorlagen hinzufügt.
Wenn Sie eine kostenlose hosten virtuell oder hybrid Veranstaltung können Sie als zusätzliche Information einen Online-Meeting-Link hinzufügen. Der Link erscheint dann in Ihren Bestätigungs-E-Mails und PDF-Tickets. Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie wie man einen Online-Meeting-Link zu Tickets und E-Mails hinzufügt.
1.3 Ticketverfügbarkeit begrenzen
Das Einrichten von Ticketlimits für Ihre Veranstaltung ist der beste Weg, um die Beliebtheit Ihrer Veranstaltungen im Auge zu behalten und vorbereitet zu sein. Wenn Sie Ihre Veranstaltung für einen bestimmten Veranstaltungsort planen oder planen, Ihren Gästen Speisen und Getränke zu servieren, möchten Sie nicht, dass es überfüllt oder ungemütlich ist. Wenn Sie im Voraus wissen, wie viele Personen an Ihrer Veranstaltung teilnehmen werden, können Sie Ihren Veranstaltungsort, Ihr Catering, Ihren Parkplatz oder alle zusätzlichen Dienstleistungen planen, die Sie möglicherweise anbieten.
Auf Ihrem Timely Konto, nachdem Sie Ihr Veranstaltungsregistrierungsticket benannt und zusätzliche Informationen hinzugefügt haben, legen Sie die Ticketlimits fest. Geben Sie in den entsprechenden Feldern die maximale Anzahl an verfügbaren Tickets und die maximale Anzahl an Tickets, die eine Person pro Registrierung erhalten kann, ein. Wenn Sie kein Limit haben, klicken Sie einfach auf das Unlimited Kontrollkästchen.
Wenn Sie eine Anzahl Tickets für Ihre Veranstaltung festlegen, Timely Event-Registrierungssoftware aktualisiert Ihren Ticketbestand automatisch, jedes Mal, wenn ein Platz reserviert wird. Wenn die Anzahl der von Ihnen eingerichteten Tickets abgelaufen ist, gilt die Veranstaltung als „ausverkauft“. Folglich kann sich niemand für diese bestimmte Veranstaltung anmelden. Wenn Sie jedoch die überprüfen Unlimited Box, Timely Event-Reservierungssystem nimmt Reservierungen von Gästen auf unbestimmte Zeit an.
Beachten Sie, dass Sie die Anzahl der verfügbaren Tickets jederzeit ändern können. Sie müssen nur Ihre Ticketeinstellungen auf der bearbeiten Kosten und Tickets .
An der Kasse können Ihre Registranten sehen, wie viele Plätze noch verfügbar sind. Wenn sich Personen für Ihre Veranstaltungen anmelden, wird die Anzahl der verfügbaren Plätze auch dort automatisch aktualisiert.
1.4 Begrenzung der Ticketanzahl pro Registrierung
Während Sie Ihre Ticketpräferenzen, Preise und Beschreibungen konfigurieren, können Sie auch die maximale Anzahl an Tickets festlegen, die pro Registrierung verfügbar sind. Mit anderen Worten, diese Funktion begrenzt, wie viele Plätze bei Ihrer Veranstaltung eine Person mit einer einzigen Registrierung reservieren kann.
Standardmäßig ist unsere Ereignis-RSVP-Software wird die Anzahl der Tickets pro Anmeldung immer auf zehn (10) Tickets begrenzen. Wenn Sie diese Einstellung ändern möchten, geben Sie einfach die richtige Zahl in das entsprechende Feld ein.
1.5 Erstellen Sie eine Warteliste für Ihre Veranstaltung
Um potenzielle Teilnehmer unterzubringen, die über Ihre ursprüngliche Kapazität hinausgehen, können Sie eine Warteliste einrichten. Eine Warteliste ermöglicht es Interessenten, sich auch dann für Ihre Veranstaltung anzumelden, wenn diese ausgebucht ist. Wenn aufgrund von Absagen oder Änderungen ein Platz frei wird, haben diejenigen auf der Warteliste die Möglichkeit, daran teilzunehmen.
