Con la Timely software de gestión de espaciosPuede recopilar fácilmente las solicitudes de reserva de espacios y recursos de su comunidad, optimizando así los procesos internos, ahorrando tiempo y costos operativos, y maximizando la utilización y rentabilidad de su espacio. En esta guía, le explicaremos los pasos que deben seguir quienes solicitan reservas de espacios y espacios.
1. Recepción de solicitudes de reserva de espacios y recursos
Por motivos de seguridad, los remitentes de eventos deben crear una cuenta con Timely Para enviarle solicitudes de reserva de espacios y recursos. Este proceso de creación de cuenta e inicio de sesión no solo protege sus espacios, recursos, eventos y calendario de spam, sino que también garantiza la seguridad de... TimelyEl software contra posibles piratas informáticos.
Los nuevos participantes recibirán un correo electrónico nuestro, solicitándoles que verifiquen su dirección de correo electrónico para activar su cuenta. Si el participante ya tiene una Timely cuenta, simplemente pueden iniciar sesión en la aplicación usando sus credenciales.
Además, cuando se registre un nuevo remitente, nuestro sistema enviará automáticamente un correo electrónico a todos los usuarios con rol de aprobación, informándoles sobre el nuevo remitente. Este correo electrónico contendrá un enlace que les permitirá aprobar o rechazar al nuevo remitente, a menos que hayan elegido aprobar automáticamente a todos los remitentes. Para obtener instrucciones detalladas, consulten la publicación sobre "Cómo aprobar y gestionar solicitantes de reserva de espacio."
2. Envío de solicitudes de reserva de espacios y recursos a través del formulario de envío de eventos
2.1 Vista pública del espacio Login
Al visitar su página web dedicada a reservas de espacios y recursos donde Timely está instalado, los remitentes verán todos los espacios disponibles, ya sea como una galería o una vista de programación.
Tras usar los filtros para seleccionar el espacio deseado, los usuarios pueden obtener más información sobre cada espacio reservable haciendo clic en la imagen correspondiente. Allí podrán ver la dirección, la descripción y cualquier otra información que hayan añadido a los detalles del espacio.
Para reservar una plaza sólo tienen que pulsar el botón Reservar Se abrirá una ventana emergente de inicio de sesión en la pantalla, donde se les pedirá que inicien sesión con sus credenciales o creen una nueva cuenta.
2.2 Formulario de presentación de solicitudes de reserva de espacios y recursos
Tras iniciar sesión correctamente, el formulario de inscripción para su evento aparecerá en pantalla. Podrá añadir la información del evento que desea celebrar en el espacio designado y responder a su cuestionario de admisión personalizado. Si necesita depósitos de reserva o pagos en línea para el alquiler, también verá una opción para finalizar la compra al final del formulario.
Además, si tu Timely La suscripción incluye la Módulo de recursos, el formulario mostrará un Recursos Sección donde los participantes pueden seleccionar los muebles, equipos o servicios disponibles. Los artículos de pago mostrarán sus precios, mientras que los gratuitos no. Timely verifica automáticamente la disponibilidad de cada recurso seleccionado antes de permitir que se envíe la solicitud.
TIPUtilice el módulo Recursos para ofrecer equipos y servicios junto con las reservas de su espacio. Esto garantiza que todos los materiales necesarios estén incluidos en las reservas del evento y genera oportunidades de ingresos adicionales. Aprenda a crear recursos de eventos para reservas de espacios..
Una vez que el remitente haya completado los detalles de la reserva de espacio, puede presionar el botón Enviar Evento .
2.3 Notificaciones automáticas por correo electrónico para solicitudes de reserva de espacios y recursos
Si se proporciona toda la información necesaria, el Timely El sistema recibirá la solicitud y mostrará un mensaje de agradecimiento en pantalla. Simultáneamente, enviará un correo electrónico al solicitante confirmando que su solicitud de reserva de espacio se envió correctamente.
Además, la plataforma enviará un correo electrónico automatizado a todos los sistemas de cuentas. usuarios con un rol de aprobación, notificándoles sobre la nueva solicitud de reserva de espacio. En el correo electrónico de notificación, encontrará un enlace para aprobar o rechazar la nueva solicitud de reserva de espacio, a menos que haya optado por la aprobación automática de todas las solicitudes de reserva de espacio enviadas. Para obtener instrucciones detalladas, consulte la publicación en "Cómo aceptar, rechazar o editar solicitudes de reserva de espacio."
Recibir reservas de espacio de tu comunidad nunca ha sido tan fácil con Timely!
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