Con Timely software de gestión de espaciosPuede recopilar fácilmente las solicitudes de reserva de espacios y recursos de su comunidad, optimizando así los procesos internos, ahorrando tiempo y costos operativos, y maximizando la utilización y rentabilidad de su espacio. En esta guía, le explicaremos los pasos que deben seguir quienes solicitan reservas de espacios y espacios.
1. Recepción de solicitudes de reserva de espacios y recursos
Por motivos de seguridad, los remitentes de eventos deben crear una cuenta con Timely Para enviarle solicitudes de reserva de espacios y recursos. Este proceso de creación de cuenta e inicio de sesión no solo protege sus espacios, recursos, eventos y calendario de spam, sino que también garantiza la seguridad de... TimelyEl software contra posibles piratas informáticos.
Los nuevos participantes recibirán un correo electrónico nuestro, solicitándoles que verifiquen su dirección de correo electrónico para activar su cuenta. Si el participante ya tiene una Timely cuenta, simplemente pueden iniciar sesión en la aplicación usando sus credenciales.
Además, cuando se registre un nuevo remitente, nuestro sistema enviará automáticamente un correo electrónico a todos los usuarios con rol de aprobación, informándoles sobre el nuevo remitente. Este correo electrónico contendrá un enlace que les permitirá aprobar o rechazar al nuevo remitente, a menos que hayan elegido aprobar automáticamente a todos los remitentes. Para obtener instrucciones detalladas, consulten la publicación sobre "Cómo aprobar y gestionar solicitantes de reserva de espacio."
2. Envío de solicitudes de reserva de espacios y recursos a través del formulario de envío de eventos
2.1 Vista pública del espacio Login
Cuando los visitantes acceden a su página web dedicada a reservas de espacio impulsadas por TimelyVerán todos los espacios disponibles en una galería o en la vista de agenda. En la vista de galería, cada espacio incluye una imagen y su precio, ya sea por evento o por intervalo de tiempo, si corresponde.
Tras usar los filtros para seleccionar el espacio deseado, los usuarios pueden obtener más información sobre cada espacio reservable haciendo clic en la imagen correspondiente. Allí podrán ver la dirección, la descripción y cualquier otra información que hayan añadido a los detalles del espacio.
Si Mostrar la programación del espacio en el Detalle del espacio La función está habilitada en Lugares > ConfiguracionesLos participantes verán la disponibilidad del espacio en pantalla. Desde allí, podrán seleccionar la fecha y hora de su reserva para confirmar la disponibilidad.
- Para elegir un datos, pueden utilizar las flechas en la parte superior de la pantalla.
- Para elegir un time, simplemente pueden arrastrar y soltar el mouse sobre el intervalo de tiempo deseado.
Luego, solo tienen que presionar el Reservar Botón de nuevo.
Para reservar un espacio, los solicitantes primero deben hacer clic en el Iniciar sesión Botón. Aparecerá una ventana emergente que les solicitará que inicien sesión con sus credenciales o creen una nueva cuenta.
2.2 Formulario de presentación de solicitudes de reserva de espacios y recursos
Tras iniciar sesión correctamente, aparecerá el formulario de inscripción del evento en la pantalla. Los participantes podrán añadir la información del evento que desean celebrar en el espacio designado y responder a su cuestionario de admisión personalizado. Si necesita depósitos de reserva o pagos en línea para el alquiler, también verán una opción para pagar al final del formulario.
TIPUtilice el módulo Recursos para ofrecer equipos y servicios junto con las reservas de su espacio. Esto garantiza que todos los materiales necesarios estén incluidos en las reservas del evento y genera oportunidades de ingresos adicionales. Aprenda a crear recursos de eventos para reservas de espacios..
Una vez que el remitente haya completado todos los detalles de reserva de espacio requeridos, puede hacer clic en el botón Enviar Evento botón. Si se ha proporcionado toda la información necesaria y se ha completado cualquier pago correspondiente, el Timely El sistema procesará el envío y mostrará un mensaje de agradecimiento en la pantalla. Simultáneamente, enviará un correo electrónico al remitente confirmando que su solicitud de reserva de espacio se ha enviado correctamente.
Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo gestionar las solicitudes de reserva, consulte la publicación en Cómo aceptar, rechazar o editar solicitudes de reserva de espacios.
2.3 Notificaciones automáticas por correo electrónico para solicitudes de reserva de espacios y recursos
Si se proporciona toda la información necesaria, el Timely El sistema recibirá la solicitud y mostrará un mensaje de agradecimiento en pantalla. Simultáneamente, enviará un correo electrónico al solicitante confirmando que su solicitud de reserva de espacio se envió correctamente.
Además, la plataforma enviará un correo electrónico automatizado a todos los sistemas de cuentas. usuarios con un rol de aprobación, notificándoles sobre la nueva solicitud de reserva de espacio. En el correo electrónico de notificación, encontrará un enlace para aprobar o rechazar la nueva solicitud de reserva de espacio, a menos que haya optado por la aprobación automática de todas las solicitudes de reserva de espacio enviadas. Para obtener instrucciones detalladas, consulte la publicación en "Cómo aceptar, rechazar o editar solicitudes de reserva de espacio."
Recibir reservas de espacio de tu comunidad nunca ha sido tan fácil con Timely!
3. Uso del público Mis eventos Área
Si El módulo de contactos está habilitado para Timely cuenta, los solicitantes verán la Mis eventos en el encabezado de la vista pública al iniciar sesión. La sección "Mis Eventos" permite revisar las solicitudes de reserva en cualquier momento. Si los administradores habilitan permisos específicos, los solicitantes también podrán editar o solicitar modificaciones a sus reservas, o cancelarlas.
Cómo llegar allá:
- Inicie sesión en la Vista de Espacio Público con sus credenciales, luego haga clic en Mis eventos en el encabezado.
Qué pueden hacer los solicitantes en el área Mis eventos:
- Vea una descripción general de sus solicitudes de reserva de espacio: vea cada solicitud con su estado actual (por ejemplo, Pendiente, Aprobada/Publicada, Rechazada, Cancelada) más fecha/hora, lugar, espacio y recurso(s).
- Editar o solicitar modificaciones a reservas existentes (si está permitido): abra una reserva, haga clic en "Editar evento", actualice los detalles (p. ej., hora, notas, espacio o recursos seleccionados) y haga clic en "Enviar". Los cambios pueden requerir la aprobación del organizador.
- Cancelar reservas (si está permitido): abra cada reserva y haga clic en Cancelar evento para retirar su solicitud.
Nota: Las acciones disponibles en Mis eventos dependen de los permisos del organizador definidos por los administradores del sistema y el módulo Contactos debe estar habilitado para el calendario.
Para obtener detalles sobre cómo habilitar los permisos de solicitante en Mis eventos, consulte Cómo configurar reservas de espacio en el formulario de envío de eventos para configuraciones universales, o Cómo aprobar y gestionar solicitantes de reserva de espacio para configuraciones individuales.
¿Necesita ayuda adicional?
Para obtener más orientación y asistencia, visite nuestro Centro de Ayuda. Si tiene alguna consulta o necesita ayuda, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de éxito del cliente abriendo un ticket de soporte desde su Timely tablero de cuenta.
Además, en caso de que necesite ayuda adicional para implementar y utilizar Timely sistema de gestion de locales, estamos encantados de ayudar. Explora todos los servicios profesionales podemos ofrecerle, y ponte en contacto con nosotros ¡hoy!