Um zu erfahren, wie Sie eine Warteliste für Ihre Veranstaltung erstellen, haben wir eine umfassende Anleitung, die Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führt. Schauen Sie sich unseren Beitrag an So erstellen Sie eine Warteliste für Ihre Veranstaltung. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die Wartelisteneinstellungen zu konfigurieren und sie nahtlos in Ihren Veranstaltungsregistrierungsprozess zu integrieren.
Sobald Ihre Warteliste eingerichtet ist, ist es wichtig zu wissen, wie Sie sie effektiv verwalten. Erfahren Sie in unserem Beitrag wertvolle Erkenntnisse und Strategien für den Umgang mit Wartelisten-Abonnenten So verwalten Sie Wartelisten und Abonnenten. Dieser Leitfaden bietet praktische Tipps, von der Priorisierung von Anmeldungen bis hin zur manuellen Anwesenheitsbestätigung, um eine reibungslose und effiziente Verwaltung Ihrer Warteliste zu gewährleisten.
1.6 Start- und Enddatum der Veranstaltungsregistrierung
Standardmäßig stehen alle Veranstaltungen für die Online-Registrierung zur Verfügung, sobald die Veranstaltung veröffentlicht wird. Sie können jedoch ein anderes Start- und Enddatum und eine andere Endzeit für die Veranstaltungsregistrierung festlegen.
Nutzen Sie dazu einfach die Dropdown-Menüs. Für den Beginn der Veranstaltungsregistrierungen können Sie ein benutzerdefiniertes Datum festlegen, in Wochen, Tagen, Stunden und sogar Minuten vor Beginn der Veranstaltung. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, die Registrierungen bei Veranstaltungsbeginn, bis zum Ende der Veranstaltung oder nach Wunsch zu beenden.
Mit dieser Funktion haben Sie mehr Kontrolle über Ihre RSVPs und deren Verfügbarkeit für die Öffentlichkeit.
1.7 RSVP-Verfügbarkeit blockieren
Trotz aller Vorbereitungsarbeit kann es bei jeder Veranstaltung zu unerwarteten Situationen kommen. Daher müssen Veranstaltungsplaner über die richtigen Tools und Techniken verfügen, um auf solche Vorkommnisse professionell reagieren zu können.
Wenn eine kostenlose Veranstaltung mit Online-Anmeldung kurzfristige Änderungen erfordert, Timely hat die perfekte Lösung. Unsere Software macht es einfach, die Verfügbarkeit von Veranstaltungsregistrierungen zu ändern, selbst nachdem Tickets der Öffentlichkeit zur Buchung zur Verfügung gestellt wurden.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Benutzerhandbuch So blockieren Sie RSVPs und die Ticketverfügbarkeit für Ihre Veranstaltungen.
1.8 Status der Veranstaltungsregistrierung
Darüber hinaus können Sie den Status jeder Ihrer Veranstaltungsregistrierungsarten festlegen, um Ihr Publikum zu informieren. Die Optionen sind:
- Öffnen
- Annulliert
- Ended
1.9 RSVP-Ticketblöcke löschen
Sie können die Schaltfläche „Löschen“ unten im Abschnitt verwenden, um eine bestimmte Ticketsperre zu entfernen. Dieser Schritt muss pro Ticketblock einzeln durchgeführt werden. Mit anderen Worten, Sie müssen sie einzeln löschen.
2. Benutzerdefinierte Fragen zur Eventregistrierung
Manchmal müssen Veranstalter Fragen stellen oder die Berechtigung bestätigen, bevor sie die Registrierung eines Teilnehmers akzeptieren. Wenn Sie beispielsweise RSVP für eine Veranstaltung sammeln, die auf ein erwachsenes Publikum zugeschnitten ist und bei der Alkohol ausgeschenkt wird, können Sie die Teilnehmer bitten, zu bestätigen, ob sie über 21 Jahre alt sind.
Mit Timelykönnen Sie von Kunden beliebige Informationen anfordern, bevor sie sich für Ihre Veranstaltung anmelden. Erstellen Sie einfach einen individuellen Buchungsfragebogen mit benutzerdefinierten Feldern.
Derzeit gibt es vier benutzerdefinierte Feldtypen:
- Ja/Nein-Antwort: Die Registranten müssen „Ja“ oder „Nein“ ankreuzen, um die Frage zu beantworten.
- Textantwort: erfordert, dass die Registranten die Frage mit einem Satz beantworten.
