Com Timely software de gerenciamento de locais, você pode coletar facilmente consultas de reserva de espaço e recursos da sua comunidade, aprimorando processos internos, economizando tempo e custos operacionais, além de maximizar a utilização e a lucratividade do seu espaço. Neste guia, mostraremos as etapas que os solicitantes precisam seguir para enviar solicitações de reserva de local e espaço.
1. Recebendo solicitações de reserva de espaço e recursos
Por motivos de segurança, os remetentes do evento devem criar uma conta com Timely para enviar solicitações de reserva de espaço e recursos a você. Este processo de criação e login de conta não apenas protege seus espaços, recursos, eventos e calendário de spammers, mas também garante a segurança de Timelysoftware contra hackers em potencial.
Os novos remetentes receberão um e-mail nosso solicitando que verifiquem seu endereço de e-mail para ativar sua conta. Se o remetente já tiver uma conta Timely conta, eles podem simplesmente fazer login no aplicativo usando suas credenciais.
Além disso, quando um novo remetente se cadastra, nosso sistema enviará automaticamente um e-mail a todos os usuários do sistema com uma função de aprovação, informando-os sobre o novo remetente. Este e-mail conterá um link que permite aprovar ou rejeitar o novo remetente, a menos que você tenha optado por aprovar todos os remetentes automaticamente. Para obter instruções detalhadas, consulte a publicação em “Como aprovar e gerenciar solicitantes de reserva de espaço. "
2. Envio de solicitações de reserva de espaço e recursos por meio do formulário de envio de eventos
2.1 Visualização Pública do Espaço Login
Ao visitar sua página da web dedicada para reservas de espaço e recursos onde Timely estiver instalado, os remetentes verão todos os seus espaços disponíveis como uma galeria ou uma visualização de programação.
Após usar os filtros para selecionar o espaço desejado, os solicitantes podem saber mais sobre cada espaço disponível para reserva clicando na respectiva imagem. Lá, poderão ver o endereço, a descrição e quaisquer outras informações que você tenha adicionado aos detalhes do espaço.
Para reservar um espaço, basta premir o Agende botão. O pop-up de login será aberto na tela, solicitando que eles façam login com suas credenciais ou criem uma nova conta.
2.2 Formulário de Envio de Solicitações de Reserva de Espaço e Recursos
Após o login, o formulário de inscrição do seu evento aparecerá na tela. Os participantes poderão então adicionar as informações sobre o evento que pretendem realizar no espaço designado e responder ao seu questionário de inscrição personalizado. Se você precisar de depósitos de reserva ou pagamentos online para aluguéis, os participantes também verão uma opção de checkout na parte inferior do formulário.
Além disso, se o seu Timely a assinatura inclui o Módulo de recursos, o formulário exibirá uma Recursos Seção onde os remetentes podem selecionar móveis, equipamentos ou serviços disponíveis. Os itens pagos exibirão seus preços, enquanto os itens gratuitos não. Timely verifica automaticamente a disponibilidade de cada recurso selecionado antes de permitir que a solicitação seja enviada.
DICA: Use o módulo Recursos para oferecer equipamentos e serviços juntamente com as reservas do seu espaço. Isso garante que todos os materiais necessários sejam incluídos nas reservas do evento e cria oportunidades adicionais de receita. Aprenda a criar recursos de eventos para reservas de espaço.
Depois que o remetente tiver preenchido os detalhes da reserva do espaço, ele poderá pressionar o botão submeta seu evento botão.
2.3 Notificações automatizadas por e-mail para solicitações de reserva de espaço e recursos
Se todas as informações necessárias forem fornecidas, o Timely O sistema receberá a submissão e exibirá uma mensagem de agradecimento na tela. Simultaneamente, o sistema enviará um e-mail ao remetente, confirmando que sua solicitação de reserva de espaço foi enviada com sucesso.
Além disso, a plataforma enviará um e-mail automático para todos os sistemas de contas usuários com função de aprovação, notificando-os sobre a nova solicitação de reserva de espaço. No e-mail de notificação, você encontrará um link para aprovar ou rejeitar a nova solicitação de reserva de espaço, a menos que tenha optado pela aprovação automática de todas as solicitações de reserva de espaço enviadas. Para obter instruções detalhadas, consulte a publicação em “Como aceitar, rejeitar ou editar solicitações de reserva de espaço. "
Receber reservas de espaço da sua comunidade nunca foi tão fácil com Timely!
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Para obter mais orientação e suporte, visite nosso Central de Ajuda. Se você tiver alguma dúvida ou precisar de assistência, não hesite em entrar em contato com nossa equipe de sucesso do cliente abrindo um ticket de suporte em seu Timely painel da conta.
Além disso, caso necessite de assistência adicional na implementação e utilização Timely sistema de gerenciamento de local, estamos felizes em ajudar. Explore todos os serviços profissionais podemos oferecer-lhe, e entrar em contato com a gente hoje!