Com Timely software de gerenciamento de locais, você pode coletar facilmente consultas de reserva de espaço e recursos da sua comunidade, aprimorando processos internos, economizando tempo e custos operacionais, além de maximizar a utilização e a lucratividade do seu espaço. Neste guia, mostraremos as etapas que os solicitantes precisam seguir para enviar solicitações de reserva de local e espaço.
1. Recebendo solicitações de reserva de espaço e recursos
Por motivos de segurança, os remetentes do evento devem criar uma conta com Timely para enviar solicitações de reserva de espaço e recursos a você. Este processo de criação e login de conta não apenas protege seus espaços, recursos, eventos e calendário de spammers, mas também garante a segurança de Timelysoftware contra hackers em potencial.
Os novos remetentes receberão um e-mail nosso solicitando que verifiquem seu endereço de e-mail para ativar sua conta. Se o remetente já tiver uma conta Timely conta, eles podem simplesmente fazer login no aplicativo usando suas credenciais.
Além disso, quando um novo remetente se cadastra, nosso sistema enviará automaticamente um e-mail a todos os usuários do sistema com uma função de aprovação, informando-os sobre o novo remetente. Este e-mail conterá um link que permite aprovar ou rejeitar o novo remetente, a menos que você tenha optado por aprovar todos os remetentes automaticamente. Para obter instruções detalhadas, consulte a publicação em “Como aprovar e gerenciar solicitantes de reserva de espaço. "
2. Envio de solicitações de reserva de espaço e recursos por meio do formulário de envio de eventos
2.1 Visualização Pública do Espaço Login
Quando os visitantes acessam sua página da web dedicada para reservas de espaço, fornecida por Timely, eles verão todos os espaços disponíveis exibidos em uma galeria ou em uma visualização de agendamento. Na visualização de galeria, cada espaço é acompanhado por uma imagem, juntamente com seu preço — seja cobrado por evento ou por intervalo de tempo, se aplicável.
Após usar os filtros para selecionar o espaço desejado, os solicitantes podem saber mais sobre cada espaço disponível para reserva clicando na respectiva imagem. Lá, poderão ver o endereço, a descrição e quaisquer outras informações que você tenha adicionado aos detalhes do espaço.
Se o Mostrar a programação do espaço no Detalhe do Espaço o recurso está habilitado em Locais > Configurações, os solicitantes verão a programação do espaço exibida na tela. A partir daí, poderão selecionar a data e a hora da reserva para confirmar a disponibilidade do espaço.
- Para escolher um dados, eles podem usar as setas na parte superior da tela.
- Para escolher um tempo, eles podem simplesmente arrastar e soltar o mouse sobre o intervalo de tempo desejado.
Depois, basta pressionar o RESERVE botão novamente.
Para reservar um espaço, os solicitantes devem primeiro clicar em Entrar botão. Uma janela pop-up aparecerá, solicitando que eles façam login com suas credenciais ou criem uma nova conta.
2.2 Formulário de Envio de Solicitações de Reserva de Espaço e Recursos
Após o login, o formulário de inscrição do evento aparecerá na tela. Os participantes poderão então adicionar as informações sobre o evento que pretendem realizar no espaço designado e responder ao seu questionário de inscrição personalizado. Se você precisar de depósitos de reserva ou pagamentos online para aluguéis, os participantes também verão uma opção de finalização de compra na parte inferior do formulário.
DICA: Use o módulo Recursos para oferecer equipamentos e serviços juntamente com as reservas do seu espaço. Isso garante que todos os materiais necessários sejam incluídos nas reservas do evento e cria oportunidades adicionais de receita. Aprenda a criar recursos de eventos para reservas de espaço.
Depois que o remetente preencher todos os detalhes de reserva de espaço necessários, ele poderá clicar em submeta seu evento botão. Se todas as informações necessárias foram fornecidas e qualquer pagamento aplicável foi concluído, o Timely O sistema processará o envio e exibirá uma mensagem de agradecimento na tela. Simultaneamente, o sistema enviará um e-mail ao remetente, confirmando que sua solicitação de reserva de espaço foi enviada com sucesso.
Para obter instruções detalhadas sobre como gerenciar solicitações de reserva, consulte a postagem em Como aceitar, rejeitar ou editar solicitações de reserva de espaço.
2.3 Notificações automatizadas por e-mail para solicitações de reserva de espaço e recursos
Se todas as informações necessárias forem fornecidas, o Timely O sistema receberá a submissão e exibirá uma mensagem de agradecimento na tela. Simultaneamente, o sistema enviará um e-mail ao remetente, confirmando que sua solicitação de reserva de espaço foi enviada com sucesso.
Além disso, a plataforma enviará um e-mail automático para todos os sistemas de contas usuários com função de aprovação, notificando-os sobre a nova solicitação de reserva de espaço. No e-mail de notificação, você encontrará um link para aprovar ou rejeitar a nova solicitação de reserva de espaço, a menos que tenha optado pela aprovação automática de todas as solicitações de reserva de espaço enviadas. Para obter instruções detalhadas, consulte a publicação em “Como aceitar, rejeitar ou editar solicitações de reserva de espaço. "
Receber reservas de espaço da sua comunidade nunca foi tão fácil com Timely!
3. Usando o Público Meus eventos Área
Se o O módulo de contatos está habilitado para o Timely conta, os solicitantes verão o Meus eventos no cabeçalho de visualização pública quando estiverem logados. A seção Meus Eventos permite que eles revisem suas solicitações de reserva a qualquer momento. Se os administradores habilitarem permissões específicas, os solicitantes também poderão editar ou solicitar edições em suas reservas e/ou cancelá-las.
Como chegar:
- Entre na Visualização do Espaço Público usando suas credenciais e clique em Meus Eventos no cabeçalho.
O que os solicitantes podem fazer na área Meus Eventos:
- Veja uma visão geral das solicitações de reserva de espaço — veja cada solicitação com seu status atual (por exemplo, Pendente, Aprovado/Publicado, Rejeitado, Cancelado), além de data/hora, Local, Espaço e Recurso(s).
- Edite ou solicite edições em reservas existentes (se permitido) — abra uma reserva, clique em Editar Evento, atualize os detalhes (por exemplo, horário, notas, Espaço e/ou Recursos selecionados) e clique em Enviar. Alterações podem exigir a aprovação do organizador.
- Cancelar reservas (se permitido) — abra cada reserva e clique em Cancelar evento para retirar a solicitação.
Nota: As ações disponíveis em Meus Eventos dependem das permissões do organizador definidas pelos administradores do sistema, e o módulo Contatos deve estar habilitado para o calendário.
Para obter detalhes sobre como habilitar permissões de solicitante em Meus Eventos, consulte Como configurar reservas de espaço no formulário de envio de eventos para configurações universais, ou Como aprovar e gerenciar solicitantes de reserva de espaço para configurações individuais.
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Para obter mais orientação e suporte, visite nosso Central de Ajuda. Se você tiver alguma dúvida ou precisar de assistência, não hesite em entrar em contato com nossa equipe de sucesso do cliente abrindo um ticket de suporte em seu Timely painel da conta.
Além disso, caso necessite de assistência adicional na implementação e utilização Timely sistema de gerenciamento de local, estamos felizes em ajudar. Explore todos os serviços profissionais podemos oferecer-lhe, e entrar em contato com a gente hoje!