- Antwort per Kontrollkästchen: erfordert, dass die Registranten das Kontrollkästchen aktivieren, wenn der Satz zutrifft oder um das Verständnis zu bestätigen.
- Dropdown-Antwort: Bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der Benutzer das gewünschte Element aus einer Liste verfügbarer Optionen auswählen können.
- Beim Erstellen eines benutzerdefinierten Dropdown-Felds wird die Option „Auswahlmöglichkeiten hinzufügen“ angezeigt, in die Sie bis zu 20 Auswahlmöglichkeiten eingeben können, jeweils in einer separaten Zeile.
- Sie können auch die Option „Multiple Choice“ aktivieren, sodass Benutzer mehr als eine Antwort auswählen können. Beim Konfigurieren der Anzahl der verfügbaren Auswahlmöglichkeiten können Sie „Unbegrenzt“, eine „Genaue Zahl“ oder einen „Bereich“ der Auswahlmöglichkeiten angeben.
Darüber hinaus können Sie Links zu benutzerdefinierten Feldern hinzufügen und Fragen als obligatorisch oder optional festlegen.
Wenn Sie diese Funktion für Ihre Veranstaltungsregistrierungen nutzen möchten, erfahren Sie mehr unter So erstellen Sie ein Event-Buchungsformular mit benutzerdefinierten Feldern.
3. E-Mail-Benachrichtigungen zur Veranstaltungsregistrierung
Eine großartige Möglichkeit, Ihre Teilnehmer über die bevorstehende Veranstaltung auf dem Laufenden zu halten, besteht darin, Ihrer Veranstaltung Benachrichtigungen hinzuzufügen. Sie können beliebig viele Benachrichtigungen hinzufügen. Wenn Sie diese Einstellung bestätigen, sendet das System automatisierte E-Mails an Ihre Veranstaltungsteilnehmer, um sie an die Veranstaltung zu erinnern.
Wenn Sie die Benachrichtigungs-E-Mails anpassen möchten, können Sie die jeweilige Vorlage ändern. Weitere Informationen finden Sie in diesem hilfreichen Benutzerhandbuch: So passen Sie Event-RSVP- und Ticket-E-Mail-Vorlagen an.
4. Stimmen Sie den Bedingungen zu und speichern Sie Ihre Änderungen
Nachdem Sie die Registrierung / RSVP für Ihre Veranstaltung erstellt haben, stellen Sie sicher, dass Sie die überprüfen Ich stimme allen Bedingungen zus Kontrollkästchen, um fortzufahren.
Der letzte Schritt besteht darin, die Seite nach unten zu scrollen und auf zu klicken Veröffentlichen Taste. Sie können auch auf die Schaltfläche klicken Als Entwurf speichern falls Sie Ihre Veranstaltung überprüfen und später veröffentlichen möchten.
5. Kasse zur Veranstaltungsregistrierung auf Ihrer Veranstaltungsseite
Nachdem Sie die Event-Registrierung / RSVP für Ihr kostenloses Event eingerichtet haben, überprüfen Sie, wie es in Ihrem öffentlichen Kalender aussieht. Das Registrierungs-/RSVP-Checkout-Feld mit Ihren Tickettypen wird genau so angezeigt, wie Sie sie konfiguriert haben.
Mit Timelykönnen Sie nicht nur Online-Anmeldungen für Ihre kostenlosen Veranstaltungen sammeln, sondern auch zeitfensterbasierte Anmeldungen für kostenfreie Veranstaltungen, und verkaufen Veranstaltungstickets und Tickets für Zeitfenster für Ihre bezahlten Veranstaltungen.
Benötigen Sie zusätzliche Hilfe?
Für weitere Anleitung und Unterstützung besuchen Sie bitte unsere Helpcenter. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, zögern Sie nicht, unser Kundenerfolgsteam zu kontaktieren, indem Sie ein Support-Ticket bei Ihnen eröffnen Timely Konto-Dashboard.
Falls Sie zusätzliche Unterstützung bei der Implementierung und Verwendung benötigen Timely Event-Management-System, wir helfen Ihnen gerne weiter. Entdecken Sie alles professionelle Dienstleistungen Wir können Ihnen anbieten, und Sie bitte Kontakt mit uns auf