Cómo crear y exportar informes para espacios

En la gestión de espacios, los datos y los informes precisos son esenciales para optimizar el uso del espacio, comprender las tendencias de reserva y tomar decisiones informadas. Timelysoftware de, los usuarios pueden generar y exportar informes para espacios.

Esta función ofrece flexibilidad en la generación de informes, incluyendo filtros avanzados y opciones de contenido personalizables para ayudarte a centrarte en los datos más relevantes. En esta publicación, te guiaremos en el proceso de creación y exportación de informes personalizados para espacios y te explicaremos cómo estos informes pueden contribuir a una gestión eficaz de los recintos.

1. Beneficios de crear y exportar informes para espacios

Los informes detallados de los espacios de los recintos ofrecen numerosas ventajas, especialmente para los administradores de recintos que buscan optimizar las operaciones y maximizar el uso del espacio:

• Informes más rápidos y precisos: Acceda a datos consistentes y actualizados sin seguimiento manual, reduciendo errores y ahorrando tiempo administrativo.
• Utilización mejorada del espacio:El análisis de patrones de uso ayuda a los gerentes a comprender la demanda y optimizar la programación para cada espacio del lugar.
• Toma de decisiones informada:El acceso a datos precisos sobre reservas, requisitos y tipos de eventos favorece una mejor toma de decisiones para la planificación futura.
• Comunicación mejorada con el clienteCon un informe personalizado, puede presentar una descripción general clara y profesional del uso del espacio a los clientes o partes interesadas.
• Perspectiva de gestión de instalaciones: Los datos específicos del espacio le ayudan a asignar recursos según las tendencias de uso, lo que reduce el tiempo de inactividad y mejora la rotación del espacio.
• Intercambio de datos sin inconvenientes entre sistemas: Descargar informes de Timely e importarlos fácilmente a herramientas de finanzas, análisis o informes que se utilizan en toda su organización.

Al convertir los datos del lugar en información útil, los informes detallados del espacio ayudan a las organizaciones a operar de manera más eficiente y a aprovechar al máximo cada espacio.

2. ¿Cuál es el Timely ¿Función de informe para espacios?

El proceso de Timely La función de exportación de espacios permite generar informes adaptados a los datos del recinto. Puede incluir información detallada sobre cada espacio, aplicar filtros para centrarse en periodos o tipos de espacio específicos, y exportar informes en varios formatos para una presentación profesional y fácil de leer.

Estos informes se pueden compartir con equipos internos, administradores de edificios o inquilinos para facilitar la planificación de recursos y la transparencia. Son especialmente útiles para instituciones educativas, instalaciones gubernamentales y espacios de coworking.

3. Cómo crear informes para espacios en Timely

Con TimelyCrear informes personalizados para espacios es sencillo. Sigue estos pasos para acceder a las opciones del informe, aplicar filtros y exportarlo.

1. Inicie sesión en su Timely Afiliados.
2. En el menú de la izquierda, vaya a Informes.
3. Seleccione Eventos En las opciones de informe, se abrirá una vista de todos los espacios disponibles para informes.

3.1 Utilice filtros básicos para crear su informe

Comience aplicando los filtros básicos para definir qué eventos aparecen en su informe.

• Rango de fechas de inicio: Utilice el selector de fechas para seleccionar el período de tiempo que desea incluir.
• Estado de la publicación: Las opciones disponibles incluyen Todos, Publicados, Borrador, Pendiente, Rechazado, y Papelera.
• Visibilidad del evento: Seleccione Público para eventos visibles para todos, o Privado para eventos restringidos o internos.

Estos filtros le ayudan a limitar los resultados, centrarse en los datos correctos y generar informes más precisos y significativos.

Si elige no aplicar filtros avanzados, haga clic en Búsqueda Para generar el informe. El sistema mostrará los resultados según los criterios seleccionados. De lo contrario, continúe leyendo esta publicación para obtener más información sobre los filtros avanzados para informes.

3.2 Aplicar filtros avanzados:

Haga clic en Filtros Avanzados para acceder a opciones más detalladas para personalizar su informe.

Utilice estos filtros para refinar sus resultados:

• Sitio:Seleccione uno o más lugares para centrar su informe en ubicaciones específicas.
• Espacios:Seleccione salas o espacios individuales para incluir en el informe.
• Recursos: Seleccione recursos específicos para generar una lista de eventos que utilizan esos elementos.
• Categorías:Filtra eventos por categorías, como talleres, reuniones o conferencias.
• Organizadores:Limite el informe a los eventos gestionados por organizadores específicos.
• Etiquetas:Agregue etiquetas para incluir eventos según tipos, temas o formatos.

Cualquier filtro de eventos personalizado que cree en su cuenta también está disponible para generar informes. Utilice estos filtros avanzados para refinar los resultados, analizar datos de eventos específicos y generar información más precisa y significativa.

Una vez que haya aplicado sus filtros avanzados, haga clic en Búsqueda Para generar el informe y recuperar los datos coincidentes, el sistema mostrará los resultados según los criterios seleccionados.

3.3 Personalizar el contenido del informe:

En Personalizar el contenido del informePuede seleccionar exactamente qué campos deben incluirse en el informe exportado. Cada casilla corresponde a un dato relevante para su organización o sus partes interesadas. A continuación, se detalla el significado de cada elemento:

• Todo el día: Indica si el evento abarca todo el día sin horas de inicio y finalización específicas.
• Creado en:Muestra la marca de tiempo cuando se creó el evento o registro de espacio en el sistema.
• ###:Muestra la hora de finalización del evento o reserva.
• Cuota de entrada:Indica si el evento tiene una tarifa de entrada y cuál es dicha tarifa.
• Estado del evento:Refleja el estado actual del evento (por ejemplo, Borrador, Publicado, Pendiente).
• Facebook / LinkedIn:Muestra si el evento se ha compartido en plataformas de redes sociales.
• Destacado: Indica si el evento o espacio está marcado como “destacado” en su Timely calendario.
• Estado de publicación:Refleja el estado de la publicación en su sistema WordPress (o CMS similar), como Publicada o Pendiente.
• Se repite en:Muestra información sobre eventos recurrentes o reservas.
• Recursos: Incluye información sobre los recursos necesarios para cada evento. 
• Espacios:Enumera el espacio o sala asociada a la reserva.
• Empieza:Muestra la hora de inicio del evento o reserva.
• Tipo de boleto:Muestra qué tipo de emisión de entradas está asociada al evento (por ejemplo, Entrada general, VIP).
• Zona horaria:Muestra la configuración de la zona horaria para el evento o la reserva.
• Título:El título del evento o reserva de espacio, tal como se muestra en el calendario.
• Actualizado en:Indica la marca de tiempo de actualización más reciente del registro.
• El sistema de reservas de escritorios, interactivo y fácil de usar, ayuda a gestores y empresas a adaptarse a la nueva rutina laboral. El sistema inteligente optimiza espacios y horarios según necesidades reales.:Muestra el usuario que creó o administra la entrada.
• Email:Muestra la dirección de correo electrónico del usuario que administra el registro.
• Rol de usuario:Refleja el rol del usuario en su organización (por ejemplo, administrador, editor).
• Sitio:Enumera el nombre del lugar asociado con el espacio o evento.

Consejo: Puede seleccionar varios elementos según el nivel de detalle necesario. Esto es especialmente útil si necesita analizar patrones como los horarios de reserva, la popularidad del espacio o la actividad del usuario.

4. Cómo exportar su informe personalizado

Una vez que haya aplicado todos los filtros deseados y seleccionado los campos de contenido, podrá exportar su informe personalizado. Primero, haga clic en el icono Exportar Botón junto al Personalizar el contenido del informe .

2. A continuación, seleccione el preferido Formato de archivo de exportaciónLas opciones disponibles son CSV, PDF e ICS. 

Para cada formato de archivo, el sistema muestra opciones adicionales, que se explican en detalle a continuación.

4.1 Opciones de exportación CSV

Después de seleccionar CSV Como formato de archivo de exportación, puede elegir exportar todas las columnas de eventos o exportar la lista actual.

4.1.1 Exportar todas las columnas de eventos

Si selecciona Exportar todas las columnas de eventosSe exportarán todos los datos y columnas del evento.

4.1.2 Exportar lista actual

Si selecciona Exportar lista actual, aparecerán configuraciones adicionales:

• Notas internas: Marque esta casilla para incluir notas internas agregadas por los usuarios del panel.
• Filtros predeterminados: Seleccione los filtros preferidos como Categorías, Etiquetas y Organizadores.
• Campos Personalizados: Seleccione campos personalizados en el menú desplegable.
• Filtros personalizados: Seleccione filtros personalizados en el menú desplegable.

4.2 Opciones de exportación de PDF

Después de seleccionar PDF como formato de archivo de exportación, puede personalizar aún más el informe utilizando:

• Filtros predeterminados: Seleccione los filtros preferidos como Categorías, Etiquetas y Organizadores.
• Campos Personalizados: Seleccione campos personalizados en el menú desplegable.
• Filtros personalizados: Seleccione filtros personalizados en el menú desplegable.

4.3 Opciones de exportación de ICS

Después de seleccionar ICS como formato de archivo de exportación, puede habilitar las siguientes opciones:

• Incluir HTML: Incluya el HTML para la descripción del evento.
• Incluir imagen:incluye imagen de portada del evento.

4.4 Finalización de su exportación

Una vez que haya seleccionado el formato de archivo y las opciones, elija una de las siguientes:

• Exportar archivo: Genera la exportación inmediatamente.
• Guardar y programar: Guarda la configuración de exportación y le permite programar el informe.

Este proceso sencillo facilita la producción y el intercambio de informes completos sobre los espacios del lugar, lo que le ayuda a mantenerse organizado e informado sobre el uso del espacio. 

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